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文檔簡介
1、1,知識管理與線上輔導(dǎo)專家系統(tǒng)分析與規(guī)劃報告,2,期中報告已完成之工作項目,訪談?wù){(diào)查 訪談區(qū)域組李主任督導(dǎo)和中山少輔組劉督導(dǎo) 調(diào)查少輔會各種知識載體 整理知識源索引架構(gòu) 歸納知識的精鍊與演化程序 規(guī)劃知識管理系統(tǒng)發(fā)展架構(gòu) 包括資訊架構(gòu)和功能架構(gòu) 草擬知識管理發(fā)展優(yōu)先序 完成知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略初步建議 包含行政配合工作及發(fā)展策略,3,期中報告後之主要工作項目,擴大訪談對象 訪談吳督導(dǎo)長、研關(guān)組張主任督導(dǎo)和區(qū)域組汪主任督導(dǎo)等3人 以業(yè)務(wù)主題做為知識分類 歸納出4大類和22小類之知識分類 調(diào)整知識源索引表(Knowledge Map) 分別以知識類別和文件型式為索引架構(gòu) 調(diào)查少輔會的資訊環(huán)境 撰寫
2、知識精鍊與抽取正式化案例 完成知識建置優(yōu)先序評估建議 完成知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,4,大綱,知識的項目、型式與類別 少輔會知識現(xiàn)況訪查與整理 少輔會的資訊環(huán)境 知識的精鍊與演化 知識管理系統(tǒng)發(fā)展架構(gòu) 知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,5,知識的項目、型式與類別,知識管理是將不同形式與主題之知識,以知識單元為基礎(chǔ),納入電腦管理系統(tǒng),以便於增修、查詢、閱覽及運用的處理過程 其對應(yīng)之系統(tǒng)平臺,便為空間知識管理系統(tǒng),6,知識的項目、型式與類別,一、輔導(dǎo) 1.個別輔導(dǎo) 2.個別諮詢 3.團體輔導(dǎo) 4.團體輔導(dǎo)活動 5.個案管理 6.個案輔導(dǎo)協(xié)調(diào),二、重點區(qū)域防治 1.區(qū)域團體活動 2.社區(qū)少年團體活動 3
3、.社區(qū)宣導(dǎo)活動 4.少年犯罪防治 5.外展工作 6.區(qū)域諮詢 7.區(qū)域聯(lián)繫,三、全市宣導(dǎo)及公關(guān) 1.教育宣導(dǎo) 2.校園法令親職教育宣導(dǎo) 3.新聞發(fā)佈及記錄。 4.會務(wù)聯(lián)繫(議會詢答) 5.發(fā)行年報及簡訊,四、社工員與志工訓(xùn)練 1.新進社工員訓(xùn)練 2.志工培訓(xùn) 3.志工帶領(lǐng)與管理 4.內(nèi)部專業(yè)訓(xùn)練,7,少輔會知識現(xiàn)況訪查與整理,當面訪談與文件訪查 共訪談少輔會吳督導(dǎo)長、區(qū)域防治組李主任督導(dǎo)和汪主任督導(dǎo)、研考公關(guān)組張主任督導(dǎo),及中山少輔組劉督導(dǎo)等5人 整理出少輔會在輔導(dǎo)、區(qū)域防治、研關(guān)及一般例常性業(yè)務(wù)中,所可能含有知識的載體、擁有者與表現(xiàn)型式,8,業(yè)務(wù)中所含有之知識載體(以業(yè)務(wù)項目為主分類),9,
4、少輔會知識現(xiàn)況訪查與整理,依各種知識載體存在的文件型式作分類,轉(zhuǎn)化為需處理知識的對象,共八類 記錄類:輔導(dǎo)記錄、會議記錄、其他工作紀錄、意見反應(yīng)記錄、摘要記錄、工作提報、剪報/新聞報導(dǎo) 報告:個案報告、工作及檢討報告、自行研究報告 企劃、方案:專案工作實施方案、活動方案 統(tǒng)計及清單:統(tǒng)計、清單 訓(xùn)練資訊:演講資料、研習班教材、訓(xùn)練教材 書籍、期刊、通訊:外部出版會內(nèi)典藏、內(nèi)部出版會內(nèi)典藏 工作手冊與彙編:工作手冊、彙編(案例,含參考案例) 標準流程、指引與法規(guī):行政標準流程、技術(shù)標準流程、指引與規(guī)範、法規(guī),10,文件知識源索引架構(gòu)(以知識類別為主分類),11,文件知識源索引架構(gòu)(以文件型式為主
5、分類),12,少輔會知識需求與供應(yīng)架構(gòu),13,少輔會知識現(xiàn)況訪查與整理,這些不同之內(nèi)外部知識在內(nèi)部運作下的記錄,已成為外顯化的知識或知識運用的資料(如清單、統(tǒng)計) 尚有未外顯化而存在於人腦中之知識,是由經(jīng)驗累積、觀察或分析歸納生成的新知識,或是將文件知識、教育訓(xùn)練知識內(nèi)化而成者 內(nèi)化的知識較難被挖掘與整理,且成本亦太大,建議未來再行處理。 應(yīng)先將已外顯之知識做整理,納入管理以便分享,並逐步增加其知識的成熟度,以進行知識演化,14,隱式知識圖案例(尚未記錄及符號化之知識),15,少輔會的資訊環(huán)境,資訊組織人員 目前無專責之資訊人員,由研關(guān)組兼職處理一般資訊業(yè)務(wù) 資訊預(yù)算 每年固定之資訊預(yù)算,約5
6、0萬元,以資訊系統(tǒng)的維護為主 資訊設(shè)備 WWW Server是借用市警局的設(shè)備,而MIS Server是使用自己的小型伺服器,GIS部分則是以ArcView為單機平臺 網(wǎng)路以市警局建置之網(wǎng)路為主,16,少輔會的資訊環(huán)境,應(yīng)用系統(tǒng) 管理資訊系統(tǒng) 以業(yè)務(wù)統(tǒng)計及績效考核為主,有少年犯罪資料管理、少年輔導(dǎo)服務(wù)管理、少輔業(yè)務(wù)管理等三個子系統(tǒng) 在各業(yè)務(wù)記錄中,多只記錄目錄基本資料及簡述,詳細內(nèi)容則尚未完全納入。 地理資訊系統(tǒng) 以單機的ArcView為平臺,建立一查詢與展示應(yīng)用系統(tǒng),其已有資料主要為犯案資料,做成犯案少年發(fā)生地斑點圖和犯案少年居住地斑點圖 正在收集餐飲、公園、遊憩場所之資料,以建立社會基圖,
7、17,知識的精鍊與演化,不同型式與成熟度之知識的演化關(guān)連性,18,知識的精鍊與演化,於報告書中分別就輔導(dǎo)記錄、工作記錄/會議記錄、工作手冊/彙編/SOP、企劃/方案、統(tǒng)計/清單、書籍/通訊之知識演化處理的可能階段做分段說明 知識精鍊與抽取正式化案例 以臺北市少年輔導(dǎo)委員會少年輔導(dǎo)服務(wù)管理系統(tǒng)處理流程為案例,說明知識的精鍊與演化 案例中是以程序式知識為主,其次為法則式知識夾雜其間,而處理者(輔導(dǎo)者)及被輔導(dǎo)者,又可以語意網(wǎng)式知識,來描述其屬性、行為及關(guān)連性。,19,知識的精鍊與演化,知識精鍊與抽取正式化案例 程序:將原流程以標準流程細繪一次,再轉(zhuǎn)化為流程描述之虛擬程序碼 修改流程圖,20,知識的
8、精鍊與演化,知識精鍊與抽取正式化案例 程序: 流程碼,進案處理 電話關(guān)懷 = (案主.電話 - 回覆) 寄諮詢卡 = (案主.地址 - 掛號寄出 - 回覆) If (案主.不符條件 = 逾齡 Or 案主.不符條件 = 遷移無此址無此人 - 戶所確定 Or 案主.不符條件 = 拒訪 Or 案主.不符條件 = 不符機構(gòu)輔導(dǎo)對象) Then 不開案 輔導(dǎo)資料列為諮詢服務(wù) Else 電話關(guān)懷 , 寄諮詢卡 If (沒回覆) Then 沒回覆可能處理作法 不再處理 電話或訪視列諮詢服務(wù) 訪視晤談列個案輔導(dǎo) Else 有回覆 If (案主.不需協(xié)助) Then 邀請參加活動 -製作名冊 提供相關(guān)親職文宣品
9、 -製作名冊 Else ElseIf 可協(xié)助 Then 重新列入主動求助之個案來源 ElseIf 不符條件 Then 轉(zhuǎn)介相關(guān)單位或機構(gòu) End If End If End If End If,21,知識的精鍊與演化,知識精鍊與抽取正式化案例 法則:在本流程中,只要有狀況處理者皆為法則;即在任何前題(狀態(tài))下,作何種結(jié)論(狀況或行動),(1) 進案法則 IF 案主.行為偏差 Then案主.進案否 = True (2) 開案法則 IF 電話關(guān)懷-回覆 & 案主.不符條件 = 無 Then 案主.開案 = True Else 案主.開案 = False (3) 結(jié)案法則 IF 案主.結(jié)案狀況 =
10、無 Then 案主.結(jié)案 = False Else 案主.開案 = True (4) 追蹤再進案法則 IF 案主.再進案 = True Then 案主.行為偏差 =.True & 案主.進案 =工作發(fā)現(xiàn) Else Stop,22,知識的精鍊與演化,知識精鍊與抽取正式化案例 語意網(wǎng) :在本流程中,案主的狀況及被處理項目,有許多皆需納入此案主語意網(wǎng)類別(Class)中做記錄,(1) 屬性 基本資料.案主 姓名 年齡 住址 電話 學(xué)校 學(xué)歷 家長職業(yè) 進案狀況 進案(無,主動求助,機構(gòu)轉(zhuǎn)介,工作發(fā)現(xiàn),其他) 行為偏差(True,F(xiàn)alse) 記錄卡 諮詢卡(表格) 輔導(dǎo)記錄卡(表格) 個案記錄卡(表
11、格) 追蹤輔導(dǎo)卡(表格) (2) 行為(未明確表達於流程中) 輔導(dǎo),接受之輔導(dǎo) 資源服務(wù),接受之資源服務(wù) 行為改變,行為改變模式 (3) 關(guān)係 父 母,23,知識管理系統(tǒng)發(fā)展架構(gòu),知識管理系統(tǒng)資訊架構(gòu) 目前已有WWW Server、GIS單機系統(tǒng)、DBMS Server,及少許AP系統(tǒng) 未來應(yīng)有KMS Server來處理知識,透過GSN連接知識生產(chǎn)的少輔會及各少輔組 以委外方式生產(chǎn)e化文件,及部分知識抽取與正規(guī)化工作 並與其他內(nèi)外部之使用者(民眾、內(nèi)部作業(yè)人員、外部專業(yè)人員、其他機關(guān)人員等)作串連,24,少輔會知識系統(tǒng)資訊架構(gòu),25,知識管理系統(tǒng)發(fā)展架構(gòu),知識管理系統(tǒng)功能架構(gòu) 將系統(tǒng)之需求轉(zhuǎn)換
12、為不同類別功能群的子系統(tǒng)及其下之功能 目前共分四個子系統(tǒng) 管理子系統(tǒng) 新知識產(chǎn)生子系統(tǒng) 知識查詢?yōu)g覽子系統(tǒng) 知識自動運作子系統(tǒng),26,少輔會知識系統(tǒng)功能架構(gòu),27,知識管理系統(tǒng)發(fā)展架構(gòu),發(fā)展優(yōu)先序安排 以投資報酬率最大化為原則,由需求迫切(核心業(yè)務(wù))、知識e化及精鍊程度較大者,作為開始進行的對象 由於資源預(yù)算有限,必須以較多會內(nèi)本身的力量,先自行e化已有之文件,配合行政工作計畫,將文件加以記錄、e化及逐步精鍊 在MIS或現(xiàn)有之KMS平臺上,加入文件管理之結(jié)構(gòu),及方便納入文件之介面與程序,28,知識管理系統(tǒng)發(fā)展架構(gòu),發(fā)展優(yōu)先序安排 評比方式以需求面之重要、急迫項目為優(yōu)先,而供給面上則以e化程度、
13、精鍊程度為優(yōu)先 將推動之先後順序分為3級,分別屬於第一、第二、第三階段(即明年、後年及未來) 若在經(jīng)費僅有50萬/年時,則大部分需要自行執(zhí)行,29,各知識建置優(yōu)先序評估,30,務(wù)實之少輔會知識管理發(fā)展優(yōu)先序 (預(yù)算約50萬/年之狀況下),31,務(wù)實之少輔會知識管理發(fā)展優(yōu)先序 (預(yù)算約50萬/年之狀況下),32,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,行政配合工作 定優(yōu)先序 規(guī)劃經(jīng)費及人力投入規(guī)模 表達主管的決心與支持 發(fā)展策略 增加建立知識管理體系(系統(tǒng))之必要性 立即產(chǎn)生成效 善用可用資源 首長表達企圖心與全力支援,33,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,對一般知識文件而言,e化為最普通之步驟 由於少輔會的經(jīng)
14、費有限,可以本身已有的MIS系統(tǒng),配合行政作業(yè),規(guī)範e化程序及鼓勵措施,逐步完成文件e化之作業(yè),34,e化及管理知識文件之發(fā)展策略,35,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,各職能組和少輔組在年度計畫和工作目標設(shè)定(SMART)中,加入每年12個精鍊化SOP的產(chǎn)生計畫 建立一優(yōu)良工作案例彙編,並將其中之作業(yè)方式整理成工作經(jīng)驗法則說明及工作單元之語意網(wǎng)描述 必要時可做教育訓(xùn)練,以增加工作人員的瞭解程度 在工作目標設(shè)定中,納入12個教育訓(xùn)練計畫,並要求將記錄及符號文件化,納入MIS之資料庫中管理,36,逐步自行精鍊知識之發(fā)展策略,37,應(yīng)記錄及符號文件化之知識文件發(fā)展策略 A.一般非文字教材符號之文件化
15、B.人員隱式知識之整理,38,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,實施方案 計畫主、協(xié)辦 計畫年期 計畫優(yōu)先序 計畫目標 計畫內(nèi)容 預(yù)算 計畫執(zhí)行方式建議 相關(guān)計畫 注意事項,39,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,實施方案 方案1:e化知識文件、知識庫(KB)抽取及正規(guī)化計畫 區(qū)域防治組主辦,研考公關(guān)組協(xié)辦 計畫內(nèi)容: 將未e化之知識文件依序e化,準備納入KMS中 每年選擇較成熟之文件進行知識抽取與正規(guī)化作業(yè),各職能組及少輔組皆在每一類知識表達上,找12項目納入年度SMART工作目標設(shè)定中執(zhí)行 納入已e化及正規(guī)化知識於KMS中瀏覽,待有經(jīng)費預(yù)算或外部協(xié)助時,轉(zhuǎn)化為可運作之知識系統(tǒng),40,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策
16、略與方案,實施方案 方案2: KMS平臺建立及與MIS和GIS整合 研考公關(guān)組主辦,區(qū)域防治組協(xié)辦 計畫內(nèi)容: 以現(xiàn)有之MIS及KMS來建立知識文件資料庫,及瀏覽查詢功能 以MIS建立彈性之資料庫建置、操作及案例輸入的界面 以MIS中之屬性與GIS中之空間單元做連接 訂定空間分析模組,利用維護作業(yè)或熟悉GIS之義工,建立新的GIS應(yīng)用模組(如犯罪空間歸因分析),41,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,實施方案 方案3:財務(wù)計畫 行政管理組主辦,研考公關(guān)組協(xié)辦 計畫內(nèi)容: 爭取保有50萬系統(tǒng)維護費 爭取額外政策性資訊計畫經(jīng)費 爭取基金會捐款支持資訊系統(tǒng)發(fā)展,42,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,實施方案 方案4:組織人事計畫 行政管理組主辦,研考公關(guān)組協(xié)辦 計畫內(nèi)容: 加速推動組織法制化 將12名專業(yè)資訊人員納入員額中,43,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,實施方案 方案5:教育文宣計畫 研考公關(guān)組主辦,區(qū)域防治組協(xié)辦 計畫內(nèi)容: 訂定訓(xùn)練計畫,安排教育訓(xùn)練課程、訓(xùn)練人員對象、時間及項目(例如e化知識文件、KMS應(yīng)用功能模組建立、文件資料輸入等) 依計畫執(zhí)行訓(xùn)練 追蹤訓(xùn)練成效 收集系統(tǒng)使用頻率、反應(yīng)及效益案例(增加效率、增加品質(zhì)等) 整理系統(tǒng)效益,加入通訊、新聞稿與議會諮詢資料中,44,知識管理系統(tǒng)發(fā)展策略與方案,實施方案 方案6:績效考核計畫 研考公關(guān)組主辦 計畫
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