會(huì)議服務(wù)工作流程及禮儀ppt課件.ppt

1、會(huì)議服務(wù)工作流程相關(guān)禮儀,1,一、會(huì)場(chǎng)布置,1、接到會(huì)議室使用通知后，應(yīng)首先明確客人需要提供的服務(wù)項(xiàng)目，如會(huì)議室的使用時(shí)間，使用次數(shù)、人數(shù)、單位、何人參加，有無(wú)會(huì)標(biāo)、席位牌，是否擺放鮮花水果，話筒的個(gè)數(shù)，是否擺放投影儀、投影幕、板書(shū)用具（白板、板擦、白板筆）以及會(huì)議聯(lián)系人落實(shí)看會(huì)場(chǎng)的時(shí)間等）。 2、會(huì)議室服務(wù)人員按會(huì)議聯(lián)系人預(yù)約看會(huì)場(chǎng)時(shí)間，提前半天安排服務(wù)員按照要求布置好會(huì)場(chǎng)，開(kāi)窗透氣，擺放會(huì)議所需物品（茶葉、水杯、托盤(pán)、水瓶、信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆等）。,2,一、會(huì)場(chǎng)布置,3、檢查會(huì)議室燈具、桌椅、空調(diào)、音響等設(shè)施設(shè)備的完好。地面、四周墻裙、門(mén)窗做到無(wú)損壞、無(wú)灰塵。如有損壞及時(shí)報(bào)修，

2、并督促工程維修人員，檢查維修結(jié)果，保證設(shè)施完好率達(dá)到百分百。 4、按要求粘好會(huì)標(biāo)，保證協(xié)調(diào)美觀。 5、投影設(shè)備、板書(shū)器材等應(yīng)首先征得會(huì)議負(fù)責(zé)人的同意進(jìn)行適當(dāng)擺放，所需用具應(yīng)完備、易取用。提供良好穩(wěn)定的電源。幫助調(diào)試投影設(shè)備和客人攜帶的媒體工具。,3,一、會(huì)場(chǎng)布置,6、檢查并準(zhǔn)備好音響及話筒視頻追蹤等設(shè)備，并調(diào)試音響、話筒到適當(dāng)音量，話筒高度一致。 7、席位牌由商務(wù)中心接待員核對(duì)好后，提前放在會(huì)議室，由會(huì)議組織者安排擺放。 8、在圓桌上擺放好香巾碟。擺放好紙筆，要求將紙擺放在距下桌沿5厘米正對(duì)椅背處，筆尖朝上成45度角。 9、最后一次檢查臺(tái)面是否整潔，各種用具是否干凈、齊全，擺放符合要求。,4,

3、二、會(huì)前準(zhǔn)備,1、會(huì)前準(zhǔn)備務(wù)必在接到開(kāi)會(huì)通知的時(shí)間半小時(shí)前進(jìn)行。會(huì)議服務(wù)員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)或關(guān)機(jī)。 2、根據(jù)會(huì)議人數(shù)，在茶水間準(zhǔn)備好相應(yīng)數(shù)量的茶杯，并放置適量茶葉，準(zhǔn)備好干凈保溫的開(kāi)水瓶，打好開(kāi)水。 3、準(zhǔn)備香巾。 4、打開(kāi)空調(diào)，確保會(huì)議室溫度適宜。 5、保潔人員在公共衛(wèi)生間配卷紙、點(diǎn)檀香，對(duì)臺(tái)面、地面衛(wèi)生再次打掃，并清理會(huì)議室外的立式垃圾桶。,5,二、會(huì)前準(zhǔn)備,6、在吸煙區(qū)擺放好煙缸和紙巾，如果有茶歇，在會(huì)議開(kāi)始前在指定位置擺放好。 7、開(kāi)音響、燈光，再次進(jìn)行音響的調(diào)試。 8、會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)再次檢查會(huì)標(biāo)，歡迎牌、綠化布置、空調(diào)、音控等情況以及公共衛(wèi)生間、公共衛(wèi)生是否OK，

4、如有欠漏，需立即通知服務(wù)中心或有關(guān)部門(mén)人員，保證會(huì)議按時(shí)進(jìn)行。,6,二、會(huì)前準(zhǔn)備,9、會(huì)議即將開(kāi)始時(shí)，會(huì)場(chǎng)播放與會(huì)議主題相符的輕音樂(lè)，任何妨礙客人的工作如吸塵等應(yīng)立即停止，服務(wù)員站在會(huì)議室門(mén)外，面向客人到來(lái)的方向，保持微笑。若是重點(diǎn)會(huì)議，需有主管或經(jīng)理在場(chǎng)迎候。對(duì)年老體弱者進(jìn)行攙扶。 10、客人到來(lái)距離會(huì)議室約2.5米時(shí)，服務(wù)員上半身略微前傾，問(wèn)候客人：“您好，領(lǐng)導(dǎo)”，并伸手示意大門(mén)的方向：“這邊請(qǐng)。”,7,三、會(huì)中服務(wù)（重點(diǎn)）,1、客人陸續(xù)入座時(shí)，服務(wù)員一人先上香巾，其他人倒茶水。先在茶水間倒好茶水，用托盤(pán)將茶水托出，先為會(huì)議室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人，站在客人右側(cè)，身體略微前傾，

5、右手先拿一個(gè)杯墊放置在桌上，（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯將茶杯放置在杯墊上，杯把朝右下方方便客人取用，退半步轉(zhuǎn)身離開(kāi)服務(wù)下一位客人。,8,三、會(huì)中服務(wù)（重點(diǎn)）,2、如有投影儀，服務(wù)人員不要橫穿投影儀，以免影響投影效果。 3、會(huì)議服務(wù)人員必須手機(jī)調(diào)成振動(dòng)或關(guān)機(jī)，堅(jiān)守崗位。會(huì)議開(kāi)始時(shí)，茶水服務(wù)人員按標(biāo)準(zhǔn)站姿在茶水間門(mén)口，音響師站在音響室門(mén)口，面向會(huì)議室，站姿規(guī)范，注意觀察參會(huì)人員隨時(shí)可能產(chǎn)生的需求。會(huì)議進(jìn)行時(shí)，服務(wù)員要留意會(huì)議進(jìn)程，發(fā)現(xiàn)有需求的客人要立即上前詢問(wèn)。,9,三、會(huì)中服務(wù)（重點(diǎn)）,4、會(huì)議服務(wù)員注意觀察會(huì)場(chǎng)情況，適時(shí)續(xù)水，在會(huì)議開(kāi)始后15分鐘左右進(jìn)行，以后每隔20分鐘續(xù)一次，（

6、可視情況提前或延遲）。茶水溫度始終應(yīng)保持在85攝氏度以上。拿暖瓶倒水時(shí)，須左手拿壺（同時(shí)手心里可放疊好的紙巾兩張，如遇有客人自己不小心將水濺到桌上的情況，可以應(yīng)急處理），右手托壺于胸前，走路要穩(wěn)，步子要輕，動(dòng)作協(xié)調(diào)；從桌后倒水時(shí)，側(cè)身站立于客人右側(cè)，大拇指、食指拿起杯把并后退一步，與賓客保持30厘米左右的距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸右手示意“請(qǐng)用茶”，然后進(jìn)行下一位。,10,三、會(huì)中服務(wù)（重點(diǎn)）,如客人坐的比較擁擠，服務(wù)員拿不到杯子時(shí)，可輕聲提示客人“打擾一下，給您加點(diǎn)水”，同時(shí)手伸向杯子，這時(shí)一般客人都會(huì)理解服務(wù)員的意思，協(xié)助將杯子拿給服務(wù)員。 如遇到

7、客人碰倒茶杯的情況，要及時(shí)到茶水間拿抹布擦拭，如是主席臺(tái)上的（會(huì)議室內(nèi)）可先就近抽取紙巾先應(yīng)急處理，再去拿抹布處理。此項(xiàng)事情出現(xiàn)考驗(yàn)的是會(huì)議室服務(wù)人員的應(yīng)急能力和協(xié)作能力。一般主席臺(tái)上的會(huì)議室都會(huì)安排兩個(gè)以上的服務(wù)員進(jìn)行服務(wù)，每個(gè)人都要一邊工作一邊關(guān)注會(huì)場(chǎng)情況，出現(xiàn)應(yīng)急情況，會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)人員要通力協(xié)作，最快速的解決問(wèn)題。,11,三、會(huì)中服務(wù)（重點(diǎn)）,5、密切注意會(huì)議室的音響問(wèn)題和視頻追蹤系統(tǒng)。 6、簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般由禮儀小姐負(fù)責(zé)（否則由服務(wù)員完成），服務(wù)員應(yīng)事先與其溝通好，并協(xié)助把準(zhǔn)備好的紅酒送到客人手中。 7、會(huì)議中場(chǎng)休息，及時(shí)補(bǔ)充和更換各種用品，注意不要翻動(dòng)桌面資料。同時(shí)關(guān)

8、注去衛(wèi)生間的客人，給他們指點(diǎn)衛(wèi)生間方向。,12,四、會(huì)后服務(wù),1、會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員快步走向會(huì)議室門(mén)口，打開(kāi)大門(mén)，站在門(mén)內(nèi)一側(cè)，身體略微前傾，歡送客人：“請(qǐng)慢走，歡迎下次光臨?！蹦克涂腿巳侩x場(chǎng)后，檢查是否有遺留物品及會(huì)場(chǎng)設(shè)備、物品的完好情況。 2、向會(huì)議工作人員詢問(wèn)下次會(huì)議的時(shí)間要求，并征求對(duì)服務(wù)方面的要求。,13,四、會(huì)后服務(wù),3、進(jìn)行安全檢查，關(guān)閉電器電源，檢查會(huì)場(chǎng)是否有賓客丟失的文件及物品，如有，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系或交會(huì)議負(fù)責(zé)人、總臺(tái)。檢查會(huì)議室的設(shè)備有無(wú)損害、短缺、及時(shí)填寫(xiě)賠償表并通知總臺(tái)。 4、打開(kāi)門(mén)窗，通風(fēng)換氣，會(huì)議服務(wù)人員清掃會(huì)議衛(wèi)生，對(duì)會(huì)議室中的茶具進(jìn)行清洗消毒。 5、關(guān)燈、鎖門(mén)。,

9、14,簽約儀式的座次禮儀,1、在簽署多邊合同時(shí)，一般僅設(shè)一個(gè)簽字椅。各方簽字人簽字時(shí)，需依照有關(guān)各方事先同意的先后順序依次上前簽字。 2、助簽人在助簽時(shí)依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)，同時(shí)有關(guān)各方的隨員應(yīng)按照一定的序列排隊(duì)簽字桌就座或站立。,15,簽約儀式的座次禮儀,3、在簽署雙邊合同時(shí)，應(yīng)請(qǐng)客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時(shí)就座于簽字桌的左側(cè)。雙方各自的助簽人應(yīng)分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)。 4、其他的隨員可以按照一定的順序在已方簽字人的正對(duì)面就座，也可以依照職位的高低，依次自左至右，或自右到左的列成一行站立于已方簽字人的身后。,16,簽約儀式的座次禮儀,5、在正式簽署合同時(shí)，各方代表對(duì)于禮遇均非常在意，因而商務(wù)人員對(duì)于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待。,17,18,乘電梯的禮儀,1、先按電梯讓客人進(jìn)，若客人不止一人，先進(jìn)入電梯，一手按“開(kāi)”，一手按住電梯側(cè)門(mén)“請(qǐng)進(jìn)”。 2、到達(dá)目的的后，一手按“開(kāi)”，一手做出請(qǐng)的手勢(shì)，“到了，您先請(qǐng)?！?3、遵循先下后上原則。,19,乘坐（箱型）電梯的站位,電梯右側(cè)有按鈕時(shí)，如右圖所示，則2號(hào)位為一位，4號(hào)位為二位，3號(hào)位為三位，5號(hào)位為四位，1號(hào)位為五位。 注意：若