項目管理第八章項目采購管理.ppt

1、同學們大家早上好,項目管理 I 西安石油大學 經(jīng)濟管理學院管理科學與工程系,第八章 項目采購管理,主要內(nèi)容： 項目采購的定義、種類、管理內(nèi)涵 項目采購計劃 項目采購計劃的實施 項目采購合同管理 項目采購合同收尾,第八章 項目采購管理,學習目標： 了解項目采購的定義、種類、管理的過程 了解項目采購計劃的依據(jù) 掌握項目采購計劃的工具和方法 了解招標采購與非招標采購的實施程序 掌握如何選擇供應商 理解合同管理的內(nèi)容 了解合同管理的依據(jù)、工具、方法和結(jié)果 了解項目采購合同如何收尾,目 錄, 8-1 項目采購管理的一般性描述 一、項目采購的定義及分類 二、 項目采購管理的定義 8-2 項目采購計劃 一、

2、項目采購計劃概述 二、項目采購計劃的依據(jù) 三、項目采購計劃的工具和方法 四、項目采購計劃的結(jié)果,第八章 項目采購管理,目 錄, 8-3 項目采購計劃的實施 一、招標采購的實施 二、非招標采購的實施 8-4 項目采購合同的管理 一、項目合同管理的主要工作 二、項目采購合同管理的工作內(nèi)容 三、項目合同管理的依據(jù) 四、項目采購合同管理的工具和方法 五、項目采購合同管理的結(jié)果,第八章 項目采購管理,目 錄, 8-5 項目采購合同的收尾 一、項目采購合同收尾的主要工作 二、項目采購合同收尾的依據(jù) 三、項目采購合同收尾的工具和方法 四、項目采購合同收尾的結(jié)果,第八章 項目采購管理,第八章 項目采購管理 8

3、-1 項目采購管理的一般性描述,一、項目采購的定義及分類 項目采購管理(Procurement Management)是項目管理的重要組成部分，因為任何項目的實施都要投入包括人力、原材料、設(shè)備等大量的資源，一般來說，項目的采購支出約占項目投資總額的50以上。如果采購這一工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，不但會影響項目的順利進行，甚至還會導致項目的失敗。 1、項目采購定義 項目采購(Project Procurement)是指通過努力從項目組織外部獲得物料、工程和服務(wù)的整個采辦過程。,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,一、項目采購的定義及分類 2、項目采購的分類 （1）項目采購按對象的分類

4、,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,一、項目采購的定義及分類 2、項目采購的分類 （1）項目采購按對象的分類 物料采購是指購買項目所需的各種機器、設(shè)備、儀器、 儀表等物料，還包括與之相關(guān)的運輸、安裝、測試、維修等服務(wù)。 工程采購是指選擇合格的承包單位來完成項目的施工任務(wù)，同時還包括與之相關(guān)的人員培訓和維修等服務(wù)。 咨詢服務(wù)采購是指聘請咨詢公司或咨詢專家來完成項目所需的各種服務(wù)，包括項目的可行性研究、項目的設(shè)計工作、項目管理、施工監(jiān)理、技術(shù)支持和人員培訓等服務(wù)。,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,一、項目采購的定義及分類 2、項目采購的分類 （2）項日

5、采購按采購方式的分類 項目采購按照采購方式的不同可以分為如下種類，如圖所示。,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,一、項目采購的定義及分類 2、項目采購的分類 公開招標采購是向所有的潛在合格投標者提供一個公平競爭的機會來競標。 邀請招標采購是為了減輕招標采購的工作量和成本，只邀請比較熟悉的投標者來競標。 詢價采購是指收集若干家供應商的產(chǎn)品報價，綜合評價各供應商的條件和價格，并最終確定一個供應商。 直接采購是指直接與供應商簽訂采購合同的采購方式。 自營工程是指由于項目的特殊要求以及成本收益的限制，利用項目自身的人力、物力和財力自己制造或提供所需的產(chǎn)品或服務(wù)。,第八章 項目采購

6、管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,二、 項目采購管理的定義 項目采購管理(Project Procurement Management)是指為達到項目的目標而從項目組織的外部獲取物料、工程和服務(wù)所需的過程。 項目采購管理是保證項目成功實施的關(guān)鍵活動，如果采購的物料、工程和服務(wù)沒有達到項目規(guī)定的標準，必然會降低項目的質(zhì)量，影響項目的成本、進度和質(zhì)量等目標的實現(xiàn)，甚至導致整個項目的失敗。 項目采購管理的總目標是以最低的成本及時地為項目提供滿足其需要的物料、工程和服務(wù)。,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,二、 項目采

7、購管理的定義 (1)編制項目采購計劃 項目采購計劃確定了需要從項目組織的外部采購哪些商品、何時采購、采購多少、怎樣采購等相關(guān)問題。 (2)項目采購計劃的實施 在制定了項目采購計劃之后，項目團隊要了解市場行情、獲得投標報價、供應商報價單、投標申請書等文件，并根據(jù)項目采購計劃所制定的供應商選擇標準，從眾多的供應商中選擇一個或多個供應商作為項目的供應來源。,第八章 項目采購管理 8-1 項目采購管理的一般性描述,二、 項目采購管理的定義 (3)項目采購合同管理 項目采購合同管理包括與供應商進行合同談判、合同簽訂以及監(jiān)督合同履行的一系列管理工作。 (4)項目采購合同收尾 項目采購合同收尾是指合同全部履

8、行完畢或合同因故終止所需進行的一系列管理工作，如采購結(jié)算、索取保險賠償金和違約金等。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,一、項目采購計劃概述 項目采購計劃(Project Procurement Planning)是確定如何從項目組織的外部獲取資源才能最好地滿足項目需求的計劃文件。包括項目的采購方式、采購的預測成本、時間的安排、各種采購的相互銜接、采購如何與項目的其他方面(如進度計劃和業(yè)績報告)相協(xié)調(diào)等內(nèi)容。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,一、項目采購計劃概述 項目采購計劃主要回答了以下六個方面的問題： What 采購什么，即采購的對象及其品質(zhì)，這是由資源需求計劃和各種

9、資源需求的描述決定的； When 何時采購，即采購的時點和時期，如果采購過早，會增加庫存成本，如果采購過晚，則會由于庫存不足而使項目停工待料，采購時點的決定可以采用經(jīng)濟訂貨點等方法； How to do如何采購，即采購過程中采用的工作方式，是自制還是外購，采用招標采購還是非招標采購，選擇何種合同類型等；,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,一、項目采購計劃概述 項目采購計劃主要回答了以下六個方面的問題： How many采購多少，即采購的數(shù)量，可以通過經(jīng)濟訂貨量分析來確定何時的采購數(shù)量； Where從何處采購，即選擇適當?shù)墓套鳛轫椖康墓獊碓?，這時要滿足兩個條件：一是經(jīng)濟性，即在供

10、應來源中選擇成本最小的，二是可獲得性，供應商必須能夠及時提供項目所需的物料、工程或服務(wù)； Which以何種價格采購，即以適當?shù)膬r格獲得所需資源，項目團隊要在資源質(zhì)量和交貨期限的限制條件下，尋找最低的合同價格。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,一、項目采購計劃概述 項目采購計劃的主要工作,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,二、項目采購計劃的依據(jù) 1項目范圍說明書 項目范圍說明書提供了項目最基本的資源需求，這是編制項目采購計劃所必須考慮的重要信息。 2成果說明 成果說明對項目可交付成果的功能、質(zhì)量標準、特性等相關(guān)情況進行了描述，提供了所需的原材料、機器設(shè)備、工藝等的質(zhì)量和技術(shù)

11、要求，應以此作為編制采購計劃的依據(jù)。 3采購所需的資源 項目組織在進行采購活動的過程中，也要耗費一定的資源，如在檢驗供應商提供的樣品時，就需要邀請相關(guān)的專家進行試驗測試。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,二、項目采購計劃的依據(jù) 4市場狀況 編制項目采購計劃時，要考慮市場上資源的種類、供應商提出的價格以及適用的合同條款等。 5其他相關(guān)的計劃 在編制項目采購計劃時，還要考慮一些項目的其他計劃，其中最重要的有項目成本計劃、項目進度計劃和項目質(zhì)量計劃等，如在決定何時采購時就必須考慮到項目進度計劃的影響。 6項目的制約因素和假設(shè)條件 項目采購計劃還要考慮一些項目的制約因素，如項目的資金狀況是

12、否充足，同時還要考慮假設(shè)條件，如項目所需采購資源的價格是穩(wěn)定的。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,二、項目采購計劃的依據(jù) 7物料清單 物料清單是指產(chǎn)品的具體明細表，是采購部門確定采購計劃的最重要的依據(jù)，是生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)的依據(jù)，是計劃部門確定物料需求計劃的依據(jù)。物料清單按所包括內(nèi)容詳細程度的不同分為單級物料清單、多級物料清單和綜合物料清單。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,二、項目采購計劃的依據(jù) 7物料清單 零件清單是從產(chǎn)品設(shè)計圖樣提取的，包括生成最終產(chǎn)品的所有零部件和組件。 單級物料清單只包括直接使用的零件或組件信息，說明零部件組成清單及零部件的描述、編碼、計量單位和

13、數(shù)量。 多級物料清單把最終產(chǎn)品定位為零級，級數(shù)由上至下依次增加，相應的多級清單可以描述產(chǎn)品零部件和材料組成。多級物料清單其實就是由多個單級物料清單組成的。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,三、項目采購計劃的工具和方法 1.自制外購分析 在編制項目采購計劃時，其中很重要的一個內(nèi)容就是決定是自制還是外購。自制外購分析可以用來判斷項目組織所需的資源和服務(wù)是通過自制還是外購獲得。在比較自制與外購的經(jīng)濟性時要考慮直接和間接兩部分費用，并考慮組織的長遠需求和項目的當前需求，如果能夠滿足組織的長遠需求，外購成本分攤到當前項目上的比例就會小一些。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,三、項

14、目采購計劃的工具和方法 2獨立估算 獨立估算又稱為合理費用估算，在編制項目采購計劃時，往往需要預測采購的成本，而采購成本的預測一般是通過獨立估算來完成的。項目組織應該對采購產(chǎn)品編制自己的估算，用以檢查供應商的報價。如果差異較大，說明項目定義的范圍不恰當，或者供應商對采購方的需求有誤解或漏項。如果項目組織沒有能力進行獨立估算，也可以把獨立估算的工作交由外部的咨詢顧問來完成。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,三、項目采購計劃的工具和方法 3合同類型的選擇 合同類型的選擇是根據(jù)各采購物料、服務(wù)或工程的具體情況和各種合同類型的適用情況進行權(quán)衡比較，從而選擇最合適的合同類型。一般合同有三種類

15、型，即固定價格合同、成本補償合同和單價合同。 固定價格合同(Fixed Price contract)經(jīng)項目組織和供應商協(xié)商，在合同中訂立雙方同意的固定價格作為今后結(jié)算的依據(jù)，而不考慮實際發(fā)生的成本是多少。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,三、項目采購計劃的工具和方法 3合同類型的選擇 成本補償合同是以供應商提供資源的實際成本加上一定的利潤或費用為結(jié)算價格的合同。成本補償合同適用于那些不確定性因素較多，所需資源的成本難以預測又急于上馬的項目。 單價合同(Unit Price Contract)的結(jié)算價格是供應商每單位產(chǎn)品付出的勞動與勞動單位價格的乘積。這種合同適用于那些比較正規(guī)，但

16、是工作量難以預計的項目。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,三、項目采購計劃的工具和方法 4經(jīng)濟訂貨量分析 經(jīng)濟訂貨量分析是通過建立經(jīng)濟訂貨量模型，對要采購的產(chǎn)品進行分析，確定采購的批量和時間，使訂購成本和庫存成本之和最小。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,四、項目采購計劃的結(jié)果 1.項目采購計劃 項目采購計劃應說明如何管理項目采購過程，具體包括： 項目需采購資源的類型； 采購時采用的合同類型； 每種資源預計的采購價格； 如何管理資源供應商； 采購管理如何與項目管理的其他方面進行協(xié)調(diào)。 項目采購計劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細的或框架性的，具體什么形式要根據(jù)項目的需

17、要而定。,第八章 項目采購管理 8-2 項目采購計劃,四、項目采購計劃的結(jié)果 2工作說明 工作說明必須足夠詳細地描述項目所需的物料、工程和服務(wù)的具體工藝技術(shù)要求和質(zhì)量要求，以便供應商能夠決定他們是否有能力提供這些產(chǎn)品。 一般來說，每一個采購項目都需要一個獨立的工作說明，但在實際項目實施過程中，類似的物料、工程和服務(wù)可能只有一個綜合的工作說明。,第八章 項目采購管理 8-3 項目采購計劃的實施,一、招標采購的實施 招標采購是為了使項目組織能夠以最低的價格采購到所需的物料、工程和服務(wù)，并保證投標者有一個公平參與投標競爭的機會而進行的。招標采購的基本程序如圖所示。,第八章 項目采購管理 8-3 項目

18、采購計劃的實施,二、非招標采購的實施 非招標采購的主要過程如下： (1)分析物料的需求狀況 編制物料需求計劃的主要目的是確定訂單的日期和物料的數(shù)量。 (2)了解市場情況 了解目前市場上是否能找到物料的供應商、是直接供應物料還是生產(chǎn)物料、是從國內(nèi)采購還是從國外采購，如果目前市場上沒有合適的物料，是否有必要與供應商研究新物料的開發(fā)。,第八章 項目采購管理 8-3 項目采購計劃的實施,二、非招標采購的實施 非招標采購的主要過程如下： (3)制定訂單計劃 訂單計劃要根據(jù)物料的需求狀況和市場的情況來制定，通過訂單計劃可以確定下單數(shù)量和下單時間： 下單數(shù)量=生產(chǎn)的需求量-計劃的入庫量-現(xiàn)在人庫量+安全 庫

19、存量 下單時間=要求到貨時間-認證時間-訂單時間-緩沖時間,第八章 項目采購管理 8-3 項目采購計劃的實施,二、非招標采購的實施 非招標采購的主要過程如下： (4)樣品的認證 在選擇供應商之前，一般要求供應商提供一定的樣品進行認證，以防供應商提供的物料不符合項目的要求。 (5)選擇供應商 一般來說，供應商的選擇包括初選和最后的定選。最后通過談判來確定最終的供應商。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,一、項目合同管理的主要工作 項目合同管理的主要工作,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,二、項目采購合同管理的工作內(nèi)容 1對供應商工作的管理 項目組織應該定時地以適當

20、的方式對供應商的工作進行管理和監(jiān)督，確保他們所提供的物料、工程和服務(wù)符合合同的要求。比如，項目組織可以派出一名相關(guān)技術(shù)專家實地考察供應商的生產(chǎn)情況，并監(jiān)督、指導供應商的工作。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,二、項目采購合同管理的工作內(nèi)容 2采購質(zhì)量管理 為了確保項目組織采購的物料、工程和服務(wù)的質(zhì)量符合項目的要求，項目組織要按照合同的規(guī)定對供應商提供的物料、工程和服務(wù)的質(zhì)量進行檢查和驗收。驗收的主要方式包括：根據(jù)貨物的樣品進行驗收、根據(jù)達到現(xiàn)場的實物進行驗收、根據(jù)權(quán)威部門的鑒定結(jié)果進行驗收。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,二、項目采購合同管理的工作內(nèi)容 3

21、采購合同變更管理 在項目采購合同的執(zhí)行過程中，可能會由于合同雙方各自的原因或外部的各種不確定性因素，造成對合同的一些條款進行更改。 合同的變更具有以下的特征： (1)合同的變更會對雙方的利益產(chǎn)生影響，因此雙方必須協(xié)商一致； (2)合同的內(nèi)容和條款發(fā)生了變動； (3)合同變更后將產(chǎn)生新的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系； (4)合同的變更要按照規(guī)定的程序進行。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,二、項目采購合同管理的工作內(nèi)容 4解決合同糾紛 項目采購合同在變更后，如果不能順利執(zhí)行，有時就會導致合同糾紛的出現(xiàn)。項目組織要對明顯的和潛在的合同糾紛采取適當措施，盡可能避免合同糾紛發(fā)展成為法律爭端。 5項

22、目組織內(nèi)部對合同變更的協(xié)調(diào) 合同變更后會對項目管理的其他方面產(chǎn)生影響，所以應該使項目組織內(nèi)部都了解項目合同的變更情況，并且根據(jù)合同變更對項目帶來的影響進行相應的調(diào)整。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,二、項目采購合同管理的工作內(nèi)容 6支付管理 項目組織在對承約商支付款項時，要按照合同規(guī)定的支付方法和供應商所提供物料、工程和服務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量進行付款，并且對其實施嚴格的管理。一般來說，合同規(guī)定的支付方法有現(xiàn)金支付和轉(zhuǎn)賬支付，現(xiàn)金支付是針對小額價款結(jié)算的；轉(zhuǎn)賬支付是針對大額價款支付的，必須通過開戶銀行進行。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,三、項目合同管理的依據(jù)

23、1合同 合同明確規(guī)定了合同雙方各自的責任和權(quán)利，以及供應商提供的物料、工程和服務(wù)的要求等內(nèi)容，是合同管理的藍本。 2合同實施結(jié)果 合同實施結(jié)果包括承約商所提供的物料、工程和服務(wù)中，哪些已經(jīng)完成，哪些沒有完成，沒有完成的進行到什么程度，質(zhì)量是否達到了規(guī)定的程度，支付了多少價款等內(nèi)容，這些信息為項目組織進行合同管理提供了依據(jù)。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,三、項目合同管理的依據(jù) 3變更申請 在項目采購合同實施過程中，合同可能會由于雙方或一方的各種原因而發(fā)生變更，項目采購合同管理要根據(jù)合同變更申請所提供的雙方已協(xié)商認可的最新信息來進行。變更申請可以由合同的任何一方提出，并由雙方

24、協(xié)商解決，以免延誤項目的進度和影響項目的質(zhì)量。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,三、項目合同管理的依據(jù) 4發(fā)貨單 供應商發(fā)出物料和提供工程、服務(wù)以后，必須及時向項目組織提供發(fā)貨單，以便使項目組織盡快據(jù)此付款。 5項目組織的支付記錄 項目組織向供應商付款時，必須做好付款記錄，作為項目合同管理的依據(jù)。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,四、項目采購合同管理的工具和方法 1合同變更控制系統(tǒng) 合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定了項目合同變更的程序和方法，項目組織應該根據(jù)該系統(tǒng)對項目采購合同的變更進行管理。合同變更控制系統(tǒng)包括文檔工作、追蹤系統(tǒng)、爭議解決程序和授權(quán)變更的批準等級等內(nèi)容

25、。合同變更控制系統(tǒng)應與總體變更控制系統(tǒng)相匹配，是整體變更控制系統(tǒng)的一個組成部分。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,四、項目采購合同管理的工具和方法 2支付系統(tǒng) 支付系統(tǒng)規(guī)定了項目組織向供應商支付款項時必須遵循的程序，如項目組織支付貨款時，必須首先獲得項目有關(guān)管理人員的批準，特別是對于大型的項目來說，項目組織要根據(jù)項目的實際情況建立合理的支付系統(tǒng)。,第八章 項目采購管理 8-4 項目采購合同的管理,五、項目采購合同管理的結(jié)果 1來往函件 來往函件是指合同雙方溝通所形成的文件，它不僅包括合同本身，還包括項目組織發(fā)出的催貨單、項目組織或供應商提出的變更申請以及與合同有關(guān)的檢查結(jié)果等

26、。 2合同變更 合同變更是項目組織或供應商根據(jù)實際情況對合同進行變更，有關(guān)合同變更的信息要反映到項目管理的其他文件如進度計劃、成本計劃中去。 3供應商對付款的要求 供應商根據(jù)合同的規(guī)定履行完義務(wù)后，有權(quán)要求項目組織按照合同規(guī)定的方式和時間付款。,第八章 項目采購管理 8-5 項目采購合同的收尾,一、項目采購合同收尾的主要工作 項目組織和供應商按照合同履行完各自的義務(wù)后，合同就此終止。通常，合同一旦簽訂就不能隨意終止，但是當出現(xiàn)一些特殊情況時，合同也可能提前終止。 (1)合同雙方混同為一方，如供應商加入項目組織，這時合同就提前終止； (2)合同由于不可抗的原因提前終止，如一項建筑工程的地皮被政府強制征用，導致項目終止，因此采購合同也將提前終止；,第八章 項目采購管理 8-5 項目采購合同的收尾,一、項目采購合同收尾的主要工作 (3)合同雙方通過協(xié)商，解除各自的義務(wù)，如項目組織和供應商通過協(xié)商達成一致意見，供應商不再提供貨物，項目組織也不繼續(xù)付款，此時合同就終止了