秘書辦公室事務管理印信、值班、郵件管理.ppt

1、印花管理、印章是權力的象征和職能的標志印章的作用權威作用標志作用法作用證明書的作用、印章的種類、正式印章套印、鋼印章指導者名章(分為指導者簽章和個人名章)專用章、印章尺寸規(guī)格、國務院正式印章6厘米、省部級和機關正式印章5厘米、副部級、 國務院鋼絲直徑為4.2厘米，其他單位鋼絲不得超過4.2厘米。 必須在3.5厘米以上。 應該注意的事項、印章的應用、印章的管理、印章的管理如下秘書印章的要領()、a握法標準b力均勻c落菌穩(wěn)定d印泥適度，判例：社長將保管單位印章和蓋章的任務交給秘書支付，如何支付？ 回答：支付將印章放入辦公室鎖的抽屜或保險柜，鑰匙每次使用完后鎖好保管印章，與印章一起外出，允許他人蓋上

2、印章，經(jīng)總經(jīng)理批準，需要審查簽名的蓋用文件的名稱、編號、日期、發(fā)行人、收到印章的使用和管理1、印章的雕刻和使用必須嚴格按照國家有關規(guī)定，執(zhí)行不得隨意變更的公司證書和公安部門批準證書，刻到指定的刻字單位。 有效化時一般由控制發(fā)行公司發(fā)出有效化通知，通知蓋有效化印章的印章，并送相關公司保存，以備審查。 印刷管理、印刷管理、2、印章的批準和使用必須經(jīng)領導批準，嚴格注冊后手續(xù)和手續(xù)不得全時印刷。 打印時請注意復蓋正確的位置。 一般復蓋在文件的成文日之上，不按正文，按年復月。 3、印章的保管印章應由公司領導負責保管和使用，不得擅自使用或出借。 印章丟失時，立即向公安機關報告?zhèn)浒?，以報紙、信等形式通知有關

3、機關，宣告丟失或者無效。 印花管理、介紹信的使用和管理介紹信是介紹被派遣人員姓名、年齡、身份、活動事項等的專用信，具有介紹和證明的雙重作用。 介紹信的管理應嚴格細致，下列問題： (1)介紹信的格式應滿足要求；(2)介紹信應由負責人管理；(3)發(fā)出介紹信應認真履行審批手續(xù)；(4)妥善保管介紹信存根值班工作，值班形式常設值班室(重要的黨政機關或者規(guī)模大的組織)輪流值班(下班時間或者休息日期間，大多數(shù)機關采用)的臨時值班(防止突發(fā)事件的臨時開設)，傳達信息指導者臨時提出的事項是負責工作處理的信、來電的不隨意表達) 掌握領導外出活動情況，安全處理突發(fā)事件承擔臨時事項、值班工作的主要任務、值班記錄，值班

4、記錄一般包括招待記錄、電話記錄、值班記錄、值班報告、公務合作。接待記錄(來訪者姓名、單位、時間、內(nèi)容接待者的擔當意見、指導者的批處理意見、接待者的姓名)、接待記錄表、電話記錄(來電時間、來電單位、來電內(nèi)容、電話記錄者、指導者的指示和處理意見)、 值班記錄來訪登記表編號值班人的來訪者名來訪者單位的受理時間年月日時間到年月日時間之間內(nèi)容分類意見指導意見處理意見值班人的簽名： 外來人員登記表值班電話記錄表編號：時間：年月日時分來電機構呼叫者姓名來電機構電話號碼值班接收者姓名通話內(nèi)容摘要：指導意見：處理結果：值班簽字：方案培訓，案例：毒品掉河后1999年某深夜，某市政府值班秘書劉先生接到市交通機構的緊

5、急電話，裝卸貨物此時劉秘書腦中掠過兩個方案：一是打電話給市領導或上級要求指示，按領導指示執(zhí)行，找不到領導，就按自己的經(jīng)驗處理。 二是立即趕到現(xiàn)場指揮員上掬。 如果你是值班秘書，應該采取什么措施，管理現(xiàn)金的領取和結算手續(xù)的履行，零用現(xiàn)金的使用范圍增加市內(nèi)交通費、郵費、茶費、停車費、少量辦公用品、零用現(xiàn)金單據(jù)、結算手續(xù)，申請報告費用申請書，結算收據(jù)的登記，領取支票現(xiàn)金2 .小工具清洗工具、修理工具、制畫工具、宣傳工具、各種刀具(刀具、刀具)等。 6.8辦公用品管理、6.8辦公用品管理、3、紙箋、復印紙、印刷紙、復印紙、蠟紙、各種規(guī)格的白紙、包裝紙、裝飾紙等。 4 .常用消耗品電腦的磁盤、打印機的色

6、帶、墨盒、墨水、復印機的墨粉、盒式磁帶、錄像帶、膠卷、電池等。 5 .小型電器投影儀、幻燈機、錄音機、錄像機、照相機、校正機、定時器等。 6 .其他用品部分裝飾用品、掛畫、旗幟、標志、標語等。6.8辦公用品管理，6.8.2 .辦公用品管理原則需要建立完善的管理制度來保證工作，注重節(jié)約，物盡快更新裝備，提高工作水平，6.8選擇辦公用品管理、辦公用品管理流程，選擇供應商，訂購，接受，保管這個原則和秘書的工作有什么關系？ 你是怎么理解ABCD操作法的？ 3、作為秘書，你認為自己和上司的日志應該怎樣管理？4、秘書應該怎樣正確收發(fā)郵件？ 值班人員有什么任務和要求？ 6、如何管理辦公用品？ 7、保密工作有

7、哪些內(nèi)容？ 6.6保密工作， 6.6.1保密工作的重要性保密是執(zhí)政黨和國家保持政局穩(wěn)定的重要手段保密是發(fā)展經(jīng)濟客觀保密需要領導決定的6.6.2保密工作的新特征保密范圍和內(nèi)容擴大需要防止的保密途徑增加了6.6.3保密工作的內(nèi)容文件保密會議保密通信計算機保密對外保密經(jīng)濟信息的保密新聞報道和出版的保密，6.7郵件處理，6.7.1郵件業(yè)務1，郵件業(yè)務國內(nèi)信件，明信片，國內(nèi)印刷品，國內(nèi)保價信件，國際信件，國際印刷品，國際保價信件。 2、郵政包裹業(yè)務國內(nèi)包裹、國際包裹、3、特快專遞、文件資料、物品。 6.7郵件處理、6.7.2郵件處理的意思處理郵件是指在郵件、信件的接收和發(fā)行過程中進行的一系列工作。 郵件有通過郵政系統(tǒng)發(fā)送的郵件，例如各種信、電報、報紙、包裹等；電傳、傳真、電子郵件等電子信件。6.7郵件處理、6.7.3郵件接收程序、6.7郵件處理、1、收件件數(shù)計數(shù)并簽字。 2 .注意不要拆封，不要損壞封入的文件。 3 .登記根據(jù)收據(jù)內(nèi)容按項目登記。 4、分類分為急用、要件、例行、秘密文件、個人文件5種，