高效能時間管理培訓(xùn)教材(PPT 78頁).ppt

1、歡迎大家！,2, 這世界上最重要的人是誰？ 現(xiàn)在在我眼前的人。 這世界上最重要的事是什么？ 現(xiàn)在我要做的事。 這世界上最重要的時間是什么？ 此時此刻。,3,個人技能情況調(diào)查：,學(xué)業(yè)技能 文娛技能 體育技能 游戲技能,4,你為什么會有如此了不起的本事？,今天的果是昨天的因 你投入了你的時間！ 投入時間，產(chǎn)出結(jié)果！,個人技能情況調(diào)查：,5,來來往往，我匆匆忙忙 從一個方向到另一個方向 忙忙忙 盲盲盲 盲得已經(jīng)沒有主張 盲得已經(jīng)失去方向 忙得分不清歡喜和憂傷我 忙得沒有時間痛哭一場 自己卻還是老樣,6,許多的電話在響 許多的事要備忘 許多的門與抽屜， 開了又關(guān)關(guān)了又開,如此的慌張,7,8,亡,9,培

2、訓(xùn)目標(biāo),在完成本課程后，您將能： 清晰自我時間管理的關(guān)鍵； 始終思考您的目標(biāo)，并致力于達(dá)到目標(biāo)。 掌握科學(xué)時間管理方法，靈活運用時間管理技巧； 養(yǎng)成高效學(xué)習(xí)、工作、生活習(xí)慣，有效分配管理時間，從而達(dá)到提升效率的目地。 每天取得一些成就感，為自己贏得更多的自由時間。,10,一、認(rèn)識時間管理 二、時間管理的功能 設(shè)定目標(biāo) 實現(xiàn)和組織 規(guī)劃 檢查 作出決定 三、行動轉(zhuǎn)換-學(xué)以致用，馬上行動,課程內(nèi)容,11,認(rèn)識時間管理,12,案例分享,如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。 你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。 條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸

3、自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。 請問：你如何用這筆錢？,13,時間管理就是始終如一地、有的放矢地使用那些被實踐證明是行之有效的方法，以便組織管理好自己生活的方方面面，最有意義地、最大限度地利用自己所擁有的時間,實現(xiàn)自己的目標(biāo)。,什么是時間管理？,14,時間的獨特性：,15,時間管理的本質(zhì)：,自我管理 選擇管理,16,個人時間管理方式評估,17,1、做相對重要的事情之前，我都能為計劃中的事情做些準(zhǔn)備。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 2、我每天會用超過6小時的時間（有效時間）認(rèn)真學(xué)習(xí) A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 3

4、、我用進(jìn)度時間表來書面規(guī)定學(xué)習(xí)任務(wù)與目標(biāo)。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 4、我盡量一次性處理完畢一件事情。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按優(yōu)先排列，先辦最重要的事情。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做,時間管理自我評估 -您能很好地安排您的時間嗎？,18,6、我盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然召開的會議。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 7、我試著按照生理曲線表來安排我的工作。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 8、我的日程表留有回旋余地，以便我有時間

5、應(yīng)付突發(fā)事件。 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 9、我努力這樣安排我的活動，以便集中精力首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事情 A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做 10、當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情，我會說“不” A 從未做過 B 有時做 C 經(jīng)常做 D 總這樣做,19,選擇A為0分，B為1分，C為2分，D為3分。 將得分相加。 015分： 您自己并無時間規(guī)劃，而是讓別人牽 著鼻子轉(zhuǎn) 1620分：您試圖掌握自己的時間，但卻不能持 之以恒，以便取得工作成效。 2125分：您的時間管理良好。 2630分：您已經(jīng)成為每一位想學(xué)習(xí)時間管理的 人的榜樣讓您周

6、圍的人都來分享您正 確管理時間的好經(jīng)驗！,20,時間管理模型圈,21,體驗游戲：指北活動,22,有清晰且長期的目標(biāo),有清晰且短期的目標(biāo),有較模糊的目標(biāo),無目標(biāo),耶魯大學(xué)1953-1973年對畢業(yè)生的跟蹤調(diào)查,23,二十五年后：,25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標(biāo)。他們都朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成為了社會各界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會精英。,大都生活在社會的中上層，他們的共同特點是，那些短期目標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等。,幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都

7、沒有什么特別成績。,幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣葷?jì)，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會，抱怨世界。,24,目標(biāo)的作用,給人設(shè)定明確的方向，使人充分了解每一個行動所會產(chǎn)生的效果。 使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排時間。 能清晰的評估每個行為的進(jìn)展，正面檢討每一個行為的效率。 能預(yù)見看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動力。,25,SMART原則詳解 S（Specific） 具體明確的 M（Measurable） 可以衡量 A（Attainable） 可實現(xiàn)性的 R（Relevant） 相關(guān)性的 T（Time-based）有時限性的,好目

8、標(biāo)是怎樣的？,26,我要提高月銷售收入至5000元 在今年年底找到女朋友 必須在半年內(nèi)減肥10公斤 今天項目經(jīng)理交代的動作全部完成,以下目標(biāo)是否符合SMART原則？,27,人生目標(biāo)“金字塔”,28,完成目標(biāo)的動力來自于,三個重要問題,29,練習(xí)：,請列出你從現(xiàn)在到就業(yè)后第一年希望達(dá)成的三個目標(biāo)。并請同學(xué)分享。,30,時間管理模型圈,31,成功是結(jié)果 目標(biāo)設(shè)定是原因 計劃是為成功買保險 正確的行動和策略乃成功之鑰 陳安之,32,列出任務(wù) 估計工作需要的時間 預(yù)留機(jī)動時間給意外事情 決定優(yōu)先、刪減和委派 事后檢查-將未完成的任務(wù)轉(zhuǎn)移,阿爾卑斯山時間規(guī)劃法 （每日時間規(guī)劃）,33,練習(xí)日時間計劃,:

9、5.0 日程+計劃+生活+日記+GTD_20100912.xls 學(xué)習(xí)計劃表及模板.doc 超好的學(xué)習(xí)計劃表.xls,34,錄像：大石頭小石頭,思考： 1、容器代表什么？ 2、大石頭代表什么？ 3、小石頭代表什么？ 4、做事的原則是什么？,35,時間管理模型圈,36,要事第一,原則一：艾森豪威爾原則,37,1、你覺得名片樣式太老土了，想重新設(shè)計新的名片,2、你剛接到一份會議邀請函?？催^議程后，你發(fā)現(xiàn)對它沒興趣，而且主題跟工作也不相關(guān)。,3、你剛收到一封稅務(wù)局來信。信的內(nèi)容是，稅務(wù)局至今未收到你的個人報稅單，將開始計算滯納金。,4、陪女朋友（客戶、丈母娘、老婆）逛街。,重要還是緊急？,38,如何

10、使用我的時間,請將過去一周中某一天發(fā)生的事情，依緊急性及重要性分別置入矩陣中，估計一下每一象限占據(jù)時間的比例重要不重要緊急不緊急%時間,39,要事第一,第二象限 長期規(guī)劃 創(chuàng)新、創(chuàng)作 參加培訓(xùn),第一象限 救火隊員 限時完成的工作 對付緊急事件,第四象限 瑣碎的工作 一些電話 看太多電視 浪費時間,第三象限 一些會議 造成干擾的事、電話 符合別人期望的事,從長計議,立刻親自做,最好不做,立刻授權(quán)/委托做,時間矩陣,40,41,原則二：80/20法則,20%企業(yè)創(chuàng)造全行業(yè)80%利潤 20%人掌握全社會80%的財富 20%的時間創(chuàng)造80%的個人價值,大智有所不慮 大巧有所不為,42,總結(jié)：,重要,不

11、重要,緊急,不緊急,43,時間管理模型圈,44,實現(xiàn)和組織,日程安排的組織原則： 我要支配自己的學(xué)習(xí)和工作，而不是相反。,45,學(xué)習(xí)/工作開始的規(guī)則 學(xué)習(xí)/工作進(jìn)程的規(guī)則 學(xué)習(xí)/工作結(jié)束的規(guī)則,討論:,實現(xiàn)和組織,46,以積極的姿態(tài)開始一天 享用早餐，從容上課/上班 定時開始學(xué)習(xí)/工作 檢查每日計劃 首先解決當(dāng)日的重點任務(wù) 縮短投入時間 復(fù)雜和重要的事情放在早上,實現(xiàn)和組織 學(xué)習(xí)/工作開始的規(guī)則,47,充分的準(zhǔn)備 對約定的時間施加影響 避免有負(fù)面影響的行動 切忌盲動 適當(dāng)休息 集中處理較小的同類事情 做一件事就一氣呵成做完 利用零星時間,實現(xiàn)和組織 進(jìn)程中的規(guī)則,48,結(jié)果檢查和自我檢查 明天

12、的時間規(guī)劃 輕松愉快地結(jié)束一天的學(xué)習(xí) 每天都有成功的高潮,實現(xiàn)和組織 結(jié)束的規(guī)則,49,亂放東西是首位翻箱倒柜最費時,開會屬于第二位好多會議無效益,50,電話屬于第三位管理不好掉陷井,干擾列在第四位應(yīng)酬很多實在累,51,拖延列在第五位對人對已都不利,垃圾檔案屬第六魚目混珠低效率,52,危機(jī)屬于第七位接踵而至難應(yīng)付,顛倒授權(quán)屬第八別人求援常應(yīng)答,53,完美主義屬第九精工細(xì)雕屬多余,精神渙散屬第十流暢受阻費時間,54,體驗游戲：人生帳簿,準(zhǔn)備工作： 1、長紙條一張 2、筆一支,55,時光與鐘擺,56,時間管理模型圈,57,檢查的三方面任務(wù):,掌握目前的現(xiàn)狀 直到檢查之時達(dá)到了什么？ 比較額定值和實

13、際值？ 既定目標(biāo)實現(xiàn)了多少？偏差有哪些？ 采取修正措施： 如果發(fā)現(xiàn)偏差，則應(yīng)預(yù)以修正,58,過程檢查 結(jié)果檢查 每日回顧,59,過程檢查 是否只處理值得干和必須干的事情; 是否先處理優(yōu)先任務(wù)，然后處理其他任務(wù) 是否在規(guī)定時間完成既定任務(wù)； 是否把瑣碎小事集中在一起辦理，如電話、信件 是否充分利用其他合理化和減負(fù)措施； 是否自覺地消除來自個人的干擾因素 耗時因子？,60,過程檢查: 活動分析和時間分析作為檢查工具,實際情況：_ 小時 既定目標(biāo): _小時 贏得時間：,61,結(jié)果檢查: 定期檢查年度計劃/月度計劃/每周計劃和每日計劃： 1.已經(jīng)安排的任務(wù)/目標(biāo)完成了多少？ 2.取得了哪些結(jié)果？ 3.

14、哪些任務(wù)尚未完成？為什么（找出原因） 4.時間浪費在什么地方？（過程檢查） 5.從中得出什么結(jié)論，以便提前規(guī)劃下個時間段？,62,結(jié)果檢查:,63,每日回顧-自我檢查（五指法）,大拇指思維結(jié)果 今天我得到了哪些知識和經(jīng)驗？ 食指達(dá)到目標(biāo) 今天我干了什么？取得了哪些成績？ 中指精神狀態(tài) 今天我的情緒和心情怎樣？ 無名指建議和幫助 今天我給別人提供了什么幫助和服務(wù)？ 小手指身體狀態(tài) 我今天身體狀況怎樣，為健康做了些什么？,64,時間管理模型圈,65,“時間管理”的措施計劃！,什么是我想開始進(jìn)行的？（盡可能具體） 什么是我將來不想再做的？ 制定月時間計劃并上交,66,“所有事情都很難，但它們總會變得更容易?！?波斯諺語,67,分享 通過設(shè)定目標(biāo) 而實現(xiàn)目標(biāo)的例子,68,69,70,濃霧,看不到,成功,目