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文檔簡介
1、時間管理之 四象限原理,你是否有時間管理不良的征兆?看看一下這些問題。 你是否同時在進行幾個方案,但似乎無法全部完成? 你是否因為顧慮其它的事情,而無法集中精力來做目前的事? 如果工作被中斷,你是否特別生氣? 你是否每天回家的時候都是筋疲力盡,有覺得好像沒做什么事情? 你是否覺得老是沒有什么時間做運動或者是休閑,甚至是只是隨便玩玩都沒有時間? 對于以上的這些問題,只要有兩個回答是“是”的話 那你的時間管理就有問題了。,我們經(jīng)常遇到這樣的問題? 1、電話又響了,有急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的等等都是不得不接的電話。可是,手頭上正在寫一個計劃,一個上午了,還沒寫幾個字 2、最近領(lǐng)導(dǎo)分配了好多
2、事情需要做,一起堆進來,我都不知道怎么辦,這個也說馬上要交,那個也說馬上要交,我有不是三頭六臂。 3、整天就像救火,哪里有火情就往哪里趕,可是天天忙救火,就沒有時間靜下來想想,“火災(zāi)”從哪里來?,斯蒂芬科維(Stephen Covey)說: 時間是把殺豬刀!,重要性,緊迫程度,二:重要但不緊急,一:重要而且緊急,四:不重要且不緊急,三:不重要但緊急,重要性,緊迫程度,二:重要但不緊急 1、準備工作、編制計劃、維持關(guān)系。 2、去拜訪VIP客戶。 3、計劃給員工進行培訓(xùn)。 4、回訪客戶。,一:重要而且緊急 1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。 2、一會兒要參加重要會議。 3、與客戶溝通要做合同。 4
3、、準備事項。,四:不重要且不緊急 1、處理一般性文件。 2、看電視消磨時光。 3、歸檔本周所有文件。,三:不重要但緊急 1、造成干擾的緊急事件。 2、打若干個溝通的電話。 3、幫助客戶解決一個難題。,第一象限:沒什么好說的,立即去做! 我們工作中的主要壓力來自于第一象限,其實第一象 限80%的事務(wù)來自于第二象限(重要但不緊急)沒有 被處理好的事情,也就是說這個壓力和危機是自己給 自己的。所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來自第二象限的 事情 才能是的壓力減緩。,很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足,而變成迫在眉睫。 該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的
4、,這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況,就是“忙”。,第二象限:有計劃去做! 不能因為不緊急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時間將任務(wù)進行分 解,然后一個一個解決,并制定時間表,在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不 會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大,使我們陷入更大的壓力,在危機中疲于應(yīng)付。反之,多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力,縮小第一象限的范圍。 做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措施,很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志,建議管理者要把80%的精力投
5、入到該象限的工作,以使第一象限的“急”事無限變少,不再瞎“忙”。,第三象限:盡量別做! 當(dāng)你疲憊的時候,可以通過一些不重要的而且不緊急的 事情來調(diào)整戲臺和身體,但是不要在這個象限中投入過 多的盡力,否則就是浪費生命了。,但我們往往在忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分 范圍倒不見得都是休閑活動,因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不 但不是為了走更長的路,反而是對身心的毀損,剛開始時也許有滋有味,到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。,第四象限:交給他人去做! 第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最
6、好的方 法是放權(quán)交給別人去做,或者通過委婉的拒絕以減少此 類事務(wù)的發(fā)生。,表面看似第一象限,因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn),自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準。,重要性,緊迫程度,二:重要但不緊急 65%80%,一:重要而且緊急 20%25%,四:不重要且不緊急 1%,三:不重要而且緊急 15%,成功的時間分配管理,案例: 某人一周的事務(wù)清單: 臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。 ( ) 解決客人投訴。 ( ) 編寫下個月部門員工排班。 ( ) 歸檔大堂副理本周所有文件。 ( ) 去拜訪VIP客人。 () 計劃給
7、前廳員工及其領(lǐng)班進行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn)。 () 陪朋友買手機。 () 向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況,搜集反饋資料。 () 核查下午客人信用額度報表。 () 發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。() 打若干個溝通的電話。() 核查當(dāng)日所有掛賬賬單及其消費小單是否準備齊全。() 保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。() 去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購買最近很火的一本書杜拉拉升職記 。() 幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題。(),案例: 某人一周的事務(wù)清單: 臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。 (不重要但緊急) 解決客人投訴。 (重要而且緊急) 編寫下個月部門員工排班。 (重要但不緊急) 歸檔大堂副理本周所有文件。 (不重要也緊急) 去拜訪VIP客人。 (重要但不緊急) 計劃給前廳員工及其領(lǐng)班進行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn)。 (重要但不緊急) 陪朋友買手機。 (不重要也不緊急) 向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況,搜集反饋資料。 (重要但不緊急) 核查下午客人信用額度報表。
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