《印章管理規(guī)范》

1、印章管理規(guī)范一、目的 實行授權(quán)簽發(fā)管理；規(guī)范會簽人、簽發(fā)人、簽署人范圍；嚴格用印審批程序；強化印章管理人員崗位責任。二、適用范圍適用于公司職能總部、地區(qū)管理總部、營業(yè)部、服務部、分公司、其它分支機構(gòu)，不適用于控股子公司、全資子公司。三、行政強制執(zhí)行本規(guī)范對公司職能總部、地區(qū)管理總部、營業(yè)部、服務部、分公司、其它分支機構(gòu)第一負責人、印章管理人員及其他相關(guān)人員具有強制執(zhí)行之硬約束，并由上述人員承擔管理責任。 四、印章管理規(guī)范目錄 （一）印章管理規(guī)范內(nèi)容要則 （二）印章管理范圍規(guī)范 （三）用印有效性規(guī)范 （四）用印程序規(guī)范 （五）會簽、簽發(fā)、簽署權(quán)限規(guī)范 （六）用印主報部門規(guī)范 （七）用印審批表管理

2、規(guī)范 （八）印章管理人管理規(guī)范 （九）違規(guī)責任、處罰規(guī)定與免責（十）其它事項（一）印章管理規(guī)范內(nèi)容要則印章管理規(guī)范包括：1、印章管理規(guī)定中關(guān)于印章的刻制審批；印章的樣式、規(guī)格、材質(zhì)；印章的名稱和印文；印章的使用規(guī)則；印章的保管及印章的停用與銷毀等；2、本印章管理規(guī)范。（二）印章管理范圍規(guī)范下列印章均受到本規(guī)范的約束： 1、公司行政公章、公司合同公章、總裁室公章、委員會公章、法人代表印鑒、總裁印鑒； 2、公司黨委系列、工會系列印章；3、職能總部、地區(qū)管理總部、營業(yè)部行政公章及業(yè)務專用章（包括但不限于：銀證通業(yè)務專用章、發(fā)行專用章、股民開戶專用章等）；4、分公司、其它分支機構(gòu)行政公章、業(yè)務專用章；

3、5、公司、分公司、其它分支機構(gòu)財務專用章；6、經(jīng)合法程序刻制的各類管理印章（如騎縫章等）。（三）用印有效性規(guī)范1、公司行政公章對內(nèi)部、外部一切行政事務、合同協(xié)議全面有效；公司合同公章對合同協(xié)議有效；公司總裁室公章、委員會公章對公司內(nèi)部決議有效，對公司外部事務、合同協(xié)議無效；2、職能總部、地區(qū)管理總部行政公章對行政事務有效,對合同協(xié)議、承諾函、擔保函、授權(quán)委托書等法律文書無效;3、營業(yè)部、分公司、其它分支機構(gòu)行政公章對行政事務有效，對合同協(xié)議、承諾函、擔保函、授權(quán)委托書等法律文書無效（得到內(nèi)部工作授權(quán)書的除外）；4、公司、分公司、其它分支機構(gòu)各類財務專用章對財務事務有效，對合同協(xié)議、承諾函、擔保

4、函、授權(quán)委托書等法律文書無效；5、公司、分公司、其它分支機構(gòu)各種業(yè)務專用章對該業(yè)務事項涉及的工作流程有效，對合同協(xié)議、承諾函、擔保函、授權(quán)委托書等法律文書無效；6、公司、分公司、其它分支機構(gòu)各種管理用章（如騎縫章等）對內(nèi)部管理有效；7、公司黨委印章對黨務工作有效；8、公司工會公章對工會工作有效。（四）用印程序規(guī)范按兩種情形進行：第一種情形不要求法律事務中心會審；第二種情形要求法律事務中心會審。第一種情形：行政事務用印程序（除第二種情形之外的全部情形）填寫用印審批表，附文本原件 申請部門第一負責人簽字 申請部門/人辦理提交主報部門 提交抄報部門會簽（若存在抄報部門） 會簽部門/人辦理主報部門對未

5、得到授權(quán)之事項提交主管領(lǐng)導 （注：只需單一部門審定的，會簽部門可略） 主報部門第一負責人簽發(fā)意見 辦公室審核程序辦公室第一負責人簽字印章管理責任人用印，記錄用印情況 辦公室存檔原件（包括外部用印流程尚未完成的原件） 辦公室印章管理責任人填寫印章使用周報表定期上報 辦公室/職能部門印章管理人員辦理 辦公室印章管理責任人落實外部用印流程全部完成后的原件 辦公室再次存檔完整原件（指外部用印流程已完成、或不能繼續(xù)完成、或中途停止操作的原件） 第二種情形：合同協(xié)議；文件（授權(quán)委托書、承諾函、擔保函、上市推薦書、對外重要首發(fā)報表、對外重要工作事項報告等）：合同協(xié)議填寫用印審批表/文件填寫發(fā)文審批表 項目責

6、任人簽字申請部門第一負責人簽字，提出具體同意理由 申請部門/人辦理提交主報部門 提交抄報部門會簽（若存在抄報部門），同時提交法律事務中心出具法律意見書返回申報部門，按法律意見書修正，校對人再次校對（申報部門 會簽部門/人辦理如對法律事務中心審查后的法律文件重新作出原則性或其他重大修改，應重新履行上述法律審查程序）法律事務中心在用印審批表/或發(fā)文審批表上簽名主報部門第一負責人簽字，提出具體同意理由 簽發(fā)人簽字，提交辦公室 辦公室審核用印程序?qū)Ψ浅ｍ椨糜√岢鲅a簽意見辦公室第一負責人簽字印章管理責任人用印，記錄用印情況辦公室存檔原件（包括外部用印流程尚未完成的原件） 辦公室人員辦理辦公室印章管理責任

7、人填寫印章使用周報表（含上述文件用?。┒ㄆ谏蠄筠k公室印章管理責任人落實外部用印流程全部完成后的原件辦公室再次存檔完整原件（指外部用印流程已完成、或不能繼續(xù)完成、或中途停止操作的原件） （五）會簽、簽發(fā)、簽署權(quán)限規(guī)范統(tǒng)一采取法定代表人書面授權(quán)形式（見附件一）。1、行政事務的會簽、簽發(fā)規(guī)范：（1）屬各單位權(quán)限范圍內(nèi)的一般行政事務用印，一般工作往來用印，不涉及到與外界發(fā)生合作約定的，不與外界簽訂合同協(xié)議的，不對外作出任何承諾或擔保的，由相關(guān)部門共同會簽，主管該項工作的第一負責人簽發(fā)，印章管理人員用印。（2）各單位第一負責人具體指：總裁、職能總部主管副總裁、總稽核、副主席、總監(jiān)其中一人（主管該線的一人

8、），地區(qū)管理總部第一負責人，營業(yè)部第一負責人，分公司及其它分支機構(gòu)第一負責人。在職能總部有一個總監(jiān)以上領(lǐng)導分管同一項工作時，以最高負責人簽字為簽發(fā)依據(jù)。（3）主管職能總部的對口副總裁、總稽核、副主席、總監(jiān)其中一人可以將行政性事物的常項工作書面授權(quán)給職能總部第一負責人，由其按管理權(quán)限簽發(fā)。 2、合同協(xié)議；文件（授權(quán)委托書、承諾函、擔保函、上市推薦書、對外重要首發(fā)報表、對外重要工作事項報告）的會簽、簽發(fā)、簽署規(guī)范：（1）會簽簽發(fā)簽署：會簽：由各單位相關(guān)部門共同會簽，重點提交法律事務中心會簽；簽發(fā)：董事長是簽發(fā)人；總裁、副總裁、副主席、總監(jiān)、分公司第一負責人憑直接上司出具的內(nèi)部工作授權(quán)書簽發(fā)；職能總

9、部、營業(yè)部第一負責人憑得到授權(quán)的直接上司出具的內(nèi)部工作授權(quán)書簽發(fā)。簽署：總裁、副總裁、副主席、總監(jiān)、分公司第一負責人憑逐級內(nèi)部工作授權(quán)書簽署合同協(xié)議；職能總部、營業(yè)部第一負責人憑得到授權(quán)的直接上司出具的內(nèi)部工作授權(quán)書簽署合同協(xié)議。服務部不得以自身名義簽署業(yè)務合同協(xié)議，也不刻制行政公章。（2）合同協(xié)議甲乙雙方簽署人規(guī)定：若合作對方為大型集團企業(yè)（注冊資本10億元以上）和董事長認定的重要客戶，在其法定代表人先行簽名的情況下，我公司使用對等身份的法定代表人簽名，印章管理人員用??； 在我方先行簽名的情況下，原則上由得到授權(quán)的簽署人簽署，印章管理人員用印。若合同協(xié)議對方為非大型集團企業(yè)，或合作方使用授權(quán)

10、人簽名方式，我公司由得到授權(quán)的簽署人簽署，印章管理人員用印。法定代表人可視情況出具紅頭文件的授權(quán)委托書給合作方，確認簽署人身份，但僅限于業(yè)務合同協(xié)議，一定要求法定代表人確認的文件。上述文書簽發(fā)、簽署最終執(zhí)行責任統(tǒng)一落實到各單位（職能總部、地區(qū)管理總部、營業(yè)部、分公司、籌備組）第一負責人，不準將授權(quán)再次轉(zhuǎn)移給項目經(jīng)理、部門員工。3、其它用印的會簽、簽發(fā)、簽署規(guī)范：（1）外發(fā)紅頭文件（含授權(quán)委托書、承諾函、擔保函等紅頭文件），直接填寫發(fā)文審批表，辦公室用印。（2）項目立項，在正確填寫了項目立項審批表后，按項目立項的程序會簽、簽發(fā)，簽發(fā)后的項目立項審批表，不能直接用印，但是該項目立項的依據(jù)。若需用印

11、，必須填寫用印審批表，按用印程序會簽、簽發(fā)。（六）用印主報部門規(guī)范1、主報部門的分類依據(jù)不同時期的不同組織結(jié)構(gòu)及相應部門職能而定。原則是：誰主管該工作，誰成為主報部門（注：不一定是簽發(fā)人）。2、主報部門的職責是：會同相關(guān)部門共同會簽用印審批表/發(fā)文審批表，按用印規(guī)則確認簽發(fā)人，并給申請單位確切回復。3、目前，公司各職能部門的職能分工見附件四，以后隨人事文件的調(diào)整而調(diào)整。地區(qū)管理總部、營業(yè)部、分公司的內(nèi)部行政印章使用，同樣要求制定規(guī)范的會簽與簽發(fā)程序。（七）用印審批表管理規(guī)范1、啟用一式三聯(lián)，聯(lián)號管理的用印審批表（見附件二）。2、用印審批表使用原則（1）該用印審批表適合于公司印章、職能總部印章、

12、地區(qū)管理總部印章、營業(yè)部印章、分公司印章、其它分支機構(gòu)印章的管理及黨委工會印章的管理，不適合發(fā)文審批用印的管理及財務用印的管理。（2）在主合同協(xié)議已簽訂的情況下，任何跨時段的分協(xié)議、補充協(xié)議用印必須填寫用印審批表。（3）每份不同文書的用印，必須單獨填寫用印審批表，保證文件檢索的便利。（4）用印審批表的會簽與簽發(fā)統(tǒng)一采用實簽方式。在外地出差人員的會簽與簽發(fā)可先采用電話記錄方式，回屬地后補簽，不接受傳真件簽字。3、用印審批表制作、保管規(guī)則（1）用印審批表由公司辦公室設計、生產(chǎn)、發(fā)放和管理。各單位印章管理人員限量領(lǐng)取，使用完畢后交回存根簿（第一聯(lián)：存根聯(lián)），經(jīng)核查無漏頁、無號碼缺損頁后再行領(lǐng)取空白表

13、。（2）用印審批表（第二聯(lián)：用印聯(lián)）保存在印章管理責任人本人。隨時備查。（3）被蓋章原件必須與用印審批表（第三聯(lián)：存檔聯(lián)）、授權(quán)委托書一并裝訂保存。公司印章的使用，一律將存檔聯(lián)保存在公司辦公室；各級單位自用本單位印章，一律將存檔聯(lián)保存在當?shù)剞k公室；職能總部自用本單位印章，一律將存檔聯(lián)保存在職能總部印章管理人處。（4）被填寫錯誤的用印審批表，必須一式三聯(lián)同時交回辦公室（使用完后整冊交回）。（5）裝訂后的用印審批表及其附件保存時間三年，重大合同協(xié)議、重要報告永久保存。（八）印章管理人管理規(guī)范1、任職資格（1）印章管理人必須是本公司正式員工；不得使用臨時工、試用員工、實習生；在確認該員工管理印章前，

14、必須報人力資源總部、公司辦公室留名備案；（2）印章管理人與本單位第一負責人為非直系親屬；（3）印章管理人不得是本單位第一負責人本人；（4）印章管理人應接受相應的崗位培訓并取得合格成績；（5）出現(xiàn)用印失誤的印章管理人員，由公司辦公室提出，人力資源總部審定，及時調(diào)離本崗位。2、印章使用周報表（1）除法定節(jié)假日外，每周五下午5:00前如實填寫印章使用周報表（見附件三），報公司辦公室。（2）印章管理人應主要報備本人管理的行政印章情況；（3）各級各類財務印章的使用情況由財務總部規(guī)定報備原則。（4）黨委印章、工會印章的使用情況由黨委、工會規(guī)定報備原則。3、蓋章前重點檢查的事項：（1）務必做到合同協(xié)議的用印

15、每次會簽、簽發(fā)領(lǐng)導不少于3人，且符合程序規(guī)范。（2）嚴格審核用印審批表中應由申請部門填寫的每一個欄目，不能出現(xiàn)不填欄目或空白欄目；對選擇性欄目，以“”表示“是”，以“”表示“否”。（3）對“電話同意”的意見，必須認真記錄不同會簽人、簽發(fā)人的“電話內(nèi)容”并簽名。任何合同協(xié)議、授權(quán)委托書、承諾函、擔保函的電話用印，不得在審批表上出現(xiàn)唯一經(jīng)辦人的全程操辦記錄和唯一簽名（除法定代表人），同時必須符合三人會簽原則。（九）違規(guī)責任、處罰規(guī)定與免責公司以上述規(guī)定為管理標準，約束各單位第一負責人、印章管理人的用印過程。對故意違背該規(guī)定，被迫違背該規(guī)定又不及時報告，放松用印工作責任心，知情不報、漏報、錯報、謊報

16、印章使用周報表，擅自對外使用印章的各單位第一負責人、印章管理人、授權(quán)簽發(fā)人：1、發(fā)現(xiàn)違反本規(guī)定的責任人，將給予公司通報批評；2、對多次違規(guī)蓋章者，撤銷本崗位職務同時罰款2000元；3、對知情不報、錯報、漏報的印章管理人予以開除；4、對不負責任、程序不合格便簽發(fā)用印的有關(guān)負責人及加蓋公章的印章管理人，追究行政責任；對造成公司經(jīng)濟損失或重大侵害的，追究法律責任。有關(guān)免責條款將另行規(guī)定。（十）其它事項1、本公司控股公司（含籌）、子公司（含籌）參照本規(guī)范和印章管理規(guī)定制定印章管理辦法，報備公司辦公室。2、本規(guī)范從頒布之日起實施，以前有關(guān)規(guī)定凡與本規(guī)范有沖突的，以本規(guī)范為準。3、本規(guī)范解釋權(quán)在公司辦公室

17、。附件一：內(nèi)部工作授權(quán)（印刷廠統(tǒng)一生產(chǎn)）附件二：用印審批表（印刷廠統(tǒng)一生產(chǎn)）附件三：印章使用周報表附件四：職能部門分工表（即主報部門表） 湘財證券有限責任公司 二一年十二月十二日主題詞：印章管理 規(guī)范主送：董事長分送：總裁、副總裁、總稽核、委員會主席、委員會副主席、總監(jiān)以上人員 發(fā)：職能總部，地區(qū)管理總部，營業(yè)部，服務部，分公司，本公司控股公司，子公司第一負責人、印章管理責任人湘財證券有限責任公司辦公室 2001年12月12日印發(fā)打字：汪永蘭 校對：陳愛國 存檔1份 共印1份內(nèi)部工作授權(quán)公司辦公室/ ： 因工作需要，現(xiàn)對如下事項授權(quán)：被授權(quán)人姓名： 被授權(quán)人職務： 授權(quán)事項： 授權(quán)有效期限：

18、年 月 日至 年 月 日 請憑此授權(quán)書辦理用印審批手續(xù)。授權(quán)人簽名：授權(quán)簽出時間： 年 月 日附件一：附件二：湘財證券有限責任公司Xiangcai Securities Co., Ltd.用印審批表 NO:（此處聯(lián)號） 檔案保管類別： 第 號文 書 全 稱核 心 內(nèi) 容主報部門/人抄報部門/人申 報 部 門申 報 時 間200 年 月 日 時 分標 的 額 萬元資 金 進 出 進資金 出資金總 份 數(shù)共 份（套）， 張（含存檔一套）。經(jīng) 辦 人用 印 類 型公司行政章 法人代表印鑒 公司合同章 公司委員會印章 總裁室印章 總裁印鑒 公司騎縫章 用 印 申 請1、我作為申請人/最終校對人對本文書

19、用印承擔如下責任：文本格式符合規(guī)范，文字標點準確無誤。2、若本次用印為合同或協(xié)議用印，我作為本部門第一負責人/本項目被授權(quán)人，對該項目的可行性負責，做到標的基本合理，并盡全力控制項目風險。我仔細閱知且完全理解法律事務中心出具的法律意見，并已據(jù)之修正。3、若合同、協(xié)議文本由于外部用印流程尚未完成、或不能繼續(xù)完成、或中途停止操作，一定盡早將完整原件交辦公室。申請人簽字： 被授權(quán)人/申請部門第一負責人簽字： 終校人終校后簽字： 1、申請部門第一負責人簡述理由：2、抄報部門第一負責人意見：3、抄報部門第一負責人意見：4、抄報部門（法律事務中心）第一負責人意見： 5、主報部門第一負責人意見： 6、董事長

20、簽發(fā)/被授權(quán)人簽發(fā)：辦公室審核程序程序合格 程序基本合格 程序不合格日常用印 合 同 用 印 授權(quán)書用印辦公室簽字： 用印人記錄處已按要求用印，并保留原件/復印件一套 。已按要求用印，原件不完整，申請責任人承諾后補。用印人簽字：申請人簽字：檔案員原件歸檔記錄原件已于200 年 月 日從 處交回。檔案員簽字：附件三：印 章 使 用 周 報 表（供印章管理責任人填寫）填報單位全稱： 填報時間： 年 月 日用 印 管 理 報 告 書公司辦公室：現(xiàn)將本人本周管理印章的用印情況以印章使用周報表形式提交。我鄭重承諾：對本周發(fā)生的用印承管理責任，我認真審核了合同協(xié)議的簽名、日期，無漏填、留白現(xiàn)象，并保留了所

21、有用印文件的原件（含用印審批表、被用印文書的原件）。若我少報、漏報、錯報、謊報，我將接受行政處罰，承擔由此可能產(chǎn)生的法律后果。印章管理員簽名： 印章全稱： 時間： 年 月 日序 號發(fā)生用印日期（ 年 月 日）用印事由涉及主要內(nèi)容申請人姓名經(jīng)辦人姓名簽發(fā)人姓名用印人姓名注： 該表由掌握印章的管理人員填寫（職能總部、地區(qū)管理總部、營業(yè)部、分公司分別填報），本周無用印的部門必須簽字“本周無用印”，將此表傳回公司辦公室。 各級行政印章的使用情況，均需每周定期在星期五下午5:00前以書面簽字、傳真形式報送公司辦公室。 本表一式二份，辦公室、印章管理責任人各持一份。附件四：職能部門職能分工（隨人事的調(diào)整而

22、調(diào)整）：1、CI策劃中心：各種性質(zhì)的對外新聞發(fā)布（含平面、電視、網(wǎng)絡等傳播媒體）、對外廣告宣傳（含各種戶外廣告的選點、設計方案、廣告合同協(xié)議）；被邀請參加各種年鑒、期刊宣傳的審批；公司大型活動的策劃、立項、預算、實施等；辦公營業(yè)場所CI形象的規(guī)劃、設計；公司及分支機構(gòu)CI禮品的策劃、設計、生產(chǎn)與管理；立正報、學習報、曼陀鈴的策劃、設計、生產(chǎn)與管理；部門生產(chǎn)內(nèi)部期刊、生產(chǎn)各種印刷品的審批與管理。2、辦公室：公司紅頭文件、紅頭函件、合同協(xié)議簽發(fā)用印的程序終審與服務；使用公司行政印章、合同章、法人印鑒、總裁印鑒的程序終審與服務；經(jīng)營事故、業(yè)務事故的主報；公司及部門加入各種性質(zhì)的理事會、協(xié)會等社會團體

23、組織的審批；分支機構(gòu)及部門20，000元以上會議計劃、慶典活動及開業(yè)費用預算會簽；重大公益活動的費用主報；職能總部報刊書籍訂閱組織工作；公司名義團購資料立項審核及報銷主報；因公出境或因私出境的審批；護照簽證的新辦、續(xù)辦審批；外事費用的預算、報銷審批；上海地區(qū)團隊訪問接待籌劃與協(xié)調(diào)；公司辦公用品、工作服的管理與服務；各分支機構(gòu)、各類子公司制作行政印章、合同印章、法人印鑒的審批。3、行政總部：固定資產(chǎn)購置的價格審核、維修、出售、報廢審批；設備的安裝施工審批；物業(yè)協(xié)調(diào)申請；CI物品、禮品、辦公用品、工作服的價格審核、領(lǐng)用服務與物流管理；戶外廣告、營業(yè)場所的裝修施工方案審批；戶外廣告費用的會簽；電話電

24、視系統(tǒng)、長途功能開通、室內(nèi)廣播系統(tǒng)、遠程會議系統(tǒng)的審批、服務與管理；安全事故的主報；用車審批；用餐安排；住宿安排；非CI用品采購審批。4、人力資源總部：增加本單位人員編制審批；增加本單位人員工資總額審批；公司員工跨部門調(diào)動審批；員工休假審批；員工結(jié)婚、離婚審批；員工戶口遷移審批；員工獨生子女證申請；員工任職資格、年檢審批；員工社會保險索賠申請；員工購房收入證明審批；晉升三級以上司員的建議書；員工從業(yè)資格管理。5、財務總部：所有開支（內(nèi)外計劃）的審批；固定資產(chǎn)購置（含電腦關(guān)鍵性軟件和設備如服務器、所有網(wǎng)絡設備、UPS及相關(guān)電源設備、網(wǎng)絡有盤無盤工作站）審批；資金融通（含資金拆借、股票質(zhì)押、資產(chǎn)抵押貸款等）審批；對外擔保審批；各種稅費事項；財務綜合計劃與計劃指標調(diào)整（含計劃外資產(chǎn)購置）審批；財務人員調(diào)配、考核、任免；銀行帳戶開設、資金申請與劃撥、清算；新業(yè)務的財務監(jiān)控與會計核算；對外報送的財務報表與統(tǒng)計報表審核。6、稽核總部：重大經(jīng)營事故、業(yè)務事故的抄報；業(yè)務活動監(jiān)控報告；對違規(guī)人員的處理報告；各種規(guī)章制度的檢查、處理建議報告。7、法律事務中心：各種涉訟、仲裁案件的申報；各種法律糾紛的申報；各種協(xié)議或合同簽署前的法律審定、標準業(yè)務合同文本的法律審定；對外聘請律師及法律宣傳資料印制、其他各種外部法律資料購買的