公文管理(發(fā)文)流程.ppt

是否通過,發(fā)文部門綜合管理員負(fù)責(zé)行文,機(jī)要管理員蓋章,秘書登記公文編號(hào)并進(jìn)行規(guī)范核定,文印員打出樣稿,公文草樣,打印是否無誤,公文樣稿,辦公室,發(fā)文部門,文印員校稿,文印員印刷,是,否,按批示修改文件,部門經(jīng)理審閱,是,否,綜合管理員交辦公室,是否通過,辦公室主任審閱,是,否,參見印章使用流程,待發(fā)公文,正式公文,公文管理（發(fā)文）流程,審閱,是否需要修改,簽發(fā)文件,是,否,公司總經(jīng)理/主管副總,A,A,C-15-01-001,機(jī)要管理員年底交檔案室,發(fā)文,機(jī)要管理員將公文立卷歸檔,存檔,檔案歸檔及 維護(hù)管理,發(fā)文登記清單,綜合管理員簽收文件,存檔,發(fā)文登記表,機(jī)要管理員登記發(fā)文情況,機(jī)要管理員將公文立卷歸檔,辦公室主任審閱,是否需要下發(fā)辦理,外來公文,辦公室,相關(guān)部門,機(jī)要管理員年底交檔案室,檔案歸檔及 維護(hù)管理,是,否,否,機(jī)要管理員下發(fā)公司公文附上級(jí)公文復(fù)印件,機(jī)要管理員通知相關(guān)部門簽收文件,綜合管理員辦理還文手續(xù),上級(jí)有關(guān)部門來文,是否需要公司 領(lǐng)導(dǎo)審閱,批閱相關(guān)文件,公司總經(jīng)理/主管副總,已批示的公文,已批示的公文,是否需要轉(zhuǎn)發(fā),否,存檔,相關(guān)部門辦理 是否臨近/超過時(shí)限,秘書催辦,辦理完畢的公文,是,外來公文,是,部門經(jīng)理簽收傳閱、負(fù)責(zé)辦理或組織學(xué)習(xí),是,否,公文管理（收文）流程,秘書起草公司轉(zhuǎn)發(fā)公文,C-15-01-002,文件催辦單,機(jī)要管理員簽收、登記閱文單,閱文單,閱文單,辦公室,相關(guān)部門,機(jī)要管理員擬定集團(tuán)公司公章刻制或公司領(lǐng)導(dǎo)私章刻制計(jì)劃,刻印申請(qǐng)表,辦公室主任審批,印章管理（刻章）流程,綜合管理員提出刻印申請(qǐng),是否同意,部門經(jīng)理審批,否,是,部門簽批的刻印申請(qǐng)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置或單位名稱變更文件,印章刻制計(jì)劃,結(jié)束,是否符合通用的刻印規(guī)定,通知相關(guān)部門,否,機(jī)要管理員開具刻印行政介紹信,是,公司總經(jīng)理/主管副總,審批,是否同意,是,否,公司總經(jīng)理/主管副總簽批的刻印申請(qǐng)表,C-15-02-001,機(jī)要管理員取回制作印模備案,綜合管理員簽收啟用,機(jī)要管理員交指定印章制作單位刻制,機(jī)要管理員前往市公安局有關(guān)部門辦理刻印批文,是否存在舊印章,是,否,參見銷章 流程,結(jié)束,啟用印章通知,機(jī)要管理員通知相關(guān)部門取印及印章使用范圍說明，下發(fā)啟用印章通知,印章使用范圍說明,辦公室,相關(guān)部門,綜合管理員提出用章申請(qǐng),機(jī)要管理員登記、用印,需要蓋章的公文,是否符合使用說明,部門內(nèi)部登記、用印,印章使用登記表,是否需要公司總經(jīng)理/主管副總審批,辦公室主任審閱,否,印章使用登記表,印章管理（用章）流程,用章簽批單,部門經(jīng)理審批,是否需要使用公司印章,是,是,結(jié)束,否,需要蓋章的公文,部門簽批的用章簽批單,需要蓋章的公文,部門簽批的用章簽批單,是,否,機(jī)要管理員確認(rèn)公文使用目的,公司總經(jīng)理/主管副總提出批示意見,需要蓋章的公文,公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的用章簽批單,是否符合用印規(guī)定,通知相關(guān)部門,否,需要蓋章的公文,辦公室簽批的用章簽批單,是,是否同意用印,是,否,印章使用范圍說明,C-15-02-002,相關(guān)部門,檔案室,檔案歸檔及維護(hù)流程,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、各部門綜合管理員或兼職檔案員負(fù)責(zé)日常檔案收集、整理,綜合管理員或兼職檔案員參加相關(guān)項(xiàng)目并接收和整理所有檔案資料,綜合管理員或兼職檔案員按歸檔的時(shí)間要求將部門的檔案資料移交公司檔案室,各類檔案資料,檔案清單或登記本,機(jī)要管理員檢查上交的檔案材料,C-15-03-001,機(jī)要管理員進(jìn)行分類、編號(hào)、立卷、確定保管期限及密級(jí),機(jī)要管理員編寫檔案目錄上架,機(jī)要管理員與歸檔部門辦理移交手續(xù),是,是否符合歸檔要求,否,機(jī)要管理員將不符合要求的材料返還相關(guān)部門,十大類檔案資料,機(jī)要管理員進(jìn)行庫(kù)存維護(hù),檔案主管部門經(jīng)理審核簽字,銷毀檔案清單,機(jī)要管理員按規(guī)定組織鑒定應(yīng)銷毀檔案,機(jī)要管理員編制銷毀檔案清單,相關(guān)部門、檔案室共同監(jiān)銷并簽字,機(jī)要管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作,機(jī)要管理員對(duì)檔案信息進(jìn)行加工編研、開發(fā)利用,機(jī)要管理員將清單報(bào)檔案局備案,機(jī)要管理員按規(guī)定進(jìn)行檔案的統(tǒng)計(jì)、清理、核對(duì)工作,提出借閱或查閱檔案申請(qǐng),借閱/查閱檔案申請(qǐng)表,歸還所借閱檔案,機(jī)要管理員查驗(yàn)檔案完整情況,機(jī)要管理員辦理注銷手續(xù),相關(guān)部門,檔案室,檔案借閱及歸還流程,機(jī)要管理員辦理借閱/查閱手續(xù),是否密級(jí)或 外單位借閱,否,是,檔案主管部門,使用所借檔案,是否存在違規(guī)使用現(xiàn)象,是,否,機(jī)要管理員通知相關(guān)部門或個(gè)人有關(guān)處理決定,機(jī)要管理員檢查借閱/查閱申請(qǐng)表,審批,是否同意借閱或查閱,是,結(jié)束,否,C-15-03-002,小車班,使用部門,填寫車輛使用申請(qǐng)表,部門經(jīng)理審核簽字，如超出權(quán)限則遞交主管副總或總經(jīng)理審批,小車班班長(zhǎng)登記安排車輛,用車,用車人在用車登記單上簽署用車服務(wù)反饋,在用車前24小時(shí)提出用車申請(qǐng)（緊急情況除外）,否,車輛使用流程,辦公室,是否批準(zhǔn)用車,車輛使用申請(qǐng)表,是,結(jié)束,辦公室主任審核,是否符合用車規(guī)定,車輛使用申請(qǐng)表,是,簽字認(rèn)可的用車登記單,月底將用車登記單報(bào)送財(cái)務(wù)部根據(jù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算用車費(fèi)用,退回申請(qǐng)并通知相關(guān)部門,否,C-15-005-001,是否能夠滿足用車需求,小車班班長(zhǎng)與用車部門進(jìn)行溝通,小車班班長(zhǎng)進(jìn)行車輛和司機(jī)安排,是否仍舊需要用車,小車班班長(zhǎng)與外部單位聯(lián)系用車,否,是,是,結(jié)束,否,月底審核用車服務(wù)反饋，及時(shí)作出服務(wù)改進(jìn),財(cái)務(wù)部,分公司/子公司,車輛租賃流程,辦公室,部門經(jīng)理審批,簽訂車輛租賃合同,提出租車申請(qǐng),否,是否批準(zhǔn),是,結(jié)束,辦公室主任審批,是否符合車輛租賃規(guī)定,車輛租賃合同,車輛租賃申請(qǐng)表,公司總經(jīng)理審批,是否批準(zhǔn),是,是,否,車輛租賃