項(xiàng)目管理軟件特征.ppt

1、項(xiàng)目管理軟件,技術(shù)部,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,主要內(nèi)容,項(xiàng)目管理軟件的特征 項(xiàng)目管理軟件的益處 應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的注意事項(xiàng),天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,項(xiàng)目管理軟件特征,預(yù)算及成本控制 日程表 電子郵件 圖形 轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料 處理多個(gè)項(xiàng)目及子項(xiàng)目 制作報(bào)表 資源管理 計(jì)劃 項(xiàng)目監(jiān)督和跟蹤 保密 排序和篩選 假設(shè)分析,預(yù)算及成本控制,人員工資：工時(shí)、加班 原材料 成本公式 實(shí)際成本和預(yù)算成本比較 報(bào)表：每項(xiàng)任務(wù)、資源或整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用情況,日程表,主要用來隊(duì)項(xiàng)目中各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源去定工作時(shí)

2、間。可以用這些日程表計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。 基本工作時(shí)間設(shè)置 修改日程表 報(bào)表：按天、周、月顯示日程表,電子郵件,通過電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信息。 了解項(xiàng)目重大變化 項(xiàng)目任務(wù)或進(jìn)度計(jì)劃 匯報(bào)工作情況 各種業(yè)務(wù)報(bào)表,圖形,項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)最突出的特點(diǎn)是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。 根據(jù)基準(zhǔn)計(jì)劃，任何修改可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動(dòng)反映這些改變。 將甘特圖地任務(wù)連接起來，顯示出工作流程。 甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。 突出關(guān)鍵路徑，顯示任務(wù)活動(dòng)地延緩。,轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料,允許用戶從其他應(yīng)用程序，如word、EXCEL、MS project以及數(shù)據(jù)庫程序中

3、獲得信息。 轉(zhuǎn)入：為項(xiàng)目管理軟件輸入信息的過程。 轉(zhuǎn)出：發(fā)出信息的過程。,處理多個(gè)項(xiàng)目及子項(xiàng)目,項(xiàng)目可能需要分成較小的任務(wù)集合或子項(xiàng)目。 項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)管理幾個(gè)項(xiàng)目。 項(xiàng)目成員同時(shí)為多個(gè)項(xiàng)目工作。 項(xiàng)目管理軟件能為這些項(xiàng)目建立連接關(guān)系，同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目，并繪制甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。,制作報(bào)表,項(xiàng)目全面匯報(bào)報(bào)表 項(xiàng)目主要階段（里程碑）報(bào)表 一定時(shí)間內(nèi)的各種信息：完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。 財(cái)務(wù)報(bào)表：所有任務(wù)、真?zhèn)€項(xiàng)目預(yù)算、超支情況、累計(jì)預(yù)算成本、實(shí)際成本以及承付款項(xiàng)。 成本/進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則 對(duì)項(xiàng)目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報(bào)表。 定制的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、交叉報(bào)表、變量基準(zhǔn)對(duì)比表。,資源管理,

4、資源清單：資源名稱、資源可利用時(shí)間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時(shí)率、資源的受益方法和文本說明。 資源的計(jì)劃日程表。 可以按百分比為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個(gè)資源，并保持對(duì)每項(xiàng)資源的備注和說明。 系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。,計(jì)劃,界定需要進(jìn)行的活動(dòng)。 活動(dòng)或任務(wù)清單 任務(wù)的標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評(píng)價(jià)、預(yù)計(jì)工期（包括按各種計(jì)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計(jì)），明確任務(wù)的先后順序以及負(fù)責(zé)人 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS） 進(jìn)度安排：任務(wù)機(jī)邏輯關(guān)系，任務(wù)優(yōu)先順序、反向進(jìn)度安排（從末期到日首期），調(diào)度占用時(shí)間，調(diào)度任務(wù)，確定最晚開始或盡早開始時(shí)間，任務(wù)必須開

5、始或必須結(jié)束日期，或最早、最晚日期,項(xiàng)目監(jiān)督及跟蹤,項(xiàng)目管理的一項(xiàng)基本工作是對(duì)工作進(jìn)程、實(shí)際費(fèi)用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。 基準(zhǔn)計(jì)劃：實(shí)際進(jìn)程和成本與基準(zhǔn)計(jì)劃比較。 進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、費(fèi)用、所用時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入資金、耗用資源，以及剩余的工期、資源和費(fèi)用。 多種報(bào)表格式：項(xiàng)目的監(jiān)督和跟蹤特征。,保密,項(xiàng)目文件 項(xiàng)目文件的基本信息 用戶信息,排序和篩選,利用派訊，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息。 排序方式：按項(xiàng)目名稱、姓名、任務(wù)狀態(tài)、時(shí)間等 篩選：幫助用戶選擇符合具體準(zhǔn)則的一些資料。,假設(shè)分析,項(xiàng)目管理軟件一個(gè)非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設(shè)分析。這種分析能使項(xiàng)目經(jīng)理更好地控制有關(guān)的各種

6、風(fēng)險(xiǎn)。 例：在項(xiàng)目的一些節(jié)點(diǎn)上，用戶向系統(tǒng)詢問：“如果拖延一周，會(huì)有什么結(jié)果”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出延誤對(duì)項(xiàng)目的影響，并顯示出結(jié)果。 可以對(duì)項(xiàng)目中所有變量（人員、工資率、成本）進(jìn)行測(cè)試，觀察發(fā)生具體情況的影響。,應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的益處,精確性 經(jīng)濟(jì)性 使用簡便 處理復(fù)雜問題的能力 可維護(hù)性和可更改性 保持記錄 速度 假設(shè)分析,精確性,應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)主要益處是可以大大提高精確性。 對(duì)于大型項(xiàng)目，人工繪制網(wǎng)絡(luò)圖、計(jì)算起止時(shí)間、監(jiān)控資源使用情況非常困難。 項(xiàng)目管理軟件有精確的算法來計(jì)算項(xiàng)目信息并設(shè)有大量的內(nèi)部例行程序檢查用戶的錯(cuò)誤。,經(jīng)濟(jì)性,節(jié)省計(jì)劃和跟蹤的人工成本。 提高管理效率。,使用簡便,

7、項(xiàng)目管理軟件的操作使用越來越簡便，稍加訓(xùn)練就可以掌握。,管理復(fù)雜問題的能力,項(xiàng)目管理軟家在處理大型項(xiàng)目的某些方面（特別是在數(shù)據(jù)方面）要比人工簡便得多。 對(duì)于只要少數(shù)活動(dòng)的短期項(xiàng)目，人工方法也許行得通，但如果項(xiàng)目有數(shù)以千計(jì)的活動(dòng)、持續(xù)紀(jì)念的時(shí)間，項(xiàng)目管理軟件對(duì)乳齒復(fù)雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少。,可維護(hù)性和可更改性,對(duì)人工系統(tǒng)進(jìn)行醒目信息的維護(hù)和修改，通常很麻煩。 利用項(xiàng)目管理軟件，數(shù)據(jù)資料的任何更改都會(huì)自動(dòng)反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)表、成本表以及資源分布表等文件中。,保持記錄,各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的進(jìn)度計(jì)劃、各項(xiàng)任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資料。 為準(zhǔn)備優(yōu)質(zhì)的報(bào)表或?qū)碜鲇?jì)劃時(shí)，用到這些數(shù)據(jù)資料。 用戶必須不斷更新文件，使

8、記錄保持不失去意義。,速度,收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后，如見能非常迅速地進(jìn)行計(jì)算。 利用網(wǎng)絡(luò)，項(xiàng)目信息可以及時(shí)傳遞到項(xiàng)目相關(guān)人員。,假設(shè)分析,假設(shè)分析使項(xiàng)目管理軟件地一個(gè)超前進(jìn)步地功能，是它的一個(gè)顯著有點(diǎn)。,應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的注意事項(xiàng),沉溺于軟件程序中 安全錯(cuò)覺 信息超載 學(xué)習(xí)曲線 過度依賴于軟件,沉溺于軟件程序中,一些項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)沉溺于項(xiàng)目管理軟件中，可能會(huì)把大量時(shí)間投入軟件中，擺弄那些報(bào)表、功能，把工作中最主要的部分人員拋在腦后。,安全錯(cuò)覺,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為，由于有功能強(qiáng)大的軟件，項(xiàng)目會(huì)管理更出色。 如果項(xiàng)目偏離計(jì)劃，軟件能有辦法讓項(xiàng)目回到正常軌道上來。 軟件如果使用不當(dāng)，它可能會(huì)顯示項(xiàng)目進(jìn)

9、行良好，但實(shí)際情況卻并非如此，單憑軟件顯示一切正常是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。,信息超載,項(xiàng)目管理軟件提供了眾多的功能和大量的信息。有時(shí)可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險(xiǎn)局面。應(yīng)該只使用有合適功能的軟件。項(xiàng)目經(jīng)理要克制自己，避免使用某些功能，生成更多的報(bào)表和數(shù)據(jù)資料，卻對(duì)成功地完成項(xiàng)目毫無益處。,學(xué)習(xí)曲線,要熟練使用項(xiàng)目管理包，需要花些時(shí)間。所需時(shí)間根據(jù)個(gè)人地不同情況和經(jīng)歷而不同。 對(duì)于那些目前不使用計(jì)算機(jī)和商用軟件地人來說，會(huì)有一個(gè)明顯地學(xué)習(xí)曲線。 由于軟件越來越易于使用，使得為掌握軟件應(yīng)用而需要學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)間大大縮短。,過度依賴于軟件,由于項(xiàng)目管理軟件地應(yīng)用越來越容易和有趣，同時(shí)軟件提供了大量有吸引力地特性，使得項(xiàng)目經(jīng)