檔案分類規(guī)范

1、.檔案分類規(guī)范第一條 為適應(yīng)公司檔案信息化發(fā)展需要，進(jìn)一步規(guī)范公司檔案的分類與編號 , 根據(jù)中國石油化工集團公司現(xiàn)行企業(yè)檔案分類規(guī)則，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)范。第二條 公司檔案分類以立檔單位的全部檔案為對象，依據(jù)本單位管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。第三條一級類目的設(shè)置：（一）公司檔案設(shè)置一級類目 15 個，即黨群管理類、行政管理類（包括經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類） 、產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部員工檔案類、教育工作類、禮品類、聲像類、榮譽類、印章類、照片類、光盤類；第四條 二級及二級以下類目，按照公司部門（車間

2、）專業(yè)管理職能和檔案形成特點設(shè)置（見附件 1）。設(shè)置方法如下：（一）黨群管理、行政管理、教育工作類的二級類目，按保管期限設(shè)置。（二）產(chǎn)品、科研、設(shè)備儀器類的二級類目，按專業(yè)性質(zhì)設(shè)置。三級類目分別按產(chǎn)品類型、科研課題、設(shè)備儀器類型設(shè)置。（三）基本建設(shè)類的二級類目，按工程項目（或裝置）設(shè)置。三級類目按階段設(shè)置。（四）會計檔案類的二級類目，按文件材料形式（名稱）設(shè).置。三 目按所屬 內(nèi)容 置。（五）干部 工檔案 的二 目，按 工身份 置。（六）禮品 的二 目，按制成材 置。（七）聲像 下 像 、 音 、數(shù)字磁 （ ）二 目，三 目按內(nèi)容 置。（八）榮譽 的二 目，按 品種 置。（九）印章、照片 下

3、黨群工作、行政工作二 目。（十）光 的二 目，按數(shù)據(jù) 型 置。第五條全部檔案 按一、二 目分 。三 目一般只作分 排架的依據(jù)， 是否采用由各部 根據(jù)本 位檔案數(shù)量、 內(nèi)容構(gòu)成和形成特點確定。第六條 目 的構(gòu)成：（一）一 目采用阿拉伯?dāng)?shù)字 01、02、03、04依次 ；（二）二 及二 以下 目采用阿拉伯?dāng)?shù)字01 99 ；（三）各 目號之 、全宗號與 目號、 目號與年度號之 均使用 隔號“ ”隔開。案卷號（或件號）與其它代號之 ，一律使用 接號“”相 。第七條檔號的 構(gòu)：（一）檔號一般包括全宗號、分 號、案卷號。全宗號按公司各 、部 的 號 （ 附件三） ，一些 檔案 將年度號放入檔號中。各 檔案

4、的檔號具體 構(gòu) 行第八條 定。.（二）分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，有擴展到三級類目的，還應(yīng)包括三級類目代號。第八條各類檔案的檔號標(biāo)識方法與標(biāo)識示例如下：（一）黨群管理類、行政管理類、教育工作類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX XX XX XXXXXXX件號年度保管期限一級類目全宗號例：106 01012015 013第 13 件2015 年永久黨群管理類公司辦公室（二）產(chǎn)品類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX 05XX XXX案卷號二級類目一級類目全宗號例：107（04） 0402 012第 12 卷石油化工產(chǎn)品產(chǎn)品類監(jiān)察部（分析化驗）（三）科研類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX

5、05XX XXX案卷號二級類目一級類目全宗號.例：201（01） 0503 002第 2 卷石油化工科研類生產(chǎn)車間（天然氣制氫）（四）基本建設(shè)類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX 06XX XX XXX案卷號階段代號項目代號基本建設(shè)類全宗號例：202（02） 062643 006第 6 卷竣工圖消防水池基本建設(shè)類動力車間（公用工程）1.小型工程、公用工程、民用建筑等檔案的檔號， 可采用以下結(jié)構(gòu)：XXX 06XXXXX案卷號項目代號基本建設(shè)類全宗號例：301（02） 0612007第 7 卷變配電所基本建設(shè)類機電儀車間（電氣）2.技改、技措項目檔案的檔號，可采用以下結(jié)構(gòu)：.XXX 06XX XX X

6、XX案卷號技改技措次數(shù)原項目代號基本建設(shè)類全宗號例：202（01） 06 05 61 006第 6 卷第一次技改技措液化氣球罐基本建設(shè)類動力車間（油品）3.公用工程、民用建筑等有子項（分項）的項目，其子項編號由各單位檔案部門確定。（五）設(shè)備儀器類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX 07 XX XXX案卷號二級類目設(shè)備儀器類全宗號例：201（01） 0701 005第 5 卷爐設(shè)備儀器類生產(chǎn)車間（天然氣制氫裝置）（六）會計檔案類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX 08XX XX . XXXX XXX案卷號年度財務(wù)部門代號二級類目會計類全宗號其中“財務(wù)部門代號”由公司檔案部門根據(jù)實際情況確定。.例：104

7、 0801012015 016第 16 卷2015 年財務(wù)部辦公室憑證會計檔案類公司財務(wù)部（七）干部員工檔案類的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XX XX XX XXX案卷號二級類目一級類目全宗號例：106 0901 015第 15 卷干部檔案干部員工檔案類公司辦公室（八）禮品類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX XX XX XXXX XXX件號年度二級類目一級類目全宗號例 :106 13012015 013第 13 件2015 年金屬禮品類公司辦公室（九）聲像類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：.XXX XX XX XX XXXX XXX盤號年度三級類目二級類目一級類目全宗號例：106 1401012015 013第

8、13 盤2015 年新聞錄像帶錄像帶聲像類公司辦公室（十）榮譽類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX XX XX XXXX XXX件號年度二級類目一級類目全宗號例：106 15012015 009第 9 件2015 年獎杯榮譽類公司辦公室（十一）印章類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX XX XX XXXX XXX枚號年度二級類目一級類目全宗號.例：106 16012015 010第 10 枚2015 年黨群工作印章類公司辦公室（十二）照片類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX XX XX XXXX XXX序號年度二級類目一級類目全宗號例：106 17012015 002第 2 張2015 年黨群工作照片類公

9、司辦公室（十三）光盤類檔案的檔號結(jié)構(gòu)與標(biāo)識為：XXX XX XX XXXX XXX盤號年度二級類目一級類目全宗號例：106 18012015 006第 6 盤2015 年圖像光盤光盤類公司辦公室第九條件號、案卷號的編制：（一）件號，是指文件的排列順序號。黨群管理類、行政管.理類和教育工作類檔案的“件號” ，是結(jié)合二級類目和年度進(jìn)行編制的，即同一大類同一保管期限和年度下的文件， 按文件歸檔的先后順序從“ 001”開始標(biāo)注文件號。（二）案卷號，是指案卷的排列順序號。產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基本建設(shè)等類檔案的“案卷號”，是對檔案號中最小一級類目下的所有案卷依次進(jìn)行排列。如：產(chǎn)品類檔案號中最小一級類目是二級

10、類目，則其下面的所有案卷從“001”開始排列案卷號；會計檔案類檔案的“案卷號” ，是在二級類目下，對同一財務(wù)部門的所有案卷跨年度地從 “ 001”開始排列； 干部員工檔案類的 “案卷號”，是在二級類目下從“001”開始排列。（三）印章、聲像、光盤、榮譽、禮品、照片等類檔案的枚號（或盤號、件號和序號） ，按二級類目對其下面的所有檔案跨年度地從“ 001”開始排列。第十條案卷的排架：（一）檔案按大類分別排架，大類之間不得交叉混排。（二）黨群管理類、行政管理類、教育工作類檔案，分別按大類、保管期限、年度排架，即把同一大類的案卷按永久、 30 年、 10 年分排，再將同一保管期限的案卷按年度排列。（三

11、）產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案，分別按大類、項目（一個產(chǎn)品、一個課題、一項工程、一臺設(shè)備儀器）排架。其中基本建設(shè)類的圖紙案卷，按專業(yè)順序排列（見附件 2）。.（四）會計檔案類檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和工資獎金表分別排架。（五）干部員工檔案類、禮品類、聲像類、榮譽類、印章類、照片類、光盤類檔案，分別按大類、二級類目排架。（六）底圖對應(yīng)其藍(lán)圖整理順序，單獨平放排列。第十一條 本規(guī)范適用于臨沂沂河石化有限公司、沂河集團分公司。第十二條本辦法由公司辦公室、財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條本辦法自下文之日起施行。附件 1：公司檔案分類表一、二、三級類目代號一、二、三級類目名稱1 黨群管

12、理類01.01 永久01.02 30 年01.03 10 年2 行政管理類02.01 永久02.02 30 年02.03 10 年4 產(chǎn)品類04.01 石油產(chǎn)品.04.01.01 燃料04.01.02 溶劑與化工原料04.01.03 潤滑劑04.01.04 瀝青04.01.05 焦04.01.06 其它04.02 石油化工產(chǎn)品04.02.01 基本有機化工04.02.02 合成樹脂與塑料04.02.03 合成橡膠與合成膠乳04.02.04 氮肥04.02.05 其它04.03 精細(xì)石化產(chǎn)品04.03.01 催化劑04.03.02 石油添加劑04.03.03 合成材料助劑04.03.04 表面活

13、性劑04.03.05 水處理劑04.03.06 其它04.04 石油化工機械產(chǎn)品04.05 其它5 科研類.05.01 基本理論05.02 石油煉制05.03 石油化工05.04 精細(xì)石油化工05.05 分析測試05.06 儀表自動化05.07 高分子材料05.08 環(huán)境保護05.09 樹脂加工應(yīng)用05.10 其它6 基本建設(shè)類06.項目代號二級類目項目代號由公司綜合管理部統(tǒng)一排定。06.項目代號 .階段號三級類目階段號及內(nèi)容如下:階段號階段內(nèi)容1 前期準(zhǔn)備階段11 工程前期文件12 工程管理文件13 工程設(shè)計基礎(chǔ)資料14 其它2 涉外部分21 合同談判22 設(shè)計審查.23 設(shè)備檢驗24 外籍

14、人員現(xiàn)場服務(wù)25 其它3 設(shè)計階段31 總體設(shè)計32 初步設(shè)計33 最終設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、設(shè)計專利34 施工圖設(shè)計、最終版施工圖35 設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范36 其它4 竣工驗收41 竣工驗收材料42 交工文件43 竣工圖紙44 監(jiān)理文件45 聲像材料46 其它5 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備51 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備52 試車階段53 其它6 技改技措.7 設(shè)備儀器類07.01 爐07.01.01 加熱爐07.01.02 轉(zhuǎn)化爐07.01.03 燃燒爐（硫磺）07.01.04 重沸爐07.01.05 熱載體爐07.01.06 其它07.02 塔07.02.01 板式塔07.02.02 填料塔07.02.03 焦炭塔07.02

15、.04 干燥塔07.02.05 冷卻塔07.02.06 吸附塔07.02.07 其它07.03 反應(yīng)設(shè)備07.04 貯罐07.04.01 金屬貯罐07.04.02 非金屬貯罐07.04.03 球形罐07.04.04 氣柜.07.04.05 其它07.05 換熱設(shè)備07.05.01 管殼式換熱器07.05.02 套管式換熱器07.05.03 水浸式換熱器07.05.04 噴淋式換熱器07.05.05 回轉(zhuǎn)（蛇管）式換熱器07.05.06 板式換熱器07.05.07 板翅式換熱器07.05.08 管翅式換熱器07.05.09 廢熱鍋爐07.05.10 其它07.06 石油化工機械07.07 橡膠與

16、塑料機械07.08 化纖機械07.09 通用機械07.09.01 泵07.09.02 壓縮機07.09.03 鼓風(fēng)機07.09.04 冰機07.09.05 閥門07.09.06 減變速器.07.09.07 其它07.10 動力設(shè)備07.10.01 工業(yè)鍋爐07.10.02 汽輪機07.10.03 蒸汽機07.10.04 內(nèi)燃機07.10.05 電動機（ 100 千瓦及以上）07.10.06 交直流發(fā)電機07.10.07 變壓器（ 100 千伏安及以上）07.10.08 開關(guān)柜07.10.09 其它07.11 儀器、儀表07.11.01 測量儀表07.11.02 控制儀表07.11.03 檢測儀

17、表07.11.04 計算機07.11.05 其它07.12 機修設(shè)備07.13 起重運輸與施工機械07.14 其它8 會計檔案類08.01 會計憑證.08.01.01 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證08.01.02 公積金憑證08.01.03 企業(yè)補充保險08.01.04 增值稅抵扣稅款憑證08.01.05 涉外憑證08.01.06 其它08.02 會計帳薄08.02.01 總帳08.02.02 日記帳08.02.03 銀行對帳單08.02.04 明細(xì)帳08.02.05 固定資產(chǎn)卡片08.02.06 輔助帳薄08.02.07 涉外會計帳薄08.02.08 其它08.03 會計報表08.03.01

18、 年度會計報表（決算）08.03.02 月、季會計報表08.03.03 財務(wù)快報08.03.04 其它08.04 工資獎金表08.04.01 工資表.08.04.02 獎金表08.04.03 獨生子女表08.04.04 保健表08.04.05 其它08.05 其它08.05.01 會計檔案移交清冊08.05.02 會計檔案清冊08.05.03 會計檔案銷毀清冊9 干部員工檔案類09.01 干部檔案09.02 工人檔案09.03 健康檔案10 教育工作類10.1 基礎(chǔ)教育 (中小學(xué) )10.2 中等教育10.03 高等教育10.03.01 綜合事務(wù)10.03.02 教學(xué)管理10.03.03 學(xué)藉管理10.03.04 學(xué)生畢業(yè)與分配10.03.05 公司干部職工培訓(xùn)10.03.06 教職工進(jìn)修與培訓(xùn).10.03.07 教學(xué)科研10.03.08 教學(xué)設(shè)備儀器10.03.09 其它11 醫(yī)療衛(wèi)生類12 商業(yè)服務(wù)類13 禮品類13.01 金屬13.02 玉質(zhì)13.03 瓷質(zhì)13.04 木質(zhì)13.05 其它14 聲像類14.01 錄像帶14.01.01 新聞錄像帶14.01.02 專題錄像帶14.02 錄音帶14.02.01 黨群工作14.02.02 行政工作14.03 數(shù)字磁帶 (盤)14.03.01 數(shù)字磁帶14.03.02 數(shù)字磁盤15 榮譽類