企業(yè)檔案管理內(nèi)部控制制度模版

1、檔案管理內(nèi)部控制制度第一章總則第一條為貫徹實(shí)施中華人民共和國檔案法，確保系統(tǒng)檔案資料的完整，提高檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平，特制定本制度。第二章管理要求與職責(zé)第二條辦公室承擔(dān)管理職責(zé)，公司總部檔案室是統(tǒng)一管理公司檔案的專職機(jī)構(gòu)，由辦公室指派檔案管理員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作。第三條公司檔案管理員負(fù)責(zé)檢查、督促、指導(dǎo)相關(guān)部門按規(guī)定收集、整理歸檔文件，完成檔案歸檔工作。第四條歸檔文件要真實(shí)、客觀反映文件記錄事項(xiàng)，層次分明，內(nèi)容完整，形成目錄，便于使用。第五條文件的書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，電子文檔歸檔時(shí)，要將相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。第六條檔案室對(duì)不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不能進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收的

2、文件材料不予接收。第七條存放檔案要有專用柜、箱、架，按照年份和項(xiàng)目分類排列，便于查找。第八條每三年對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次全面檢查清理，做到賬物相符。及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制破損或載體變質(zhì)的檔案。第九條定期對(duì)存放檔案的環(huán)境進(jìn)行檢查，注意防盜、防火、防高溫、防強(qiáng)光照射、防潮、防塵、防有害生物、防有害氣體。檔案室內(nèi)不準(zhǔn)堆放與檔案管理無關(guān)的物品。第十條依據(jù)中華人民共和國檔案法的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，確定公司各類檔案保管期限原則上為永久保管。第十一條因檔案移交、搬遷、遺失、作廢等原因需注銷庫存檔案時(shí)，由公司檔案管理員提交報(bào)告，經(jīng)檔案歸屬部門主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實(shí)施銷毀。公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公

3、司檔案資料。第三章檔案查閱第十二條檔案管理人員要積極協(xié)助查閱。原則上只限在檔案室內(nèi)調(diào)閱檔案，特需攜離檔案室必須履行登記手續(xù)。第四章檔案分類第十三條檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行分類。第十四條檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，分類不夠應(yīng)用時(shí)須增設(shè)第二級(jí)“細(xì)類”。第五章文件檢查第十五條檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。第十六條文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有檔案所屬部門主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。第十七條文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。第十八條與本卷無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門

4、。第十九條有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。第六章文件整理第二十條中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。第二十一條右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。第二十二條文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第七章檔案整理第二十三條歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以檔案盒方式裝于相關(guān)類別的檔案盒內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。第二十四條檔案盒的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。第八章歸檔管理第二十五條凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)

5、經(jīng)營、企業(yè)管理及工程等活動(dòng)，具有利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。第二十六條凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。第二十七條歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，辦公室保存復(fù)印件。第二十八條凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。第二十九條業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由辦公室保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程部保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部

6、門自行保管。第三十條由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留兩份原件，由辦公室統(tǒng)一保存原件。第三十一條公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由辦公室歸檔。第三十二條其它體系認(rèn)證要求保存的書面記錄、文件。第三十三條電子文件歸檔內(nèi)容包括但不限于以下：（1）公司及各部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、年度目標(biāo)管理考核實(shí)施方案和考核評(píng)比結(jié)果。（2）公司制定的各種規(guī)章制度、準(zhǔn)則、章程和各項(xiàng)管理制度等文件。（3）公司大事記，反映重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書等電子文檔。（4）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)的重要指示、講話、賀詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。（5）公司組織召開的工作會(huì)議、會(huì)議的文件以及各種聲像文件。（6

7、）其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。 以上文件的書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，電子文檔歸檔時(shí)，要將相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。第三十四條電子文件歸檔頻率及時(shí)間：每三個(gè)月歸檔一次，歸檔時(shí)間為每三個(gè)月最后一個(gè)月的15日（遇節(jié)假日順延）。公司各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)按時(shí)間向辦公室檔案員上報(bào)電子文檔資料，可以用u盤拷貝，辦公室每半年最后一個(gè)月的15日（遇節(jié)假日順延）對(duì)電子文檔刻成光盤至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。存于辦公室備案。凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。第九章保管制度第三十五條公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫

8、房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。第三十六條歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。第三十七條科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。第三十八條檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。第三十九條庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。第四十條檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。第四十一條根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。第四十二條經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。

9、銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。第四十三條嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。第四十四條凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第十章借閱制度第四十五條檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。第四十六條借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)申請(qǐng)人所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；公司所屬子公司、下屬分公司或分支機(jī)構(gòu)（

10、以下簡稱所屬機(jī)構(gòu)）借閱檔案，需經(jīng)過公司所屬子公司、下屬分公司或分支機(jī)構(gòu)（以下簡稱所屬機(jī)構(gòu)）經(jīng)理審批、辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。第四十七條借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。第四十八條借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。第四十九條借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。第五十條借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告辦公室及時(shí)處理。第十一章檔案室管理制度第五十一條按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。第五十二條保持檔案室清潔、干燥和衛(wèi)生，切實(shí)做好防

11、盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作。第五十三條檔案室內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)物品，經(jīng)常檢查檔案室消防器材。第五十四條非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入檔案室。第五十五條管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管檔案室鑰匙，確保檔案室安全。第五十六條熟悉檔案室情況，對(duì)庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)已破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)制。第五十七條有檔案室溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進(jìn)行分析，制定管理計(jì)劃。第五十八條未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，要嚴(yán)格遵守保密制度。第五十九條切實(shí)做好平時(shí)防范工作，做到人離燈滅，消除火災(zāi)隱患，保

12、證檔案安全。第十二章保管期限 第六十條檔案的保管期限由檔案的保存價(jià)值確定，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，檔案的保管期限定為永久，長期和短期3種，長期為16-50年左右，短期為15年以下，專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十三章附則第六十一條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。第六十二條財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理，不適用此制度，詳見會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制制度。第六十三條本制度由行辦公室負(fù)責(zé)解釋。證照、印章、檔案借用申請(qǐng)表 保密文件： 是 不是 no.借用事由及用途借用時(shí)間歸還時(shí)間 借用文件名稱1 原件/掃描件/復(fù)印件/外借/閱覽2 原件/掃描件/復(fù)印件/外借/閱覽3 原件/掃描件/復(fù)印件/外借/閱覽4 原件