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文檔簡介
1、項目管理軟件,技術(shù)部,天馬行空官方博客: ;QQ:1318241189;QQ群:175569632,主要內(nèi)容,項目管理軟件的特征 項目管理軟件的益處 應(yīng)用項目管理軟件的注意事項,天馬行空官方博客: ;QQ:1318241189;QQ群:175569632,項目管理軟件特征,預(yù)算及成本控制 日程表 電子郵件 圖形 轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料 處理多個項目及子項目 制作報表 資源管理 計劃 項目監(jiān)督和跟蹤 保密 排序和篩選 假設(shè)分析,預(yù)算及成本控制,人員工資:工時、加班 原材料 成本公式 實際成本和預(yù)算成本比較 報表:每項任務(wù)、資源或整個項目的費用情況,日程表,主要用來隊項目中各個單項資源或一組資源去定工作時
2、間??梢杂眠@些日程表計算出項目的進(jìn)度計劃。 基本工作時間設(shè)置 修改日程表 報表:按天、周、月顯示日程表,電子郵件,通過電子郵件發(fā)送項目信息。 了解項目重大變化 項目任務(wù)或進(jìn)度計劃 匯報工作情況 各種業(yè)務(wù)報表,圖形,項目管理軟件的一個最突出的特點是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表,包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。 根據(jù)基準(zhǔn)計劃,任何修改可以輕易地輸入到系統(tǒng)中,圖表自動反映這些改變。 將甘特圖地任務(wù)連接起來,顯示出工作流程。 甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。 突出關(guān)鍵路徑,顯示任務(wù)活動地延緩。,轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料,允許用戶從其他應(yīng)用程序,如word、EXCEL、MS project以及數(shù)據(jù)庫程序中
3、獲得信息。 轉(zhuǎn)入:為項目管理軟件輸入信息的過程。 轉(zhuǎn)出:發(fā)出信息的過程。,處理多個項目及子項目,項目可能需要分成較小的任務(wù)集合或子項目。 項目經(jīng)理同時管理幾個項目。 項目成員同時為多個項目工作。 項目管理軟件能為這些項目建立連接關(guān)系,同時處理多個項目,并繪制甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。,制作報表,項目全面匯報報表 項目主要階段(里程碑)報表 一定時間內(nèi)的各種信息:完成和正在進(jìn)行的任務(wù),以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。 財務(wù)報表:所有任務(wù)、真?zhèn)€項目預(yù)算、超支情況、累計預(yù)算成本、實際成本以及承付款項。 成本/進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則 對項目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報表。 定制的標(biāo)準(zhǔn)報表、交叉報表、變量基準(zhǔn)對比表。,資源管理,
4、資源清單:資源名稱、資源可利用時間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時率、資源的受益方法和文本說明。 資源的計劃日程表。 可以按百分比為任務(wù)配置資源,設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn),為同一任務(wù)分配各個資源,并保持對每項資源的備注和說明。 系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置,調(diào)整和修勻資源配置。,計劃,界定需要進(jìn)行的活動。 活動或任務(wù)清單 任務(wù)的標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價、預(yù)計工期(包括按各種計時標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計),明確任務(wù)的先后順序以及負(fù)責(zé)人 工作分解結(jié)構(gòu)(WBS) 進(jìn)度安排:任務(wù)機(jī)邏輯關(guān)系,任務(wù)優(yōu)先順序、反向進(jìn)度安排(從末期到日首期),調(diào)度占用時間,調(diào)度任務(wù),確定最晚開始或盡早開始時間,任務(wù)必須開
5、始或必須結(jié)束日期,或最早、最晚日期,項目監(jiān)督及跟蹤,項目管理的一項基本工作是對工作進(jìn)程、實際費用和實際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。 基準(zhǔn)計劃:實際進(jìn)程和成本與基準(zhǔn)計劃比較。 進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、費用、所用時間、起止日期、實際投入資金、耗用資源,以及剩余的工期、資源和費用。 多種報表格式:項目的監(jiān)督和跟蹤特征。,保密,項目文件 項目文件的基本信息 用戶信息,排序和篩選,利用派訊,用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息。 排序方式:按項目名稱、姓名、任務(wù)狀態(tài)、時間等 篩選:幫助用戶選擇符合具體準(zhǔn)則的一些資料。,假設(shè)分析,項目管理軟件一個非常實用的特點是進(jìn)行假設(shè)分析。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)的各種
6、風(fēng)險。 例:在項目的一些節(jié)點上,用戶向系統(tǒng)詢問:“如果拖延一周,會有什么結(jié)果”,系統(tǒng)會自動計算出延誤對項目的影響,并顯示出結(jié)果。 可以對項目中所有變量(人員、工資率、成本)進(jìn)行測試,觀察發(fā)生具體情況的影響。,應(yīng)用項目管理軟件的益處,精確性 經(jīng)濟(jì)性 使用簡便 處理復(fù)雜問題的能力 可維護(hù)性和可更改性 保持記錄 速度 假設(shè)分析,精確性,應(yīng)用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。 對于大型項目,人工繪制網(wǎng)絡(luò)圖、計算起止時間、監(jiān)控資源使用情況非常困難。 項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息并設(shè)有大量的內(nèi)部例行程序檢查用戶的錯誤。,經(jīng)濟(jì)性,節(jié)省計劃和跟蹤的人工成本。 提高管理效率。,使用簡便,
7、項目管理軟件的操作使用越來越簡便,稍加訓(xùn)練就可以掌握。,管理復(fù)雜問題的能力,項目管理軟家在處理大型項目的某些方面(特別是在數(shù)據(jù)方面)要比人工簡便得多。 對于只要少數(shù)活動的短期項目,人工方法也許行得通,但如果項目有數(shù)以千計的活動、持續(xù)紀(jì)念的時間,項目管理軟件對乳齒復(fù)雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少。,可維護(hù)性和可更改性,對人工系統(tǒng)進(jìn)行醒目信息的維護(hù)和修改,通常很麻煩。 利用項目管理軟件,數(shù)據(jù)資料的任何更改都會自動反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)表、成本表以及資源分布表等文件中。,保持記錄,各個團(tuán)隊成員的進(jìn)度計劃、各項任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資料。 為準(zhǔn)備優(yōu)質(zhì)的報表或?qū)碜鲇媱潟r,用到這些數(shù)據(jù)資料。 用戶必須不斷更新文件,使
8、記錄保持不失去意義。,速度,收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后,如見能非常迅速地進(jìn)行計算。 利用網(wǎng)絡(luò),項目信息可以及時傳遞到項目相關(guān)人員。,假設(shè)分析,假設(shè)分析使項目管理軟件地一個超前進(jìn)步地功能,是它的一個顯著有點。,應(yīng)用項目管理軟件的注意事項,沉溺于軟件程序中 安全錯覺 信息超載 學(xué)習(xí)曲線 過度依賴于軟件,沉溺于軟件程序中,一些項目經(jīng)理會沉溺于項目管理軟件中,可能會把大量時間投入軟件中,擺弄那些報表、功能,把工作中最主要的部分人員拋在腦后。,安全錯覺,項目經(jīng)理會認(rèn)為,由于有功能強大的軟件,項目會管理更出色。 如果項目偏離計劃,軟件能有辦法讓項目回到正常軌道上來。 軟件如果使用不當(dāng),它可能會顯示項目進(jìn)
9、行良好,但實際情況卻并非如此,單憑軟件顯示一切正常是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。,信息超載,項目管理軟件提供了眾多的功能和大量的信息。有時可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險局面。應(yīng)該只使用有合適功能的軟件。項目經(jīng)理要克制自己,避免使用某些功能,生成更多的報表和數(shù)據(jù)資料,卻對成功地完成項目毫無益處。,學(xué)習(xí)曲線,要熟練使用項目管理包,需要花些時間。所需時間根據(jù)個人地不同情況和經(jīng)歷而不同。 對于那些目前不使用計算機(jī)和商用軟件地人來說,會有一個明顯地學(xué)習(xí)曲線。 由于軟件越來越易于使用,使得為掌握軟件應(yīng)用而需要學(xué)習(xí)培訓(xùn)時間大大縮短。,過度依賴于軟件,由于項目管理軟件地應(yīng)用越來越容易和有趣,同時軟件提供了大量有吸引力地特性,使得項目經(jīng)
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