Excel 基本教學(xué).ppt

1、第4章 中文Excel 基本操作,4.1 Excel2002 概述 4.2 工作簿和工作表的基本操作 4.3 工作表的編輯 4.4 工作表的格排版 4.5 公式和函數(shù) 4.6 數(shù)據(jù)庫分析 4.7圖表 4.8 打印工作表,4.1 Excel2002 概述,4.1.1 Excel 的功能簡(jiǎn)介 4.1.2 Excel 的啟動(dòng)與退出 4.1.3 Excel2002的窗口組成 4.1.4 工具欄的使用 4.1.5 工作簿和工作表的概念,4.1 Excel 概述,4.1.1 Excel 的功能簡(jiǎn)介 Excel2002中文版是微軟公司辦公集成軟件OfficeXP的組成部分，是一個(gè)高效實(shí)用的電子表格軟件。Ex

2、cel2002中文版將電子數(shù)據(jù)表、圖表、數(shù)據(jù)透視表等功能有機(jī)地組合在一起，提供了一個(gè)集成電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境。 Excel 主要有三方面的功能：電子表格、數(shù)據(jù)庫管理和制作圖表。,4.1.2 Excel 的啟動(dòng)與退出 1、啟動(dòng) 啟動(dòng)Excel2002有多種方法，下面是幾種常用方法： （1）單擊“開始”按鈕，在“程序”菜單選擇“Microsoft Excel2002”命令。 （2）在“資源管理器”或“我的電腦”窗口中，雙擊Excel2002表格文件的圖標(biāo)。,2、退出 退出Excel2002的方法有： （1）在“文件”菜單上選擇“退出”命令。 （2）在控制菜單上選擇“關(guān)閉”命令。 （3）單擊窗口右上角的

3、“”按鈕。 （4）按【Alt】+【F4】鍵。 在退出時(shí)，如出現(xiàn)“文件已被修改，保存其內(nèi)容嗎？”的對(duì)話框，可根據(jù)需要選擇“是”或“否”按鈕，即可安全退出。,4.1.3 Excel2002的窗口組成 Excel2002的工作窗口如圖4.1-1所示。窗口包含7個(gè)區(qū)域：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口、狀態(tài)欄、任務(wù)窗格。其中編輯欄、工作簿窗口、任務(wù)窗格是Excel2002所特有的。區(qū)域是Windows窗口程序共同具有的，只不過菜單內(nèi)容、工具按鈕是針對(duì)Excel2002的。,圖4.1-1 Excel 2002工作窗口,4.1.4 工具欄的使用 工具欄是菜單命令的圖形化形式，用戶只需要單擊工具欄

4、中的按鈕，即可執(zhí)行相應(yīng)的命令，與通過菜單欄執(zhí)行命令的結(jié)果相同。Excel2002中文版提供了30種不同的工具欄，比Excel2000中文版增加了6種，初次使用中文版時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)打開“常用”、“格式”、“工具表菜單欄”和“任務(wù)窗格”4個(gè)工具欄。,1、工具欄的顯示 （1）單擊“視圖”菜單項(xiàng)的“工具欄”命令，產(chǎn)生級(jí)聯(lián)菜單，即工具欄菜單，如圖4.1-2所示。 （2）在工具列表中單擊需要顯示的工具欄，可以看到在選定的工具欄前面的方框中出現(xiàn)一個(gè)“”符號(hào)。,圖4.1-2 “工具欄”列表框,2、工具欄的隱藏 如果窗口設(shè)定太多的工具按鈕，屏幕會(huì)顯得比較雜亂而且使工作空間縮小，此時(shí)可以將暫時(shí)不用的工具欄隱藏，擴(kuò)大

5、工作表顯示的范圍。要隱藏工具欄，只需執(zhí)行“視圖”菜單中的“工具欄”命令隱藏工具欄即可。具體操作如下： （1）單擊“視圖”菜單中的“工具欄”命令，這時(shí)窗口出現(xiàn)如4.1-2所示的菜單。 （2）在工具列表框中選擇需要隱藏的工具欄。 （3）單擊鼠標(biāo)使該項(xiàng)工具欄前面方框中的“”符號(hào)消失。,3、工具欄的移動(dòng) 用戶可以將工具欄移到窗口的任何地方。如果一個(gè)工具欄位于工作表上方呈融合狀態(tài)，要將它移動(dòng)到下方呈浮動(dòng)狀態(tài)，則先將光標(biāo)移動(dòng)到該工具欄的左端光標(biāo)會(huì)變成四個(gè)方向的箭頭，按下鼠標(biāo)左鍵不放且向下拖動(dòng)，將該工具欄拖動(dòng)到滿意的位置后釋放鼠標(biāo)，這樣可完成對(duì)工具欄的移動(dòng)。如果想讓一個(gè)浮動(dòng)的工具欄重新回到工作表上方呈融合狀

6、態(tài)只需要雙擊該工具欄上方的標(biāo)題欄即可。,4、任務(wù)窗格 任務(wù)窗格是Excel2002中文版在用戶界面上的重要功能。 “新建工作簿”任務(wù)窗格是一種外觀別致的工具欄，它就像一個(gè)可以卷動(dòng)的面板，上面提供了3種主要功能。即打開工作簿、新建工作簿和輔助功能等。 “新建工作簿”任務(wù)窗格是一種默認(rèn)的任務(wù)窗格，當(dāng)然也可以便捷地切換到任務(wù)窗格。單擊它右上方的下三角按鈕，就會(huì)彈出一個(gè)下拉菜單，其中顯示了幾個(gè)任務(wù)窗格的名稱。,4.1.5 工作簿和工作表的概念 啟動(dòng)Excel2002之后將自動(dòng)打開一個(gè)新的工作簿Book1。工作簿是用于運(yùn)算和保存數(shù)據(jù)的文件（擴(kuò)展名為 .xls），工作簿中存放的實(shí)際上是一些工作表（Shee

7、t），每個(gè)工作簿中最多可以放255張工作表，初始時(shí)只包含3張獨(dú)立的工作表，分別命名為Sheet1、Sheet2、Sheet3，并顯示第一張工作表Sheet1，該表就是當(dāng)前工作表。默認(rèn)情況下，工作簿由這三個(gè)工作表組成，但用戶可以根據(jù)需要增加或刪除工作表。,4.2 工作簿的基本操作,4.2.1 建立新的工作簿文件 4.2.2 工作表的插入、刪除、更名 4.2.3 工作表的移動(dòng)、復(fù)制 4.2.4 單元格的選定與定位 4.2.5 保存和打開工作簿文件,4.2.1 建立新的工作簿文件 Excel2002的工作簿文件是以文件的形式存放在磁盤上，默認(rèn)的擴(kuò)展名為.xls，表示工作簿文件，每個(gè)文件為一個(gè)工作簿。

8、單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，或單擊“文件”菜單，然后單擊“新建”選項(xiàng)，從彈出的“對(duì)話框”中選擇“常用”選項(xiàng)卡，再雙擊“工作簿”。,4.2.2 工作表的插入、刪除、更名 1、工作表的插入 插入工作表的步驟如下： （1）單擊工作表標(biāo)簽Sheet3，選中工作表Sheet3。 （2）選擇“插入”菜單上的“工作表”命令，立即在Sheet3的位置上插入新工作表Sheet4，而且Sheet4成為當(dāng)前工作表。,2、工作表的刪除 如果要?jiǎng)h除工作表，則可按如下步驟操作： （1）單擊工作表標(biāo)簽，選中要?jiǎng)h除的工作表。 （2）從“編輯”菜單上選擇“刪除工作表”命令，將打開一個(gè)對(duì)話框，詢問是否要永久性刪除選定的工

9、作表，單擊“確定”按鈕，則此工作表被永久刪除。,3、工作表的更名 工作表更名步驟如下： （1）雙擊欲更名的工作表標(biāo)簽，原工作表的名字會(huì)反白顯示。 （2）這時(shí)輸入新名稱覆蓋原有名稱，即可將工作表更名。,4.2.3 工作表的移動(dòng)、復(fù)制 用戶可以在一個(gè)或多個(gè)工作簿中移動(dòng)、復(fù)制工作表。工作表的移動(dòng)和復(fù)制操作可以用鼠標(biāo)拖放、菜單命令兩種方法來完成。 1、使用鼠標(biāo)拖放的方法 單擊需要移動(dòng)或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，將它拖到所希望的位置，然后釋放鼠標(biāo)左鍵。則該工作表被移動(dòng)到新位置。 復(fù)制工作表的操作與移動(dòng)工作表相同，只是在釋放鼠標(biāo)前按住【Ctrl】鍵，釋放鼠標(biāo)后再釋放該鍵。,2、使用菜單命令的方法 （1）選定要移動(dòng)

10、或復(fù)制的工作表。 （2）單擊“編輯”菜單的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”選項(xiàng)。出現(xiàn)“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框。 （3）在對(duì)話框中選擇要移至的工作簿和插入位置，不選“建立副本”復(fù)選框。（復(fù)制工作表時(shí)選“建立副本”復(fù)選框）。 （4）單擊“確定”按鈕。,4.2.4 單元格的選定與定位 1、選定單個(gè)單元格 具體操作步驟： （1）用鼠標(biāo)箭頭指向需要選定的單元格，鼠標(biāo)箭頭變成白色“+”字形。 （2）單擊后該單元格就被選定，變?yōu)楫?dāng)前單元格，其邊框以黑色粗線標(biāo)識(shí)。,2、選定不連續(xù)單元格區(qū)域 具體操作步驟： （1）單擊需要連續(xù)選定的不連續(xù)單元格區(qū)域中的任意一個(gè)單元格。 （2）按住Ctrl鍵，單擊需選定的單元格。 （3）重

11、復(fù)上一步，直到選定最后一個(gè)單元格。,3、選定局部連續(xù)總體不連續(xù)的單元格 具體操作步驟： （1）先用選定連續(xù)單元格的方法選定第一個(gè)連續(xù)區(qū)域。 （2）按住Ctrl鍵，用上面的方法選定另一個(gè)連續(xù)區(qū)域。 4、選定列 具體操作步驟： 選定列區(qū)域的操作與選定行區(qū)域的操作基本相同，只是將行換為列。,5、選定工作表的所有單元格 具體操作步驟： 將鼠標(biāo)箭頭指向工作表左上角行號(hào)與列號(hào)相交處的選定全部按鈕或按Ctrl+A組合鍵。,4.2.5 保存和打開工作簿文件 在默認(rèn)情況下，Excel2002將文件保存到My Documents文件夾中。按以下步驟可以把工作簿文件保存到某一存在的文件夾中。 1、單擊“另存為”對(duì)話

12、框中的“保存位置”列表框右端的箭頭按鈕，在下拉列表框中選擇要保存工作簿的驅(qū)動(dòng)器。,2、單擊所選驅(qū)動(dòng)器，該驅(qū)動(dòng)器的文件夾在下面的列表框中列出。 3、如果希望保存文件夾是一個(gè)子文件夾，則可先找到其父文件夾，雙擊該文件夾，進(jìn)入下一層文件夾，直到找到要保存的文件夾為止。 打開工作簿時(shí)可單擊工具欄上的打開按鈕，按提示操作即可。,4.3 工作表的編輯,4.3.1 編輯單元格 4.3.2 移動(dòng)和復(fù)制單元格內(nèi)容 4.3.3 自動(dòng)填充單元格區(qū)域 4.3.4 數(shù)據(jù)的刪除與清除 4.3.5數(shù)據(jù)的查找和替換 4.3.6 插入單元格、行和列 4.3.7 單元格區(qū)域的命名 4.3.8單元格批注,4.3.1 編輯單元格 1

13、、在單元格中輸入數(shù)據(jù) 選定工作表后，就可以輸入數(shù)據(jù)了。輸入數(shù)據(jù)時(shí)，單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，鍵入數(shù)據(jù)并按【Enter】鍵或【Tab】鍵?；顒?dòng)單元格將接收兩大類數(shù)據(jù)：常數(shù)、公式。Excel能夠識(shí)別文本型、數(shù)值型和日期時(shí)間型等常量數(shù)據(jù)，并支持簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)輸入、區(qū)域數(shù)據(jù)輸入和序列數(shù)據(jù)自動(dòng)填充3種輸入方法。,（1）輸入文本 在Excel2002中，文本可以是數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合。輸入文本時(shí)首先選擇單元格，然后輸入文本。一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)輸完后，只要按【Tab】鍵、【Enter】鍵或箭頭鍵就確認(rèn)了在單元格中輸入的文本。若要取消輸入，可按【Esc】鍵或單擊編輯欄中的取消按鈕。 在默認(rèn)情況下，輸入的文本在

14、單元格中自動(dòng)向左對(duì)齊。若要改變其對(duì)齊方式，則在選中它們之后單擊“格式”工具欄上的相應(yīng)對(duì)齊按鈕。 初始狀態(tài)時(shí)，每個(gè)單元格的寬度為8個(gè)字符，可以根據(jù)需要修改寬度與高度。觀察覆蓋內(nèi)容最簡(jiǎn)便的方式是加寬列寬，通過雙擊該列分隔線即可。,（2）輸入數(shù)字 在單元格中輸入數(shù)字之后，它們將自動(dòng)在單元格中右對(duì)齊。若輸入數(shù)字太長(zhǎng)，單元格中會(huì)自動(dòng)以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示，編輯欄中則顯示輸入的全部數(shù)字。 在單元格中輸入的數(shù)字字符必須是：09、+、-、（、）、，、/、%、￥、.、E、和e等，否則，將視為文本型數(shù)據(jù)。,（3）輸入日期和時(shí)間 輸入日期或時(shí)間的方法如下： 單擊需要輸入日期或時(shí)間的單元格。 當(dāng)輸入日期時(shí)，可以用“/”（斜

15、杠）或“-”（減號(hào)）分隔日期的各部分；當(dāng)輸入時(shí)間時(shí)，可以用“：”（冒號(hào)）分隔時(shí)間的各部分。 輸入完成后，按回車鍵。,2、在單元格中編輯數(shù)據(jù) 編輯單元格數(shù)據(jù)的方法有兩種：通過編輯欄進(jìn)行編輯和在單元格中進(jìn)行編輯。 方法1：選定單元格后，單元格中的數(shù)據(jù)顯示在編輯框中。單擊編輯框使其激活，就可以在編輯框中對(duì)單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。編輯時(shí)可以移動(dòng)光標(biāo)到要編輯的地方，使用退格鍵、刪除鍵進(jìn)行刪除；可以插入新的字符；可以選擇一些字符并設(shè)置它們的字形、字號(hào)；可以將其中的一些字符拷貝到剪貼板中供粘貼等。,方法2：如果要在單元格中編輯，則雙擊單元格即可進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)，此時(shí)即可直接輸入、修改單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)。進(jìn)入編輯狀

16、態(tài)后，狀態(tài)欄顯示“編輯”字樣。,4.3.2 移動(dòng)和復(fù)制單元格內(nèi)容 移動(dòng)和復(fù)制操作，是用計(jì)算機(jī)處理信息的基本手段，在Excel2002中同樣支持這些操作。主要是利用常用工具欄或編輯菜單上的“剪切”、“復(fù)制”、“粘貼”命令，或利用鼠標(biāo)拖放來實(shí)現(xiàn)，也可以使用快捷鍵【Ctrl】+【X】（剪切）、【Ctrl】+【C】（復(fù)制）、【Ctrl】+【V】（粘貼）來完成操作。,1、使用快捷鍵或工具按鈕 具體操作如下： （1）選定要移動(dòng)或復(fù)制的單元格。 （2）單擊工具欄上的“剪切”或“復(fù)制”按鈕，也可按快捷鍵【Ctrl】+【X】（剪切）或【Ctrl】+【C】（復(fù)制）。 （3）選中要粘貼到的目標(biāo)單元格，單擊“粘貼”按

17、鈕或【Ctrl】+【V】（粘貼）。,2、使用鼠標(biāo)拖放 單元格數(shù)據(jù)的移動(dòng)或復(fù)制可以使用鼠標(biāo)拖放來完成，具體操作如下： （1）選定要移動(dòng)或復(fù)制的單元格。 （2）將光標(biāo)移動(dòng)到所選定的單元格或單元格區(qū)域的邊緣，鼠標(biāo)指針由空心十字形狀變成空心箭頭。 （3）按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)指針到目標(biāo)位置，釋放鼠標(biāo)左鍵。如果是要移動(dòng)單元格，則在釋放鼠標(biāo)左鍵前按住【Shift】鍵或直接釋放；如果是要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)左鍵前按住【Ctrl】鍵。,4.3.3 自動(dòng)填充單元格區(qū)域 在向工作表中輸入某些數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)碰到一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，這時(shí)可以利用Excel2002的數(shù)據(jù)自動(dòng)填充功能。在工作表選定的單元格或單元格區(qū)域的

18、右下角有一個(gè)小方塊，稱為填充柄。利用填充柄可以向單元格填充相同的數(shù)據(jù)或輸入系列數(shù)據(jù)。,1、在同一行或同一列中填充相同數(shù)據(jù) 按下述操作可以在單元格區(qū)域內(nèi)自動(dòng)輸入相同的數(shù)據(jù)。 （1）選定一個(gè)單元格并在其中輸入數(shù)據(jù)，如在A1中輸入“填充相同數(shù)據(jù)”。 （2）將鼠標(biāo)指針指向填充柄，指針變成一個(gè)“”字形，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至要填入的單元格區(qū)域。 （3）釋放鼠標(biāo)左鍵即可。,2、填充數(shù)據(jù)系列 自動(dòng)填充的數(shù)據(jù)序列可以是等差序列、等比序列和日期序列等，具體操作如下： （1）在第一個(gè)單元格中輸入一個(gè)初始值并按【Enter】鍵。 （2）選定包含初始值單元格在內(nèi)的單行或單列中的區(qū)域，作為要填充的區(qū)域。 （3）在“編輯

19、”菜單中選擇“填充”項(xiàng)，打開下一級(jí)菜單。 （4）單擊菜單的“序列”項(xiàng)，打開“序列”對(duì)話框，如圖4.3-2所示。 （5）在“序列”對(duì)話框中選定合適的選項(xiàng)，并填入相應(yīng)的數(shù)據(jù)后單擊“確定”按鈕，將向選定的區(qū)域填入指定的數(shù)據(jù)系列。,3、創(chuàng)建自定義序列 建立一個(gè)自定義序列的具體操作步驟為： （1）選擇“工具”菜單的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。 （2）在“選項(xiàng)”對(duì)話框，打開“自定義序列”選項(xiàng)卡。 （3）單擊“輸入序列”文本框，使文本框中出現(xiàn)光標(biāo)，在其中輸入新的序列；序列間各項(xiàng)用半角符號(hào)的逗號(hào)隔開，或在各項(xiàng)之間加回車鍵。 （4）單擊“添加”按鈕。 （5）單擊“確定”按鈕即可。,4.3.4 數(shù)據(jù)的刪除與

20、清除 1、刪除 刪除操作則是指將選定的單元格拿走，即不僅刪除單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)，而且讓選定的單元格消失，單元格原來所在的位置被下面的或右面的單元格所覆蓋，也可以把選定單元格所在的行或列整體刪除。具體操作如下：,（1）選定要?jiǎng)h除的一個(gè)或多個(gè)單元格。要?jiǎng)h除整行或整列，只需單擊行號(hào)或列號(hào)。 （2）在“編輯”菜單選擇“刪除”命令，打開“刪除”對(duì)話框，如圖4.3-3所示。 （3）根據(jù)需要選中其中一個(gè)單選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。,圖4.3-3 “刪除”對(duì)話框,2、清除 單元格數(shù)據(jù)實(shí)際上由數(shù)據(jù)內(nèi)容（含公式）、格式（含外觀格式、數(shù)字格式等）、單元格批注等（對(duì)單元格的說明信息）3個(gè)方面的信息組成。清除操作是

21、指將單元格或區(qū)域中的某一方面的信息清除，而單元格或區(qū)域仍保留在原處。具體操作如下： （1）選定要清除的一個(gè)或多個(gè)單元格。 （2）在“編輯”菜單中選擇“清除”命令，打開清除方式菜單。 （3）在菜單中選擇一種清除方式。,4.3.5數(shù)據(jù)的查找和替換 查找和替換是編輯數(shù)據(jù)的重要手段，它可以找到特定的數(shù)據(jù)，可以將特定的數(shù)據(jù)替換成一個(gè)另外的數(shù)據(jù)。 在進(jìn)行查找和替換操作時(shí)，應(yīng)先選定搜索區(qū)域。搜索區(qū)域可以是整張工作表，也可以是一個(gè)選定的區(qū)域或多張工作表。,1、查找數(shù)據(jù) 操作步驟如下： （1） 選定要查找數(shù)據(jù)的區(qū)域。如果要查找整個(gè)工作表，單擊任意一個(gè)單元格。 （2）選擇“編輯”菜單的“查找”命令，打開“查找”對(duì)

22、話框，如圖4.3-5所示，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的內(nèi)容。 （3）單擊“查找下一個(gè)”按鈕，則開始查找。當(dāng)Excel2002找到相應(yīng)的內(nèi)容后，會(huì)把該單元格變?yōu)榛顒?dòng)單元格。如果要查找別的位置，單擊“查找下一個(gè)”按鈕繼續(xù)進(jìn)行查找。（若要設(shè)置相應(yīng)的查找選項(xiàng)，則在“查找”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕，然后指定搜索范圍、區(qū)分大小寫、區(qū)分全/半角等。）,圖4.3-5 “查找”對(duì)話框,2、替換數(shù)據(jù) 操作步驟如下： （1）選擇“編輯”菜單的“替換”命令，彈出“查找和替換”對(duì)話框。如圖4.3-6所示。 （2）在“查找內(nèi)容”框和“替換值”框中分別輸入要查找的數(shù)據(jù)和要替換的數(shù)據(jù)。 （3）單擊“替換”按鈕，則替換查

23、找到的單元格數(shù)據(jù)；單擊“全部替換”按鈕，則替換整個(gè)工作表中所有符合搜索條件的單元格數(shù)據(jù)。,圖4.3-6 “替換”對(duì)話框,4.3.6 插入單元格、行和列 選擇“插入”菜單中的“單元格”、“行”、“列”命令，可以在工作表中插入空白單元格、行或列。 1、插入空白單元格 （1）選定單元格，然后選擇“插入”菜單的“單元格”命令，打開“插入”對(duì)話框。 （2）選擇“活動(dòng)單元格右移”或“活動(dòng)單元格下移”單選項(xiàng)。 （3）單擊“確定”按鈕即可。,2、 插入行或列 插入行或列的操作如下： （1）單擊該行號(hào)或列標(biāo)，即選定行或列，或單擊要插入行或列位置的任意單元格。 （2）選擇“插入”菜單的“行”或“列”命令。將插入一

24、個(gè)空行或空列，原來的行或列將下移一行或右移一列。 若要一次插入多行或多列，操作與插入單元格類似，只是要插入多少行或列，就選擇多少行或列即可。,4.3.7 單元格區(qū)域的命名 1、使用菜單命名的操作如下： （1）選定所要命名的單元格區(qū)域。 （2）選擇“插入”菜單的“名稱”命令，在子菜單中選擇“定義”，打開“定義名稱”對(duì)話框。 （3）在“當(dāng)前工作簿的名稱”框中輸入名字，按“添加”按鈕，將名字添加到名字列表中。 （4）按“確定”按鈕，完成命名操作。如果按“刪除”按鈕，可刪除所定義的名字。 （5）如果再次選擇上述區(qū)域，在“名稱框”中會(huì)出現(xiàn)所定義的名字。,2、使用名稱框命名的操作如下： （1）選定要定義名

25、字的單元格區(qū)域。 （2）單擊“名稱框”，在框中輸入新定義的名字。 （3）按回車鍵完成命名。,4.3.8單元格批注 單元格除了可以輸入數(shù)據(jù)和設(shè)置數(shù)據(jù)格式外還可以附加注釋性文字，這些文字稱為單元格批注。當(dāng)單元格有批注時(shí)，在單元格右上角出現(xiàn)一個(gè)小紅色的三角形，稱為批注指示。為單元格添加批注的具體操作如下： 1、選定要添加批注的單元格。 2、在“插入”菜單中選擇“批注”命令，打開單元格批注框。 3、在“批注”框中鍵入批注內(nèi)容。 4、內(nèi)容輸入后，單擊“批注”框外部的工作表區(qū)域。,4.4 工作表的排版,4.4.1 列寬和行高的調(diào)整 4.4.2 設(shè)置字符格式 4.4.3 設(shè)置數(shù)字格式 4.4.4 設(shè)置對(duì)齊方

26、式 4.4.5 表格線與邊框線 4.4.6 設(shè)置單元格底紋 4.4.7 使用條件格式 4.4.8 使用格式刷 4.4.9 保護(hù)工作表和工作簿 4.4.10 自動(dòng)套用格式 4.4.11 使用樣式,對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)編輯完以后，要對(duì)其進(jìn)行外觀格式設(shè)置。通過對(duì)工作表的格式編排，改善工作表的外觀，以便更好地適合報(bào)表要求。 工作表排版可以選擇“格式”菜單的“單元格”、“行”、“列”等命令；還可利用“格式”工具欄；也可以選擇“格式”菜單的“自動(dòng)套用格式”命令快速進(jìn)行格式編排。,4.4.1 列寬和行高的調(diào)整 鼠標(biāo)操作：如果要調(diào)整某列的列寬，將鼠標(biāo)指針指向該列的分隔線上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)殡p向箭頭時(shí)，可用兩種方法之

27、一改變列寬： 方法1：雙擊此分隔線，列寬自動(dòng)調(diào)整至列中最寬的數(shù)據(jù)項(xiàng)寬度。 方法2：用鼠標(biāo)拖動(dòng)此分隔線至合適的寬度。 菜單操作：利用“格式”菜單的“列”子菜單中的“列寬”或“最合適的列寬”命令來改變列寬；利用“列”子菜單中的“隱藏”命令，可以隱藏某些列；利用“取消隱藏”命令，可以恢復(fù)顯示某些列。,4.4.2 設(shè)置字符格式 Excel2002在默認(rèn)的情況下，輸入的字體為“宋體”，字形為“常規(guī)”，字號(hào)為“12”?？梢酝ㄟ^工具欄的工具按鈕很方便地重新設(shè)置字體、字形和字號(hào)，還可以添加下劃線以及改變字體的顏色，對(duì)字體進(jìn)行修飾。也可以通過菜單方法進(jìn)行設(shè)置。如果需要取消字體的格式，可以選擇“編輯”菜單的“清除

28、”，子菜單下的“格式”命令。,1、用工具欄按鈕的方法設(shè)置字符格式 （1）選擇所要進(jìn)行格式化的單元格或單元格區(qū)域。 （2）格式工具欄上的字體按鈕在左邊，依次為字體鈕、字號(hào)鈕、加粗鈕、斜體鈕、下劃線鈕，可以分別單擊其中的一個(gè)進(jìn)行設(shè)置。 2、用菜單的方法設(shè)置字符格式 （1）選定要格式化的單元格或單元格區(qū)域。 （2）在選定的區(qū)域內(nèi)按鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，或者選擇“格式”菜單的“單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框。 單擊“字體”選項(xiàng)卡。在其中選擇“字體”、“字形”、“字號(hào)”、“下劃線”、“顏色”以及“特殊效果”等，并可以在“預(yù)覽”區(qū)中預(yù)覽設(shè)置的效果。,4.4.3 設(shè)置數(shù)字格

29、式 Excel2002提供了多種數(shù)字格式，對(duì)數(shù)字格式化時(shí)，可以設(shè)置不同小數(shù)位數(shù)、百分號(hào)、貨幣符號(hào)等來表示同一個(gè)數(shù)，這時(shí)屏幕上的單元格顯示格式化后的數(shù)字，編輯欄中顯示系統(tǒng)實(shí)際存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。如果要取消數(shù)字格式，可以用“編輯”菜單“清除”命令，在打開的子菜單中選擇“格式”命令。,1、用工具欄按鈕的方法 （1）單擊包含數(shù)字的單元格或單元格區(qū)域。 （2）單擊“格式”工具欄的“貨幣樣式”按鈕、“百分比樣式”按鈕、“千位分隔樣式”按鈕、“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕、“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕，來設(shè)置數(shù)字格式。,2、用菜單的方法 （1）單擊包含數(shù)字的單元格或單元格區(qū)域。 （2）在選定的范圍內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出的快捷菜單中選擇

30、“設(shè)置單元格格式”命令，或選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，將彈出“單元格格式”對(duì)話框。 （3）在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡。 （4）在對(duì)話框右側(cè)的“分類”列表框中選擇一種分類格式，在對(duì)話框右側(cè)進(jìn)一步按要求進(jìn)行設(shè)置，并可以從“示例”欄中查看效果。 （5）按“確定”按鈕即可。,4.4.4 設(shè)置對(duì)齊方式 在Excel2002中系統(tǒng)默認(rèn)的對(duì)齊方式是：數(shù)值型數(shù)據(jù)按右對(duì)齊，其它類型數(shù)據(jù)按左對(duì)齊。根據(jù)需要通過設(shè)置對(duì)齊方法，來使版面更加美觀。 1、用工具按鈕設(shè)置對(duì)齊方式 （1）選定要格式化的單元格或單元格區(qū)域。 （2）分別單擊“格式”工具欄的左對(duì)齊鈕、居中對(duì)齊鈕、右對(duì)齊鈕、合并及居中鈕、

31、減少縮進(jìn)量、增加縮進(jìn)量鈕。,2、用菜單的方法設(shè)置對(duì)齊方式 （1）選定所要對(duì)齊的單元格或單元格區(qū)域。 （2）選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，將彈出“單元格格式”對(duì)話框。 （3）在“單元格格式”對(duì)話框中，單擊“對(duì)齊” 選項(xiàng)卡。 在該選項(xiàng)卡中，選擇水平對(duì)齊和垂直對(duì)齊方式。,“水平對(duì)齊”的格式有：常規(guī)（系統(tǒng)默認(rèn)的對(duì)齊方式）、靠左（縮進(jìn)）、居中、靠右、填充、兩端對(duì)齊、跨列居中、分散對(duì)齊。 “垂直對(duì)齊”的格式有：靠上、居中、靠下、兩端對(duì)齊、分散對(duì)齊。 另外“方向”列表框可以改變單元格內(nèi)容的顯示方向。如果確認(rèn)“自動(dòng)換行”復(fù)選框，當(dāng)單元格中的內(nèi)容寬度大于列寬時(shí)，則自動(dòng)換行。若要在單元格內(nèi)強(qiáng)行換行，可以直接

32、按【Alt】+【Enter】鍵。,4.4.5 表格線與邊框線 Excel2002工作表默認(rèn)的表格線是灰色的，僅僅為屏幕操作提供方便，在打印時(shí)不會(huì)有表格線。如果希望打印出來的表格有表格線，應(yīng)該通過邊框設(shè)置，使每個(gè)需要的表格或單元格都有實(shí)線邊框。 這里所說的邊框，如只選一個(gè)單元格時(shí)，就是指單元格四周的線條；如果選擇了多個(gè)單元格，則指的是區(qū)域的四周線條，而各個(gè)單元格之間的線條就成為分隔線。,1、用工具欄按鈕設(shè)置邊框 （1）選定要添加邊框的單元格或單元格區(qū)域。 （2）單擊格式工具欄的邊框鈕。 這時(shí)將彈出下拉列表，在其中選擇所需的格線。,2、用菜單的方法設(shè)置邊框 （1）選定添加邊框的單元格或單元格區(qū)域。

33、 （2）單擊“格式”菜單的“單元格”命令，將彈出“單元格格式”對(duì)話框。 （3）在 對(duì)話框中，單擊“邊框”選項(xiàng)卡。,在“預(yù)置”框下選取適當(dāng)?shù)倪吙蛐问健！邦A(yù)置”框下分別是“無”按鈕、“外邊框”按鈕和“內(nèi)部”按鈕，邊框應(yīng)用于單元格的邊界。 在“線條”框下的樣式列表框中選取線形樣式，可以為邊框的各邊設(shè)置不同的線形。單擊“顏色”下拉列表框，產(chǎn)生調(diào)色板，可以給邊框加上您喜歡的顏色。 （4）按“確定”按鈕即可。,4.4.6 設(shè)置單元格底紋 為了使表格中的重要信息更加醒目，可以給單元格添加底紋。具體操作步驟如下： 1、用工具欄按鈕設(shè)置底紋 （1）選定添加顏色的單元格或單元格區(qū)域 （2）單擊“格式”工具欄的填充

34、色按鈕。 （3）在下拉列表中，選擇顏色。,2、用菜單的方法設(shè)置底紋 （1）選定添加顏色的單元格或單元格區(qū)域。 （2）單擊“格式”菜單的“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框。 （3）單擊“圖案”選項(xiàng)卡。 （4）在“顏色”區(qū)中可以選擇單元格的背景顏色，在“圖案”列表中選擇單元格的底紋圖案，通過預(yù)覽框可以查看顏色和底紋圖案的效果。 （5）按“確定”按鈕即可。,4.4.7 使用條件格式 條件格式用以制定底紋、字體或顏色等格式，使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件數(shù)據(jù)時(shí)，顯示不同的數(shù)字格式。,1、選定設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域。 2、單擊“格式”菜單的“條件格式”命令，彈出 “條件格式”對(duì)話框。 3、在對(duì)話框中

35、，輸入需要格式化的數(shù)據(jù)條件。 4、選擇“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對(duì)話框的“字體”項(xiàng)的對(duì)話框，設(shè)置符合條件時(shí)的格式。 5、如果需要選擇多個(gè)條件，按“添加”按鈕添加，重復(fù)上面的步驟3和4，直到設(shè)置完所需條件。 6、單擊“確定”按鈕即可。,4.4.8 使用格式刷 與Word2002一樣，在Excel2002中也可以使用“格式刷”來進(jìn)行快速格式設(shè)置。 如果已經(jīng)為工作表的某些單元格設(shè)置了所需的格式，可以使用“格式刷”按鈕將格式復(fù)制到單元格。其操作為： （1）選定復(fù)制格式的單元格或單元格區(qū)域。 （2）單擊“格式”工具欄的格式刷按鈕，選定格式。 （3）選定要設(shè)置新格式的單元格或單元格區(qū)域。,4.4.9

36、 保護(hù)工作表和工作簿 所謂保護(hù)工作簿、工作表，就是給工作簿、工作表加上密碼或設(shè)置訪問限制，以防止對(duì)工作簿、工作表進(jìn)行查看、插入、刪除、移動(dòng)、隱藏、取消隱藏及重命名工作表等操作，保護(hù)窗口不被移動(dòng)和改變大小。,1、保護(hù)工作表 具體操作如下： （1）選定要保護(hù)的工作表。 （2）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，選定“保護(hù)工作表”。打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框。 （3）在“保護(hù)工作表”對(duì)話框中，選擇需要保護(hù)的功能。如果需要設(shè)置密碼，則在“密碼”編輯欄中輸入密碼，其作用是防止其它用戶取消對(duì)工作表的保護(hù)。密碼可為任意字符，但不能超出255個(gè)字符，密碼輸入時(shí)需要確認(rèn)，同時(shí)密碼區(qū)分大小寫。 （4）單擊“確定”按鈕即

37、可。,2、保護(hù)工作簿 具體操作如下： （1）選定已打開的需要保護(hù)的工作簿，或打開一個(gè)需要設(shè)置保護(hù)的工作簿。 （2）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，選定“保護(hù)工作簿”，打開“保護(hù)工作簿”對(duì)話框。 在彈出的“保護(hù)工作簿”對(duì)話框中，用戶可選擇對(duì)工作簿的保護(hù)功能。 “結(jié)構(gòu)”選項(xiàng)：保護(hù)工作簿結(jié)構(gòu)，避免刪除、移動(dòng)、隱藏、取消隱藏及重命名工作表，或插入新的工作表。 “窗口”選項(xiàng)：保護(hù)工作簿窗口不被移動(dòng)、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉。 “密碼”編輯欄：功能與“保護(hù)工作表”相同，即設(shè)置密碼，防止未授權(quán)用戶的非法改動(dòng)。 （3）單擊“確定”按鈕即可。,4.4.10 自動(dòng)套用格式 Excel2002在“自動(dòng)套用格式”功

38、能中，提供了許多種漂亮且專業(yè)的表格形式。使用它可以快速格式化表格，尤其適用于對(duì)多項(xiàng)排版一時(shí)難以掌握的用戶。 1、選定格式化的單元格或單元格區(qū)域。 2、單擊“格式”菜單的“自動(dòng)套用格式”命令，彈出“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如圖4.4-6所示。 3、在對(duì)話框中選擇相應(yīng)的表格式樣。 4、單擊“確定”按鈕即可。,圖4.4-6 “自動(dòng)套用格式”對(duì)話框,4.4.11 使用樣式 所謂樣式是指定義并成組保存的格式設(shè)置集合，如字體大小、邊框、圖案、對(duì)齊方式和保護(hù)等。對(duì)于不同的單元格或單元格區(qū)域，如果要求具有相同的格式，使用樣式可以快速地為它設(shè)置同一種格式。,4.5 公式和函數(shù),4.5.1 創(chuàng)建公式 4.5.2 函

39、數(shù) 4.5.3 自動(dòng)求和,4.5.1 創(chuàng)建公式 公式是對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式，公式要以“ = ”開頭，由常數(shù)、單元格名、函數(shù)和運(yùn)算符組成。例如，公式“=6+3*2”，結(jié)果就等于12。在Excel2002中公式可以幫助分析工作表中的數(shù)據(jù)。 公式可以包括下列所有內(nèi)容或其中之一：函數(shù)、引用、運(yùn)算符和常量。,1、公式中的運(yùn)算符 Excel2002的運(yùn)算符有以下4類。 （1）算術(shù)運(yùn)算符：完成基本數(shù)學(xué)運(yùn)算的運(yùn)算符，如加、減、乘、除等，它們連接數(shù)字并產(chǎn)生計(jì)算結(jié)果。如表4.5-1所示。 （2）比較運(yùn)算符：用來比較兩個(gè)數(shù)值大小關(guān)系的運(yùn)算符，它們返回邏輯值TRUE（邏輯真值）或FALSE（邏輯假值）。如表

40、4.5-2所示。 （3） 文本運(yùn)算符：使用和號(hào)（&）加入或連接一個(gè)或更多文本字符串以產(chǎn)生一串文本。如表4.5-3所示。 （4）引用運(yùn)算符：可以將單元格區(qū)域合并運(yùn)算。如表4.5-4所示。 在Excel2002中不同的運(yùn)算符號(hào)具有不同的優(yōu)先級(jí)。同時(shí)有不同的運(yùn)算符，按表4.5-5的順序運(yùn)算。,表4.5-1 算術(shù)運(yùn)算符,表4.5-2 比較運(yùn)算符,表4.5-3 文字運(yùn)算符,表4-5-4 引用運(yùn)算符,表4-5-5運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)。,2、輸入、編輯公式 輸入公式的操作類似于輸入文字型數(shù)據(jù)，區(qū)別在于公式是以“=”開頭，其后是公式表達(dá)式。 3、引用單元格 在公式中常用單元格的地址來代替單元格，這稱為單元格的引用，

41、它把單元格的數(shù)據(jù)和公式聯(lián)系起來，如“=SUM（A3+A5）”。,4.5.2 函數(shù) 1、函數(shù)簡(jiǎn)介 函數(shù)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。如函數(shù)“=SUM(B1：B3)”可以看作是公式“=B1+B2+B3”。 因此函數(shù)的語法應(yīng)該與公式的語法一致，基本語法形式為：函數(shù)名稱（參數(shù)1、參數(shù)2、參數(shù)3、可選參數(shù)1、可選參數(shù)2、），其中函數(shù)名稱說明函數(shù)的功能。例如，SUM是求和函數(shù)，MIN是求最小值函數(shù)，參數(shù)是函數(shù)運(yùn)算的對(duì)象，在SUM函數(shù)中，參數(shù)就是要求和的那些數(shù)值。,2、函數(shù)的輸入 對(duì)于一些簡(jiǎn)單的函數(shù)，可以直接在單元格中輸入該函數(shù)。輸入時(shí)，與輸入一個(gè)公式的方法相

42、同，首先輸入一個(gè)“=”，然后輸入函數(shù)本身。按Enter鍵即可得出函數(shù)結(jié)果。例如，在單元格中直接輸入函數(shù)“= SUM(B1：B3)”。也可以使用“插入”菜單的“函數(shù)”命令、或者單擊編輯欄左側(cè)“插入函數(shù)”按鈕，打開插入函數(shù)對(duì)話框。 在“插入函數(shù)”對(duì)話框的“選擇類別”下拉列表框中，選擇所需要的函數(shù)類別，在“選擇函數(shù)”列表框中列出該類型中的所有函數(shù)，選擇所需函數(shù)，單擊“確定”按鈕，打開“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，輸入所選函數(shù)的參數(shù)，單擊“確定”即可。,3、函數(shù)的錯(cuò)誤值 當(dāng)某個(gè)單元格中的公式不能正確計(jì)算時(shí)，將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值。出錯(cuò)原因不同，其解決方法也不同。常見的錯(cuò)誤值和它產(chǎn)生的原因如表4.5-6所示。,表4.5

43、-6 常見的錯(cuò)誤值及其含義,4.5.3 自動(dòng)求和 對(duì)行或列中的數(shù)據(jù)求總計(jì)是數(shù)據(jù)處理中的一種常見計(jì)算，Excel2002將它設(shè)計(jì)為一個(gè)“自動(dòng)求和”按鈕，只要單擊常用工具欄上的“自動(dòng)求和”按鈕，即可在單元格中輸入求和公式，自動(dòng)選擇求和區(qū)域，并完成行或列的總計(jì)運(yùn)算，并把計(jì)算結(jié)果填入選定的結(jié)果單元格。,4.6數(shù)據(jù)分析,4.6.1 數(shù)據(jù)庫的建立和編輯 4.6.2 數(shù)據(jù)庫的排序 4.6.3 數(shù)據(jù)篩選 4.6.4 分類匯總 4.6.5 數(shù)據(jù)透視表,4.6.1 數(shù)據(jù)庫的建立和編輯 1、建立數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫是保存數(shù)據(jù)的倉庫，這些數(shù)據(jù)是按一定的結(jié)構(gòu)來存儲(chǔ)的。例如，想把學(xué)生的姓名、性別、各科成績(jī)編制成一個(gè)表，這個(gè)表就

44、是一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫。姓名、性別等項(xiàng)稱為字段，每個(gè)人的情況稱為記錄。在Excel2002中，數(shù)據(jù)庫實(shí)際上就是工作表中的一個(gè)區(qū)域，一列單元格就是一個(gè)字段，每行中的字段輸入項(xiàng)就是一條記錄。,在數(shù)據(jù)庫中輸入信息時(shí)必須遵守以下規(guī)定： 字段名稱：必須在數(shù)據(jù)庫的第一行輸入字段名稱，字段名稱與第一行記錄間不能留空行。 記錄：每一條記錄必須占據(jù)一行，記錄間絕對(duì)不允許有空行，同一列中必須包含同一類型的信息。,2、數(shù)據(jù)庫的編輯 （1）數(shù)據(jù)清單的使用 將光標(biāo)放在數(shù)據(jù)庫所在工作表中的任意單元格。 選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”，并打開數(shù)據(jù)清單對(duì)話框，數(shù)據(jù)清單首先顯示的是數(shù)據(jù)庫中的第一條記錄的基本內(nèi)容。 使用“上一條”或

45、“下一條”按鈕或按滾動(dòng)條，可以在每條記錄間上下移動(dòng)。 按“關(guān)閉”鈕，關(guān)閉數(shù)據(jù)清單。,（2）增加新記錄 向數(shù)據(jù)庫中增加新記錄的方法有兩種。 方法1：直接向工作表中的數(shù)據(jù)庫區(qū)域輸入新數(shù)據(jù)。 方法2：通過數(shù)據(jù)清單增加新記錄。具體操作步驟如下： 選定數(shù)據(jù)清單中的任意一個(gè)單元格。 選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。 在數(shù)據(jù)清單對(duì)話框中選擇“新建”按鈕，屏幕出現(xiàn)一個(gè)新記錄的數(shù)據(jù)清單，按【Tab】鍵或【Shift+Tab】鍵依次輸入各項(xiàng)。 選擇“關(guān)閉”按鈕即可。,（3）刪除記錄 與增加記錄的方法相似，刪除記錄同樣也有兩種方法。 方法1：直接在工作表中進(jìn)行刪除行的操作，該方法通常用于刪除多條記錄。 方法2：

46、使用數(shù)據(jù)清單，每次刪除一條記錄。相比起來速度稍慢，但安全性、可靠性高。具體操作如下： 單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令。 在對(duì)話框中選擇所要?jiǎng)h除的記錄。 單擊“刪除”按鈕，進(jìn)行確認(rèn)刪除操作。 單擊“確定”按鈕即可。,4.6.2 數(shù)據(jù)庫的排序 新建立的數(shù)據(jù)清單，它的數(shù)據(jù)排列順序是按照記錄輸入的先后排列的，沒有什么規(guī)律。Excel2002提供了數(shù)據(jù)清單的排序功能，對(duì)表格中的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，是為了便于查看數(shù)據(jù)，直觀、快捷地查找、定位需要的記錄，它可以根據(jù)一列或多列的內(nèi)容按升序或降序?qū)?shù)據(jù)清單排序,1、單列內(nèi)容的排序 如果數(shù)據(jù)清單的排序要求是按某一字段進(jìn)行的，其操作步驟如下： （1）單擊要排序的數(shù)據(jù)

47、列。 （2）如果按“升序”排序，單擊常用工具欄的“升序”按鈕；按“降序”排序，單擊常用工具欄的“降序”按鈕。這時(shí)數(shù)據(jù)清單中的記錄就會(huì)按要求重新排列。,2、多列內(nèi)容的組合排序 當(dāng)所排序的字段出現(xiàn)相同值時(shí)，可以使用下述方法進(jìn)行排序： （1）單擊數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格。 （2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框。 （3）選擇3級(jí)排序關(guān)鍵字，并設(shè)置“遞增”或“遞減”。 （4）按“確定”按鈕即可。,4.6.3 數(shù)據(jù)篩選 所謂篩選，是在所有數(shù)據(jù)行中查找并顯示滿足指定條件的數(shù)據(jù)行，其它數(shù)據(jù)行則隱藏起來。 Excel2002提供了兩種篩選數(shù)據(jù)的方法：“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”。,1、自動(dòng)篩選

48、 如果使用“自動(dòng)篩選”功能來查找數(shù)據(jù)，可以按如下步驟進(jìn)行： （1）單擊數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格。 （2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，選擇“自動(dòng)篩選” 。這時(shí)在每個(gè)字段旁顯示出下拉箭頭，即為篩選器箭頭。 （3）單擊與篩選條件有關(guān)的字段下拉箭頭，直接選擇符合篩選條件的項(xiàng)或選擇“自定義”。如果選擇了“自定義”，則將打開“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框，如圖4.6-3所示，在其中輸入條件，這時(shí)就可以使用“與”、“或”操作了。 （4）按“確定”按鈕即可。,圖4.6-3 “自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框,2、高級(jí)篩選 高級(jí)篩選是使用“自動(dòng)篩選”功能，篩選條件可以是一個(gè)；也可以用自定義指定兩個(gè)條件。 使用高級(jí)篩

49、選時(shí)，可以在條件區(qū)域的同一行中輸入多重條件，條件之間是“與”關(guān)系。為了使一條記錄能夠匹配該多重條件，全部的條件都必須被滿足。,4.6.4 分類匯總 在實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常會(huì)遇到數(shù)據(jù)的分類匯總。所謂分類匯總就是將類別相同的數(shù)據(jù)放在一起，然后對(duì)同類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值、計(jì)算最大值等匯總運(yùn)算。,4.6.5 數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)用戶的需要，在列表中提取數(shù)據(jù)，重新拆裝組成的表。數(shù)據(jù)透視表用于分析數(shù)據(jù)眾多而且關(guān)系復(fù)雜的數(shù)據(jù)表。Excel2002提供了創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表向?qū)?，只要在向?qū)У奶崾局羞M(jìn)行相應(yīng)的選擇和設(shè)置即可完成透視表的建立。,4.7 圖表,4.7.1 創(chuàng)建圖表 4.7.2 編輯圖表 4.7.3

50、 圖表的格式化,在Excel2002中圖表就是工作表中數(shù)據(jù)的圖形表示。圖表使得數(shù)據(jù)的差異、預(yù)算趨勢(shì)等很容易查看，是展現(xiàn)、分析數(shù)據(jù)的一種常用手段?？菰餆o味的數(shù)據(jù)有時(shí)很難看出相互之間的關(guān)系，如果用圖形來展現(xiàn)，就比較容易找出個(gè)體數(shù)據(jù)之間、個(gè)體數(shù)據(jù)與整體數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，能直觀地比較個(gè)體數(shù)據(jù)間的差異，使數(shù)據(jù)更加生動(dòng)、有趣、易于理解和掌握。,4.7.1 創(chuàng)建圖表 Excel2002中提供14種標(biāo)準(zhǔn)圖表類型，20種系統(tǒng)內(nèi)部圖表類型，用戶可以自定義一種圖表類型作為默認(rèn)類型。每種類型都有幾種基本的變化樣式，包括網(wǎng)格線、標(biāo)號(hào)或標(biāo)記的變化等等。選用不同的圖表類型可以從不同的角度觀察數(shù)據(jù)，如面積圖強(qiáng)調(diào)的是變化量，折線

51、圖強(qiáng)調(diào)的是數(shù)據(jù)在相等時(shí)間間隔內(nèi)變化的趨勢(shì)等等。,創(chuàng)建圖表時(shí)，可以單獨(dú)建一張工作表來放置圖表，稱為獨(dú)立圖表；也可以將圖表放置在當(dāng)前工作表上，這類圖表稱為嵌入式圖表。兩種圖表分別為了不同的目的。前者多是用于說明工作表中的數(shù)據(jù)，以增加數(shù)據(jù)的說服力和感染力；后者主要用于只需要圖表的場(chǎng)合。用戶可選擇這兩種方式之一來創(chuàng)建圖表，這主要取決于用戶創(chuàng)建圖表的最終目的是什么。,1、使用“圖表”工具欄創(chuàng)建簡(jiǎn)單的圖表 選擇“視圖”菜單中的“工具欄 / 圖表”命令 。 2、利用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表 。,4.7.2 編輯圖表 已經(jīng)創(chuàng)建好的圖表可以修改，例如可以把二維圖變成三維圖、把餅圖變成直方圖或折線圖等。另外還可以編輯

52、圖表的數(shù)據(jù)，增加線條、顏色和文本，對(duì)圖表進(jìn)行縮放、移動(dòng)、復(fù)制等。,1、更改圖表類型 雖然在建立圖表時(shí)已經(jīng)選擇了圖表類型，但如果用戶覺得創(chuàng)建后的圖表不能直觀地表達(dá)工作表中的數(shù)據(jù)時(shí)，可以更改圖表類型。具體操作如下： （1）選定需要更改類型的圖表。 （2）選擇“圖表”菜單的“圖表類型”命令，彈出“圖表類型”對(duì)話框。 （3）選擇“圖表類型”列表框中的修改圖表類型，在“子圖表類型”列表框中選擇子類型。 （4）單擊“確定”即可。,2、更改數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生方式 圖表中的數(shù)據(jù)系列既可以在列產(chǎn)生，也可以在行產(chǎn)生。有時(shí)更改系列產(chǎn)生方式可以使圖表更加直觀。 建立數(shù)據(jù)系列在行產(chǎn)生的圖表。 （1）選定要更改的圖表。 （2）

53、選擇“視圖”菜單的“工具欄/圖表”命令。 （3）單擊“圖表”工具欄的“按行”按鈕。即可完成數(shù)據(jù)系列在行產(chǎn)生的操作。,3、向圖表中添加數(shù)據(jù)系列 用戶向已經(jīng)建立了圖表的工作表中添加數(shù)據(jù)系列后，當(dāng)然希望圖表能把添加的數(shù)據(jù)系列顯示出來。,（1）修改數(shù)據(jù)源 具體操作如下： 單擊選中嵌入式圖表，或單擊圖表工作表標(biāo)簽，選定圖表工作表。 選擇“圖表”菜單的“數(shù)據(jù)源”命令，出現(xiàn)數(shù)據(jù)源對(duì)話框。 在“數(shù)據(jù)區(qū)域”框中輸入圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，或者在壓縮對(duì)話框中，從工作表中選擇新的數(shù)據(jù)區(qū)域所在的單元格。 單擊“確定”按鈕即可。,（2）鼠標(biāo)拖放選擇添加數(shù)據(jù) 鼠標(biāo)拖放選擇添加數(shù)據(jù)，適用于嵌入式圖表，具體操作步驟為： 選定待添加的

54、數(shù)據(jù)所在的單元格。 將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到該區(qū)域的邊界，按住鼠標(biāo)左鍵將選定區(qū)域拖到嵌入式圖表中。 松開鼠標(biāo)左鍵。,（3）添加數(shù)據(jù)對(duì)話框 通過“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框添加數(shù)據(jù)，具體操作如下： 選定圖表。 選擇“圖表”菜單的“添加數(shù)據(jù)”命令。顯示“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框。 單擊包含添加數(shù)據(jù)的工作表標(biāo)簽，并選定預(yù)添加的數(shù)據(jù)區(qū)域。,4、刪除數(shù)據(jù)系列 刪除數(shù)據(jù)系列的操作很簡(jiǎn)單，如果僅刪除圖表中的數(shù)據(jù)系列，單擊圖表中要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)系列，然后按Delete鍵；如果要把工作表中的某個(gè)數(shù)據(jù)系列與圖表中的數(shù)據(jù)系列一起刪除，選定工作表中的數(shù)據(jù)系列所在的單元格區(qū)域，然后按Delete鍵。,5、編輯圖表中的文字 圖表中經(jīng)常包含一些說明性的

55、文字。通過這些說明文字，我們能夠更好地理解圖表中各項(xiàng)的具體含義。可以根據(jù)需要對(duì)圖表中的文字進(jìn)行編輯修改或者刪除文字。 我們可以添加圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸標(biāo)題、數(shù)據(jù)標(biāo)志等標(biāo)識(shí)，也可以添加圖例、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)表等。具體操作如下：選擇“圖表”菜單中的“圖表選項(xiàng)”命令，打開“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框，,如果要對(duì)添加的文字進(jìn)行修改，那么首先單擊要修改的文字，然后進(jìn)行相應(yīng)的修改。如果要?jiǎng)h除文字，那么，待選定文字后，單擊“編輯”菜單的“刪除”命令或者直接按Delete鍵就可刪除文字 。,6、調(diào)整圖表的位置和大小 （1）調(diào)整位置 可以使用鼠標(biāo)來調(diào)整圖表在工作表中的位置，具體操作如下： 選定要移動(dòng)的圖表。 在圖表中按鼠標(biāo)左鍵并

56、拖動(dòng)。 在滿意的位置釋放鼠標(biāo)左鍵即可。,（2）調(diào)整大小 改變圖表大小的具體操作步驟如下： 選定要改變大小的圖表。 在圖表8個(gè)控點(diǎn)中的任意一個(gè)點(diǎn)上待光標(biāo)變形狀時(shí)，就可以拖動(dòng)鼠標(biāo)改變圖表的大小。,4.7.3 圖表的格式化 圖表的格式化是對(duì)圖表的外觀、布局進(jìn)行全面的修飾。使得我們所建立的圖表更加具有專業(yè)性，表達(dá)更有效。,1、圖表區(qū)域的格式化 圖表區(qū)域格式化包括設(shè)置圖表的邊框、字體和背景等格式。具體操作如下： （1）單擊圖表，以使其處于活動(dòng)狀態(tài)，然后選擇“格式”菜單的“圖表區(qū)”命令，打開的“圖表區(qū)格式”對(duì)話框。 “圖案”標(biāo)簽：在“邊框”部分，可以指定圖表邊框的類型及樣式，或者使邊框具有陰影效果。在“區(qū)域”部分，可以選擇一種顏色為圖表區(qū)的背景色。單擊“填充效果”按鈕，可以指定背景效果。 “字體”標(biāo)簽：用來設(shè)置圖表區(qū)域中的字體。單擊“字體”標(biāo)簽，分別設(shè)置字體、