信息系統(tǒng)工程監(jiān)理7溝通和協(xié)調管理.ppt

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理,報告人：王寶會 信息產業(yè)部信息化專家,組織、溝通與協(xié)調管理,議 題,1、組織協(xié)調的工作內容 2、組織協(xié)調的工作方法 3、工程各階段的組織協(xié)調工作 4、組織協(xié)調工作應把握的一般原則,工程建設項目管理，是為滿足建設項目對于特定目標要求而進行的系統(tǒng)的、有效的計劃、組織、控制與協(xié)調活動?！皡f(xié)調”是建設項目管理的一項重要內容。 我國常稱協(xié)調為“結合部管理”，美國管理界稱之為“界面管理”，其含義是：“主動調和相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質、信息交換，以確保管理的效率”。協(xié)調的內容包括人際關系、組織關系、資源供求、信息交換等方面，資源供求與信息交換協(xié)調可以統(tǒng)稱為技術協(xié)調。,溝通與協(xié)調管理,溝通與協(xié)調管理,對項目成敗影響最大的首先是三方之間的溝通和協(xié)調，更進一步說，是三方項目經理之間的溝通和協(xié)調，其中，監(jiān)理方的溝通和協(xié)調能力、活動及效果最為關鍵。,溝通與協(xié)調管理原則,目標共同各方始終把項目成功作為共同努力實現(xiàn)的目標； 信息共享把相關信息及時地通知每一個相關的人員； 要點共識在直接關系到項目進展和成敗的關鍵點上取得一致意見； 攜手共進協(xié)調的結果一定是各方形成合力，解決存在的問題，推動項目前進。,1、組織協(xié)調的工作內容,（1）監(jiān)理的溝通工作,監(jiān)理溝通的作用,1、組織協(xié)調的工作內容,（1）監(jiān)理的溝通工作,1、組織協(xié)調的工作內容,（1）監(jiān)理的溝通工作,信息溝通過程,1、組織協(xié)調的工作內容,（1）監(jiān)理的溝通工作,溝通方式比較,1、組織協(xié)調的工作內容,（1）監(jiān)理的溝通工作,溝通中的技術,1、組織協(xié)調的工作內容,（1）監(jiān)理的溝通工作,改善溝通效果的措施： 1.發(fā)送者必須熟悉和了解接受者，用接受者可以接受的語言和方式來傳遞信息。 2.發(fā)送信息要準確，及時和適時。 3.選擇最適宜的溝通媒體。 4.運用好反饋。 5.盡量減少溝通環(huán)節(jié)，縮短傳遞的渠道，以免信息失真。 6.接受者要積極傾聽。 7.接受者要克服各種心里障礙。,1、組織協(xié)調的工作內容,（2）系統(tǒng)內部的協(xié)調,（1）系統(tǒng)內部人際關系的協(xié)調 主要指如何提高每個人的工作效率，這在很大程度上取決于人際關系的協(xié)調程度，所以監(jiān)理工程師首先應注意做好人際關系的協(xié)調工作，充分調動系統(tǒng)內部各個組成部分的積極性，這樣才能保證工程項目順利的實施與開發(fā)。 因為任何協(xié)調工作最終都表現(xiàn)為人與人之間的往來，而良好的人際關系可以使雙方相互信賴，相互支持，容易溝通，同時人際關系的滲透和擴散性反過來能更加提高監(jiān)理工作的效率。和諧的人際關系是做好監(jiān)理工作的基礎。,1、組織協(xié)調的工作內容,（2）系統(tǒng)內部的協(xié)調,（2）系統(tǒng)內部組織關系的協(xié)調 這里說的組織，是指工程項目中若干個項目組（即對應完成各個子系統(tǒng)）。而這里所說的組織關系的協(xié)調，則是指要使這些項目組都能從整個項目的質量、進度和投資控制的目標出發(fā)，并積極主動地完成本組的工作，使整個項目處于有序的良性狀態(tài)。組織關系的協(xié)調，可以通過經常開一些工作例會、業(yè)務碰頭會，會議后應有會議紀要以及采用信息傳遞卡的方式來溝通信息，這樣可使局部的單位了解全局，消除誤會，服從并適應全局的需要。通過及時有效的對組織關系的協(xié)調，可以避免資源的浪費，節(jié)省人力物力和財力。,1、組織協(xié)調的工作內容,（2）系統(tǒng)內部的協(xié)調,（3）系統(tǒng)內部需求關系的協(xié)調 系統(tǒng)內部需求關系的協(xié)調是指在項目實施中，對人員需求、材料需求，硬件設備和軟件需求，以及能源動力需求等等進行及時的協(xié)調，達到內部需求的平衡。實現(xiàn)內部資源的一種合理配置。,1、組織協(xié)調的工作內容,（3）系統(tǒng)外部關系中的合同因素協(xié)調,系統(tǒng)外部的協(xié)調，是指信息系統(tǒng)工程建設項目整個活動過程以外的關系協(xié)調，其中又以是否具有合同關系為界限，劃分為具有合同因素的協(xié)調和不具有合同因素（即非合同因素）的協(xié)調。具有合同因素的協(xié)調主要是業(yè)主與承建單位（即實施、開發(fā)方）、業(yè)主與設計單位(某些項目可能存在的必要設計過程需求)、以及業(yè)主與相關產品的供貨商等關系協(xié)調，他們之間的關系可能均具有合同性質。也可能是間接合同性質。,1、組織協(xié)調的工作內容,（3）系統(tǒng)外部關系中的合同因素協(xié)調,非合同因素協(xié)調的范圍就更廣，可能遇到的問題更多，作為監(jiān)理的協(xié)調工作量更多、更復雜。如與社會團體機構以及各個行政部門的協(xié)調、社會團體方面的銀行、信用合作社等的協(xié)調。也就是說，作為一個信息系統(tǒng)工程項目在建設過程中遇到方方面面的部門和事情，監(jiān)理的協(xié)調作用是回避不了的，而這些方面都不是事先簽好合同可以進行約束的，反而常常是事先難以預料的。因此系統(tǒng)外部關系中的合同因素協(xié)調和非合同因素協(xié)調都是監(jiān)理工程師開展監(jiān)理工作的重點環(huán)節(jié)。,2、組織協(xié)調的工作方法,（1）現(xiàn)場監(jiān)理,現(xiàn)場監(jiān)理與有形技術服務是相輔相成的，現(xiàn)場監(jiān)理是監(jiān)理提供的有形技術服務的一種模式，是監(jiān)理服務中的主要形式。監(jiān)理服務以現(xiàn)場監(jiān)理為基礎，為監(jiān)理工作提供第一手的可靠資料，是監(jiān)理結果和監(jiān)理結論的重要依據(jù)?，F(xiàn)場監(jiān)理并不是單純的現(xiàn)場旁站，必需依靠有效的監(jiān)理技術和監(jiān)理手段，以科學的監(jiān)理方法運用到實際的現(xiàn)場監(jiān)理過程中，為業(yè)主提供有形的監(jiān)理技術服務。,2、組織協(xié)調的工作方法,（1）現(xiàn)場監(jiān)理,現(xiàn)場監(jiān)理的主要方式有以下幾種： 監(jiān)理會議制度； 項目監(jiān)理匯報等。 有形技術服務的主要方式，除以上現(xiàn)場監(jiān)理所能提供的技術服務外，還有： 能提供的監(jiān)理工具； 監(jiān)理工程師的技術支持； 監(jiān)理組織管理的能力支持； 為業(yè)主提供科學管理的監(jiān)理文檔等。,2、組織協(xié)調的工作方法,（2）監(jiān)理會議,會議的一般組織原則： （1）會議成功的關鍵 ：確保每個人到場、議程和領導。為了保證每個人都出席，要把會議作為每個人日程的固定項目。 （2）確保會議成功的措施： 會前的準備措施； 會議過程把握的原則； 會議結果的落實原則,小王的怨言,會議效率不高的原因,高效會議的八大特征,只有必要才能召開 好好籌劃 擬訂和分發(fā)議程表 遵守時間 一切按部就班 請出最有經驗和有才能出席 作出評論和歸納 記錄所有決定，建議和負責人,2、組織協(xié)調的工作方法,（3）監(jiān)理例會,項目監(jiān)理例會是履約各方溝通情況，交流信息，協(xié)調處理，研究解決合同履行中存在的各方面問題，由工程監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師組織與主持的例行工作會議。 項目監(jiān)理例會參加單位及人員通常包括：總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表、有關監(jiān)理工程師；承建單位項目經理、技術負責人及有關專業(yè)人員；業(yè)主單位駐現(xiàn)場代表等；根據(jù)會議議題的需要還可邀請設計單位、分包單位及其他有關單位的人員參加。,2、組織協(xié)調的工作方法,（3）監(jiān)理例會,（1）項目監(jiān)理例會的主要議題： 檢查和通報項目進度計劃完成情況，確定下一階段進度目標，研究承建單位人力、設備投入情況和實現(xiàn)目標的措施； 通報項目實施質量的檢查情況和技術規(guī)范實施情況等，針對存在的質量問題提出改進措施要求； 檢查上次會議議定事項的落實情況，檢查未完成事項及分析因； 分包單位的管理和協(xié)調問題； 項目款支付的核定及財務支付中的有關問題； 接收和審查承建單位提交相關項目文檔； 監(jiān)理提交相關監(jiān)理文檔； 解決項目變更的相關事宜； 違約、工期、費用索賠的意向及處理情況； 解決需要協(xié)調的其他有關事項。,2、組織協(xié)調的工作方法,（3）監(jiān)理例會,（2）會議準備 項目監(jiān)理機構應及時收集匯總有關情況，為召開會議做好準備： 了解上次會議的落實情況和存在的問題； 準備會議資料、確定有關事項的處理原則； 與有關方面通報情況、交換意見，督促做好準備。,2、組織協(xié)調的工作方法,（3）監(jiān)理例會,（3）會議紀要的記錄、簽認和分發(fā) 項目監(jiān)理例會內容通常由指定的監(jiān)理人員記錄，除筆記以外會根據(jù)實際情況使用數(shù)碼相機、攝相設備、錄音筆和手提電腦等設備進行輔助記錄和演示。 會議紀要由監(jiān)理工程師根據(jù)會議記錄整理，主要內容有： 會議地點和時間； 會議主持人； 出席者姓名、隸屬單位、職務； 會議內容和決議事項，（包括負責落實單位、負責人和時限求）； 其他事項。 會議紀要的內容應真實，簡明扼要。紀要經總監(jiān)理工程師簽認，發(fā)放到項目有關各方，并應有簽收手續(xù)。會議紀要中的議定事項，有關方面應在規(guī)定的時限內落實。,2、組織協(xié)調的工作方法,（4）專題監(jiān)理會議,專題會議是為解決專門問題而召開的會議，專題會議由總監(jiān)理工程師或授權監(jiān)理工程師主持。專題會議應認真做好會前準備，監(jiān)理工程師會認真做好會議記錄，并整理會議紀要，由總監(jiān)理工程師簽認，發(fā)給項目有關方面。專題會議通常包括技術討論會、現(xiàn)場（項目組織）協(xié)調會、緊急事件協(xié)調會和技術（或方案）評審會等。 對于因突發(fā)性變更事件引起的進度問題，監(jiān)理單位會召開緊急協(xié)調會議，督促各方采取應急措施趕上進度要求，以便項目的開發(fā)能以預期的進度完成。 根據(jù)項目的實際情況，在承建單位完成關鍵階段的工作時，監(jiān)理將及時組織專家，會同業(yè)主對階段成果進行評審，以便在評審通過后能使承建單位及時轉入下一階段的工作實施中。,2、組織協(xié)調的工作方法,（5）監(jiān)理工作的匯報,建立項目的監(jiān)理匯報制度是保證工程順利進行的有效方法，可以使工程實施處于透明的可監(jiān)控狀態(tài)。作為信息系統(tǒng)工程建設的承建單位，有責任定期或不定期向業(yè)主及監(jiān)理提交的工程進展情況報告，同時提交下一階段的工程施工計劃，監(jiān)理協(xié)同業(yè)主審核該工程的進度與質量，監(jiān)理將向業(yè)主提交監(jiān)理意見并反饋給承建單位，以此建立項目各方密切的聯(lián)絡，保證項目有計劃、有步驟。穩(wěn)妥地向前推進實施。 監(jiān)理據(jù)此將定期或不定期地向業(yè)主提供監(jiān)理周報、月報和書面通知回復等有關項目監(jiān)理過程中對該項目進行“四控三管一協(xié)調”等方面的信息。,2、組織協(xié)調的工作方法,（5）監(jiān)理工作的匯報,定期的監(jiān)理周報、月報 不定期監(jiān)理工作報告 監(jiān)理通知與回復 日常的監(jiān)理文件,2、組織協(xié)調的工作方法,（6）監(jiān)理實施類文件,監(jiān)理實施類文件主要包括：項目變更文件、進度監(jiān)理文件、質量監(jiān)理文件、質量回歸監(jiān)理文件、監(jiān)理日報、監(jiān)理月報、專題監(jiān)理報告、驗收報告、總結報告等必要文件。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（1）招投標和準備階段,在信息系統(tǒng)工程的招投標和準備階段，監(jiān)理主要的協(xié)調工作對象是業(yè)主，主要的協(xié)調工作是成本控制方面的投資預算，具體工作是幫助業(yè)主完成對項目的招標工作、對投標方案的論證、協(xié)助業(yè)主邀請專家評標、和業(yè)主一起參加中標單位的合同談判、提出中標單位完成合同書及合同附件的技術要求、商務要求和對相關文件的評定、審核工作。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（1）招投標和準備階段,信息管理工作 監(jiān)理應與業(yè)主建立文檔化的信息溝通機制，保持雙方在項目目標、范圍和業(yè)務需求方面理解的一致性，期間產生的文檔應妥善管理，作為階段性工作的依據(jù)； 監(jiān)理應及時提供所了解的與項目相關的信息，供業(yè)主參考； 監(jiān)理應向業(yè)主介紹有關的法律、法規(guī)、標準和地方文化等信息，以使項目建設不與之相沖突。 協(xié)調工作 監(jiān)理應與業(yè)主確定相互間工作協(xié)調的機制，以確保獲得足夠和正確的需求； 監(jiān)理應對協(xié)調工作進行記錄并妥善管理； 對于合同談判中可能出現(xiàn)的技術分歧或其他分歧意見進行協(xié)調。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（2）項目設計階段,監(jiān)理在該階段的主要協(xié)調工作是保證項目在確認的目標和確認的業(yè)主需求情況下，保證項目的設計成果按照預期要求實現(xiàn)預期的功能目標和性能目標。監(jiān)理的具體工作重點是合同管理。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（2）項目設計階段,信息管理工作 監(jiān)理應與業(yè)主、承建單位建立共同的文檔化信息交流形式，并要求各方在以后的項目工作中貫徹執(zhí)行； 監(jiān)理應要求和監(jiān)督三方妥善保管有關的文檔化資料； 監(jiān)理應建議業(yè)主、承建單位對項目中其他方的重要信息保密，尊重其他方的知識產權； 監(jiān)理應對設計階段三方共同參與的過程和活動以正式的文檔資料形式進行記錄，并由三方確認。 協(xié)調工作 監(jiān)理應與業(yè)主、承建單位確定合適的協(xié)調形式和方法，例如，項目例會，并在項目過程中執(zhí)行； 監(jiān)理應協(xié)調業(yè)主調動適當?shù)馁Y源配合承建單位完成項目設計前期的調查和分析工作； 監(jiān)理應從中立的角度對設計階段出現(xiàn)的變更提出客觀的監(jiān)理意見，協(xié)調業(yè)主、承建單位達成一致； 監(jiān)理應對設計階段協(xié)調的結果進行記錄并妥善管理。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（3）項目實施階段,監(jiān)理在該階段的主要協(xié)調工作是保證項目在確認的計劃安排下有序地實現(xiàn)。突出的協(xié)調工作是對項目的變更控制和進度控制，保證項目按照質量要求、安全目標完成項目實施。對于信息系統(tǒng)工程，變更確實是信息系統(tǒng)工程建設過程中的突出特點之一。因此，監(jiān)理的協(xié)調工作重點是實現(xiàn)對項目管理的變更控制，以及隨機應變地協(xié)調、靈活地處理這個過程中可能出現(xiàn)任何事情，并保證項目在進度計劃下如期完成各階段的成果，完成如階段驗收等標志性的工作成果。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（3）項目實施階段,信息管理工作 監(jiān)理在工應妥善管理項目實施階段所產生的監(jiān)理文檔資料； 監(jiān)理應對項目實施階段三方共同參與的過程和活動以正式的文檔資料形式進行記錄，并由三方確認； 監(jiān)理應監(jiān)督業(yè)主、承建單位按照既定的要求編制、管理項目文檔。 協(xié)調工作 監(jiān)理應與業(yè)主、承建單位共同建立實施階段協(xié)調的溝通機制，如項目例會制度； 監(jiān)理工程師應根據(jù)需要及時組織專題會議，解決項目實施過程中的各種專項問題，并形成文字報告； 促使項目變更合理，并為業(yè)主、承建單位雙方認可； 如監(jiān)理工程師簽發(fā)的監(jiān)理指令得不到有效落實，監(jiān)理工程師應及時報總監(jiān)理工程師，要求業(yè)主采取其他處罰措施，敦促承建單位執(zhí)行； 監(jiān)理應協(xié)調相關的事故賠償和費用索賠； 監(jiān)理協(xié)調業(yè)主配合項目實施。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（4）項目驗收階段,在項目驗收階段，監(jiān)理的主要協(xié)調工作是協(xié)助業(yè)主組織有關專家完成對項目的各項驗收工作。突出的工作特點是質量控制和信息管理。即保證驗收的結果是合同規(guī)定的預期實現(xiàn)目標，保證各項驗收文檔滿足合同規(guī)定要求，整個項目是如期、實效的完成業(yè)主的應用要求。,3、工程各階段的組織協(xié)調工作,（4）項目驗收階段,信息管理工作 監(jiān)理應整理項目監(jiān)理文檔； 監(jiān)理應敦促業(yè)主、承建單位及時整理驗收前項目中產生的文檔； 監(jiān)理應協(xié)助業(yè)主、承建單位按照事先約定編制、簽署和妥善保存驗收階段的項目文檔； 監(jiān)理應及時提交項目監(jiān)理文檔。 協(xié)調工作 監(jiān)理應協(xié)調業(yè)主做好驗收階段的配合工作； 監(jiān)理應要求業(yè)主和承建單位為系統(tǒng)的試運行提供必要的運行環(huán)境和數(shù)據(jù)，以使系統(tǒng)的試運行能夠符合業(yè)主的業(yè)務需要； 監(jiān)理應要求業(yè)主為系統(tǒng)的試運行和實際運行做好充分