部門職責(zé)和崗位說明書編寫培訓(xùn)幻燈片.ppt

1、部門職責(zé)和崗位（工作）說明書編寫培訓(xùn),二00六年十一月三日,部 門 職 責(zé),根據(jù)各單位屬性所賦予的部門所承擔(dān)的職責(zé)，或上級(jí)有關(guān)文件（部門）規(guī)定部門所承擔(dān)的職責(zé)，或集團(tuán)及各單位有關(guān)文件規(guī)定的部門所承擔(dān)的職責(zé)。 體例要求：首先概述本部門的職責(zé)范圍；其次分類簡述各項(xiàng)職責(zé)。,部門職能 1、概述本部門的職能范圍：用3-5個(gè)關(guān)鍵詞概述，如：學(xué)生管理、學(xué)籍管理、人員招聘、就業(yè)指導(dǎo) 2、分類簡述各項(xiàng)職責(zé)：根據(jù)大類職能范圍，分類簡述。 以人事處為例作說明,一、概述職能范圍：人事處在分管院長領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)全院人力資源的管理和開發(fā) ，包括人員招聘與調(diào)配、干部任免與考核、師資培訓(xùn)與管理、薪酬福利管理、人事統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)工作。

2、二、分類簡述各項(xiàng)職責(zé) 1、人事工作 負(fù)責(zé)學(xué)院人員招聘和人才引進(jìn)工作，審核各部門人員需求申請(qǐng)，擬訂招聘計(jì)劃，發(fā)布招聘信息，辦理擬聘教職工有關(guān)聘用手續(xù)； 協(xié)助用人部門對(duì)新聘教職工進(jìn)行試用期考核，辦理試用期滿的教職工轉(zhuǎn)正和簽訂勞動(dòng)同； 辦理學(xué)院教職工的內(nèi)部調(diào)配，辦理批準(zhǔn)離職的教職工的離校手續(xù)； 勞動(dòng)合同的管理：辦理教職工勞動(dòng)合同續(xù)訂、解除、終止； 實(shí)習(xí)生管理：安排實(shí)習(xí)生到有關(guān)系、科、處（室）實(shí)習(xí)，協(xié)助用人部門對(duì)實(shí)習(xí)生進(jìn)行考核； 辦理應(yīng)屆畢業(yè)生的接收和教職工調(diào)動(dòng)； 協(xié)調(diào)處理學(xué)院與教職工間的勞動(dòng)關(guān)系，做好辭職、離職教職工解釋、面談工作； 擬訂學(xué)院人力資源編制方案； 對(duì)崗位進(jìn)行科學(xué)分析，編制學(xué)院所有崗位崗

3、位說明書。,2、師資干部工作 組織對(duì)全院教職工進(jìn)行績效考核，參與對(duì)有關(guān)人員的考核； 負(fù)責(zé)學(xué)院干部的任免，對(duì)擬任免人員進(jìn)行面談和考核，做好擬任免職人員的思想工作； 負(fù)責(zé)全院學(xué)科（專業(yè)）帶頭人、優(yōu)先中青年骨干教師的考核、評(píng)聘； 負(fù)責(zé)全院教職工職稱評(píng)審工作，根據(jù)政府有關(guān)規(guī)定和安排，組織教職工報(bào)考或參評(píng)； 辦理教師資格認(rèn)定工作，根據(jù)教育部門有關(guān)規(guī)定和安排，組織教職工申報(bào)； 擬訂學(xué)院教職工培訓(xùn)計(jì)劃，組織實(shí)施各項(xiàng)培訓(xùn)（入職、崗前、轉(zhuǎn)崗、專項(xiàng)培訓(xùn)），負(fù)責(zé)教職工外派培訓(xùn)管理，審核、登記培訓(xùn)費(fèi)用，簽訂服務(wù)協(xié)議。,3、薪酬福利工作 通知試用期及試用期滿轉(zhuǎn)正定級(jí)教職工薪酬； 根據(jù)教職工工作崗位、職務(wù)、職稱、技能等級(jí)

4、等變動(dòng)情況，調(diào)整工資、福利、津貼等薪酬事項(xiàng)； 根據(jù)學(xué)院規(guī)定，為符合條件且提出申請(qǐng)的教職工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、商業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)的參保，為離校的教職工辦理停保，為教職工辦理保險(xiǎn)待遇的申領(lǐng)和養(yǎng)老基金的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出； 根據(jù)學(xué)院規(guī)定，為提出申請(qǐng)的教職工辦理住房公積金的繳存，為離校的教職工辦理封存，辦理教職工住房公積金的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，對(duì)教職工住房公積金提取進(jìn)行審核； 對(duì)教職工享受國內(nèi)旅游津貼進(jìn)行審核、登記，協(xié)助發(fā)放節(jié)日慰問品,4、文檔、統(tǒng)計(jì)工作 人事處文件的收發(fā)、傳閱、催辦、歸檔； 人事處會(huì)議的通知、組織，并做好會(huì)議記錄，人事處辦公用品的領(lǐng)用與管理、辦公設(shè)備維護(hù)管理、清潔衛(wèi)生等內(nèi)務(wù)管理工作； 進(jìn)行人力資源的統(tǒng)計(jì)、分析，

5、編制人力資源報(bào)表； 為學(xué)院教職工開具證明其身份、薪酬、工作關(guān)系等證明，為人事檔案由學(xué)院管理的教職工開具婚姻狀況、計(jì)劃生育情況的證明，負(fù)責(zé)教職工胸卡的制作； 登記、審核教職工的出勤情況，對(duì)違反考勤制度的教職工進(jìn)行處罰，辦理教職工請(qǐng)假、休假、銷假事宜； 搜集、整理、保管教職工個(gè)人檔案，辦理教職工檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞事宜，登記教職工學(xué)歷學(xué)位、職稱、技能等級(jí)變動(dòng)情況；,崗位（工作）說明書 一、基本信息 二、工作描述 三、任職資格,什么是職位說明書？ 職位說明書又稱職位描述，職位界定，崗位說明等，用來定義，辨別和描述一個(gè)職位的最重要特征。它僅描述職位本身，而與從事或即將從事此工作的人員無關(guān)。 通俗地講

6、，就是通過對(duì)職位的工作內(nèi)容，責(zé)任范圍等的分析，給工作崗位畫像、照相。,崗位說明書的意義與作用,崗位說明書的意義：落實(shí)組織職責(zé)，支持實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),崗位說明書能夠把組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責(zé)落實(shí)到具體組織成員，確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。,崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ),在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位評(píng)估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺(tái)。只有把這項(xiàng)工作做扎實(shí)，其他各項(xiàng)工作才有依據(jù)。,崗位分析,員工 招聘,員工 培訓(xùn),薪酬 福利,績效 管理,職業(yè)生 涯規(guī)劃,長期 激勵(lì),能力 模型,崗位繼 任計(jì)劃,崗位 評(píng)估,人員 規(guī)劃,人力資源戰(zhàn)略,崗位分析三大原則 1、分析，而不

7、是列清單； analysis,not lists 2、分析工作，而不是在職人； jobs, not people 3、分析實(shí)際工作，而不是做主觀臆斷。 Facts, not judgements,一、基本信息 1-1職務(wù)名稱 1-2編 號(hào) 1-3所屬部門（處室/系/部/中心/本部門） 1-4職務(wù)等級(jí)（院、處/系、科/室、組） 1-5工資等級(jí)（管理、教師、工勤級(jí)/檔） 1-6所轄人員 1-7定員人數(shù) 1-8崗位性質(zhì)(管理、教師、教輔、工勤) 1-9編寫日期,二、工作描述 2-1工作概述 2-2工作內(nèi)容 2-3工作職責(zé) 2-4權(quán)限范圍 2-5工作結(jié)果 2-6工作設(shè)備 2-7工作環(huán)境 2-8工作關(guān)系

8、 2-9績效標(biāo)準(zhǔn) 2-10職業(yè)發(fā)展路徑,2-1 工作概述 工作概述是對(duì)工作職責(zé)、性質(zhì)、任務(wù)的總體表述，應(yīng)簡明扼要，但應(yīng)突出工作重點(diǎn)。 例如: 常務(wù)副院長工作概述：在院長領(lǐng)導(dǎo)下，主持學(xué)院日常工作，負(fù)責(zé)學(xué)院行政工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)生工作和就業(yè)實(shí)習(xí)指導(dǎo)工作。 教務(wù)處處長工作概述：在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，主持教務(wù)處全面工作。 人事處招聘主管工作概述：在人事處長領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)學(xué)院人員招聘、人才引進(jìn)、勞動(dòng)合同管理工作。,2-2工作內(nèi)容 工作內(nèi)容概括本職位的主要職責(zé)及要求達(dá)到的目標(biāo)。要求表述概括簡潔、全面而又切中要點(diǎn)，含義明確。 做什么達(dá)到什么目的 例如:人事處招聘主管的工作內(nèi)容 做好人員招聘、人才的引進(jìn)工作，把好面試

9、關(guān)，保證新聘人員的水平、質(zhì)量；按照用人部門需求，及時(shí)補(bǔ)充所需人員，降低人員流出對(duì)學(xué)院工作造成的損失；按時(shí)完成勞動(dòng)合同續(xù)簽工作，做好辭職教職工的挽留和解聘教職工的解釋工作，降低人員離職率，維護(hù)學(xué)院的聲譽(yù)。,2-3工作職責(zé) 列出本崗位的主要職責(zé)。要求：每一條職責(zé)的陳述力求簡潔、準(zhǔn)確；每一條職責(zé)代表工作的一個(gè)方面，切忌一條敘述內(nèi)包含兩個(gè)或兩個(gè)以上工作內(nèi)容；相近職責(zé)列在一起；按重要程度排列各項(xiàng)職責(zé)。 做什么負(fù)什么責(zé)任 例如：財(cái)務(wù)總監(jiān)工作職責(zé) 1、利用財(cái)務(wù)核算與會(huì)計(jì)管理原理為集團(tuán)經(jīng)營決策提供依據(jù)，協(xié)助董事長制定集團(tuán)戰(zhàn)略，并主持集團(tuán)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定； 2、建立和完善財(cái)務(wù)管理制度，建立科學(xué)、系統(tǒng)符合集團(tuán)實(shí)

10、際情況的財(cái)務(wù)核算體系和財(cái)務(wù)監(jiān)控體系，進(jìn)行有效的內(nèi)部控制； 3、制定集團(tuán)資金運(yùn)營計(jì)劃，監(jiān)督資金管理報(bào)告和預(yù)、決算； 4、籌集集團(tuán)運(yùn)營所需資金，保證集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展的資金需求，監(jiān)管集團(tuán)重大資金流向； 5、主持重大對(duì)外投資項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、指導(dǎo)、跟蹤和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制； 6、協(xié)調(diào)集團(tuán)同銀行、工商、稅務(wù)等政府部門的關(guān)系，維護(hù)集團(tuán)利益； 7、參與集團(tuán)重要事項(xiàng)的分析和決策，為集團(tuán)的經(jīng)營、業(yè)務(wù)發(fā)展及對(duì)外投資等事項(xiàng)提供財(cái)務(wù)方面的分析和決策依據(jù)； 8、審核財(cái)務(wù)報(bào)表，提交財(cái)務(wù)管理工作報(bào)告； 9、完成董事長交辦的其他工作。,職責(zé)描述句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動(dòng)詞開頭的語句，如：可用“起草”、

11、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動(dòng)詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草報(bào)告向 傾聽客戶的買賣指令 比較部門實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差別 用動(dòng)詞描述崗位的具體職責(zé)時(shí)，對(duì)每一項(xiàng)職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項(xiàng)。,職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容 1）動(dòng)詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：,決策或設(shè)定目標(biāo) 批準(zhǔn)指導(dǎo)授權(quán)建立制訂 規(guī)劃決定準(zhǔn)備預(yù)備發(fā)展 執(zhí)行管理 達(dá)成增進(jìn)評(píng)估建立贏得 評(píng)定吸引限制確保維護(hù) 評(píng)估衡量監(jiān)控取得認(rèn)同審核找出 設(shè)定執(zhí)行指明改善標(biāo)準(zhǔn)化 專業(yè)與支援 分析辨明界定建議提議促使 建議預(yù)測協(xié)調(diào)解釋支援 特定性或

12、基層工作 檢查檢驗(yàn)執(zhí)行履行對(duì)照提出分配 處理收集匯集生產(chǎn)制造分發(fā)進(jìn)行 提供獲得提交操作執(zhí)行供應(yīng) 一般性 管理聯(lián)系協(xié)助控制監(jiān)督協(xié)調(diào),2-4權(quán)限范圍 權(quán)限范圍包括工作權(quán)限、費(fèi)用權(quán)根、人事權(quán)根。 例如：人事處長權(quán)限范圍 工作權(quán)限：人力資源規(guī)劃權(quán)；勞動(dòng)合同履行權(quán)；違紀(jì)處理的建議權(quán)；各類假別審核、批準(zhǔn)權(quán) ；部門內(nèi)部工作考核權(quán)；部門文件的批準(zhǔn)權(quán)。 費(fèi)用權(quán)限：培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)使用管理權(quán)；工效分配審核權(quán)；處內(nèi)二次分配權(quán)。 人事權(quán)限： 人力資源調(diào)配使用權(quán)；中層管理人員監(jiān)督考核權(quán)；處內(nèi)人員調(diào)配權(quán)；處內(nèi)員工獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰權(quán)； 處內(nèi)人員提升建議權(quán)和聘用權(quán) ；人員聘用考核、建議權(quán)。,2-5工作結(jié)果 主要描述工作：事項(xiàng)；數(shù)量；質(zhì)量；

13、程度,2-6工作設(shè)備（信息） 主要描述工作中需要使用工具、作業(yè)(辦公)設(shè)備及信息。 例如：綜合辦公室文印文員 本崗位人員能熟練使用電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)，對(duì)設(shè)備故障會(huì)簡單排除、處理。,2-7工作環(huán)境 主要描述工作場所、工作危險(xiǎn)性程度、有無職業(yè)病發(fā)生可能、工作時(shí)間、工作均衡性、工作舒適程度、所處社會(huì)環(huán)境等。 例如：維修工 本崗位主要在室內(nèi)工作，有時(shí)需要在戶外工作；工作有一定危險(xiǎn)性，但危險(xiǎn)性較低；一般不會(huì)發(fā)生職業(yè)?。话诵r(shí)工作制，晚間需要值班，有時(shí)需要加班；工作舒適度一般；社會(huì)評(píng)價(jià)一般。,2-8工作關(guān)系 主要描述工作中的直接上級(jí)（上級(jí)）、直接下級(jí)以及工作需要內(nèi)部聯(lián)系、外部聯(lián)系部門。 例如：人事處長工

14、作關(guān)系,內(nèi)部工作關(guān)系 1、各職能部門 2、各系部中心,外部工作關(guān)系 1、省、市教育部門 2、省、市組織人事部門 3、省、市勞動(dòng)保障部門 4、省、市人才交流中心 5、省、市勞動(dòng)力市場 6、省、市專業(yè)資格考試中心 7、各大、中院校 8、咨詢顧問公司,分管人事副院長,人事處處長,人事處所屬員工,院長,2-9績效標(biāo)準(zhǔn) KPI(Key Performance Indication) 根據(jù)工作內(nèi)容、職責(zé)，列出本崗位應(yīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求。 1、數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間、成本 2、認(rèn)識(shí)、態(tài)度、行為、責(zé)任心、紀(jì)律、結(jié)果,數(shù)量 每月、每季度顧客的數(shù)量 每周、每月處理的項(xiàng)目（報(bào)告、表格）數(shù)量 每月、每季度處理的諸如咨詢、投訴的

15、事件 每月、每年顧客投訴的數(shù)量 （在具體項(xiàng)目中）員工參與的百分比 每月、每季度由于曠工而消耗的勞動(dòng)時(shí)間,質(zhì)量 （部門、計(jì)劃等的）差錯(cuò)率 每季度、每年由于嚴(yán)重失誤而造成的生產(chǎn)時(shí)間損耗 正確無誤的訂單比例 員工流失的比率 重復(fù)檢測的百分比 返工（或完全廢棄）的百分比 故障或停產(chǎn)（停工期間）時(shí)間的百分比,時(shí)間 錯(cuò)過截止期的百分比或數(shù)量 鈴響三聲之內(nèi)回復(fù)電話的百分比或數(shù)量 完成工作的天數(shù) 月末或季度末還需工作的天數(shù) 流失的時(shí)間（經(jīng)營突然好轉(zhuǎn)的時(shí)間） 每月/季度某一件事的發(fā)生頻率,成本 與預(yù)算偏差的百分比 預(yù)算中的生產(chǎn)開支（包括超工作量或其他成本） 比上期或上個(gè)季度所節(jié)省的金額 完成每個(gè)單位工作的時(shí)數(shù),

16、KPI類型四個(gè)方面的舉例,KPI考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定示例,SAMPLE,2-10職業(yè)發(fā)展路徑 列出本崗位在學(xué)院職業(yè)發(fā)展基本路徑。 例如：教務(wù)處教務(wù)科長職業(yè)發(fā)展路徑,三、任職資格 3-1教育水平 3-2先期培訓(xùn) 3-3工作經(jīng)驗(yàn) 3-4能力（技能） 3-5興趣愛好 3-6個(gè)性特征 3-7性別及年齡 3-8體能要求,3-1教育水平 列出工作崗位對(duì)人員教育水平的最低要求。 畢業(yè)院校 學(xué)歷（學(xué)位） 所學(xué)專業(yè)（方向）,3-2先期培訓(xùn) 列出工作崗位對(duì)人員接受相關(guān)知識(shí)、或技能、或技術(shù)、或業(yè)務(wù)、或核心能力或職業(yè)道德等方面培訓(xùn)的要求。,3-3工作資歷 列出工作崗位對(duì)人員相關(guān)專業(yè)（職業(yè)）工作資歷的要求；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)崗位，還應(yīng)列出對(duì)相關(guān)管