《秘書助理9bj》PPT課件.ppt

1、高級秘書、助理和行政人員技能提高訓(xùn)練營,十年職業(yè)培訓(xùn)實務(wù)經(jīng)驗，曾任跨國集團中國區(qū)的中方培訓(xùn)經(jīng)理、國內(nèi)某電子5強企業(yè)的人力資源高級經(jīng)理，擁有豐富的實務(wù)經(jīng)驗。曾先后為順德美涂士、熊貓電子、中國電信、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、香港東旭涂料公司、廣東省公路建設(shè)公司等幾十家企業(yè)做過咨詢和內(nèi)訓(xùn)。 參加過本課程的學(xué)員來自：廣發(fā)銀行、工商銀行、九陽豆?jié){、順德順威電器、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、深圳航空、阿克蘇諾貝爾涂料、可口可樂、平安保險、山東臨工、基美電子（蘇州）有限公司、上海石化水處理、航新電子、華凌電器、萬和電器、海爾電器、白云電器、鴻智電器等,林恩,第1單元：你的工作。秘書助理是干什么的？ 第2單元：工作中的你。

2、什么是五星級秘書助理？ 第3單元：辦公室的5S管理 第4單元：五星級秘書助理的專業(yè)技能 年度月度周度時間表工作計劃管理 事務(wù)工作落實跟進追蹤管理 事務(wù)性活動項目清單管理 檔案管理 會議管理 公文寫作,目 錄,第一單元：角色認(rèn)知,秘書助理是干什么的？,秘書/助理做什么?,收發(fā)書信接待來訪 衣食住行安排 辦公室管理 日程安排 文書文案寫作 信息管理 會議組織與管理 協(xié)調(diào)部門之間工作 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾 處理與同事之間的關(guān)系,與政府外交 與媒體討價還價 宴會主持 展覽會導(dǎo)演 舉辦簽字儀式 公司活動里外操心 既是警察又是司法官 既是清潔工又是聯(lián)合國秘書長 ,事情太多做不完 突發(fā)事件突發(fā) 槍林彈雨壓力大

3、 關(guān)系錯綜復(fù)雜 又要能說又要會寫 好像我是萬能的 沒有角色的角色 多頭無法分身 多、煩、雜、亂 夾心餅干,秘書/助理的感覺,初級秘書事務(wù)性文秘 應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、事務(wù)專員、部門事務(wù)助理、主任助理、工作簡單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務(wù)性工作處理。主要是瑣碎事務(wù)操作、電腦文案。 中級秘書文秘 + 輔助管理包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的總經(jīng)理秘書。他們的權(quán)力和責(zé)任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力。 高級秘書文秘 + 獨立管理 包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)

4、總裁秘書等。他們屬于管理階層，對他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨立進行項目管理、事務(wù)統(tǒng)籌、決策指揮。,職能角色定位,職 位：行政助理 工作定位：事務(wù)文秘 崗位職責(zé)： 行政工作 電話接收、轉(zhuǎn)接、記錄，公司電話、通訊錄的編輯、修改、入檔管理。 公司業(yè)務(wù)相關(guān)單位、客戶的通訊錄分類歸檔管理。 公司傳真文案收發(fā)、傳真件派發(fā)登記，傳真原件歸檔管理。 公司行政會議的通知、會務(wù)準(zhǔn)備。 公司行政會議記錄，及會議記錄傳閱處理并系統(tǒng)分類歸檔。 復(fù)印機保管、復(fù)印登記檢查。負責(zé)公司熱水器管理。 來客接待、引領(lǐng)安排。 公司通告欄管理，在經(jīng)理協(xié)助下進行公司檔案的系統(tǒng)分類、編號、

5、文案整理收集歸檔管理。 公司報紙書信收發(fā)管理，鑰匙管理，及其它日常行政事務(wù)、文案工作。 辦公用品計劃、收發(fā)保管等管理工作。 業(yè)務(wù)工作 協(xié)助業(yè)務(wù)員進行合同校對檢查后送交出納。 客戶檔案管理。 域名申請的續(xù)約跟進，客戶欠費追繳。 客戶投訴記錄歸檔。 業(yè)務(wù)資料存檔。 公司對外宣傳活動的稿件、相片等資料的存檔。 公司獎勵、榮譽證書、資格證書管理。 公司大事記管理。,角色定位案例,職 位：總經(jīng)理助理 工作定位：文秘獨立管理 崗位職責(zé)： 日常文案處理工作：文件起草、編輯、匯總、報表制作等。 月度報表制作。 會議記錄。 每周末制作部門的下周工作備忘跟進表。 檔案建立、歸類整理、日常管理。 協(xié)助總經(jīng)理嚴(yán)格進行

6、未完成工作的跟進。 月度費用匯總分析。 定期內(nèi)聯(lián)網(wǎng)發(fā)布信息或培訓(xùn)資料。 收集培訓(xùn)公司信息，制作培訓(xùn)目錄。 協(xié)助培訓(xùn)、招聘、工資、保險等具體工作。 與部門人事助理保持密切聯(lián)系，關(guān)懷員工。,角色定位案例,秘書助理能力強弱對比案例,今天要掌握最重要的三個觀念,銷售意識,細節(jié),產(chǎn)品化,第二單元：五星級秘書,老板眼中的你/ 怎樣與上司溝通,老板/上司的坐標(biāo)系,D1,D4,D2,D3,一知半解 失望者,初學(xué)者,高,低,高,能力,搖搖擺擺的 老革命,自我成就者,態(tài)度,OH350,你屬于“哪一類人” 比你做哪一件事更重要 五星級職業(yè)秘書：心態(tài)好、能力強,老板上司怎樣評價你？,小游戲,依照經(jīng)理的指示執(zhí)行任務(wù)：,

7、第三單元：5S管理,辦公室5S管理,如何做好5S整理,1、整理： 含義：將需要的和不需要的物品明確分開，并處理不需要的物品。 目的：騰出空間，防止誤用。,要區(qū)分對待：馬上要用的、暫時不用的、長期不用的 將需要的物品數(shù)量降到最低程度！ 對可有可無的的物品，應(yīng)堅決處理掉，決不手軟!,要領(lǐng),如何做好5S整頓,2、整頓： 含義：將需要的物品，擺放成誰都能找到并便于使用的狀態(tài)。即尋找時間為零 目的：工作場所一目了然，消除找尋物品的時間，井井有條的工作秩序。,徹底整理，只留下需要的物品。 根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法，合理利用空間， 100%定位放置。 利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進行標(biāo)識。,要領(lǐng),如何

8、做好5S清掃,3、清掃： 含義：經(jīng)常清掃保持清潔，將各個角落的臟物清理掉。 目的：保持良好的工作情緒，穩(wěn)定品質(zhì)，達到零故障、零損耗,怎么清掃？ 看不見的地方，也要徹底打掃干凈。 經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。,要領(lǐng),如何做好5S清掃,自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行) 清掃責(zé)任分區(qū)。,如何做好5S清潔,4、清潔： 含義：將整理、整頓、清掃進行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。 目的：成功慣例和制度，是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，企業(yè)文化開始形成。,連續(xù)不斷的進行整理、整頓、清掃活動 花時間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度 每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S,要領(lǐng),如何做好5S素養(yǎng),5、素養(yǎng)：

9、 含義：對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。 目的：讓員工遵守規(guī)章制度、培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才、鑄造團隊精神,持續(xù)推動4S活動直至習(xí)慣化 嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識 充滿熱情的開始每一天的工作,要領(lǐng),任何做好文件的5S,整理,整頓,清掃,清潔,素養(yǎng),如何做好5S素養(yǎng),小練習(xí)：,小測試,整理是把_物品與_物品區(qū)分開來，并處理_物品。 整頓是將_物品，擺放成_的狀態(tài)。即尋找時間為零。 清掃是經(jīng)常_保持_，將_清理掉。 清潔是將_進行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。 素養(yǎng)是對于規(guī)定了的事情，大家都按_去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種_。,第四單元：專業(yè)技能訓(xùn)練,工作計劃管理 辦

10、公事務(wù)管理 文檔管理 學(xué)會用圖表說話 會議管理,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能一, 制定工作計劃,以下目標(biāo)符合SMAC嗎？,7月份完成CSF銷售人員的招聘工作，8月完成QED銷售人員的招聘工作 白云地區(qū)設(shè)立新分公司9月16日白云分公司開始正式運作 要把銷售做好，力爭超過A分公司 0708財年惠州目標(biāo)批發(fā)生意月均400萬以上，惠東210萬，2個VIP客戶100萬，其他地區(qū)批發(fā)90萬。,年度月度周度時間表工作計劃管理,一張表制作年度工作計劃 一張表制作月度工作計劃 一張表制作周度工作計劃,年度計劃,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能二, 事務(wù)工作跟進跟蹤管理,練習(xí)：根據(jù)你的思路整理下面的信息,下半年的培訓(xùn)計劃為什么不把銷

11、售技巧的培訓(xùn)列為重點，還有費用預(yù)算不準(zhǔn)確吧，去年總共花掉的培訓(xùn)費是多少？要先去查一下！不清楚可以找財務(wù)部！東北代理商的貨款已經(jīng)逾期40多天，應(yīng)由財務(wù)部和銷售共同去追蹤在此之前一律停止再發(fā)貨，還有深圳那個代理商一再投訴廣州串貨的問題，怎么解決，要不要處罰？上個月的銷售計劃沒有完成，到現(xiàn)在還沒有一個明確的答復(fù)。市場反映的質(zhì)量問題，是開發(fā)問題呢還是生產(chǎn)問題還是客戶借故退貨？退貨流程為什么還沒有制定出來？其中財務(wù)部必須對退貨的金額進行確認(rèn)，是用新品補充還是直接從貨款中扣除？業(yè)務(wù)員不夠是否可同人事部商量這個禮拜就去招聘，招聘的時候必須說清楚提出的方法，免得招來后做不了三天就走了。這三個月以來業(yè)務(wù)人員的費

12、用和業(yè)績請列一個清單并核算投入與產(chǎn)出。業(yè)務(wù)人員應(yīng)該有本地人擔(dān)保。上次黃小明不辭而別，他所負責(zé)的湖南省的客戶是誰在接手？應(yīng)收帳由誰負責(zé)？聽說他已經(jīng)從客戶那邊取走了現(xiàn)金，我的意見是應(yīng)該殺一儆百，以教育其他業(yè)務(wù)人員。還有，關(guān)于購買一臺發(fā)動機的事，工程部的報告簡直就是沒有管理，為什么會燒壞？如果折舊還沒有分?jǐn)偼甑脑?，?yīng)該扣款罰，但不管怎么樣，應(yīng)該調(diào)查責(zé)任人，給予行政處罰先。如果那些客戶過來看廠的話，有多少人，我下個月12日到18日要去上海出差。廠里的事情暫全部交由副總經(jīng)理。,事務(wù)管理管什么?,用水用電用汽 證件名片管理 吃飯管理 垃圾管理 清潔管理 卷紙管理 制服工衣管理 鑰匙管理 茶水管理 生老病死

13、管理,文具物品管理 報紙雜志圖書管理 地毯桌椅板凳管理 零星采購 值班排班排位 傳真復(fù)印辦公設(shè)備管理 送洗租房 藥品 訪客/約會/假期安排,事務(wù)工作落實跟進追蹤管理,如何制作跟進備忘 如何提醒工作落實 如何制作工作落實執(zhí)行表 信息溝通平臺建立,墻上 電腦上 錢包里 筆記本 備忘清單 更新,怎樣制作各類“備忘卡”,小題要大做,案例4：備忘卡,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能三, 事務(wù)工作 項目清單,目 錄 1、十周年活動總體策劃方案1 2、十周年慶典員工活動整體安排2 3、十周年慶典籌備小組分工及職責(zé)一覽表3 4、十周年慶典活動(12日13日)戶外拓展安排 4-9 5、十周年慶典活動拓展活動注意事項10 6

14、、十周年年慶典活動拓展訓(xùn)練教官名單11 7、十周年慶典晚會流程12-19 8、十周年慶典活動嘉賓行程時間表20 9、十周年慶典活動嘉賓住宿安排21 10、拓展基地集體照方案 22 11、集體照布局圖 23 12、十周年慶典活動乘車安排 24 13、十周年慶典活動晚宴座位安排 25 14、晚宴臺獎?wù)f明及臺長職責(zé) 26 15、十周年慶典活動住宿安排 27 16、十周年慶典活動住宿地點名泉山莊樓層分布圖 28 17、十周年慶典活動交通及停車場示意圖 29 18、十周年慶典活動晚宴座位示意圖 30 19、十周年慶典活動晚會座位示意圖 31 20、十周年慶典活動工作人員名單 32 21、十周年慶典活動工

15、作人員乘車安排 33 22、十周年慶典活動工作人員住宿安排 34 23、車長職責(zé) 35-36 24、五周年長期服務(wù)獎名單 37-38 25、五周年長期服務(wù)獎人員上臺領(lǐng)獎順序安排 39 26、無限極足球隊名單 40 27、“手足情”歌詞41 本手冊以當(dāng)天的統(tǒng)籌人員指揮為準(zhǔn)，僅供參考。,練習(xí),Amy是一家公司的總經(jīng)理秘書，某日，總經(jīng)理突然把她叫進去，跟她說：“我覺得現(xiàn)在銷售部門的員工士氣低落，凝聚力很差，你看看我們做一次團隊的活動如何？我希望通過這次活動能夠讓大家更加有激情，更加團結(jié)我想了想就你去組織吧，人事部門最近都在忙招聘，我們以總經(jīng)辦的名義來做。今天是5月11日，我們6月20日搞這個活動，去

16、M酒店做一整天的封閉訓(xùn)練。你去做個方案給我吧！” 該公司銷售部門的員工一共是97名，其中總部48名（其中1位是銷售經(jīng)理，兩名是主管），總部設(shè)在S市，在S市的周邊三個縣級市設(shè)了辦事處，A辦事處有銷售人員15名（包括1名主管），B辦事處有銷售人員18名（包括1名主管），C 辦事處有銷售人員16名（包括1名主管），三個辦事處和總部離M酒店大概都是1小時車程。 請你幫助Amy草擬一個項目實施的方案書。,項目活動的組織,確定項目組織架構(gòu)及項目范圍 落實項目小組成員，劃定職責(zé) 制定詳細項目推進計劃，并跟進落實 反復(fù)研討，確保細節(jié)不遺漏,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能四, 檔案管理,文檔分類工作規(guī)范,文檔分類的方法

17、按載體分：紙質(zhì)文檔和電子文檔 按對應(yīng)的工作性質(zhì)分：技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)文檔和行政文檔等。 按文檔的功能分：培訓(xùn)資料、技術(shù)資料、人事管理、行政管理、流程規(guī)范、通知 按保密程度：絕密、機密、秘密等 按緊急程度：特急、緊急。 復(fù)合分類法：先按級別分：一/二/三/四級分類；每級里面再按類別分 ,案例：三級分類方法,一級分類：XX部門 （按部門分類） 二級分類：行政(A)、人事(B)、報告(C)、聯(lián)絡(luò)單(D)、紀(jì)要(E)、表單(F) （按部門內(nèi)不同工作模塊來分） 三級分類：招聘（1）、薪酬（2）、考核(3)、培訓(xùn)（4） （按模塊內(nèi)不同的業(yè)務(wù)模塊來分） 四級分類：招聘工作流程（01）、招聘計劃（02）、招聘渠道

18、（03）、求職者簡歷（04）、招聘總結(jié)（05） （按業(yè)務(wù)模塊再細分）,文檔分裝工作規(guī)范文件夾,1、側(cè)脊標(biāo)簽 要求：注明文件所屬部門、分類名稱、文件夾位置編號等。 1）適用于文件夾側(cè)脊正中； 2）“位置編碼”為黑體20號；“二級名稱”為黑體60號，“一級名稱”為楷體粗3號。,文檔分裝工作規(guī)范文件夾,2、文件分類標(biāo)識表 要求：貼在文件夾的正面，標(biāo)明文件分類名稱、放置地點、保管年限、保管責(zé)任人。,文檔分裝工作規(guī)范文件夾,3、文件目錄 要求：在文件夾的第一頁必須列文件目錄。,文檔分裝工作規(guī)范文件袋,文件袋正面標(biāo)簽 要求：標(biāo)明文件分類名稱、文件編號、密級、文件目錄等。 文件袋反面標(biāo)簽 要求：粘貼文件查閱

19、登記表。如為保密文件，封口處加蓋簽章。,文檔銷毀工作規(guī)范,銷毀條件 已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。 公司指定要銷毀、作廢的文件。 會議上回收的保密文件。 不需部門存檔的保密類文件。 無保存價值的文件。,保密文檔的管理,本卷情況說明：（共 頁） （年度部門文件分卷名） 查閱權(quán)限： （級）以上人員或經(jīng) （主管）同意 保存期限：自 年 月至 年 月,卷內(nèi)備考表,保密文件的傳遞： 要求填寫相關(guān)表格，并經(jīng)過主管簽字方可進行傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確認(rèn)。,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能五, 工作“產(chǎn)品化”,為什么學(xué)會“工作產(chǎn)品化”,手冊 光碟 圖表 模板 電子雜志,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能六, 會議管理,會議

20、管理,成功會議的幾個特點： 有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標(biāo)。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認(rèn)同感,展露個人才能。 參與參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健全發(fā)展。 效率當(dāng)一個會議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。 學(xué)習(xí)在參與開會的同時有更多學(xué)習(xí)的機會。,首先，根據(jù)需要向上司提出召開會議的建議，或者根據(jù)上司的要求安排會議，或者根據(jù)有關(guān)部門及人士提出的申請組織會議。和上司商量，確定會議主題，擬定日程，人員范圍，敲定有關(guān)原則，并據(jù)此制定完整可行的會議會議籌備方案。 其次，制作規(guī)范的會議通知并發(fā)給所有參會人員。 第三，無

21、論會議是由高級秘書或其他人主持，都應(yīng)準(zhǔn)備會議程序表和相關(guān)資料，確保會議按事先計劃進行。 第四，落實會議場地及相關(guān)設(shè)備，并在開會前一天親自確認(rèn)。如有必要可多準(zhǔn)備一套應(yīng)急方案以防不測。 第五，如系大型會議，應(yīng)與有關(guān)方面聯(lián)系安排參會者的食宿交通及接待，這就必須像旅行社一樣，先做一份表，將所有可能涉及到或必須解決的事項逐一列明，做到心中有數(shù)，然后組織專人分頭落實。,會議管理會議準(zhǔn)備,會議管理會議準(zhǔn)備,第六，確認(rèn)參會者人數(shù)，做出相應(yīng)調(diào)整。會議出現(xiàn)缺席自然會使會議的結(jié)果有所折扣，為了彌補缺席可能造成的影響，一是要獲得因故缺席者的書面意見作為會議的內(nèi)容參與交流，二是要求缺席者委托他人代行權(quán)利。 第七，準(zhǔn)備會

22、議所需物品。例如上次會議記錄、本次會議有關(guān)資料、幾份多余的議事日程表、出席人員簽到本、缺席人員回復(fù)、空白信紙、記事本、筆、錄音機、投影儀、音響器材、白板等。 第八，提前到達會議場所，布置會場，調(diào)試音響，備好茶水，開啟燈光和空調(diào)，按事先設(shè)計好的座位表排好座位，放好資料和有關(guān)物品。檢查無誤，恭候參會者光臨。,什么是籌備方案 這是會議的預(yù)演，通過想象和策劃，將計劃全過程形成文字，以便上司和有關(guān)人員可以在此基礎(chǔ)上集思廣益，達成共識，指導(dǎo)落實。 方案內(nèi)容包括： 1) 確定會議名稱 9）會議設(shè)備和用品種類、要求 2) 確定議題 10）會議記錄安排 3) 確定與會人員 11）會場服務(wù)安排 4) 確定時間地點

23、 12）會議預(yù)算安排 5) 確定會議通知內(nèi)容 13）議定事項催辦及反饋的程序、要求、責(zé)任人 6) 會議通知跟進落實程序與要求 14）其他注意事項 7) 會場布置要求 15）會議后勤安排 8) 會議文件資料種類、內(nèi)容、要求,會議管理會議籌備方案,會議管理會議通知,會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括 1) 被通知者 2) 會議名稱 3) 會議日期和時間 4) 會議地點 5) 出席對象或議事日程 6) 通知者或授權(quán)者 7) 注意事項； 8) 企業(yè)名稱 9) 通知日期,會議通知范例,會議名稱: 業(yè)務(wù)會議 目 的: 公司本季營業(yè)額嚴(yán)重衰退,本次會議將 討論下降原因，并商談改善對策。 時 間: 2002.03.18 A

24、M10:00 地 點: 大會議室 議 程: 1.現(xiàn)況說明 2.各部門報告 3.未來趨勢分析 4.改善方案 準(zhǔn)備資料: 與會各部門報表、分析報告 參加人員: 客服經(jīng)理、MTQC、MT制程、設(shè)計人員 會議主持: 營業(yè)部經(jīng)理XXX,會議管理會議文件的準(zhǔn)備,會議文件 指導(dǎo)性文件： 上級或上司指示、會議起因文件。 主題內(nèi)容文件： 開幕詞、主題報告、專題報告、大會正式?jīng)Q議、閉幕詞。 進程文件： 會議程序表、日程安排表、會議記錄、會議簡報、選舉 或表決程序表。 參考文件： 調(diào)查報告、典型材料 提案文件： 提案 會議成果文件： 選舉結(jié)果、會議紀(jì)要、新聞公報、傳達文件、執(zhí)行計劃。 會議管理文件： 會議通知、議事

25、規(guī)則、證件、保密制度、管理規(guī)定等。,會議管理會中事務(wù),協(xié)助和監(jiān)督會議簽到處的工作程序。 指派有關(guān)人員陪同與會者入席。 陪同上司或代表上司接待與會者。 整理并打印與會者姓名及其公司名稱的會議出席者名單分發(fā)給與會者。 指派專人作會議記錄或錄音。 指派專人拍照或攝影。 指派專人負責(zé)會場內(nèi)外保安。 指派專人安排座位及放置席位卡。 滿足上司的臨時要求。 滿足重要與會者的特別需要。 指派專人收集整理會議信息打印簡報分發(fā)給與會者。 協(xié)調(diào)會議過程中的各項活動。,會議管理會議程序,1) 宣布會議開始。 2) 核對法定人數(shù)。 3) 宣讀會議程序。 4) 宣讀有關(guān)報告。 5) 討論有關(guān)報告。 6) 討論各項議題。

26、7) 做出有關(guān)決定。 8) 表決。,會議議程安排的技巧,由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。,會議記錄分原始記錄和整理記錄兩種。 原始記錄就是用快速記錄、要點記錄或錄音方式，同步記錄下會議的過程、議題、發(fā)言的要點、討論的內(nèi)容、決定等。 要點： 完整，簡潔，條理清楚 ， 準(zhǔn)確 活用代號、KEY WORD 整理記錄是根據(jù)原始記錄進行整理后作出的完整的會議文件。 整理記錄的作用有兩點：一是打印成文

27、后給與會者，以便落實會議精神；二是存檔備案，作為企業(yè)的歷史資料予以珍藏。,會議管理會議記錄,會議管理,標(biāo)準(zhǔn)的整理記錄應(yīng)按順序反映如下內(nèi)容： 1)會議主題 2)會議描述 3)與會者人數(shù)者人數(shù) 4)缺席者和缺席原因 5)用準(zhǔn)確措詞按順序記錄的會議內(nèi)容 6)會議結(jié)果 7)其他事項 8)會議記錄整理者簽名 9)會議主席簽名 10)會議記錄整理日期,會議管理會議記錄,會議管理會議善后,將會議上使用的所有的文件資料放回原處。 其次，整理會場，清還有關(guān)器材設(shè)備及用品。 再次，結(jié)算有關(guān)費用。 最后，整理會議記錄并經(jīng)上司簽字后打印成文分送有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。 根據(jù)會議決議的重要事件進行跟蹤或提醒,會議管

28、理會后跟進,任務(wù) 完成時間 衡量標(biāo)準(zhǔn) 責(zé)任人 跟進人,專業(yè)技能訓(xùn)練, 技能六, 商務(wù)公文寫作,商務(wù)公文寫作一,開篇 商務(wù)公文寫作的概念,商務(wù)文書寫作四要素,主旨 材料 結(jié)構(gòu) 語言,商務(wù)文書分類,指揮性文書指示 規(guī)范性文書章程 報請性文書請示 知照性文書通知 聯(lián)絡(luò)性文書信函 記錄性文書會議記錄 報導(dǎo)性文書新聞 法律性文書合同,商務(wù)公文寫作二,寫作步驟 如何寫出好文章,行動目標(biāo), 第一步, 制定正確的 行動目標(biāo),行動目標(biāo),總經(jīng)理讓你組織全公司的秘書開會，你確定了時間和地點后發(fā)一個郵件給所有秘書。,案例分析：,請分析你的行動目標(biāo)。,行動目標(biāo),行動目標(biāo) 別人 的行動,“我要通知每個秘書會議的時間和地點?！?被動目標(biāo) 你 的意愿,“我要在會議前一個星期讓每個秘書確認(rèn)能否參加?！?正式指數(shù), 第二步, 決定文章的 正式程度