機關干部呈文辦事應注意事項(課堂PPT)

1、1,機關干部呈文辦事應注意事項,2,機關干部的職責和機關的日常事務,機關日常呈文辦件的分類和特點,辦理公文需注意的問題,機關工作中需要注意的幾個具體問題,3,一、機關干部的職責和機關的日常事務,什么是機關？ 指政府的職能辦理事務的部門或機構。 什么是機關干部？ 指國家公務人員或者擔任領導崗位的人。,4,二、機關日常呈文辦件的分類和特點,機關干部呈文辦件是工作的主要內容，每天需要辦理的文電很多，但是歸結起來不外乎兩類：請示件和呈閱件。,5,公文分類,電話報批的文件：要用黑色中性筆在承辦報告單首長日常簽字區(qū)下方（加粗紅線以外）左側空兩字位置注明“某時某分電話報告某某，某某指示。某日/某月?！崩纾?/p>

2、“10時30分電話報告宦司令員，宦司令員指示高度重視此項工作，請胡副司令負責。16/2?！?6,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,1.要素組成。 機關公文主要有以下要素組成： 發(fā)文機關標識； 密級；份號；發(fā)文字號；主送機關；標題；正文；署名；成文日期；印章；發(fā)文（傳送）說明；主題詞；抄送機關；印發(fā)（承辦）說明；單位、聯(lián)系人、電話等；頁碼。,7,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,每頁排22行，每行28個字，段落行間距設置為固定值28.8磅，一般設定為單倍行距。公文一般左側裝訂，不掉頁，不錯頁，任意兩頁頁碼位置誤差不超過4mm。訂兩個訂書釘，兩釘外釘眼距離書芯上下各7厘米。,2.紙

3、型,8,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,3.字體,4.正文內標題,注意正文內的各級標題字體一般不加粗。,5.頁碼,6.附件,7.份號,最少2位，最多6位,9,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,8.公文中用數(shù),同一份公文中，數(shù)字的用法應保持一致。,9.密級,10.名稱,10,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,起草,審核,審批簽發(fā),復核,印刷,用印,登記,分發(fā),11,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,1.公文質量。 公文的質量主要由承辦單位的擬稿人、審簽科長和部門領導負責，凡呈送基地首長審批的文稿，均應認真審核。,重點：是否確需行文；是否有政策法規(guī)和理論依據(jù)；是否

4、已與有關單位協(xié)商，意見建議是否準確一致；文字表述、文種使用、公文格式、語法、邏輯、修辭，以及標點符號的使用是否準確規(guī)范；是否符合呈辦程序。,12,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,2.呈送程序。 公文文稿應逐級呈送，經(jīng)首長審批簽發(fā)后方能正式行文。,以基地名義制發(fā)的公文呈送順序為科長、部門領導、分管首長審閱、司令政委簽發(fā)；一般例行事務性公文呈送順序為科長、部門領導審閱，分管首長簽發(fā)；以部名義制發(fā)的公文由部首長簽發(fā)。,13,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,3.公文印制。 印制公文要在文印室辦理，確需到地方印制的，要經(jīng)保密委員會批準，在保密室辦理涉密文件資料準印證后，到基地批準的地

5、方定點單位印制。,印制流程要指定專人負責，印制完畢后，應對清樣、底板、廢頁等進行徹底銷毀，并及時清除印刷單位磁盤里的文件。,14,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,4.用章規(guī)定。 公文印制后與定稿一同送印章管理部門，經(jīng)檢查無誤后方可用印。使用印章要有嚴格的登記簽字手續(xù)。印章底部與日期底部相切，而且要正。,15,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,辦理公文講究的是“快、準、嚴、細、實”,辦理公文要“三快”“一慢”,了解核實情況要快,形成思路框架要快,公文起草作業(yè)要快,三快,“一慢”，就是出手要慢。,16,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,1.把握公文辦理規(guī)律，加強平時學習研

6、究，注意積累資料，掌握部隊情況，熟知上級近期要求，在搞清事態(tài)、形成思路上減少時間。,如何實現(xiàn)“三快”需要在兩個方面下功夫：,2.刻苦鍛煉寫作能力，搞清各種公文的格式要求，在起草公文上減少時間。,17,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,“一慢”主要注意以下幾點：,下級向它所屬的上級領導機關的行文，即自下而上的行文。 如報告、請示。,上級領導機關給其所屬的下級機關的行文，即自上而下的行文。 如命令、決定、指示、批復等。,同級機關或者互不隸屬機關之間的行文。 如函是最典型的平行文。,第一,第二,第三,18,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（一）如何到首長辦公室請示報告事情,1.如何進入

7、辦公室？,2.如何請示報告事情？,19,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,1.接到通知后，要記好電話記錄，并提出接待工作意見報領導審批。,包括時間、地點、主辦單位、工作人員、出面領導、材料準備、日程安排、車輛使用、食宿安排等。,工作意見,20,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,2.領導審批后，按要求準備有關材料和設置場地。,文件袋（內裝筆記本、紅黑中性筆、相關材料） 桌牌 茶水（礦泉水） 紙巾（抽紙） 煙灰缸 筆筒,21,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,3.通知門崗工作組車號（工作組自帶車輛時），便于到

8、后直接放行，必要時安排調整哨。,如果是到車站或高速出口接工作組，則要適時報告基地領導提前到指定位置迎候。報告的時機要注意，一般按照接上車、到某個地標、基地大門口順序報告。,22,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,4.根據(jù)工作組工作安排，引導工作組到會議室或直接檢查部隊。,5.開會期間要做好會議記錄，適時添茶倒水，陪檢時要認真記錄檢查情況和工作組提出的要求。尤其是檢查過程中，有時首長會做一些指示，一定要做好記錄，以備后面作為抓落實的依據(jù)。,23,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,6.工作組下部隊或工作結束前，提前聯(lián)系司機就位，并引導車輛

9、編隊。,7.引導工作組成員和陪同領導就餐。,24,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,會議座位牌擺放規(guī)則,會 議 桌,會 議 桌,1,2,3,4,5,6,7,1,2,3,4,5,6,7,8,單數(shù),雙數(shù),25,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（二）如何接待上級工作組,就餐座位牌擺放規(guī)則,單數(shù),雙數(shù),26,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（三）如何接打電話,如何打電話,首先,其次,再次,最后,要主動向對方說明自己的單位、姓名、職務,要問清對方的姓名、職務，并記錄在案，以備日后核查,接通電話后，先扼要提示一下有什么性質的事情要跟對方說,要核對通話內容,27,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（三）如何接打電話,如何接電話,28,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（四）如何組織會議,如何籌劃會議,29,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（四）如何組織會議,如何準備會議材料,通盤考慮應準備哪些材料,第一步,第二步,第三步,進行分工，把所需要的材料分配到個人頭上，大家各負其責，分頭準備,修改、送審、定稿,30,四、機關工作中需要注意的幾個具體問題,（四）如何組織會議,如何做好會前事務工作,一是擬制和下發(fā)會議通知,