學生工作部處2010年9月.ppt

學生工作部（處）2010年9月,2010級新生檔案整理培訓,一、檔案整理的重要性,二、檔案整理的時間安排,三、檔案整理要求,一、檔案整理的重要性,1.便于學校了解學生情況； 2.便于學生工作的順利開展； 3.學生檔案與學生就業(yè)掛鉤（機關、 企事業(yè)單位根據檔案到達的時間 發(fā)放工資）。,二、檔案整理的時間安排,三、檔案整理要求,材料：華南師范大學學生登記表 華南師范大學學生檔案目錄 學生檔案袋,時間：9.279.29（周一周三）,地點：石牌行政樓327 大學城行政樓A416,1.領取材料,2.收齊新生檔案,檔案來源： （1）學生上交 （2）學生工作處移交 （3）招生辦移交,3.編制學生檔案編號,（1） 查閱院系代碼，見下表,各院系學生檔案代碼,（2）編制學生檔案編號,編號標準： 年級+院系代碼（A、B）+ 三位數字（001、002） 如:文學院代碼為A，2010級新生人數為363人，則檔案編號為10A001至10A363。,（3）除綜合班為Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代碼均為英文大寫字母，不要寫成英文小寫字母。,4.組織新生填寫華南師范大學學生登記表及華南師范大學學生檔案目錄的基本信息。（見模板1）,5.材料核實、增減與登記,（1）核實新生中學階段的檔案材料，并登記 對照檔案袋里的資料，在檔案目錄相應項目的“入學時”空格欄中打勾。若無相對應內容，在“其他材料”一欄中補充。,（2）檔案材料增加 入檔華南師范大學學生登記表，并登記。,（3）檔案材料分類處理 抽取新生團員材料及黨員材料，登記整理完后，分別上交院系團委和黨委統(tǒng)一處理。,6.補充、登記華南師范大學學生檔案目錄上的相關信息（具體填寫規(guī)范見模板2）,（1）登記檔案編號 位置：華南師范大學學生檔案目錄右上角“檔案編號”處,（2）登記新生檔案整理時間 位置：華南師范大學學生檔案目錄表左下角“入學整理時間”處,（3）輔導員簽名確認 位置：華南師范大學學生檔案目錄表右下角“整理人簽名”處,模板2,華南師范大學學生檔案目錄右上角“檔案編號”處,華南師范大學學生檔案目錄頁腳處,7.粘貼華南師范大學學生檔案目錄,位置：學生檔案袋正面（粘貼規(guī)范見模板3）,粘貼后正面,粘貼后背面,8.制作電子版新生檔案編號表,（1）下載表格模板 位置：關于做好2010級新生 檔案整理工作的通知附表（1個）,（2）填寫電子表格新生檔案編號表（具體填寫規(guī)范見模板4）。,模板4,9.檢查學生檔案與新生檔案編號表是否一致；,10.捆扎新生檔案； 方式：30份一捆,11.移交前與接收人預約 石牌/大學城校區(qū):蔡老師85215261 / 39310042,12.上交新生檔案編號表電子版,院系檔案上交前一天發(fā)送至學生事務管理科工作郵箱。,郵箱地址： 石牌 大學城,13.移交新生檔案及紙質版新生檔案編表，輔導員、蔡老師簽字確認 地址： 石牌桃李園檔案室（會議室隔壁） 大學城行政樓A416,14.注意事項,（1）各院系副書記或2010級輔導員在整理過程中必須在場； （2）2010級新生不宜參加檔案整理，院系可安排非2010級素質好的學生黨員若干名協助整理； （3）確保檔案材料沒有錯裝；確保大學生登記表沒有漏裝； （4）新生無高中時代檔案，也做檔案袋，裝入大學