房地產(chǎn)工程材料、設(shè)備管理制度模版

1、房地產(chǎn)工程材料、設(shè)備管理制度1 總則1.1 材料、設(shè)備管理本制度中所指的材料、設(shè)備管理系指公司直接應(yīng)用于開發(fā)項目施工的所有材料、設(shè)備的選型、定位、采購、供應(yīng)、保管、結(jié)算、轉(zhuǎn)賬以及信息服務(wù)等管理活動。1.2 管理職責(zé)公司工程部負責(zé)材料、設(shè)備的選型、定位及質(zhì)量管理；公司經(jīng)營部（材料組）負責(zé)材料、設(shè)備的商務(wù)管理；公司財務(wù)部負責(zé)材料、設(shè)備的帳務(wù)管理。1.3 管理方式根據(jù)采購供應(yīng)對象不同，公司材料、設(shè)備管理分為公司供應(yīng)材料、設(shè)備（甲供材料、設(shè)備）管理和非公司供應(yīng)材料、設(shè)備（非甲供材料、設(shè)備）管理。公司對施工措施用材料設(shè)備不予供應(yīng)。1.4 非甲供材料管理定位及管理公司對非甲供材料的管理僅限于設(shè)計定位、質(zhì)量

2、控制及信息服務(wù)管理。公司工程部應(yīng)在施工招標時以招標文件的形式明確主要非甲供材料規(guī)格、型號及質(zhì)量控制標準等，經(jīng)濟部（材料組）據(jù)此提供相關(guān)材料價格信息，并確定施工招標標底，以此控制施工投標價。確定的主要非甲供材料規(guī)格、型號及質(zhì)量控制標準亦是工程部（或指導(dǎo)監(jiān)理公司）在施工時控制材料進場的控制標準。1.5 對于材料單價不便直接從施工單價中剝離、公司直接實施分包的分項工程，工程部應(yīng)在經(jīng)營部確定施工單價前明確主要材料的材質(zhì)標準及相應(yīng)規(guī)格、型號，并在施工合同中約定，作為主要合同條款。1.6 經(jīng)營部應(yīng)根據(jù)項目整體開發(fā)計劃、單項工程施工組織設(shè)計進度計劃及施工合同約定，編制材料詳細采購計劃、資金使用預(yù)算，報經(jīng)有關(guān)

3、領(lǐng)導(dǎo)批準后，明示工程部及財務(wù)部，材料組按計劃實施。1.7 為規(guī)范公司材料設(shè)備采購供應(yīng)管理，公司對合作成熟的材料供應(yīng)商實行合格材料供應(yīng)商名單管理制度。目的是通過對供應(yīng)商建檔管理，建立與供應(yīng)商的長期信譽合作關(guān)系，對供應(yīng)商實行優(yōu)勝劣汰機制，來減少采購環(huán)節(jié)，節(jié)約采購費用。2 合格供應(yīng)商名單管理2.1 名單的建立經(jīng)濟部材料組按供應(yīng)材料品種的不同，將與公司合作過的供應(yīng)商逐步進行分類建檔，詳細記錄供應(yīng)商供應(yīng)材料的品種、單價、材質(zhì)、規(guī)格、型號，供應(yīng)方式，合作次數(shù)及時間，供應(yīng)商的性質(zhì)，公司職能部門對其每次合作的評價，有無不良記錄等。具備條件的供應(yīng)商稱為合格供應(yīng)商，成熟的合格供應(yīng)商名單中單品種材料合格供應(yīng)商不少于

4、5家。合格供應(yīng)商需要具備的條件是：2.1.1 具備合法資格，具有符合法規(guī)要求的產(chǎn)品生產(chǎn)許可證明，產(chǎn)品質(zhì)量達到或超過產(chǎn)品標準要求，材料材質(zhì)處于穩(wěn)定期（材質(zhì)無大的波動）；2.1.2 材料單價一年內(nèi)無較大提價（行業(yè)原因除外），且與公司合作價低于平均市場單價；2.1.3 與公司連續(xù)合作且正在合作；或合作兩次以上，且距最后一次合作結(jié)束時間不超過一年；2.1.4 兩年內(nèi)累計不良合作記錄不超過兩次。2.2 材料供應(yīng)商合同執(zhí)行評價材料采購合同簽定后，經(jīng)營部應(yīng)對供應(yīng)商的合同執(zhí)行追蹤考評，目的是考評供應(yīng)商的履約能力，對履約表現(xiàn)作好記錄；合同履行完畢，經(jīng)營部、工程部、財務(wù)部審計部應(yīng)對供應(yīng)商履約能力及履約表現(xiàn)作出綜合

5、書面評價，條件成熟時，也可采用監(jiān)理公司、施工承包商的間接書面評價。履約評價記錄是合格供應(yīng)商檔案的重要組成部分。2.3 合格供應(yīng)商的確認符合合格供應(yīng)商條件的供應(yīng)商均為合格供應(yīng)商，經(jīng)營部將其列入合格供應(yīng)商名單。2.4 合格供應(yīng)商的淘汰2.4.1 名單中的供應(yīng)商不符合合格供應(yīng)商條件中任一款項時，應(yīng)即時淘汰，經(jīng)營部將其從名單中剔除。2.4.2 一年周期內(nèi)，單品種材料合格供應(yīng)商名單中的供應(yīng)商均合格，經(jīng)營部、工程部、財務(wù)部對所有合格供應(yīng)商進行綜合評價，將相對最差供應(yīng)商淘汰，淘汰量不低于名單中供應(yīng)商數(shù)量的五分之一。2.4.3 淘汰的合格供應(yīng)商兩年內(nèi)不允許參加公司的相同品種材料招標（或議標）及供應(yīng)。3 采購與

6、供應(yīng)3.1 公司原則上采購供應(yīng)所有設(shè)備。公司對具有下列特點之一的材料實施采購與供應(yīng)（甲供）：3.1.1 材質(zhì)對工程質(zhì)量有重大影響的；3.1.2 材料對建筑物外觀效果有重大、直接影響的；3.1.3 材料單價及總價對工程造價影響巨大或同品種材料單價差異較大，且材質(zhì)無明顯區(qū)別的；3.1.4 其它有特殊要求的。3.2 材料、設(shè)備采購與供應(yīng)一般應(yīng)根據(jù)單項（單位）工程施工合同分別實施。屬同一開發(fā)項目應(yīng)用于不同單項（單位）工程的材料、設(shè)備，具備條件成批次采購的（加工供應(yīng)周期不長或可以分批加工的），盡量批次購買。可以執(zhí)行批次采購與供應(yīng)的前提是：3.2.1. 材料的品種、材質(zhì)相同，且規(guī)格、型號一致或相近；設(shè)備的

7、品種、型號、性能相同或基本一致；3.2.2. 供應(yīng)時間跨度不超過三個月；3.2.3. 同一供應(yīng)商（或廠家）具備同批次全部待購貨源。以上三條件缺一不可。3.3 公司采購材料設(shè)備的主要形式是招標（或議標）。成套機組及成批次設(shè)備采購須委托招標代理招標購買。不采用招標（或議標）方式購買的材料、設(shè)備應(yīng)符合下列特點：3.3.1. 成批次、單品種材料總價不超過5萬元且材質(zhì)、價格比較穩(wěn)定的常規(guī)材料；3.3.2. 供應(yīng)商為合格供應(yīng)商名單中合格供應(yīng)商，供應(yīng)材料品種、材質(zhì)、規(guī)格、型號、色彩、單價均相同，且其上一次供應(yīng)時間距離本次供應(yīng)時間跨度不超過三個月；3.3.3. 無供應(yīng)周期的單品種、不超過5件、總價不超過2萬元

8、的常規(guī)設(shè)備；3.3.4. 在市場上處于無競爭地位的（新型或壟斷）材料（設(shè)備）；3.3.5. 公司或項目開發(fā)有特殊要求的材料（設(shè)備）。3.4 采購供應(yīng)的辦理程序（見附表1）3.4.1 確定材質(zhì)標準（或性能）、色彩、規(guī)格、型號；3.4.2 確定采購數(shù)量；3.4.3 委托招標代理； 3.4.4 考察、篩選供應(yīng)商；3.4.5 編制招標文件并組織評審；3.4.6 招標并評標，確定供應(yīng)商；3.4.7 評審合同并簽署；3.4.8 實施供應(yīng)。采購供應(yīng)方式不同時，可刪減相應(yīng)步驟。3.5 選型與定位3.5.1 工程部負責(zé)材料設(shè)備的選型與定位。3.5.2 實行固定施工總價合同的，施工招標前，工程部應(yīng)以設(shè)計文件（施工

9、圖或其它）或其它書面文件明確材料設(shè)備的材質(zhì)（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等，并在施工招標文件中明確，施工合同條款中亦應(yīng)有相關(guān)約定。3.5.3 實行非固定施工總價合同的，材料（設(shè)備）采購招標前，工程部應(yīng)以書面形式（見附表）明確待購材料（設(shè)備）的材質(zhì)（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等。3.6 數(shù)量確定3.6.1 經(jīng)營部根據(jù)設(shè)計施工圖確定材料數(shù)量；設(shè)備數(shù)量由工程部與經(jīng)營部共同確定。3.6.2 用固定總價的施工合同，發(fā)包人采購供應(yīng)材料總量、批次供應(yīng)量、批次供應(yīng)時間應(yīng)在施工合同中明確約定。3.6.3 采用非固定施工總價的施工合同，經(jīng)營部應(yīng)在設(shè)計施工圖完善后，根據(jù)確定的施工進度計劃，與施工承包商一起確定發(fā)包人供

10、應(yīng)材料總量、批次供應(yīng)量、批次供應(yīng)時間，并以補充協(xié)議或三方（發(fā)包人、施工承包人、監(jiān)理公司）簽證的形式明確。3.7 供應(yīng)商的考察與篩選3.7.1 經(jīng)營部材料組根據(jù)工程部提供的材料設(shè)備定位要求初選潛在投標人。3.7.2 在合格供應(yīng)商名單完善的情況下，原則上名單中的合格供應(yīng)商均為潛在投標人，但每次招標，非名單中的投標人不得少于一家。3.7.3 在材料設(shè)備合格供應(yīng)商名單不完善的情況下，應(yīng)盡量選擇供商（廠家）參加投標，少選或禁止間接供應(yīng)商（經(jīng)銷商）參加投標。公司內(nèi)部考察小組由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，經(jīng)營部、工程部、審計部派員參加。目的是考察材料設(shè)備的材質(zhì)（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等是否符合采購要求，供應(yīng)商是否

11、具備相應(yīng)的加工及供應(yīng)能力，以及信譽。合格供應(yīng)商的相應(yīng)檔案記錄即為其獲準參加投標的資格材料?？疾旌蟮臐撛谕稑巳藞蠊绢I(lǐng)導(dǎo)篩選，并最終確定投標人。3.8 招標文件的編制與評審委托招標的招標文件由招標代理負責(zé)編寫，非委托招標的招標文件由經(jīng)濟部（材料組）負責(zé)編寫。經(jīng)濟部、工程部、財務(wù)部參與招標文件評審，并做好書面評審記錄。3.9 招標組織及招標程序委托招標的組織工作由招標代理完成，非委托招標的組織工作由經(jīng)濟部（材料組）負責(zé)。招標程序參照國家相關(guān)管理規(guī)定及公司工程招標管理規(guī)定執(zhí)行。主要設(shè)備及有特殊要求的材料招標應(yīng)有物業(yè)管理公司相關(guān)職能人參加。3.10 采購合同的評審與執(zhí)行3.10.1 經(jīng)營部、工程部、財

12、務(wù)部參加合同評審并做好書面評審記錄。執(zhí)行公司合同管理規(guī)定。3.10.2 采購供應(yīng)合同條款限定3.10.2.1 合同約定的材料材質(zhì)應(yīng)與施工合同中約定的施工質(zhì)量標準相匹配，且符合施工合同限定的進場條件，并接受監(jiān)理公司及施工總包商的合格檢驗和合理的退貨要求。3.10.2.2 合同一般應(yīng)約定預(yù)留質(zhì)保金，質(zhì)保金額應(yīng)不低于施工合同約定的工程質(zhì)保金額，質(zhì)保期應(yīng)不低于施工合同相應(yīng)工程質(zhì)保期；但在明顯不存在保修風(fēng)險的情況下，可不約定預(yù)留質(zhì)保金。3.10.2.3 合同一般應(yīng)不約定支付定金，并應(yīng)約定預(yù)留相應(yīng)額度的款項（非質(zhì)保金）待工程竣工后支付。3.10.2.4 分批次實施供應(yīng)的合同應(yīng)明確不同批次材料、設(shè)備的加工供

13、應(yīng)周期、付款額度及付款時間等。3.11 供應(yīng)材料、設(shè)備供應(yīng)商根據(jù)合同約定的數(shù)量及日期直接向施工承包商提交貨物，并辦理交接手續(xù)，經(jīng)濟部材料組、工程部配合施工承包商驗收貨物。4 保管與結(jié)算4.1 材料、設(shè)備的保管4.1.1 經(jīng)施工承包商、監(jiān)理驗收無誤后的材料、設(shè)備由施工承包商負責(zé)保管。公司應(yīng)保證施工合同中約定的材料、設(shè)備供應(yīng)日期與材料、設(shè)備采購合同中的供應(yīng)日期一致。4.1.2 施工承包商與材料、設(shè)備供應(yīng)商為同一責(zé)任人時（如電梯供應(yīng)與安裝），對方發(fā)貨前應(yīng)及時通知經(jīng)濟部材料組，工程部負責(zé)協(xié)調(diào)材料、設(shè)備現(xiàn)場堆放場所。4.1.3 因工程保修需要而預(yù)留的材料（或設(shè)備配件），由施工承包商或物業(yè)公司接收并保管。

14、4.1.4 供應(yīng)商持有施工承包商或物業(yè)公司簽發(fā)的收料單據(jù)，由經(jīng)營部辦理入、出庫單據(jù)，入、出庫單據(jù)上的材料、設(shè)備數(shù)量、規(guī)格、型號等必須與施工承包商或物業(yè)公司簽發(fā)的收料單據(jù)一致，且出庫單據(jù)上應(yīng)有施工承包商或物業(yè)公司簽收人簽字。4.2 材料、設(shè)備采購結(jié)算、付款與材料供應(yīng)轉(zhuǎn)賬結(jié)算4.2.1 經(jīng)營部材料組負責(zé)材料、設(shè)備采購價款結(jié)算，并配合財務(wù)部付款，辦理相關(guān)手續(xù)。4.2.1.1 一次性供貨到位的合同，入、出庫單據(jù)上的材料（設(shè)備）數(shù)量、規(guī)格、型號等須與合同約定的相一致；最后一次付款（非質(zhì)保金）前，必須將入、出庫單據(jù)移交財務(wù)部。4.2.1.2 分批次供貨到位的合同，應(yīng)按供貨批次分別辦理入、出庫手續(xù)。當(dāng)期付款

15、前，應(yīng)將當(dāng)期入、出庫單據(jù)移交財務(wù)部。4.2.2 材料供應(yīng)轉(zhuǎn)賬結(jié)算4.2.2.1 經(jīng)營部材料組負責(zé)辦理與施工承包商的材料供應(yīng)轉(zhuǎn)賬結(jié)算。4.2.2.2 轉(zhuǎn)賬單價的確定施工合同約定轉(zhuǎn)賬單價的，執(zhí)行合同約定；施工合同沒有約定轉(zhuǎn)賬單價的，執(zhí)行采購單價。4.2.2.3 轉(zhuǎn)賬的辦理經(jīng)營部應(yīng)每月分單項（或單位）工程，將當(dāng)月已實施供應(yīng)的材料與施工承包商辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，并轉(zhuǎn)交財務(wù)部。轉(zhuǎn)賬數(shù)量應(yīng)與收料單數(shù)量一致。4.2.2.4 超供部分材料單價執(zhí)行采購單價，另加相應(yīng)采購費用，在施工合同中約定，并在竣工造價結(jié)算中體現(xiàn)。5 信息服務(wù)及信息管理5.1 經(jīng)營部負責(zé)材料（設(shè)備）信息的日常收集及整理。5.2 收集及整理5.2.1 收集方式5.2.1.1 市場跟蹤調(diào)研；5.2.1.2 報刊雜志材料信息；5.2.1.3 供應(yīng)商提供信息；5.2.1.4 近期實施供應(yīng)的資料保存；5.2.1.5 其它方式。5.2.2 信息整理經(jīng)營部將收集到的資料按照品種、品質(zhì)（或性能），分品牌、單價等進行整理（見附表），并提供給經(jīng)濟、工程人員參考。5.3 信息服務(wù)5.3.1 施工招標標底編制前五日，材料組應(yīng)根據(jù)工程部