人力資源管理論文-企業(yè)文秘人員培訓(xùn)方法研究 .doc

人力資源管理論文-企業(yè)文秘人員培訓(xùn)方法研究【摘要】文章力圖對(duì)于企業(yè)文秘人員的培訓(xùn)方式進(jìn)行不斷地完善，研究注重于實(shí)踐的全方面、多層次的培訓(xùn)方式。例如角色扮演法，文件筐法，拓展訓(xùn)練，心理素質(zhì)培訓(xùn)等，使文秘人員的素質(zhì)符合新時(shí)代的要求?！娟P(guān)鍵詞】文件筐；拓展訓(xùn)練；角色扮演；心理素質(zhì)一、現(xiàn)代文秘人員的定義及應(yīng)具備的素質(zhì)文秘學(xué)產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代初，國(guó)際文秘聯(lián)合會(huì)曾為文秘人員職業(yè)做出如下準(zhǔn)確的定義：“文秘人員應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握有關(guān)辦公室的技巧，能在沒(méi)有上司的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定?！?相對(duì)于傳統(tǒng)的文秘人員的概念，現(xiàn)代文秘人員是指綜合運(yùn)用自身智慧和現(xiàn)代工具，直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管提供輔助管理、決策和綜合服務(wù)，由事務(wù)服務(wù)型向管理助理型轉(zhuǎn)變的，以腦力勞動(dòng)為主的工作人員。二、文秘人員實(shí)務(wù)的特點(diǎn)（一）文秘人員實(shí)務(wù)的特點(diǎn)文秘人員實(shí)務(wù)的特點(diǎn)包括事務(wù)性、綜合性和技術(shù)性三個(gè)方面。1事務(wù)性。文秘人員實(shí)務(wù)的事務(wù)性是組織內(nèi)部非特定職能的管理，是為職能活動(dòng)的有效展開(kāi)奠定基礎(chǔ)，為提供服務(wù)創(chuàng)造條件的輔助性、技術(shù)性的活動(dòng)。2綜合性。文秘人員實(shí)務(wù)的綜合性是指其管理對(duì)象廣泛，管理活動(dòng)內(nèi)容龐雜；居于組織活動(dòng)的中樞地位，需要綜合處理多種關(guān)系，綜合解決多種問(wèn)題。3技術(shù)性。辦公室管理是行政管理中自然屬性較強(qiáng)的部分，突出的表現(xiàn)就是其具有技術(shù)性。這種技術(shù)性主要指辦公室管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動(dòng)的人掌握特定的技術(shù)知識(shí)和方法技巧。三、企業(yè)文秘人員培訓(xùn)內(nèi)容與培訓(xùn)方法（一）針對(duì)事物性的特點(diǎn)而進(jìn)行的培訓(xùn)1公文筐培訓(xùn)。就是對(duì)特定職位通常是目標(biāo)崗位的管理人員在日常工作中經(jīng)常遇到的各類典型事務(wù)進(jìn)行編輯、加工、并設(shè)計(jì)成若干種公文讓培訓(xùn)對(duì)象處理,由此評(píng)價(jià)其在將要面對(duì)的典型職業(yè)環(huán)境中獲取有關(guān)資料、妥善處理各類信息、準(zhǔn)確做出管理決策、有效進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制的工作能力，找出不足的地方，對(duì)受訓(xùn)者進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，加以強(qiáng)化。在針對(duì)文秘人員的培訓(xùn)中，公文筐測(cè)評(píng)在假定情境下實(shí)施。從以下兩個(gè)角度對(duì)文秘人員進(jìn)行測(cè)查，一為技能角度，主要考察受訓(xùn)者的計(jì)劃、預(yù)測(cè)、決策和溝通能力。另為業(yè)務(wù)角度。公文筐的材料涉及財(cái)務(wù)、人事、行政、市場(chǎng)等多方面業(yè)務(wù)，它要求文秘人員具有對(duì)多方面業(yè)務(wù)的整體運(yùn)作能力。提供給受訓(xùn)文秘人員的信息包括涉及文件管理、人事備忘錄、收集的各種信息、政府的法令公文、客戶關(guān)系、會(huì)議安排等十幾份甚至更多的材料。這些材料是放在公文筐中的，要求文秘人員以管理者的身份，模擬真實(shí)工作中的程序，在規(guī)定條件下，對(duì)各類公文材料進(jìn)行處理，形成公文處理報(bào)告，借以評(píng)估其計(jì)劃、組織、預(yù)測(cè)、決策和溝通能力。2拓展訓(xùn)練法。文秘人員總是工作在辦公室，高度專注于繁冗地工作當(dāng)中，缺少團(tuán)隊(duì)訓(xùn)練的機(jī)會(huì)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)不強(qiáng)。通過(guò)拓展訓(xùn)練，可以讓他們進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)、適應(yīng)且能完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。通常有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：團(tuán)隊(duì)熱身，在培訓(xùn)開(kāi)始時(shí)，團(tuán)隊(duì)熱身活動(dòng)將有助于加深學(xué)員之間的相互了解，消除緊張，建立團(tuán)隊(duì)，以便輕松愉悅的投入到各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)中去；個(gè)人項(xiàng)目，本著心理挑戰(zhàn)最大、體能冒險(xiǎn)最小的原則設(shè)計(jì)，每項(xiàng)活動(dòng)對(duì)受訓(xùn)者的心理承受力都是一次極大的考驗(yàn)；團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目以改善受訓(xùn)者的合作意識(shí)和受訓(xùn)集體的團(tuán)隊(duì)精神為目標(biāo)，通過(guò)復(fù)雜而艱巨的活動(dòng)項(xiàng)目，促進(jìn)學(xué)員之間的相互信任、理解、默契和配合。文秘人員將培訓(xùn)的收獲遷移到工作中去，感受到團(tuán)體協(xié)作的力量，激發(fā)自己的潛能、培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神與合作默契，在工作中形成團(tuán)隊(duì)意識(shí)，不僅使大家相互信任、相互幫助，也為各部門之間的相互溝通與協(xié)調(diào)構(gòu)建了良好的基礎(chǔ)，能夠提升文秘人員的工作效力。（二）針對(duì)綜合性的特點(diǎn)而進(jìn)行的培訓(xùn)1文秘人員心理培訓(xùn)，首先要為文秘人員從業(yè)者的性格與從事該職業(yè)應(yīng)具備的心理素質(zhì)進(jìn)行一次準(zhǔn)確定位，文秘人員的職業(yè)性格及其應(yīng)具備的心理素質(zhì)包括：正直、善良、熱忱、溫和、豁達(dá)、堅(jiān)毅、縝密、內(nèi)斂、面對(duì)各種狀況時(shí)穩(wěn)定的心理素質(zhì)。文秘人員心理培訓(xùn)是針對(duì)文秘人員工作的性格特征，針對(duì)文秘人員在工作中容易出現(xiàn)的心理緊張、挫折感、不公平感，被誤解、責(zé)備而產(chǎn)生的不良心態(tài)，以及應(yīng)對(duì)各種狀況所需的心理素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)活動(dòng)。文秘人員心理培訓(xùn)的具體方法有以下幾種：（1）心理暗示法。暗示是用含蓄、間接的手段、方式和方法對(duì)人的心理和行為產(chǎn)生影響，從而使人按一定的方式去行動(dòng)或接受一定的意見(jiàn)，使其思想、行為與自己的意愿相符合。文秘人員的工作涉及面廣，充分體現(xiàn)著企業(yè)文化形象及公司的基本素質(zhì)。在培訓(xùn)中，多種形式的暗示對(duì)文秘員工的心理與行為施加影響，促使其心理與行為朝著目標(biāo)方向發(fā)展；同時(shí)使其學(xué)會(huì)積極的自我暗示，消除工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)產(chǎn)生的消極情緒。（2）游戲訓(xùn)練法。游戲訓(xùn)練法是現(xiàn)代企業(yè)培訓(xùn)過(guò)程中常用的一種方法，是寓教于樂(lè)的有效方式。文秘人員工作壓力大，心理承受力要求高，在培訓(xùn)時(shí)采用游戲的方式，不僅可以松弛文秘人員的神經(jīng)，給他們創(chuàng)造良好的培訓(xùn)環(huán)境，而且可以展現(xiàn)文秘人員的真實(shí)心理狀態(tài)，加深受訓(xùn)人員的印象，達(dá)到事半功倍的效果。該方法要求游戲的設(shè)計(jì)與選擇應(yīng)符合訓(xùn)練目標(biāo)，以達(dá)到訓(xùn)練目的為準(zhǔn)；培訓(xùn)師要扮演游戲組織者、協(xié)助者、旁觀者的角色，洞察受訓(xùn)者的行為心理，游戲結(jié)束時(shí)要引導(dǎo)受訓(xùn)者分享交流體驗(yàn)，并得出經(jīng)驗(yàn)或結(jié)論。2禮儀修養(yǎng)的培訓(xùn)。文秘人員工作是外向型的，日常公務(wù)活動(dòng)中要接觸各個(gè)層次的人物。文秘人員的言行舉止，舉手投足都作為一種潛在的信息傳遞給對(duì)方。良好的禮儀表現(xiàn)可以為本單位或企業(yè)樹(shù)立良好的形象。反之，則帶來(lái)負(fù)面效應(yīng)。針對(duì)這方面的具體培訓(xùn)方法可以表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）老資歷的文秘人員幫帶，形成一對(duì)一的實(shí)際教授，使接受培訓(xùn)的文秘人員更快、更直接地了解到實(shí)際工作的操作規(guī)范，所需要的禮儀舉止。可以采取課堂講授配合遠(yuǎn)程視頻講授的方法，通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)禮儀人士來(lái)公司進(jìn)行定期的講座，定期組織遠(yuǎn)程視頻學(xué)習(xí)，不斷加深學(xué)習(xí)程度，強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果。（2）角色扮演法。角色扮演是一種情景模擬活動(dòng)。所謂情景模擬就是指根據(jù)被試者可能擔(dān)任的職務(wù),編制一套與該職務(wù)實(shí)際工作內(nèi)容相似的測(cè)試項(xiàng)目,將受訓(xùn)文秘人員安排在模擬的、逼真的工作環(huán)境中,要求其處理可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題。在日常工作中,文秘人員有其特定的工作角色。面對(duì)不同的情況要有不同的禮儀對(duì)待。角色扮演活動(dòng)比較集中，適合培訓(xùn)專門技能，因此，文秘人員禮儀培訓(xùn)，通過(guò)角色扮演培訓(xùn)可以達(dá)到很好的效果。（三）針對(duì)技術(shù)員性的特點(diǎn)進(jìn)行的培訓(xùn)行為示范培訓(xùn)為文秘人員進(jìn)行行為示范培訓(xùn)，首先由培訓(xùn)者提供需要培訓(xùn)的技術(shù)的關(guān)鍵行為；其次演示技術(shù)中的關(guān)鍵行為，讓參訓(xùn)的文秘人員進(jìn)行觀摩；再次是參訓(xùn)的文秘人員討論并演練；最后是培訓(xùn)者指出參訓(xùn)文秘人員的問(wèn)題并加以改正。這種培訓(xùn)方法表現(xiàn)為一個(gè)不斷的循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，直到參訓(xùn)文秘人員完全掌握培訓(xùn)的技術(shù)，達(dá)到要求。每期培訓(xùn)都會(huì)包括所學(xué)技術(shù)關(guān)鍵行為的理論基礎(chǔ)的講解，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)師的示范及一盤關(guān)于示范演示的錄像帶。所有形式的示范演示都是根據(jù)受訓(xùn)者在實(shí)際工作環(huán)境中將會(huì)遇到的事情以及需要的技術(shù)支持來(lái)設(shè)計(jì)的。在實(shí)踐過(guò)程中，培訓(xùn)師還要向受訓(xùn)者提供反饋，讓參訓(xùn)的文秘人員做到理解應(yīng)用所培訓(xùn)的技術(shù)。【參考文獻(xiàn)】1廖金澤秘書訓(xùn)練課程M海天出版社，2003，（1）2趙鎖龍管理秘書實(shí)務(wù)M中國(guó)人民出版社，2005