辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案

綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 1 辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案 第一部分 需求分析 現(xiàn)代辦公需要先進的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。是市的供電管理單位，每天都有大量的公文往來，同時還有各種會議等管理工作，因此需要一套先進的、高效率的、覆蓋全企業(yè)的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。同時也為與世界先進的辦公機制接軌打下良好的基礎(chǔ)。 一、系統(tǒng)概況 為了滿足當前辦公業(yè)務的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進一 步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，達到增收節(jié)支的目的，急須建設(shè)的辦公自動化系統(tǒng)，使辦公自動化系統(tǒng)覆蓋從機關(guān)到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強壯的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)之上擴充辦公自動化系統(tǒng)應用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務流程計算機化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個采用先進技術(shù)的、流程控制完備的、達到國內(nèi)先進水平的辦公自動化系 統(tǒng)。 為了實現(xiàn)這一目標，辦公自動化系統(tǒng)應該采用世界領(lǐng)先水平的辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)和開發(fā)工具， 是這樣一個辦公自動化平臺。 花 )公司的軟件產(chǎn)品， 司在群件（用于工作組協(xié)同工作的軟件）方面居于世界領(lǐng)先水平，領(lǐng)導著群件的標準和發(fā)展。 1996 年被 司強行收購 ,耗資 30 億美元，成為 子公司。 全球應用最為廣泛的群件產(chǎn)品。到 1996 年，該軟件的用戶數(shù)已經(jīng)達到 900 萬個，全球 500 家最大企業(yè)中有423 家使用該 軟件作為辦公系統(tǒng)平臺，在中國，有超過 500 家政府和企業(yè)級用戶，包括國務院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、國家信息中心、中國人民保險公司、中國人民銀行等。 目前， 最新版本，辦公自動化系統(tǒng)將采用此版本作為辦公自動化系統(tǒng)平臺。 司簡介和市場情況見附錄 B。能概述見附錄 C。 辦公自動化系統(tǒng)應該利用 進的工作流程自動化技術(shù)快速把當前的主要 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 2 辦公業(yè)務：公文管理 、會議管理、檔案管理的業(yè)務流程納入計算機管理，在計算機網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)，縮短辦公業(yè)務的流程時間，減少工作人員的工作量，提高企業(yè)的辦公效率。同時，為領(lǐng)導提供領(lǐng)導辦公系統(tǒng)，為辦公人員提供辦公人員辦公系統(tǒng)，方便日常的工作，成為個人辦公的輔助工具，提高全企業(yè)每個管理人員的辦公效率。 另一方面，建立新辦公自動化系統(tǒng)也為建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)打下堅實的基礎(chǔ)。利用 強大的信息集成能力和通訊能力，實現(xiàn)的各類企業(yè)級信息的收集和存儲、信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享，通過這個信息網(wǎng)絡(luò)了解整個企業(yè)的 狀態(tài)，使信息為決策提供支持，實現(xiàn)企業(yè)級的協(xié)調(diào)和協(xié)作。 作為管理信息系統(tǒng) (統(tǒng)的一部分，隨著辦公自動化系統(tǒng)的建成和應用，將會提高管理人員的計算機應用水平，提高大家對計算機應用的積極性，對將來 統(tǒng)的建成大有幫助。 綜上所述，建立辦公自動化系統(tǒng)是符合企業(yè)當前實際需要的、符合企業(yè)發(fā)展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。它的建成將會提高企業(yè)辦公效率、降低企業(yè)辦公開支、提高企業(yè)信息化水平，并將標志著辦公自動化水平進入國內(nèi)先進水平的行列。 二、系統(tǒng)總體目標 2辦公自動化系統(tǒng)必須適應從局機關(guān)到基 層的各個單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的辦公業(yè)務需要，滿足各種辦公業(yè)務的需要，滿足各種不同職務的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業(yè)務流程或某一職務個人的系統(tǒng)，是面向整個企業(yè)的、各種辦公業(yè)務流程的系統(tǒng)。它必須能適應各個單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國際標準，可以適應各種各樣的計算機操作系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺，是一個開放的、可擴充的系統(tǒng)。 2辦公自動化系統(tǒng)必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡單方便，界面友好，業(yè)務流程合理，真正符合最終用戶的實際需要。經(jīng)過短期培訓，在 3 4 個月的時間內(nèi)統(tǒng) 可在全局范圍內(nèi)全面展開。 2辦公系統(tǒng)要能夠隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，真正覆蓋所使用單位和部門以至于覆蓋全局的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和他人通訊、交流、協(xié)作，進行辦公業(yè)務往來，查詢各種企業(yè)信息。通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)進行信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 3 2辦公自動化系統(tǒng)應采用國際先進的辦公自動化技術(shù)，結(jié)合的實際情況，利用 大、快速的辦公自動化應用開發(fā)工具，在 1998 年內(nèi)把辦公自動化系統(tǒng)建成為國內(nèi)先進水平的系統(tǒng)，并且 逐步向國際先進的辦公自動化系統(tǒng)靠攏。 2信息共享、網(wǎng)絡(luò)化辦公必須保證信息的安全性，數(shù)據(jù)的丟失，信息的不安全將會給企業(yè)帶來巨大的損失。 供強大的系統(tǒng)安全機制。一個分布系統(tǒng)的安全性的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)加密， 加密技術(shù)基于 共密鑰加密技術(shù)，這是目前工業(yè)界唯一無法破密的加密技術(shù)。在此基礎(chǔ)上， 供四級安全措施：驗證（用于任何一次用戶訪問），存取控制（七種訪問級別，用于控制用戶的訪問權(quán)限），加密（用于網(wǎng)絡(luò)、服務器、數(shù)據(jù)庫、表單、視圖以及文檔甚至域）， 電子簽名（防止別人假冒）， 保證系統(tǒng)的安全性 。 提供群集服務器功能（當一個服務器失效時，它的工作可由其它服務器完成），強大的復制技術(shù)用于數(shù)據(jù)的備份， 保證數(shù)據(jù)和服務的 高可靠性。 在辦公自動化系統(tǒng)的應用系統(tǒng)開發(fā)中，還必須考慮到數(shù)據(jù)的安全性，通過程序的手段控制不同用戶的訪問權(quán)限， 保證應用系統(tǒng)的安全性。 必須加強安全管理，建立健全的安全管理規(guī)章制度， 保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)在物理上的安全性。 2辦公自動化系統(tǒng)必須是開放的、規(guī)?？缮炜s的、功能可以擴充的系統(tǒng)。 一個理想的信息容器，可以存儲、傳輸和處理各種各樣的多媒體信息如聲音、圖象、錄象信息、影象信息、超文本等。利用 這種特點，可以方便地把多媒體功能加入到辦公自動化系統(tǒng)中。 全支持 準，它的工作站也是 覽器，它的服務器也是 務器，通過它可以方便地組成企業(yè) ，開發(fā)用，并且和 連，從 獲取信息或者向布信息。 三、系統(tǒng)邊界 3從所屬部門、基層單位及其各班組的日常辦公事務活動。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 4 3覆蓋局各辦公大樓，全地區(qū)各局屬單位。 3本系統(tǒng)的功能包括了局內(nèi)辦公系統(tǒng)中的各項目，為各級部門和管理人員提供信息共享和數(shù)據(jù)一元化管理。按功能具體劃分為收文管理、發(fā)文管理、會議管理、檔案管理、公告欄、論壇、專題信息、電子郵件八個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)具體功能如下 : 3收文管理子系統(tǒng)用于對全局的收文進行管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)完成文件的 錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)收文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、保存期限、小類號進行歸檔。 3發(fā)文管理子系統(tǒng)用于對全局的發(fā)文進行管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)發(fā)文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對發(fā)文批閱流程的可視化監(jiān)控、代碼管理、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、小類號保存期限進行歸檔。 3本子系統(tǒng)主要用于 用來完成組織會議、發(fā)送會議通知、撰寫會議紀 要、安排和落實會議待辦事項、會議室管理等管理工作。 3告欄 本子系統(tǒng)主要用于對全局的公告信息進行管理，提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息?？梢园凑疹愋汀r間、作者對公告信息進行查詢。這樣，可以及時地對公司內(nèi)部的一些信息進行發(fā)布，方便局內(nèi)人員進行信息交流。本系統(tǒng)可以按照信息分類建成多個專題，比如事故通報、大事紀要，個人信息公布等。 3子郵件 本子系統(tǒng)為每一個上網(wǎng) 工作人員提供了電子郵件收發(fā)功能和日程安排功能。用戶在此除了可以查閱、發(fā)送郵件外，用戶還可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀念日， 并將其存儲在您的日歷中， 對邀請對象發(fā)送通知，手動回復通知或按預先設(shè)定處理通知 。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀念日發(fā)生的時間。在查詢時，可以用日歷 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 5 的形式為用戶顯示當天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。同時，由于整個辦公自動化系統(tǒng)都將以電子郵件作為聯(lián)系紐帶，因此，這將是一般用戶在本系統(tǒng)中主要的“辦公室”。 3壇 本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所，可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。 3本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，自動生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。同時提供對已歸檔文件的查詢、借閱功能。 3本子系統(tǒng)用于對 各種專題信息如安全生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風建設(shè)簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)送專題信息等。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 6 四、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述 收文管理子系統(tǒng) 發(fā)文管理子系統(tǒng) 檔案管理子系統(tǒng) 會議管理子系統(tǒng) 公告欄子系統(tǒng) 論壇子系統(tǒng) 專題信息子系統(tǒng) 電子郵件子系統(tǒng) 辦公自動化系統(tǒng) 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 7 第二部分 概要設(shè)計 系統(tǒng)的建設(shè)目標 辦公自動化系統(tǒng)的主要目標是在局內(nèi)形成一個以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)、計算機為手段、高度信息化的辦公平臺。將現(xiàn)行的手工操作為主的辦公系統(tǒng)提高到這一平臺，籍以提高管理效率和管理質(zhì)量，將建設(shè)成為國內(nèi)一流企業(yè)，為趕超世界先進的電力企業(yè)打下堅實的基礎(chǔ)。 系統(tǒng)性質(zhì)分析 * 辦公自動化系統(tǒng)是一個社會 管理 技術(shù)系統(tǒng)，它涉及多學科領(lǐng)域，是集計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、管理科學、檔案學于一體的綜合系統(tǒng)。因此，系統(tǒng)的實現(xiàn)需要供電局領(lǐng)導的大力支持和各方面專業(yè)人員通力合作。 * 辦公自動化系統(tǒng)是一個人 機的統(tǒng)一體，它是建立在現(xiàn)代的計算機通訊技術(shù)基礎(chǔ)之上的，利用計算機作為輔助工具，完成各項辦公工作。因此，系統(tǒng)要充分利用現(xiàn)有的計算機資源，發(fā)揮工作人員的主觀能動性，才能提高系統(tǒng)的性能。 * 由于手工作業(yè)中因客觀條件限制，在實際的辦公過程中存在一些不科學、不規(guī)范的管理方法，而且 工作效率相對較低。因此，本系統(tǒng)的開發(fā)應奉行一切從實際出發(fā)的原則，以科學的態(tài)度對系統(tǒng)進行設(shè)計，體現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的特點。 系統(tǒng)的開發(fā)方法和工具 辦公自動化的開發(fā)成功與否與采用的系統(tǒng)開發(fā)方法、工具有密切的聯(lián)系。根據(jù)系統(tǒng)的實現(xiàn)目標和我公司多年的開發(fā)經(jīng)驗，對本系統(tǒng)的開發(fā)作如下分析： 7系統(tǒng)開發(fā)的最終目的是面向最終用戶，因此，系統(tǒng)的開發(fā)應以最終用戶的需求為出發(fā)點，充分考慮他們的要求： * 使用部門的負責人和開發(fā)項目的負責人密切配合，保證項目開發(fā)的順利進行。 * 各職能部門的領(lǐng)導和有關(guān)業(yè)務人員應該積 極參與系統(tǒng)設(shè)計和試運行。 * 開發(fā)過程中，系統(tǒng)開發(fā)人員和最終用戶應隨時溝通，共同研究、互相督促。 7通過對系統(tǒng)的實現(xiàn)目標和系統(tǒng)功能要求的分析，我們決定采用 6(為開發(fā)工具。因為， 世界最先進的群件平臺，全 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 8 面實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享；內(nèi)含強大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境；用文檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)多媒體文檔的管理，并支持客戶機 /服務器方式；可通過文檔數(shù)據(jù)庫在網(wǎng)絡(luò)上存取、追蹤、儲存和組織信息 ,是群組協(xié)同工作和辦公自動化的有力開發(fā)工具 。 同時它 的務器與 結(jié)合非常緊密，同時具有強大的電子郵件功能，不但 戶之間可以方便地通訊，而且通過 關(guān)，可以與其它郵件系統(tǒng)的用戶通訊；并且提供了 覽功能，是一個適于交互式商業(yè)用的開發(fā)環(huán)境，因此可以進一步開發(fā)出安全的、交互式 用。 系統(tǒng)功能設(shè)計 88該系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全局的收文進行管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將 文件按年度、分類號、保存期限進行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的高低。 本系統(tǒng)按照文件的類型可以分為局辦收文管理、黨辦收文管理、各個系統(tǒng)之間利用安全權(quán)限管理相互獨立。由于局辦收文和黨辦收文流程基本相同，下面以局辦收文為例描述本子系統(tǒng)流程和功能。 8 8 來文登記 由機要秘書登記，填寫收文處理單。 機要室秘書 來文登記 來文掃描和錄入 局辦主任 分辦 主管局長 指示閱知局領(lǐng)導、閱知單位和承辦單位 閱知局領(lǐng)導和閱知單位領(lǐng)導 閱后簽字 分辦 承辦單位領(lǐng)導 填寫承辦結(jié)果 檔案員 歸檔 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 9 來文掃描和錄入 通過掃描儀把來文原文掃描成圖片， 錄入到計算機中。 收文流程 依據(jù)實際業(yè)務流程，局辦文書先把收文處理單和文件發(fā)往局辦主任批辦后，再發(fā)往主管局長批示，最后安排傳閱和承辦。 收文查詢 在視圖中可以按日期、文種、來文單位進行查詢并可以指定時間段；利用查詢按鈕可以進行特定條件的組合查詢。 收文號管理 收到來文的計數(shù)，可以對收文號進行修改。 統(tǒng)計 對公文的日收文數(shù)量進行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上進一步得出各時間段的統(tǒng)計數(shù)字，同時提供一些圖形顯示方式。 打印 可以用白紙或標準辦公稿紙打印收文登記薄、收文處理單、文件傳閱單、部門代碼等。 8文管理 子系統(tǒng) 8本系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全局的發(fā)文進行管理。通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限進行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的高低。 本系統(tǒng)按照文件的類型可以分為局發(fā)文、處室發(fā)文和分局發(fā)文。 88 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 10 88 發(fā)文生成 發(fā)文擬稿人起草發(fā)文稿件，并填寫發(fā)文處理單。其中 ，擬稿時可以采用 行。 發(fā)文流程 依據(jù)發(fā)文實際業(yè)務流程，文件擬稿人把發(fā)文處理單及發(fā)文件依次發(fā)往部門領(lǐng)導進行審簽填寫送審意見、局辦主任核稿、局領(lǐng)導簽發(fā)，機要秘書文件編號，最后發(fā)送文件。 發(fā)文查詢 在視圖中可以按日期、文種、發(fā)文部門代碼或發(fā)文部門名稱、簽發(fā)人進行查詢，利用查詢按鈕可以進行特定條件的組合查詢。 部門代碼管理 每個發(fā)文部門都對應著一個代碼，并有發(fā)文文號，可以對這些代碼和文號進行查詢、增加、刪除和修改。 統(tǒng)計 對公文的日發(fā)文數(shù)量進行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上進一步得出各時間段的統(tǒng)計數(shù)字，同 時考慮提供一些圖形顯示方式。 打印 可以打印發(fā)文登記簿、發(fā)文正文、發(fā)文處理單、部門代碼、紀要文稿等。除使用 起草發(fā)文 填寫發(fā)文處理單 本部門領(lǐng)導 進行審簽 填寫意見 局辦主任 核稿 填寫意見 機要秘書 給文件編號 發(fā)送文件 會辦部門領(lǐng)導 會簽 填寫意見 不同意返回發(fā)文人 檔案員 歸檔 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 11 紙打印外，對特定文檔可以采用標準辦公用紙 帶格式的稿紙進行打印。同時，在流程的每一步都提供打印功能，方便用戶在必要時手工進行批閱流程，從而提高系統(tǒng)的靈活性，以下各功能模塊中的打印與此相同。 88 本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面。另外提供對已歸檔文件的查詢和借閱功能。 88檔案員 初始化歸檔光盤 檔案員 從收文庫和發(fā)文庫中把待歸檔文件保存到已初始化的歸檔光盤上， 在檔案庫中生成歸檔文件的索引（條目） 檔案員 根據(jù)文件條目的年度、分類號、小類號組卷，生成卷內(nèi)目錄和案卷目錄， 并且可以調(diào)整條目 檔案員 打印卷內(nèi)目錄和案卷目錄 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 12 88 初始化光盤 把用來歸檔的光盤進行編號，并貼上標簽，初始化用來保存歸檔公文文件的數(shù)據(jù)庫。 公文歸檔 由系統(tǒng)或檔案員自動定期從收文和發(fā)文庫中提取待歸檔文件 ,把文件保存到光盤上的數(shù)據(jù)庫中，在檔案庫中生成一個文件的條目，記錄文件的簡要信息如分類號、保存期限、年度、小類號 、文件類型、文件標題、主題詞、保存文件的光盤號等等，用于生成目錄，供借 閱人查詢以及查找文件所處的位置等。當一個光盤滿了以后，系統(tǒng)提示更換光盤。 已歸檔文件查詢 文件歸檔后，在檔案庫中生成一個條目，包含文件的基本信息，借閱人可以可以按年度、文件種類、標題、收文來文單位、主題詞、文號等查詢公文，支持組合模糊查詢公文。 借閱管理 借閱人查詢已歸檔文件，生成借閱申請單，檔案員和領(lǐng)導審批后，借出文件，系統(tǒng)自動查找存儲文件的光盤號，并提示檔案員放入相應的光盤后，把文件發(fā)送給借閱人，如果在規(guī)定期限內(nèi)借閱人不歸還，則自 動取消借閱人的閱讀權(quán)限。 生成卷內(nèi)文件目錄 按年度、分類號、保存期限和小類號自動生成卷內(nèi)文件目錄。 生成案卷封面 為每一個案卷生成案卷封面。 借閱人 查詢檔案條目 尋找要借閱文件 借閱人 填寫借閱申請單 領(lǐng)導 審批借閱申請 檔案員 審查借閱申請 檔案員 從光盤中把文件拷貝到檔案庫中 借閱人 閱讀文件 歸還文件 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 13 生成案卷目錄 系統(tǒng)根據(jù)當前存在的案卷自動生成案卷目錄。 打印 可以用白紙或標準辦公稿紙打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面等。 檔案的銷毀 把到期的短期和長期公文文件從光盤中刪除。 88完成安排、組織會議，發(fā)送會議通知、撰寫會議紀要，安排、落實會議決定事項，設(shè)置例會等功能。同時，還具有管理會議室、自動預定會議室、會議室占 用檢測沖突等功能。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 14 88領(lǐng)導 審 批 填寫意見 會議組織者 申請會議室 會議管理員 審批申請 會議組織者 發(fā)送會議通知 發(fā)送變動通知 取消會議 不同意 會議組織者 重新安排時間地點 如果占用其它部門會議室 會議組織者 設(shè)置例會 生成一年內(nèi)的所有例會 會議組織者 起草會議 安排時間地點 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 15 88能說明 8排會議 起草會議安排： 內(nèi)容包括會議名稱、會議時間、會議地點、主持人、承辦單位、聯(lián)系人、參加人員等。 修改會議安排 會議在尚未召開以前，均可以修改。 送審會議安排 把會議安排送給審批領(lǐng)導審批。 審批會議安排 ： 審批領(lǐng)導審閱會議申請后，作出批準或否決的決定，并且，可以附上意見，送還給報批人。 會議申請 如果被批準，可以繼續(xù)流程；如果被否決，就變?yōu)椤捌鸩荨睜顟B(tài)。 申請會議室 如果占用其它部門的會議室，必須發(fā)送會議室申請到會議室管理員。 審批會議室申請 會議室管理員可以批準或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會議室的時紀要起草人 起草會議紀要 領(lǐng)導 批示、修改 紀要起草人 發(fā)送會議紀要 承辦人 填寫承辦結(jié)果 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 16 間，回復會議組織者。 8議通知 發(fā)送會議通知 已經(jīng)審批的會議，就可以發(fā)送會議通知到主持人、參加人員。 變動通知 已經(jīng)發(fā)送通知的會議，如果時間地點變動，可以發(fā)送會議變動通知到會議參加人員。 會議取消通知 已經(jīng)審批的會議安排，如果因故取消，可以發(fā)送會議取消通知到主持人、 參加人員。 答復會議通知 收到會議通知的人員，應該給聯(lián)系人回復能不能出席。 會議通知答復查詢 為會議組織者提供參考信息。 8如果會議定期召開，可以設(shè)置為例會?？梢灾付ㄕ匍_的周期或指定一年中例會召開的時間，提前發(fā)送通知的天數(shù)，系統(tǒng)自動生成一年中所有會議并預定會議室，并按照設(shè)置，由系統(tǒng)自動發(fā)送會議通知。 8議紀要 對于有些重要會議（不形成局文的），主辦單位需要整理會議紀要，系統(tǒng)提供了撰寫、編輯、發(fā)送會議紀要的功能。每份會議紀要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員 可以看見其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀要的相關(guān)人員才可以閱讀會議紀要。 起草會議紀要 擬稿人將會議紀要輸入系統(tǒng)。內(nèi)容包括紀要題目、紀要內(nèi)容、紀要發(fā)至、紀要送至、批示領(lǐng)導、承辦人等。 批示、修改會議紀要 會議紀要在發(fā)送以前，可以由擬稿人編輯、修改、領(lǐng)導填寫批示意見或者修改紀要。 發(fā)送會議紀要 擬稿人在確認紀要無需修改后，可以把會議紀要送給相關(guān)人員。 打印會議紀要 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 17 在任何階段，都可以打印會議紀要。 8可以按時間、承辦單位、狀態(tài)、自己要出席的會議等查詢。 8可以按 時間、承辦單位統(tǒng)計。 8局內(nèi)常用的會議室，應該作為會議管理系統(tǒng)內(nèi)的會議室管理起來，以便安排會議的人員能夠方便、迅速地選擇會議時間、地點，以防多個會議的地點發(fā)生沖突。 會議室的信息有會議室名稱、可容納人數(shù)、描述等。 8議室預定 防止多個會議發(fā)生地點沖突，系統(tǒng)提供了會議室的自動預定功能。預定內(nèi)容有預定人、預定日期、使用時間。系統(tǒng)在接受預定前，進行沖突檢查。 88電子郵件子系統(tǒng)主要提供郵件的起草、發(fā)送、接收、回復等功能，另外提供活動安排的功能。 8 電子郵件 提供電子郵件的收發(fā)功能。 活動安排 用戶還可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀念日， 并將其存儲在您的日歷中?？梢?對邀請對象發(fā)送通知，手動回復通知或按預先設(shè)定處理通知 。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀念日發(fā)生的時間。 活動安排查詢 可以用日歷的形式為用戶顯示當天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 18 88本子系統(tǒng)提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息 的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息。 8 創(chuàng)建公告信息 每個上網(wǎng)人員都可以發(fā)布公告信息，并可以指定需要特別通知的人員，直接發(fā)送電子郵件告知。還可以在公告中嵌入多媒體信息。 查詢公告信息 可以按類別、時間、作者查詢公告信息。 自動刪除公告信息 系統(tǒng)自動在公告發(fā)布者指定的時間刪除公告信息。 安全性控制 使用者只能編輯、修改、刪除自己發(fā)布的公告信息，只能查看別人發(fā)布的公告信息。 88 本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所，可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。 8 創(chuàng)建主題 每個人都可以創(chuàng)建一個討論主題，發(fā)表自己的觀點看法，供大家討論。 答復 每個人都可以對主題或答復進行答復，發(fā)表自己的觀點。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 19 匿名答復 如果發(fā)表意見者不希望留名，可以匿名發(fā)表自己的意見。 工作組討論 使用 者在創(chuàng)建主題時，可以指定那些人員或部門可以參加本主題的討論，并發(fā)送電子郵件通知有關(guān)人員。主題創(chuàng)建者還可以公開主題，供所有人員討論。 安全性控制 使用人員只能編輯、修改和刪除自己創(chuàng)建的主題和答復，只能查看別人創(chuàng)建的主題和答復。 88本子系統(tǒng)用于對各種專題信息如安全生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風建設(shè)簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)布專題信息等。其中影像信息專門用于發(fā)布影像或錄像信息的。 8 創(chuàng)建專題信息 專題信息主辦單位人 員可以創(chuàng)建專題信息，輸入標題、內(nèi)容，還可以用其它字處理軟件或電子表格軟件輸入信息內(nèi)容，然后引入到本系統(tǒng)中來。創(chuàng)建影像信息時，把影像文件引入到專題信息中。 發(fā)送專題信息 專題信息創(chuàng)建者可以指定專題信息的發(fā)送范圍，并通過電子郵件發(fā)送專題信息給指定人員。 查詢專題信息 擁有閱讀權(quán)限的人員按專題信息的類別可以快速地查詢各類專題信息。 安全性控制 只有主辦單位的指定人員可以創(chuàng)建專題信息，并由創(chuàng)建者指定可以看到專題信息的人員，其他人員將不能看到專題信息。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 20 界面設(shè)計 9系統(tǒng)界面是系統(tǒng)提供給最終用戶訪問系統(tǒng) 功能和數(shù)據(jù)的界面，一個系統(tǒng)是否容易使用主要取決于系統(tǒng)的界面對最終用戶是否友好、是否操作簡便。辦公自動化系統(tǒng)的界面設(shè)計遵循以下原則： * 面向最終用戶 真正滿足最終用戶的實際需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最終用戶真正需要的功能和信息。 * 符合 圖形化、風格統(tǒng)一、操作方法一致。 * 界面友好 最終用戶易于理解和接受。 * 操作簡便 操作過程盡量簡單、方便。 * 功能和數(shù)據(jù)集成 最終用戶可以在一個單一的界面中方便地訪問各子系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)，雖然這些功能和數(shù)據(jù)可能來源于不同的子系統(tǒng)和不同的數(shù)據(jù)庫。 9按最終用戶的行政職務，可以把辦公自動化系統(tǒng)的最終用戶劃分為局領(lǐng)導、中層干部，一般人員三個層次；按最終用戶的系統(tǒng)管理職責，可以劃分為系統(tǒng)管理員、子系統(tǒng)管理員和一般人員三個層次。雖然局領(lǐng)導、中層干部、一般人員對不同子系統(tǒng)的側(cè)重點不同，但對每個子系統(tǒng)的使用權(quán)限、功能要求基本相同，因此不按行政職務劃分不同的界面，而是提供統(tǒng)一的個人辦公界面。對于系統(tǒng)管理員、子系統(tǒng)管理員，其對各子系統(tǒng)的使用權(quán)限、功能要求不同于一般人員，因此為他們提供各子系統(tǒng)專用界面，方便他們對子系統(tǒng)的管理。 9個人辦公界面面向一般 用戶（非系統(tǒng)管理員、非子系統(tǒng)管理員），為一般用戶提供風格統(tǒng)一、操作簡單方便、友好的用戶界面。用戶可以方便地訪問辦公自動化系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)，獲取各種各樣的信息，幫助個人處理日常辦公業(yè)務，提高工作效率。 9子系統(tǒng)專用辦公界面面向子系統(tǒng)的管理員和系統(tǒng)管理員。其中收文管理子系統(tǒng)專用界面、發(fā)文管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向機要秘書；會議管理子系統(tǒng)專用界面，主要 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 21 面向局辦秘書；檔案管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向檔案室；其它子系統(tǒng)可以使用個人辦公界面，不需要專用界面。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 22 第三部分 總體規(guī)劃 方案 辦公自動化系統(tǒng)采用 為辦公自動化系統(tǒng)平臺，因此建立一個覆蓋整個的 統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。下圖是 統(tǒng)總體方案圖。 10務器采用 務器和 務器的集成。通過 務器可以為用戶提供電子郵件和 過 務器可以為 用戶提供 用服務。 10局大院的 戶數(shù)將達到近 200 個，這樣規(guī)模的 統(tǒng)最好采用多服務器的結(jié)構(gòu)，以均衡負載，提高性能。在服務器中，按功能可分為應用服務器和郵件服務器。應用服務器提供辦公自動化應用的訪問和數(shù)據(jù)存儲，郵件服務器負責電子郵件的通訊。 各 據(jù)庫應用一年的數(shù)據(jù)量估計如下： 發(fā)文管理： 1G 收文管理： 1議管理： 100M 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 23 檔案管理： 1子公告： 50M 論壇： 50M 電 子郵件：每個用戶 10M 專題信息： 1G 接待： 50M 總計一年的硬盤需求為 4上系統(tǒng)占用，建議容量為 10G。 建議采用 C 為 務器 . C 為主服務器，它為每一處理器配置 5122 高速緩存，可實現(xiàn)四路 200理器并行工作的強勁功能，其主要配置如下： 1. 200理器 最多可支持個 能 2. 高于 60存，標準配置為 128大可擴展到 2. 每個處理器帶有 5122 可回寫式緩沖 4. 個 線結(jié)構(gòu) 可選 100/10速以太網(wǎng)卡 5. 17 個擴展托架可使存儲容量擴充到 54括 12 個熱拔插托架） 6. 雙 盤控制器和 配器 ( ) 7. 8 倍速 動器 8. 隨機配有 務器使用安裝指南軟件 9. 預裝 絡(luò)管理軟件 10. 贈送 C 為郵件服務器，它提供了可選的熱拔插機型和磁盤陣列機型，200理器， 32存系統(tǒng)，大型熱拔插硬盤系統(tǒng)， 9 個 32 位適配器插槽，其主要配置如下： 可選 100/10速以太網(wǎng)卡 1. 00理器 2. 支持 2 個 能 3. 標準配置為 32存，最大可擴充到 1. 每個處理器帶有 256 5122 可回寫式緩沖 5. 線 6. 9/10 個擴展托架使內(nèi)置存儲容量可以高達 27. 盤控制器和 配器 ( )支持40MB/s 數(shù)據(jù)吞吐量 8. 倍速 動器 9. 隨機配有 務器使用安裝指南軟件 10. 預裝 絡(luò)管理軟件 務器操作系統(tǒng)選擇 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 24 服務器操作系統(tǒng)選用 T 裝 件。 10分局 務器 區(qū) 縣分局的情況和局大院的情況相似，只是規(guī)模相對小一些，建議采用 C 為 務器。 10 內(nèi)置 覽器，因此也是一個 求 486 或以上 存最好 16M 以上，因此建議采用 586 存16M，硬盤 1G。由于 置的有 覽器，因此不需要另外購買 覽器。操作系統(tǒng)可以采用 5，推薦使用 5， 5 強大的連網(wǎng)能力和易用性是 可比擬的。 工作站是 586 微機，內(nèi)存不小于 16盤容量建議不小于 1作站數(shù)量決定使用計算機的崗位數(shù)，最好為每個工作人員配一臺。 此處推薦的機型是 C 300 能的內(nèi)置以太網(wǎng)卡，準接口的 能夠進行遠程開機關(guān)機控制，遠程維護，軟件集中開發(fā)等高級網(wǎng)絡(luò)管理，同時自動識別連接在網(wǎng)上計算機的型號，配置軟 件和元件序列號等數(shù)據(jù)，其內(nèi)存是 16盤， 33166理器，支持 術(shù)。 10動用戶和撥號服務器 移動用戶或遠程用戶可以通過公用電話網(wǎng)連接到 用戶端需要 務器端可以有兩種方式：一是 過電話線接入公用電話網(wǎng)， 戶可以撥號進入 種方法的好處在于安全性較高，只有登記的 戶可以而且只能連接到統(tǒng)中，安全性由 統(tǒng)控制。缺點是遠程用戶只能訪問 統(tǒng)，不能訪問其它網(wǎng)上資源，同一時刻只有一個遠程用戶可以連接到 務器，并且對務器的性能有較大影響；二是采用遠程撥號服務器，遠程用戶通過公用電話網(wǎng)撥通撥號服務器后，可以通過撥號服務器連接到局大院局域網(wǎng)中，訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源。這種方法的好處是遠程用戶不但可以訪問 統(tǒng)，還可以訪問其它網(wǎng)絡(luò)上的資源，并且同一時刻允許多個遠程用戶同時訪問網(wǎng)絡(luò)資源，而不會影響系統(tǒng)的性能。缺點是安全性不高，雖然撥號服務器提供了安全控制，但安全級別不高，一旦 非法用戶通過了撥號服務器的檢查，它就可以訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源，雖然每個系統(tǒng)都有自己的安全控制，但暴露在非法用戶面前將是非常危險的。補救的辦法是可以指定遠程用戶只能訪問 務器，這樣安全性就有了保證，雖然和第一種方法一樣只能訪問 統(tǒng)，但它允許多個用戶同時訪問，并且不會影響 務器的性能。推薦使用撥號服務器。 10 統(tǒng)之間的連接 統(tǒng)包括局大院 統(tǒng)和各區(qū)縣分局 統(tǒng)，各系統(tǒng)之間通過公用電 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 25 話網(wǎng)相連。公用的辦公自動化應用、共享的數(shù)據(jù)庫信息，由服務 器之間通過 可比擬的數(shù)據(jù)庫復制技術(shù)在各個 統(tǒng)中保持一致，這樣既提高了 戶的訪問速度，又實現(xiàn)了信息共享。以公告欄為例，可以在局大院和各分局的服務器之間建立復制關(guān)系， 統(tǒng)會自動維持電子公告數(shù)據(jù)庫的一致性，當一個地方的數(shù)據(jù)庫發(fā)生變化，這個變化會被傳播到其它地方的同一數(shù)據(jù)庫中，并且只有變化會被傳播。變化的最小單位是 ”域 ”。也就是說一個文檔如果只有一個域發(fā)生了變化，只有這個域變化會被傳播到其它地方，而不是整個文檔。這就大大提高了復制效率。不論用戶位于哪個地方，他都可以和其它地方 的用戶通過電子郵件通訊，本地 務器會自動轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 26 第四部分 系統(tǒng)的投資概算和效益分析 系統(tǒng)軟件：（推薦使用） 0 0用戶 ) 內(nèi)容包括： 1 1 9 格： 35200 元 辦公自動化軟件 系統(tǒng)名稱 基本數(shù)（套） 基本費用 （萬元） 費用預算 （萬元） 公文管理 1 議管理 1 2 2 檔案管理 1 3 3 日常辦公 1 3 3 合計 用管理 根據(jù)需求調(diào)研協(xié)商解決 第五部分 系統(tǒng)實施方案 一、 包括域的劃分、網(wǎng)絡(luò)的劃分、命名規(guī)則、安全性設(shè)置等 統(tǒng)的設(shè)計。 二、市局 由 市局的人員進行 統(tǒng)管理培訓和開發(fā)培訓，時間為 7 天。 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 27 三、分局 由軟件公司對各分局 (每分局 12 人 )進行 統(tǒng)管理員培訓，時間為 5 天。 四、安裝辦公自動化試運行系統(tǒng) 總部安裝 務器，選擇局辦、黨辦作為收文管 理子系統(tǒng)的試點部門，檔案室作為檔案的試點部門，選擇另外 12 個處室作為發(fā)文管理子系統(tǒng)的試點部門，各相關(guān)部門作為專題信息子系統(tǒng)的試點部門，在這些部門安裝 12 臺工作站。選擇一個分局作為試點分局，在該分局安裝一臺 務器和 510 臺工作站，建立分局的會議、收文、發(fā)文、檔案和其他系統(tǒng)。 五、辦公自動化系統(tǒng)試點和完善 在各試點部門和分局運行，提出修改完善意見，對辦公自動化系統(tǒng)進行修改完善。在此期間，完成辦公自動化系統(tǒng)使用手冊的最后定稿。 六、辦公自動化系統(tǒng)培訓和推廣 印發(fā)使用手冊，對不同使用人員進行不 同培訓。在局大院所有部門安裝工作站，在一部分分局安裝服務器和工作站，辦公自動化系統(tǒng)正式使用。 附錄 B： 介 公司總部 美國麻省波士頓市劍橋區(qū) 全球員工 約 6000人 中國員工 約 40人 中國組織 銷售及市場、技術(shù)支持、培訓和產(chǎn)品開發(fā) 超過 10000 家企業(yè)用戶，全球最大的 500 家企業(yè)有 423家使用 超過 900萬（至 1996年底） 超過 500家政府及企業(yè)級用戶 超過 30000套 國務院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、公安部、國家信息中心、中國人民銀行、中國工商銀行、中國銀行、中國人民銀行保險公司、中國石油化工總公司、中國化工進出口總公司、中國五金礦產(chǎn)進出口總公司、廣東發(fā)展銀行、深圳招 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 28 商銀行、廣東進出口商檢局、廣東郵電管理局、福建省人民政府、四川省人民政府、上海市政府、浙江省政府、杭州市政府、寶鋼、上海金山石化總公司、上海市郵電管理局、中國太平洋保險公司 中國 60多家，全球超過 8000家 全球超過 1000位工程師長 期投入研發(fā) 1997年底全球超過 1800萬套安裝量 1領(lǐng)導 2客戶信息系統(tǒng)最佳平臺 3 繼續(xù)領(lǐng)導群件的標準和發(fā)展 為全球最大安裝量的 綜合辦公自動化系統(tǒng) 清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司 29 附錄 C： 傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性 在現(xiàn)代意義上的電子數(shù)字計算機問世以來的半個世紀的時間里，信息技術(shù)的發(fā)展經(jīng)歷了三個主要階段： 以大型機為中心的計算； 以微機為中心的計算； 以網(wǎng)絡(luò)為中心的計算。 所謂的傳統(tǒng)信息技術(shù)，主要指以大型機或微機為中心的計算模式，具有以下的特點： 數(shù)據(jù)具有嚴格的結(jié)構(gòu)，主要儲存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中； 應用系統(tǒng)建立在某種規(guī)范的計算模型之上； “信息處理”實質(zhì)上是以數(shù)據(jù)為中心的計算； “信息系統(tǒng)”的適用范圍局限在部門內(nèi)部，甚至局限于個人。 這種信息技術(shù)雖然提高了許多事務處理工作的生產(chǎn)效率，但也存在不少問題，因而制約了信息技術(shù)應用的廣度和深度。概括起來，主要問題有： 信息衰減。由于大量數(shù)據(jù)均有嚴格的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)并依賴背后的模型，因此，一旦脫離這樣的環(huán)境，就難以解釋其意義。例如，某 一業(yè)務部門的數(shù)據(jù)很難被其它部門或領(lǐng)導部門理解。這樣，信息的應用價值就被打了折扣。 信息表達問題?，F(xiàn)實世界中許多信息并不具有結(jié)構(gòu)化的特點，有效地管理和利用這類信息，是企業(yè)信息技術(shù)應用向深層次發(fā)展的瓶頸問題。 通信和信息共享問題。通信的實質(zhì)是大范圍的信息共享，由于大多數(shù)電子郵件系統(tǒng)僅僅提供了信息