某某展會(huì)策劃方案.doc

1 目錄目錄 一、關(guān)于展會(huì)一、關(guān)于展會(huì)2 二、參展目標(biāo)二、參展目標(biāo)3 三、參展準(zhǔn)備三、參展準(zhǔn)備3 （一）參展產(chǎn)品3 （二）參展服飾4 （三）宣傳資料4 （四）關(guān)于禮品4 （五）展臺(tái)設(shè)計(jì)5 （六）參展人員5 （七）人員培訓(xùn)5 四、開(kāi)展前期的工作準(zhǔn)備四、開(kāi)展前期的工作準(zhǔn)備5 （一）展臺(tái)的布置6 （二）前期工作準(zhǔn)備6 （三）客戶邀請(qǐng)與信息搜集6 五、展期工作及人員安排五、展期工作及人員安排6 （一）工作內(nèi)容7 （二）人員名單7 六、會(huì)后總結(jié)六、會(huì)后總結(jié)8 七、參展人員及展品統(tǒng)計(jì)七、參展人員及展品統(tǒng)計(jì)8 八、費(fèi)用預(yù)算八、費(fèi)用預(yù)算8 附一附一：9 一、每日工作流程9 二、展示會(huì)中的接待步驟9 附二：附二：9 一、展品信息統(tǒng)計(jì)表10 二、會(huì)客登記表10 2 三、展會(huì)客戶信息歸納表10 四、每日工作統(tǒng)計(jì)表11 附三：附三：10 一、參加展覽紀(jì)律11 二、參展人員的行為規(guī)范11 三、參展的注意事宜12 3 一、關(guān)于展會(huì)一、關(guān)于展會(huì) 展會(huì)名稱： 展會(huì)地點(diǎn)： 展位面積： 展會(huì)時(shí)間： 展位號(hào)： 展會(huì)主辦方提供的工具及服務(wù)范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話等）： 二、參展目標(biāo)二、參展目標(biāo) 首先了解展會(huì)參觀者的大致情況，以及企業(yè)自身能投入多少資源。爾后制 定出可量化目標(biāo)（便于用合理的評(píng)估機(jī)制監(jiān)控展會(huì)的績(jī)效） 。 展會(huì)的可選擇目標(biāo)如下： 1、接觸新客戶；2、提升企業(yè)形象；3、與顧客互動(dòng)；4、促銷(xiāo)現(xiàn)有產(chǎn)品； 5、新品發(fā)布； 6、獲取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)；7、趕超競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；8、提升士 氣；9、獲取銷(xiāo)售訂單；10、接觸分銷(xiāo)商等 三、參展準(zhǔn)備三、參展準(zhǔn)備 （一）參展產(chǎn)品 1、展品選擇考慮的因素 （1）種類；（2）數(shù)量；（3）主推產(chǎn)品；（4）銷(xiāo)售價(jià)格；（5）打折規(guī)范； （6）擺放主次位置；（8）樣品的運(yùn)輸；（9）布展及撤展時(shí)間。 2、確定展品的選擇 （1）收集樣品實(shí)物帶數(shù)碼相機(jī)展廳收到公司集典型樣品實(shí)物，樣品不求多， 但求精。帶不了的樣品拍相片，做好樣品的分類和編號(hào)。 （2）建立商品檔案將數(shù)碼相機(jī)拍攝的商品圖片導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，然后，看圖補(bǔ) 充商品其他詳細(xì)描述，輸入產(chǎn)品的價(jià)格、規(guī)格及各種基本信息（貨號(hào)、顏色、 規(guī)格等） ，建立起商品資料庫(kù)。 （3）批量制作所有樣品的貨號(hào)標(biāo)簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下 每個(gè)編號(hào)的樣品條碼標(biāo)簽，貼到相關(guān)樣品實(shí)物上。 4 （二）參展服飾 直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會(huì)期間應(yīng)穿著正 式、統(tǒng)一的服裝，佩上公司統(tǒng)一的司標(biāo) logo。一方面可代表公司的形象，另一 方面也是對(duì)參觀者的尊重（選擇引人注目的形象，西裝是很好的選擇；合身、 配套的上衣或 T 恤衫也會(huì)引來(lái)潛在顧客的詢問(wèn)和尋求幫助） 。 （三）宣傳資料 宣傳資料應(yīng)內(nèi)容詳盡并增加一些快速的信息查閱和視覺(jué)亮點(diǎn)，不可太大、 太重、介紹模糊或介紹庸長(zhǎng)，贈(zèng)送給主要客戶和展覽中的參觀者。 宣傳單張十六開(kāi)大小，是展會(huì)過(guò)程中企業(yè)向參觀者派發(fā)最多的資料之 一，上面應(yīng)有簡(jiǎn)單的企業(yè)、產(chǎn)品和服務(wù)介紹。宣傳單頁(yè)的畫(huà)面應(yīng)盡量精美一些， 紙張做得特殊一些。 宣傳畫(huà)冊(cè)宣傳畫(huà)冊(cè)反映的是企業(yè)的綜合實(shí)力和情況，信息范圍相對(duì)于 宣傳單張寬泛一些，所以應(yīng)“穩(wěn)重一些” ，在畫(huà)面上以圖文并茂的形式進(jìn)行介紹， 在開(kāi)本、工藝和裝訂方式等方面體現(xiàn)出強(qiáng)烈的個(gè)性。 （四）關(guān)于禮品 展會(huì)過(guò)程中所派發(fā)的物品包括宣傳冊(cè)、禮品袋等印刷品，以及文具和其它 小禮品。 紀(jì)念禮品，首先要具有一定功能性（如立體臺(tái)歷、拼圖像框、漂亮的鼠標(biāo) 墊等等） ，其次需要好的做工和質(zhì)量。最后打上企業(yè)信息。如紀(jì)念筆、便簽本、 透明小膠盒、臺(tái)歷日歷、拼圖、鑰匙扣等。 禮品包袋，既然是禮品，要送就要送得體面、實(shí)用。做禮品袋，首先要漂 亮，其次是禮品袋的材質(zhì)和質(zhì)量要有保證，最后打上企業(yè)信息。 注意事項(xiàng)： 手冊(cè)、贈(zèng)品及樣品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動(dòng)拿走后離開(kāi)，而 應(yīng)由參展人員有目標(biāo)地將事先準(zhǔn)備好的企業(yè)印刷品或精致小禮品適時(shí)發(fā)送給潛 力客戶。 5 （五）展臺(tái)設(shè)計(jì) 1、展位設(shè)計(jì)原則 （1）考慮展位利用率的最大化；（2）考慮人流心理及流向；（3）符合參 觀對(duì)象的審美導(dǎo)向；（4）考慮施工難度及成本因素；（5）考慮安全性。 2、展臺(tái)設(shè)計(jì)要求 （1）多數(shù)參觀者來(lái)展會(huì)的目的是為了搜集信息，因此展臺(tái)需要布置得非常 醒目，以吸引人們的注意力，還要能傳達(dá)企業(yè)的某些具體信息。 （2）展會(huì)是發(fā)布新產(chǎn)品的好機(jī)會(huì)，企業(yè)的最新產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)在展臺(tái)上有所體現(xiàn)。 （3）在展會(huì)上劃出一塊遠(yuǎn)離公眾視線的安靜區(qū)域，這樣可以方便潛在顧客 同銷(xiāo)售人員私下討論他們的要求，也可用做展臺(tái)工作人員的休息場(chǎng)所。 3、展位設(shè)計(jì)（略） （六）參展人員 參展職員職責(zé)包括：布展、撤展，參展安全、后勤，傳譯（英文） ，展覽資 料的發(fā)放，物品的運(yùn)輸、保管、分類、領(lǐng)取、統(tǒng)一回收等。爾后選擇由誰(shuí)去？ 幾個(gè)人去？如何去？ （七）人員培訓(xùn) 培訓(xùn)材料需編印成冊(cè)，培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為如下 三個(gè)部分： 1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使 展臺(tái)人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。 2、展出介紹，包括展覽會(huì)和展品情況。 （展覽會(huì)情況包括名稱、地點(diǎn)、展 出日期、開(kāi)館時(shí)間、場(chǎng)地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置 等，展品介紹包括每一項(xiàng)展品的特點(diǎn)、材質(zhì)、質(zhì)量、適用途、銷(xiāo)售價(jià)格等） 3、技術(shù)訓(xùn)練。主要訓(xùn)練展臺(tái)的接待和推銷(xiāo)技巧。 爾后決定何時(shí)何地由誰(shuí)培訓(xùn)怎樣培訓(xùn)？ 四、開(kāi)展前期的工作準(zhǔn)備四、開(kāi)展前期的工作準(zhǔn)備 6 （一）展臺(tái)的布置 建議：選用少量、大幅的展示圖片框，以創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺(jué)效果，以達(dá)到 顧客超凡的想像力，將圖片框放在視線以上的地方位置，并且使用大膽而搶眼 的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺(tái)從遠(yuǎn)距離便可突現(xiàn)出來(lái)。 （二）前期工作準(zhǔn)備 1、前期工作準(zhǔn)備包括工作安排、管理安排和行政安排。 （1）工作安排。向展臺(tái)人員布置展臺(tái)工作（包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資 料散發(fā)、以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工） ，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺(tái)上的每 一個(gè)人知道并理解此次展出的目的。 （2）管理安排。包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展臺(tái)會(huì)議、記錄管理等。 （3）行政安排。包括展臺(tái)人員的宿、膳、行、日程等安排。 2、檢查核對(duì)參展的各項(xiàng)內(nèi)容是否到位，包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、 貿(mào)易條款以及各設(shè)備工具等。 3、展會(huì)后勤工作：確保展會(huì)所需的裝備、陳設(shè)、促銷(xiāo)材料以及人員都能夠 完好地在正確的時(shí)間到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。 （三）客戶邀請(qǐng)與信息搜集 委派 1-3 名人員負(fù)責(zé)會(huì)前的客戶邀請(qǐng)與信息搜集工作，職責(zé)如下： 1、上門(mén)送請(qǐng)柬（最好直接送到?jīng)Q策者手中） ，并嘗試邀請(qǐng) 10 到 20 個(gè)潛在 的高端客戶到公司的展臺(tái)前參觀展臺(tái)，并準(zhǔn)備一些較獨(dú)特的產(chǎn)品作為禮物贈(zèng)給 邀請(qǐng)來(lái)的 10 到 20 位客戶。 2、到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在 客戶并努力與之成為朋友。 五、展期工作及人員安排五、展期工作及人員安排 7 （一）工作內(nèi)容 1、迎賓（1-2 人）：負(fù)責(zé)接待經(jīng)銷(xiāo)商進(jìn)入展區(qū)，派發(fā)活動(dòng)宣傳彩頁(yè)，向參 會(huì)人員告知本公司展位及產(chǎn)品，負(fù)責(zé)產(chǎn)品的簡(jiǎn)單介紹，讓客戶明白公司的產(chǎn)品 和服務(wù)的范圍。 2、產(chǎn)品介紹員（1-2 人）：派發(fā)產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，負(fù)責(zé)品牌、產(chǎn)品展示、講解 及整體營(yíng)銷(xiāo)策略的介紹，將有合作意向的經(jīng)銷(xiāo)商介紹給談判員。 3、談判員（1 人）：重點(diǎn)講解招商政策，負(fù)責(zé)大客戶及重點(diǎn)經(jīng)銷(xiāo)商的深入 溝通，統(tǒng)籌并調(diào)整招商策略。 4、信息搜集（1-2 人）：參加展覽過(guò)程當(dāng)中派遣部分職員到其他公司或同 行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋 友。 信息資料包括：（1）產(chǎn)品信息；（2）市場(chǎng)信息；（3）第三方信息； （4）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息。 資料不需見(jiàn)人就發(fā)，可有選擇性地向意圖客戶發(fā)放資料，包括前來(lái)索要資 料的行業(yè)客戶。對(duì)于認(rèn)真參觀的客戶，要具體介紹。 （二）人員名單 迎賓（1-2 人）： 產(chǎn)品介紹（1-2 人）： 談判（1 人）： 信息搜集（1-2 人）： 注意事項(xiàng)： 1、專注于潛在客戶，爭(zhēng)取和潛在客戶預(yù)約，并在展會(huì)后的 4 到 5 天內(nèi)面談 或電話接洽。 2、展會(huì)期間，每天工作結(jié)束時(shí)和員工開(kāi)會(huì)，收集整理潛在客戶的聯(lián)系方式， 并立刻跟蹤服務(wù)，確保當(dāng)客戶回到他們的辦公室時(shí)，已經(jīng)有公司產(chǎn)品的一份樣 品在等著他們了。 3、保護(hù)好資源：準(zhǔn)備的宣傳資料，量大的，要求人人都有，比如宣傳單頁(yè)； 8 重要的，要收好，有選擇性地發(fā)放，否則一窩蜂上來(lái)一下就沒(méi)有了，也來(lái)不及 重新制作，等后面幾天的廠商來(lái)了，名片也沒(méi)有了，資料也沒(méi)有了，就不太好 了。 4、努力結(jié)交朋友，這些朋友可以是行業(yè)里的管理人員，可以是同行，可以 是上游供應(yīng)商、或是下游、媒體的朋友，政府的人員等等，同行交幾個(gè)朋友， 同類交幾個(gè)朋友，政府里面交幾個(gè)朋友等等，多個(gè)朋友多條路。 六、會(huì)后總結(jié)六、會(huì)后總結(jié) 展會(huì)的收尾工作內(nèi)容如下： 1、總結(jié)意向客戶量、成交量以及利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)情況。 2、會(huì)后搜集到信息的跟蹤處理工作。展會(huì)竣事后，收集到的客戶資料統(tǒng)一 送交業(yè)務(wù)員主管，再由業(yè)務(wù)員主管負(fù)責(zé)分配并安排展會(huì)的后續(xù)行動(dòng)，后續(xù)行動(dòng) 對(duì)于比較遠(yuǎn)的客戶，可打電話、QQ 洽談，約定那個(gè)月或那天上面拜訪，如果遠(yuǎn) 的客戶要到公司來(lái)參觀，要緊記住客戶到廠的時(shí)間，在到來(lái)的提前三天打電話 給他，以便做好迎接的充分準(zhǔn)備，包括公司的整體形象，用膳，休息等；如果 有當(dāng)?shù)乜蛻粢踩⒄梗部梢匀グ菰L他們。 七、參展人員及展品統(tǒng)計(jì)七、參展人員及展品統(tǒng)計(jì) 參展人員： 公司整體形象噴畫(huà)（公司名稱）： 1 套 公司產(chǎn)品的廣告宣傳冊(cè)、展會(huì)贈(zèng)品：XX 個(gè) 名片（參展銷(xiāo)售人員每人 4 盒）：150 張/盒 公司宣傳袋、500 個(gè) 展會(huì)上用到的紙巾：12 合 文具（簽名本、筆、透明膠等） 、 飲料： XX 個(gè)（簽單，洽談的客戶飲用） 參展用設(shè)備： 網(wǎng)卡 1 個(gè) 筆記本 1 臺(tái) 數(shù)碼攝像機(jī) 1 臺(tái) 八、費(fèi)用預(yù)算八、費(fèi)用預(yù)算 展位費(fèi)用： 展位搭建費(fèi)用： 展覽物料費(fèi)用： 名片費(fèi)用 ： 9 宣傳物品制作費(fèi)用： 交通費(fèi)用（含展品運(yùn)費(fèi)）： 相關(guān)禮品的準(zhǔn)備（資料袋 、紙巾）費(fèi)用： 文具（簽名本、筆、透明膠等） 、飲料、午餐費(fèi)用： 參展人員的住宿飲食費(fèi)用： 應(yīng)急開(kāi)支： 其他： 總預(yù)算費(fèi)用： 附一：附一： 一、每日工作流程 7:30：早飯后，負(fù)責(zé)人安排當(dāng)日工作，各人領(lǐng)取當(dāng)日所用物質(zhì) 8:30：準(zhǔn)時(shí)到達(dá)布展地點(diǎn) 9:00-11:30：招商工作進(jìn)展 11:30-13:00：負(fù)責(zé)人安排輪值午餐 13:00-17：00：招商工作進(jìn)展 17:00：清理物資及時(shí)遞交當(dāng)日收集的客戶資料 18:30：自由活動(dòng)，或根據(jù)公司安排其他工作 二、展示會(huì)中的接待步驟 1、登記（到會(huì)客戶的姓名、單位部門(mén)、聯(lián)系電話、落實(shí)責(zé)任人等） 2、現(xiàn)場(chǎng)互相介紹，了解客戶處于是那個(gè)行業(yè)（影樓還是后期，做畫(huà)還是裝 裱等等） 3、根據(jù)客戶的行業(yè)介紹公司及產(chǎn)品背景（公司位置，成立時(shí)間，規(guī)模等等） 4、看客戶反映，顧客需要什么樣的產(chǎn)品，努力幫他挑選推薦，客戶詢問(wèn)價(jià) 格時(shí)，要告訴客戶購(gòu)買(mǎi)多與少的具體數(shù)據(jù)和價(jià)格，同時(shí)告訴客戶買(mǎi)某 款產(chǎn)品或新產(chǎn)品時(shí)，我們有促銷(xiāo)產(chǎn)品贈(zèng)送，給出具體數(shù)據(jù) 5、對(duì)于比較小的客戶或重視價(jià)格的客戶及對(duì)介紹的產(chǎn)品渴望度不高的客戶， 把他們引到產(chǎn)品促銷(xiāo)區(qū)介紹促銷(xiāo) 10 產(chǎn)品的特點(diǎn)，價(jià)格、多買(mǎi)多送，給出具體數(shù)據(jù)，促進(jìn)客戶心里這是個(gè)機(jī) 會(huì)，讓客戶覺(jué)得占便宜的感覺(jué) 6、將意向客戶請(qǐng)至洽談區(qū)促成成交 7、如有客戶當(dāng)場(chǎng)簽單，盡力渲染，制造高潮 8、發(fā)放資料、禮品 9、禮貌周到地送客戶出門(mén)，并預(yù)約下次拜訪時(shí)間 10、到簽到處記下客戶意向及責(zé)任人 附二：附二： 一、展品信息統(tǒng)計(jì)表 產(chǎn)品型號(hào)顏色規(guī)格數(shù)量銷(xiāo)售價(jià)格打折范圍最終價(jià)格備注 二、會(huì)客登記表 公司名稱客戶姓名 單位部門(mén) （職位） 電話/傳真手機(jī)號(hào)碼 QQ/E-mail 備注 三、展會(huì)客戶信息歸納表 填寫(xiě)人： 填寫(xiě)時(shí)間： 客戶名稱聯(lián)系人 單位部門(mén) （職位） 電話/傳真 QQ/E-mail 類別 （A、B、C ） 備注 11 備注：A 類（已經(jīng)交易成功或者下訂單的客戶） ；B 類（準(zhǔn)客戶） ；C 類（意圖性客戶） 。 四、每日工作統(tǒng)計(jì)表 X 月 X 日X 月 X 日X 月 X 日X 月 X 日總計(jì) 意向客戶 成交量 利潤(rùn) 附三：附三： 一、參加展覽紀(jì)律及行為 1、未經(jīng)允許，不得私自脫離展位，特殊環(huán)境可向負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。 2、顧客到展位三步間隔，必需微笑相迎。 3、當(dāng)顧客在現(xiàn)場(chǎng)觀展時(shí)，不能占坐與客戶備好的座椅。 4、顧客在參觀產(chǎn)品的環(huán)境下，不得站在顧客前面擋住顧客觀賞，應(yīng)站在顧 客左邊斜側(cè)兩步間距離，以便顧客詢問(wèn)時(shí)能及時(shí)應(yīng)答。 5、站立姿態(tài)切勿將手擦入口袋或叉腰，應(yīng)兩手相疊放入前衣角為佳 二、參展人員的行為規(guī)范 1、真誠(chéng)，對(duì)客戶詢問(wèn)禮貌相待，不可挑揀，不是目標(biāo)客戶也要做好宣傳工 作。 2、耐心，客戶的提問(wèn)和關(guān)心越多，代表意象越大，但切記因過(guò)于熱情而嚇 跑客戶。 3、專業(yè)，對(duì)品牌與產(chǎn)品的定位，市場(chǎng)、消費(fèi)心理分析和見(jiàn)解要專業(yè)客觀， 清晰的表達(dá)能力能讓客戶更好的判斷品牌的市場(chǎng)價(jià)值。 三、參展的注意事宜 1、預(yù)約客戶：向公司現(xiàn)有及潛在客戶發(fā)出邀請(qǐng)，同重要的客戶約定見(jiàn)面時(shí) 間，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，避免了展覽會(huì)上自己的站臺(tái)門(mén)庭冷落的情況，給目標(biāo)買(mǎi) 家留下較深的印象。 日 期 項(xiàng) 目 12 2、資料準(zhǔn)備：資料是企業(yè)和產(chǎn)品形象的重要體現(xiàn)。產(chǎn)品目錄應(yīng)重視，給人 以正規(guī)的印象。宣傳材料的紙張及印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖 片盡量完善、清晰。一定要準(zhǔn)備充足的名片。營(yíng)銷(xiāo)人員名片應(yīng)以中英文印制， 數(shù)量以每日 100-200 張準(zhǔn)備。 3、展臺(tái)設(shè)計(jì)：應(yīng)盡量突出本公司的特色，有一個(gè)主題?？梢哉?qǐng)專業(yè)的展覽 設(shè)計(jì)公司來(lái)做，效果會(huì)好一些。除非有特殊原因，不要將展臺(tái)四周密封起來(lái)， 否則會(huì)失去很多機(jī)會(huì)。 4、參展人員要求：參展人員應(yīng)該了解公司的銷(xiāo)售意圖，熟悉本行業(yè)的市場(chǎng) 行情，現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)應(yīng)解釋產(chǎn)品的特點(diǎn)和做工流程，包括產(chǎn)品的環(huán)保等。人員著裝 要正規(guī)，最好佩上公司統(tǒng)一的司標(biāo)。 5、保持聯(lián)系人的統(tǒng)一：確保每個(gè)人遞給客戶的