文檔管理(ppt 25頁).ppt

1、文 檔 管 理,目 錄,1、概論 2.文檔的制作與發(fā)放 3.檔案管理的方法,1、概論,一.文件、檔案的概念 1.文件 法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的 形式經(jīng)過一定的處理程序而形成的書面 文字材料 2.檔案 是一個單位在公務(wù)活動中形成的具有查考利用價值的歸檔集中保存起來的文件材料(包括技術(shù)圖形、影片、照片等),3.文檔的格式: 文件格式:標(biāo)題、部門代號、年號和順序號 正式格式:除綜合性的報告、總結(jié)外,一文一事 文尾格式: 發(fā)文機(jī)關(guān)(落款或署名):對此文件負(fù)責(zé)的機(jī)關(guān)、人 發(fā)文時間:最后發(fā)出時間 上呈、抄報機(jī)關(guān):使領(lǐng)導(dǎo)有所了解、對本部門有規(guī)範(fàn)、管理的部門,二、檔案管理的意義,1.作為法令的依據(jù) 檔案管理有

2、利於隨時查閱相關(guān)法令或本公司的規(guī)章制度、會議決定,為公司業(yè)務(wù)運(yùn)行找到可靠的依據(jù),2. 處理業(yè)務(wù)的參考 使業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時準(zhǔn)確、全面、客觀地了解企業(yè)情況,避免發(fā)生差錯 3.保密 企業(yè)檔案中,有些文件資料是秘密的,如果不專門加以管理,就很容易造成商業(yè)機(jī)密泄露,造成意想不到的損失,三.檔案管理的原則,1.集中管理原則企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何人不得占為己有,因此應(yīng)集中管理檔案 2.共同分享原則盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所,提高檔案的保密系數(shù)和安全性,同時降低管理成本 3.分類歸檔原則及時分類、整理、編輯與傳遞,科學(xué)歸檔保管,提高管理質(zhì)量與效率,四.檔案管理的任務(wù),一言蔽之使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化系

3、統(tǒng)化資訊化 1.收集、整理、保管和統(tǒng)計與本公司 有關(guān)的各種檔案 2.辦理檔案的借閱,做好檔案利用和 研究 3.進(jìn)行檔案的鑒定,對超出保管期限 的檔案提出存毀意見,要求 1.維護(hù)檔案的完整性/安全性與便于使用相結(jié)合 2.對電子檔篩選打印摘要送閱存檔(同時保存電子檔),2.文檔的制作與發(fā)放,遵守公司及部門公文管理、保密相關(guān)制度 負(fù)責(zé)對本部門發(fā)出文件的嚴(yán)肅性、規(guī)範(fàn)性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行監(jiān)督、檢查 有責(zé)任注意本部門發(fā)文內(nèi)容與其他部門發(fā)文不發(fā)生沖突、矛盾,發(fā)現(xiàn)問題時,應(yīng)告知主管並提供相關(guān)文件、資料等,文件編號應(yīng)統(tǒng)一管理 文種選用應(yīng)統(tǒng)一管理 應(yīng)對所制作的文件做好磁盤處理,並在磁盤和計算機(jī)內(nèi)建立文件目錄,便於修改或

4、查詢 應(yīng)在保證時效性和保密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷.文件在簽發(fā)當(dāng)日即應(yīng)發(fā)放到指定單位或人員手中,發(fā)文前應(yīng)保存文件底稿、附件及磁盤文件原稿,發(fā)文后應(yīng)將文件原稿附發(fā)文簽收記錄收存入檔 傳真發(fā)出前應(yīng)檢查所發(fā)傳真是否有錯漏;發(fā)出后應(yīng)向?qū)Ψ诫娫挻_認(rèn)是否收到.密級傳真,應(yīng)確認(rèn)發(fā)至對方親收.傳真完畢須在傳真件上註明,並根據(jù)需要決定是否存檔,3.檔案管理的方法,一.管理的方法包括: 收集、整理、鑒定、保管、提供利用均需標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)化資訊化 二.收集 1.收集本單位在公務(wù)活動中不斷產(chǎn)生的文件,整理組合成案卷,2.注意事項 A.歸檔範(fàn)圍(哪些要?dú)w檔,哪些不需歸檔) B.歸檔時間(既便於工作,又保證重件不丟失

5、) C.歸檔要求(對歸檔文件提供系統(tǒng)性、完 整性,要保持文件材料之間的歷史聯(lián)系, 區(qū)分保存價值,分類整理),3.立卷 區(qū)分保存價值,分類整理,立卷歸檔 A.立卷注意點 ?要符合文件形成的特點和規(guī)律 ?保持文件之間的歷史聯(lián)系 ?要考慮文件的不同價值 ?組成的案卷要便於管理和查找利用,B.立卷的方法 ?按主題立卷 ?按作者立卷 ?按時間立卷 ?按文件名稱立卷 ?按地區(qū)立卷,C.擬寫案卷標(biāo)題 ?要求:準(zhǔn)確、扼要、標(biāo)準(zhǔn) D.卷內(nèi)文件的系統(tǒng)整理和案卷的技術(shù)加工 ?卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列 ?編寫卷內(nèi)文件頁號(按頁張編制順序號) ?編制卷內(nèi)文件目錄 ?編制備考表(注明卷內(nèi)文件缺損/修改/移轉(zhuǎn)/借閱及歸還/銷

6、毀) ?案卷的裝訂,三.整理,將已歸檔的檔案進(jìn)行分類組合,排列和編目,使之進(jìn)一步系統(tǒng)化,以便管理、利用 1.區(qū)分全宗:必須按全宗整理,一個立檔單位形成的全部檔案構(gòu)成一個全宗. 2.檔案的分類: A.單式結(jié)構(gòu): ?年度分類法 ?組織結(jié)構(gòu)分類法 ?問題分類法,B.復(fù)式結(jié)構(gòu): 年度-組織機(jī)構(gòu)分類法 年度-問題分類法 組織結(jié)構(gòu)-年度分類法 問題-年度分類法 3.案卷的系統(tǒng)排列-按照一定的方法,把已經(jīng)裝訂成冊的案卷加以排列,以保持案卷與案卷之間的聯(lián)系 A.方法:一般以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,B.按順序排列好后,即著手登記本單位 (部門)案卷目錄表(附后) 4.建立分類案卷目錄 A.依各單位(部門)登記之目錄表,分類 編成若干本案卷目錄 案卷目錄=目錄表+封面+備考表,案卷目錄表,四.鑒定,1.依保管期限進(jìn)行文檔的清存、銷毀 2.保管期滿后的簽定