項(xiàng)目管理辦公室(PMO)的生存故事

1、項(xiàng)目管理辦公室(pmo)的生存故事 引言：兩個(gè)新的pmo經(jīng)理a君和b君是大學(xué)時(shí)的一對好友，畢業(yè)后兩人立志在項(xiàng)目管理領(lǐng)域發(fā)展，共同進(jìn)入一家外企，從項(xiàng)目管理助理開始直至做到項(xiàng)目經(jīng)理，又一同通過了pmp考試，并在同一所知名大學(xué)進(jìn)行了項(xiàng)目管理碩士的深造。年屆而立的他們終于成為在項(xiàng)目管理領(lǐng)域既有理論基礎(chǔ)，又有實(shí)操經(jīng)驗(yàn)的管理人才。這天晚上，他們相約“項(xiàng)目”酒吧，這是一個(gè)他們喜歡探討問題、放松心情的地方，兩人把酒言歡，為的是慶祝他們幾乎同時(shí)獲得了兩家公司pmo經(jīng)理的職位，從此他們的項(xiàng)目管理職業(yè)生涯將翻開新的一頁。a君去了一家外資企業(yè)的北京研發(fā)中心，總經(jīng)理是德國人，項(xiàng)目經(jīng)理出身，對項(xiàng)目管理非常精通，a君覺得在

2、那里很多項(xiàng)目管理的先進(jìn)思想可以得到應(yīng)用，是一個(gè)實(shí)踐他項(xiàng)目管理理念的良好舞臺;b君去了一家國內(nèi)知名私營企業(yè)的北京分公司，總經(jīng)理營銷出身，思維敏銳，有大局觀，b君覺得這是一家快速成長的企業(yè)，可以親自將項(xiàng)目管理理念植入到這個(gè)成長中的企業(yè)里，完整地經(jīng)歷這個(gè)從無到有的過程，相信自己在這個(gè)過程中一定能夠得到快速提升。關(guān)于他們即將任職的崗位，a君和b君都沒有太多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但對于pmo職能的理解，倒是非常一致，那就是pmbok?指南中關(guān)于pmo的職能定義：-管理pmo所轄全部項(xiàng)目的共享資源;- 識別和開發(fā)項(xiàng)目管理方法、最佳實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn);- 指導(dǎo)、輔導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督;- 通過項(xiàng)目審計(jì)，監(jiān)督對項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、政策、程

3、序和模板的遵守程度;- 開發(fā)和管理項(xiàng)目政策、程序、模板和其他共享文件(組織過程資產(chǎn));- 協(xié)調(diào)項(xiàng)目之間的溝通?！案杀?”兩人興奮地碰了一下酒杯，準(zhǔn)備開始大展拳腳了。第一節(jié) 一個(gè)季度后的困境三個(gè)月以后，a君接到了b君的電話，約他再去“項(xiàng)目”酒吧。進(jìn)了酒吧，a君就看到b君坐在角落里，愁眉不展?！霸趺戳?”a君問，“工作不順利?”“豈止是不順利，”b君仰脖干掉了一杯酒，“可能連試用期都過不了就要走人了”原來，b君來到公司后，躊躇滿志準(zhǔn)備大干一番，于是花了兩周時(shí)間在基層做了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)基層員工雖然對項(xiàng)目管理和pmo并不熟悉，但很容易接受并認(rèn)同項(xiàng)目管理的理念，很渴望通過項(xiàng)目管理解決目前公司職能型組織結(jié)構(gòu)中

4、存在的種種問題。于是b君針對企業(yè)現(xiàn)狀和問題寫了一套項(xiàng)目管理解決方案，其中包括將公司職能型組織結(jié)構(gòu)調(diào)整為矩陣型、推行項(xiàng)目化管理、給項(xiàng)目經(jīng)理和pmo充分授權(quán)等措施。b君自信滿滿的向公司總經(jīng)理匯報(bào)了兩次，但每次都只匯報(bào)了一半就被其他事情打斷，雖然總經(jīng)理每次都表示會(huì)花時(shí)間認(rèn)真讀報(bào)告并采取措施，但之后就沒了下文。通過溝通，b君逐漸感覺到總經(jīng)理和公司管理層主要精力都放在完成公司銷售額和利潤指標(biāo)上，一切工作圍繞如何簽單進(jìn)行，并不關(guān)心合同簽訂后如何有效執(zhí)行。同時(shí)，由于b君的報(bào)告中建議調(diào)整公司組織結(jié)構(gòu)，賦予項(xiàng)目經(jīng)理和pmo更大權(quán)力，削弱了業(yè)務(wù)部門和職能部門的權(quán)力，從而招致了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或明或暗的抵制和打壓。一個(gè)季度

5、過去了，b君的報(bào)告還停留在書面階段，根本沒有得到實(shí)施。b君領(lǐng)導(dǎo)的pmo在最近一次人力資源部組織的內(nèi)部滿意度調(diào)查中排名墊底“唉!”b君長嘆一聲，又干掉一杯酒，“只怪自己選錯(cuò)了公司，找了一個(gè)不懂項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)，不像你，有施展的空間?！薄拔?”a君苦笑一聲，“我也比你好不了多少”原來，a君上任后同樣給總經(jīng)理遞交了一份公司項(xiàng)目管理的改進(jìn)報(bào)告，提出近期的工作重點(diǎn)是在公司中下層員工中宣傳項(xiàng)目管理理念，增強(qiáng)員工項(xiàng)目管理執(zhí)行力?？煽偨?jīng)理掃了幾眼報(bào)告后就放在了一邊，同時(shí)拿出了自己擬制的一份推進(jìn)方案讓a君去實(shí)施，其核心思想是將公司項(xiàng)目整個(gè)生命周期全部量化管理，pmo要從項(xiàng)目可研階段就開始收集各種數(shù)據(jù)，每周要提交詳

6、盡的項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析報(bào)告，每兩周要組織公司級的項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)議，總經(jīng)理親自聽取所有項(xiàng)目經(jīng)理的匯報(bào)。a君及其手下從此每天起早貪黑忙于跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)、收集數(shù)據(jù)整理報(bào)告、組織會(huì)議，工作強(qiáng)度非常大。而公司基層項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由于缺乏必要的項(xiàng)目管理知識，在整理相關(guān)數(shù)據(jù)和匯報(bào)材料上耗費(fèi)了大量的時(shí)間，而且一旦在向總經(jīng)理匯報(bào)時(shí)出錯(cuò)就會(huì)被批評甚至處罰，產(chǎn)生了恐懼心理，開始隱瞞或編造數(shù)據(jù)，報(bào)喜不報(bào)憂，同時(shí)將pmo看作是管理層的“密探”，處處防備，更增大了a君的工作難度。“幾乎所有員工每天都躲著我走，”a君無奈地說，“pmo內(nèi)部已經(jīng)有一個(gè)員工因?yàn)槌惺懿蛔毫Χ岢鲛o職了?！盿君說著也舉起酒杯一飲而盡。兩人之后都陷入了沉默，只是一

7、杯接一杯地喝酒，他們都知道，如果不盡快采取措施挽救局勢，他們的pmo經(jīng)理經(jīng)歷很快就會(huì)結(jié)束。第二節(jié) 半年后的生存之道半年后的某天，是a君生日，兩人又相約到了“項(xiàng)目”酒吧。這次兩人的氣色均好了很多，雖然還沒有恢復(fù)到半年前的意氣風(fēng)發(fā)，但也沒有再垂頭喪氣，交流之后，發(fā)現(xiàn)雙方均在各自所在企業(yè)摸索出了一條生存之道。a君通過分析發(fā)現(xiàn)，并不是總經(jīng)理的項(xiàng)目管理推進(jìn)方案本身有問題，相反這是一種非常先進(jìn)的項(xiàng)目管理方式，之所以推行不下去，是執(zhí)行層員工自身項(xiàng)目管理能力沒有達(dá)到相應(yīng)水平，同時(shí)公司的項(xiàng)目管理支撐工具不到位所致。針對這一情況，a君組織全體部門員工主動(dòng)“下基層”，改變工作方式，由向項(xiàng)目組“要數(shù)據(jù)”改為幫助項(xiàng)目組

8、“寫報(bào)告”。這一方法受到了項(xiàng)目組的熱烈歡迎，pmo也由“密探”搖身一變成為“助手”，在共同整理項(xiàng)目報(bào)告的過程中，pmo逐漸將項(xiàng)目管理的理念和方法傳授給了項(xiàng)目經(jīng)理和員工，雖然這樣做會(huì)增大pmo的工作量，但pmo的成員都從工作中獲得了認(rèn)同感和成就感，工作熱情很高。同時(shí)，a君也注意項(xiàng)目管理工具的開發(fā)和推廣，由于這些工具能夠有效提高項(xiàng)目組成員整理數(shù)據(jù)的效率，因此也很快被項(xiàng)目組接受并使用。經(jīng)過三個(gè)月的磨合，公司各項(xiàng)目組的管理理念和方法都有了很大提升，對項(xiàng)目管理工具的使用也日漸熟練，花在整理報(bào)告上的時(shí)間顯著減少，pmo已經(jīng)不需要進(jìn)行大量的輔導(dǎo)工作，也能夠很順利、快速地收集到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。公司總經(jīng)理對于目前的

9、項(xiàng)目報(bào)告很滿意，項(xiàng)目的審查會(huì)議雖然仍舊兩周一次，但已不是每個(gè)項(xiàng)目都要“過堂”，而是只面向那些報(bào)告中反映重大問題的項(xiàng)目，會(huì)議的目的也不再是審數(shù)據(jù)，而是解決問題，那些上會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理也逐漸消除了恐懼心理，開始如實(shí)反映困難，甚至有個(gè)別膽大的項(xiàng)目經(jīng)理在會(huì)上向總經(jīng)理提出各種要求。一種良好的項(xiàng)目管理氛圍形成了!b君回去后也進(jìn)行了反省和分析，他決定先從解決業(yè)務(wù)的實(shí)際問題入手，讓管理層看到項(xiàng)目管理的有效性。于是他選擇了一個(gè)公司目前最松散、混亂的項(xiàng)目組，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)一頭扎進(jìn)去，用項(xiàng)目管理的方法幫助項(xiàng)目經(jīng)理重新梳理、組織工作。項(xiàng)目經(jīng)理正四面楚歌之際，突然來了援軍，自然非常感激，主管該業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)也樂得有人幫忙，于是工作開

10、展的很順利。漸漸地，項(xiàng)目狀況有了起色，b君將項(xiàng)目的各項(xiàng)情況和進(jìn)展整理成報(bào)告，委托總經(jīng)理的秘書每周放在總經(jīng)理案頭，開始總經(jīng)理并不關(guān)注，但某次拿起來認(rèn)真閱讀，發(fā)現(xiàn)確實(shí)有內(nèi)容，通過其他渠道打聽到該項(xiàng)目漸漸開展的有聲有色起來，于是對b君的工作開始關(guān)注起來。兩個(gè)月以后，pmo幫助的項(xiàng)目組已經(jīng)從“拖后腿”變成了“領(lǐng)先者”，其他業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理也紛紛向pmo伸出了橄欖枝，希望他們?nèi)椭?xiàng)目團(tuán)隊(duì)梳理工作。此時(shí)，總經(jīng)理找到b君，與他就項(xiàng)目報(bào)告和項(xiàng)目管理思路進(jìn)行了一輪深談，之后決定由b君來制定公司的項(xiàng)目管理流程和監(jiān)控匯報(bào)制度，并授權(quán)pmo具體推動(dòng)執(zhí)行。b君根據(jù)公司項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀，制定了一套關(guān)注核心管理要素

11、，簡便易行的管理制度和模板，由于之前b君在項(xiàng)目中取得的成績，基層員工對b君的項(xiàng)目管理能力十分信服，積極配合實(shí)施管理制度，并由此取得了較顯著的進(jìn)步。b君又將這些成績及存在的問題整理成清晰簡明的項(xiàng)目報(bào)告提供給管理層，獲得了進(jìn)一步的認(rèn)可。雖然公司的組織結(jié)構(gòu)仍然沒有改變，pmo的法定權(quán)限也沒有進(jìn)一步擴(kuò)大，但b君及b君領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)已經(jīng)被認(rèn)可為管理專家，成為項(xiàng)目信息的匯總中心，成功地掌握了專家權(quán)和信息權(quán)。a君和b君依靠各自的努力，成功地使pmo在企業(yè)中生存下來，回顧半年來的辛酸曲折，都有很多感慨。但事業(yè)如同逆水行舟，不進(jìn)則退，兩人都知道，維持生存并不是最終目標(biāo)，能夠引導(dǎo)企業(yè)走向更高層次才是真正的成功。于是，

12、短暫的相聚和暢談過后，兩人又分頭消失在夜色中，去探索各自的發(fā)展之路第三節(jié) 一年后的發(fā)展之道又過了半年，還是在“項(xiàng)目”酒吧，又見到了a君和b君的身影，如今的他們，已經(jīng)沒有了一年前的張揚(yáng)、三個(gè)季度前的頹唐、半年前的憂慮，身上增加的是從容和自信。a君和b君這半年來，由于逐漸取得了公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，pmo工作主要圍繞以下四個(gè)方面展開：(1)建立完整的公司級項(xiàng)目管理體系，主要包含制度、流程、工具、模板四個(gè)層面，并進(jìn)行體系的宣傳和推廣。(2)對項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行全方位監(jiān)控，包含范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等，并將其信息進(jìn)行匯總分析，形成報(bào)告遞交公司管理層，并跟蹤管理層意見落實(shí)情況，同時(shí)組織對項(xiàng)目的績

13、效考核。(3)協(xié)助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解決項(xiàng)目中的實(shí)際問題，特別是在項(xiàng)目管理的實(shí)操方法、跨團(tuán)隊(duì)跨部門的資源協(xié)調(diào)和溝通、與公司管理層的溝通等方面，給予項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有力支持。(4)組織項(xiàng)目管理方面的宣傳和培訓(xùn)，傳播項(xiàng)目管理思想，營造項(xiàng)目管理氛圍，建設(shè)項(xiàng)目管理文化。在工作中，a君和b君也不再閉門造車，而是經(jīng)?；ハ嘟涣魈接?，甚至組織兩個(gè)pmo之間的相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。在實(shí)踐中，a君和b君逐漸發(fā)現(xiàn)，雖然他們會(huì)組織已結(jié)束的項(xiàng)目進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和交流分享，但由于缺乏歸納和提煉，真正的精華和要義很難得到大范圍的推廣，有時(shí)反而一些個(gè)別項(xiàng)目的“特殊經(jīng)驗(yàn)”卻會(huì)被其他項(xiàng)目效仿。公司的組織過程資產(chǎn)越積越多，但對每個(gè)項(xiàng)目真正有用的東西，卻像

14、埋在沙中的金子，越來越難找。怎么辦?a君和b君共同想到一個(gè)好辦法建立項(xiàng)目模型!所謂項(xiàng)目模型，是指從一系列相似性質(zhì)項(xiàng)目過程中提煉出來的流程、技巧、模板的組合，它既不同于公司級項(xiàng)目管理體系那樣寬泛，也不同于單個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)那么獨(dú)特，而是介于兩者之間，可以有效指導(dǎo)同類項(xiàng)目開展工作的方法。項(xiàng)目模型通常包含但不限于以下內(nèi)容：- 同類項(xiàng)目生命周期模型;- 同類項(xiàng)目可方便使用的模板，如計(jì)劃、預(yù)算、合同、報(bào)告、專業(yè)文檔等;- 同類項(xiàng)目可共同借鑒的技巧，如團(tuán)隊(duì)組建、內(nèi)外部溝通、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、供應(yīng)商選擇等。通過建立項(xiàng)目模型，可以有效降低項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的能力以及相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的門檻，縮短團(tuán)隊(duì)熟悉項(xiàng)目工作的時(shí)間，提高工作效率，提升項(xiàng)目完成質(zhì)量。同時(shí)，pmo可以從更多的同類項(xiàng)目中吸取更好的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來補(bǔ)充完善到項(xiàng)目模型中，形成持續(xù)改進(jìn)。這是一個(gè)讓人興奮的思路，它把項(xiàng)目中產(chǎn)生的組織過程資產(chǎn)有效梳理并利用了起來，