現(xiàn)代企業(yè)秘書實務培訓(ppt 55頁).ppt

1、1,現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(下）,秘書培訓資料,2,目錄,時間管理和旅行 會議安排 信息管理 人際交往,3,五、時間管理和旅行,時間管理 時間管理是效率的保障。 愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間?！?馬克思說：“可支配的時間，就是財富本身。”,4,秘書一天的工作,1、 開門前后： a、取郵件報紙 b、開門，定格觀看辦公室（有，無） c、取傳真件，翻日歷，對時鐘，打開電器,5,秘書一天的工作,1、2、 常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列） A、查閱日志（準備、提醒-） B、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-） C、聆聽上司指示（筆記-） D、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件 E、制備文稿（起草、

2、修改、審批-打印、裝訂） F、接待訪客 G、安排會議、約會 H、處理辦公室事務（清潔，安全，購水、用品，訂票）,6,秘書一天的工作,1、3、 日志項目：（當日必完成） A、為上司外出，會議，會客等（準備，參與-結(jié)束） B、為自己外出，會議，會客等（準備，參與-結(jié)束） 2、 4、新增內(nèi)容： （立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂） A、新加工作 B、應急工作 C、突發(fā)事件,7,秘書一天的工作,5、關門前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顧當日（是否結(jié)束，加班否） C、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關閉機器， 切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關窗關門）,8,秘書：化平凡為偉大,每日記

3、錄，一周統(tǒng)計，周志顯示： 接電話500次，打電話380次，接訪客70位，做文件36份（5萬字）， 出外訪17家，參加會14個，處理事務68件- 再加入分析、評價，送交上司 結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動， 加強溝通近感情，平凡工作有偉大,9,如何管理時間,明確目標 建立計劃，寫成清單 設定先后順序，分清輕重緩急 遇事馬上做，現(xiàn)在就做 第一次就做好，次次做好 專心致志，不要有頭無尾 珍惜今天，當日事當日畢 養(yǎng)成整潔和有條理的習慣 養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 設定完成期限 善用零碎時間,10,如何管理時間,ABCD法則： 急迫 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急 重

4、要,A,B,D,C,11,如何制定計劃,行動計劃和時間表是用于管理時間和任務的文件，包括： 任務的名稱和摘要； 衡量進度的目標、最終期限和階段任務； 需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息； 任務的分配已經(jīng)分配特定任務的人員和 部門的細節(jié)；,12,如何制定計劃,意外情況的處理萬一有時間拖延如何處 理，例如設備發(fā) 生故障 進展信息報告報告何人、何時和怎樣 報告 監(jiān)督和管理何人、如何監(jiān)督工作的進展 和質(zhì)量； 當目標實現(xiàn)時，有明確的標記的方法，例如 在方框打勾,13,如何進行日志管理,日志管理要做到： 輸入會議的完整準確的信息，最終期限等， 立即標上開始和結(jié)束的時間 在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會

5、 在一周的開始和一天的開始查看日志，及時 更新 需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。 安排隔開假日,14,如何安排旅游,計劃：包括 日期、時間、地點、交通工具、具體工作和活動、相關信息、聯(lián)絡方法 交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認以及國際旅行中的國際時差換算 訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認 辦理邀請函、護照、簽證、黃皮書等旅行文件,15,六、會議安排,會前籌備 會中職責 會后任務,16,會議安排會前籌備工作：,確立議題：（多由領導定）主題、內(nèi)容、時間、會期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。 選擇場地：大小會場、食宿地、級別標準、活動地等。 發(fā)送請柬和通知。 準備資料 ：會議日程、

6、各類文件、聲像資料、廣告、報導、證件類、表格、材料袋等。 會務工作：會場布置、設備物資準備、車輛安排、報到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。 經(jīng)費預算：來源、計劃、審批等。,17,會議安排會中責任,提前到會，檢查設備和安排（設施、座位、標簽、存衣架等） 需要時，實施備用方案（如人員、地點、設備等出現(xiàn)意外） 做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續(xù)等） 做好會議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細記錄、代表名冊等）,18,會議安排會中責任,輔助會議正常進行（提供材料、復印，協(xié)助主持人掌握會場情況、控制會議進程、觀注會議動態(tài)、做好聯(lián)絡協(xié)調(diào)、處理電話應急等） 安排好會中的后勤服務（會議休息、飲料

7、、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等） 集會議的信息（發(fā)新聞、寫簡報、會議調(diào)查、反饋等） 妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）,19,會中責任會議 簡報,目的-反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息） 類別- 摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。 概括式-根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。 綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。,20,會中責任簡報寫作要求,快-搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。 新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流性和指

8、導性。 實-內(nèi)容真實準確可靠，數(shù)字、事實核對清楚，不夸大縮小。 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的,21,會議 簡報,目的-反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的 問題，摘錄會議發(fā)言 要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息） 類別- 摘要式將有代表性、有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理， 讓其他組了解。 概括式-根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組 情況，供與會者閱。 綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、 會中花絮等。,22,會議 簡報寫作,快-搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、 邊分析、邊整理，滿足時限性。 新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗， 引人注目，滿足交流性和指導性。 實-內(nèi)

9、容真實、準確、可靠，數(shù)字、 事實核對清楚，不夸大縮小。 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實無華， 一語中的，不過千字。,23,會議 簡報例,格式-報頭 XXX會議簡報（第X期） XXX會議秘書處編 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（標題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 報尾 送：XXXXXXX（上級） 發(fā)：與會代表 （共印XX份）,24,會議紀要,定義-按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報 和下達貫徹執(zhí)行。 寫作-1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。 2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有

10、取有舍，有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。 4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導、協(xié)調(diào)、約束作用。,25,會議紀要,格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。 本體：標題-公文式或簡式（會議名稱+紀要） 時間-標題下寫紀要印發(fā)時間，署名下寫成文時間 正文-概況： 會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希 望、 號召 簽署-正文右下方署明主辦單位或會議名稱,26,會議紀要,主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達方式有: 概述式；

11、綜合原始材料，圍繞議題概述多用 小型會議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達獨立意思，或分條列項歸納 會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體,27,會議安排會后工作,1、收回所有單位（部門）物品（文件材料、設備 文具物品等） 2、清潔、檢查會議地點、場所（借用還回、移 動恢復等） 3、向有關提供幫助者告辭致謝 4、結(jié)請帳目（場地、住宿、設備、餐飲、服務、 文具復印費等與預算比較，并檢查訂金最后結(jié) 算?，F(xiàn)金、支票、信用卡索要發(fā)票憑證）,28,會議安排會后工作,5、 會議分析和評估（統(tǒng)計、分析調(diào)查、問卷 等，包含對會議內(nèi)容、展示、管理、地點

12、 設施、材料、服務等評估） 6、 整理會議文件材料（如記錄的整理、會議 材料的存檔） 7、 編制會議報告、紀要、通訊 8、 進行會議催辦和備忘（執(zhí)行催辦會議交辦 決定，整理待做工作表等）,29,會后工作會議紀要,定義-按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達 貫徹執(zhí)行。 寫作- 1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。 2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次 言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時 加理論說明。 4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導、協(xié)調(diào)、 約束作用。,30,會后工作會議紀要格式,列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

13、本體： 標題-公文式或簡式（會議名稱+紀要） 時間-標題下寫紀要印發(fā)時間，署名下寫成文時間 正文-概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。,31,會后工作會議紀要,表達方式有： 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達 獨立意思，或分條列項歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體,32,會后工作會議紀要,結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召 簽署-正文右下方署明主辦單位或會議名稱,33,七、信息管理,-國家機構(gòu)、社會組織、個人從事

14、政、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動中直接形成的對國家、社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像記錄 （行政管理類、經(jīng)營管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財會金融類、 基建設備類、人事類等）,34,信息管理,檔案特點- 1、社會實踐中的原始記錄； 2、是有條件轉(zhuǎn)化來的文件 3、 來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣 檔案作用- 1、憑證作用； 2、參考及情報作用,35,信息管理檔案業(yè)務6個環(huán)節(jié),1、 收集工作-獲取積累檔案的手段，統(tǒng) 一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì) 2、整理工作-按一定原則分類、組合、 排列、編號、編目的有序化過程 3、鑒定工作-對庫存進行鑒別、挑選、去 粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價值,36,檔

15、案業(yè)務6個環(huán)節(jié),4、 保管工作-采取保護措施，妥善管理 延長壽命，加強保密，確保安全 5、 統(tǒng)計工作-進行收進、移出、利用數(shù) 量登記、統(tǒng)計和分析，掌握情況 6、提供利用-開發(fā)和直接提供檔案，為 事業(yè)服務，達到建檔根本目的,37,信息管理分類,按字母排列-以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音 如客戶名單李L在前，張Z在后 按主題內(nèi)容-同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個易區(qū)分的主題 如建立供應類文件和銷售類文件不同主題 按形成時間-文件形成時間年、月、日的先后，看發(fā)展變化 如將財務發(fā)票本按年、月分類,38,信息管理分類,按地區(qū)范圍-業(yè)務活動以地區(qū)更顯重要和方便時，確定地區(qū)名 如西北分公司、

16、東北分公司 按數(shù)字規(guī)律-按規(guī)律用數(shù)字給文件編號歸檔，便于增添和查找 如人事檔案的編號，病歷，微機管理,39,信息管理分類,按檔案來源-保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家 如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件 按載體形式-根據(jù)檔案載體的不同而分類 如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷 綜合應用各類，如先時間，后主題，再地區(qū),40,七、人際交往,人際關系 氣質(zhì)類型 約哈里窗戶 與同事相處 與上司相處,41,人際關系,人際關系是指在社會活動中，人們相互間所結(jié)成的各種關系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。 人際關系圖,42,促進人際吸引的形式,接近性吸引空間距離近，見面機會多 相似性吸引處事態(tài)度

17、相似，感情融合 互補性吸引滿足需要，我無換他有 報答性吸引他對你好，報之以瓊瑤 儀表性吸引儀表誘人，第一印象好,43,氣質(zhì)類型圖,44,約哈里窗戶圖,45,情商圖,情商是測定人的情緒感情的一種指標,46,與人相處之道,尊重他人 感謝他人的幫助 關心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛心 不強加于人，體諒他人 謙虛謹慎，戒驕戒躁 準確扮演自己的角色 保持溝通與交流 正確對待他人的成績,47,與同事關系的自我評價,l每天上班見了同事，你主動問好，表示致意嗎？ l你能細心察覺同事的情感變化，主動詢問表示關 切嗎？ l 在與同事共同工作時，你采取：齊心協(xié)力、漫不 精心、推委、拆臺？ l同事遇到困難

18、，你是：熱心幫助、表面應付、不 聞不問？ l遇到難以分清的工作，你是主動去做，還是推給 別人？,48,與同事關系的自我評價,l當你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請求嗎？ l你認為同事幫助你是應該的，而不需要感謝嗎？ l同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和 處理事由嗎？ l同事外出，有電話找他，你是怎樣接應電話的？ l當你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 兮，還是共同分享？ l 你怎樣給同事留言和寫備忘條？,49,與同事關系的自我評價,l 當你取得一些成績時，你會在同事面前流露、 炫耀，甚至吹噓嗎？ l對待同事的缺點或毛病，你是看笑話、夸大 喧揚，還是真誠幫助？ l看到同事取得成績或上司表揚，你是祝賀、無 所謂，還是有些嫉妒？ l工作中，你能與同事相互切磋、共同商量、交 流體會嗎？,50,與上司相處之道（一）,尊重上司： 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 上司承擔的責任比你大，向家中長子，既要完成 父母交給的任務又要管理好弟妹，實屬不易 1、了解上司工作職責、側(cè)重點，了解