銷售管理制度(修改).doc

西安翼展電子科技有限公司 管理文件 銷售管理制度文件編號：YZ- XS-001版 本：A.0 分 發(fā) 號： 編制: 審核: 批準(zhǔn): 2018年 月 日發(fā)布修訂記錄序號更改頁更改單編號更改內(nèi)容實(shí)施日期版本 西安翼展電子科技有限公司 YZ-XS-01 A.01. 目的為規(guī)范公司的銷售管理,提高銷售服務(wù)水平,提升公司形象, 提高產(chǎn)品的市場競爭能力，溝通企業(yè)與社會，企業(yè)與用戶的關(guān)系，同時提高公司經(jīng)濟(jì)效率,實(shí)現(xiàn)公司資金快速回籠,特制定本銷售管理制度。2. 適用范圍適用于醫(yī)療信息化事業(yè)部的所有營銷活動和銷售人員。3. 職責(zé)3.1 銷售人員3.1.1負(fù)責(zé)對合作客戶進(jìn)行管理，如考察客戶其營業(yè)執(zhí)照，有資質(zhì)要求的要考察其資質(zhì)證書及等級；3.1.2負(fù)責(zé)銷售合同投標(biāo)/簽訂前期的商務(wù)談判及標(biāo)書、合同、協(xié)議的草擬；3.1.3負(fù)責(zé)銷售合同執(zhí)行過程中銷售費(fèi)用、業(yè)務(wù)費(fèi)用的預(yù)算及銷售類合同審批手續(xù)的辦理；3.1.4負(fù)責(zé)銷售合同執(zhí)行過程中的事項(xiàng)協(xié)調(diào)，如：合同變更、款項(xiàng)回收、發(fā)票開具等；3.1.5負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行銷售合同投標(biāo)/簽訂前期的評審工作。3.2 售前工程師負(fù)責(zé)審核普通合同中相關(guān)軟/硬件配置要求。3.3 商務(wù)專員3.3.1 負(fù)責(zé)銷售合同采購成本、所需配置完備、所需貨物正常采購、到貨日期合理性、采購及時性及商務(wù)條款的審核；3.3.2 負(fù)責(zé)銷售合同的分類建檔管理；3.3.3 負(fù)責(zé)銷售合同應(yīng)收賬款的督促、開票的審核并做相應(yīng)登記。3.3.4 初次審核合同中的各項(xiàng)商務(wù)條款填寫是否完整、實(shí)事求是、準(zhǔn)確、有無明顯矛盾； 3.3.5 跟蹤合同評審流程的進(jìn)展，督促各節(jié)點(diǎn)的評審意見及時反饋至提交人，催促流程快速流轉(zhuǎn)。3.4 項(xiàng)目管理部3.4.1 負(fù)責(zé)特殊合同在執(zhí)行過程中技術(shù)可行性的評估、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的識別；3.4.2 負(fù)責(zé)工程費(fèi)用/開發(fā)實(shí)施費(fèi)用的預(yù)算；3.4.3 負(fù)責(zé)現(xiàn)有實(shí)施人員、設(shè)備、技術(shù)能力是否能保障合同順利實(shí)施的分析；3.4.4 負(fù)責(zé)對特殊合同的技術(shù)內(nèi)容、交貨周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的評審。3.5 PACS研發(fā)組3.5.1 負(fù)責(zé)審核特殊合同中標(biāo)準(zhǔn)軟件功能是否滿足要求，是否有定制開發(fā)需求、his融合、數(shù)據(jù)遷移等；3.5.2 審核合同所附的功能列表與招標(biāo)文件對比是否完整、準(zhǔn)確，列出潛在的驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，超出標(biāo)準(zhǔn)功能的技術(shù)需求要依次評估開發(fā)周期和成本，批注總研發(fā)周期、總研發(fā)成本等。3.6 醫(yī)療信息化事業(yè)部總監(jiān)負(fù)責(zé)對各各節(jié)點(diǎn)的審批意見作出最終明確批示，是否同意，或明確的修改建議。4. 銷售計(jì)劃1.2.3.4.1 編制年度銷售計(jì)劃的依據(jù)：上年度銷售報(bào)表。 4.2 年度銷售計(jì)劃內(nèi)容：根據(jù)公司中長期規(guī)劃，通過預(yù)測市場需求情況，進(jìn)行全面綜合分析，由銷售部門提出初步的年度銷售計(jì)劃，報(bào)請公司上層審查決策。5. 合同分類5.1 普通合同：合同金額在伍萬元人民幣以下的合同（包含伍萬元）。5.2 特殊合同：合同金額在伍萬元人民幣以上的合同（不包含伍萬元）。6. 合同管理6.1 公司對外簽訂的各類合同一律適用本管理制度。6.2 簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定，合同一律采用書面格式。6.3 簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則。6.4 合同對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。6.5 合同簽訂地：除合同履行地在我方經(jīng)營所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。6.6 任何人對外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。6.7 銷售合同的編號6.8.1 為實(shí)現(xiàn)可追溯性和唯一性，銷售合同原則上由商務(wù)專員統(tǒng)一編號。6.8.2 合同編號規(guī)則：公司簡稱+合同分類+年月日+三位序號。如：2018年1月1日簽訂軟件項(xiàng)目合同，合同編號為YZDZ-MK-20180101-001。6.8.3 合同分類l MK：銷售合同（軟件/系統(tǒng)集成項(xiàng)目）l HP：外購硬件合同（采購第三方硬件）l SP：外購軟件合同（采購第三方軟件）l AS：售后服務(wù)合同（與售后相關(guān)的軟件，技術(shù)服務(wù)費(fèi)等）6.10 銷售合同臺賬的建立與管理6.10.1 商務(wù)專員根據(jù)部門需求建立銷售臺賬，臺賬需包含：客戶名稱、地址、電話、合同編號、簽訂日期、項(xiàng)目使用的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格型號和產(chǎn)品編號、有效期等內(nèi)容。6.10.2 商務(wù)專員根據(jù)合同執(zhí)行情況應(yīng)及時更新銷售臺帳。6.10.3 商務(wù)專員保存銷售合同的正本，并按照合同分年限進(jìn)行管理。7. 合同的審查批準(zhǔn)7.1 銷售人員負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行銷售合同簽訂前期的評審工作，并由商務(wù)專員通過郵件方式辦理審批流程。7.2 普通合同，經(jīng)售前咨詢、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、事業(yè)部總監(jiān)審批后，方可對外簽訂合同；特殊合同，需由研發(fā)部、項(xiàng)目管理部審核，并由事業(yè)部總監(jiān)審批后，方可對外簽訂。7.3 為降低合同風(fēng)險(xiǎn)，保證公司利益，對于以上所簽訂的銷售類合同，除特殊情況外，均需預(yù)付全款，合同質(zhì)保金不超過10%，質(zhì)保期在一年以內(nèi)（含）。7.4 銷售合同的審批可以視項(xiàng)目具體情況選擇會簽形式或會議形式進(jìn)行評審。7.5 合同審查的要點(diǎn)：7.5.1 合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。7.5.2 合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。7.5.3 合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。8. 合同的履行8.1 合同依法成立，具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。8.2 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。8.3 銷售合同可由相關(guān)業(yè)務(wù)員與客戶單位商談，但必須經(jīng)部門經(jīng)理審定報(bào)事業(yè)部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。8.4 簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。9. 合同的變更、解除9.1 在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。9.2 對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。9.3 變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。9.4 變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。9.5 合同在執(zhí)行過程中，如果簽訂合同的任何一方提出變更要求，雙方代表協(xié)商一致后，由商務(wù)專員通過郵件的形式提交合同變更審批申請，按照4.1條款重新進(jìn)行評審。9.6 變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。9.7 變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。9.8 因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。9.9 以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。10. 銷售合同歸檔10.1 商務(wù)專員負(fù)責(zé)銷售合同、協(xié)議正本的保管，與每月5日前將已歸檔的合同原件生成電子版，并發(fā)送給項(xiàng)目管理部及財(cái)務(wù)部； 10.2 對于超過3個月未歸檔的合同，由商務(wù)專員進(jìn)行催促；超過半年仍未歸檔的合同，經(jīng)商務(wù)專員核實(shí)情況后將結(jié)果上報(bào)事業(yè)部總監(jiān)，留商務(wù)專員管理備案。11. 客戶管理11.1 簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況（是法人的要考察其營業(yè)執(zhí)照，有資質(zhì)要求的要考察其資質(zhì)證書及等級）。11.2 若客戶為經(jīng)銷商或代理商，簽訂合同之前必須收集客戶的營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證或備案憑證等資質(zhì)。若客戶為醫(yī)院，簽訂合同之前必須收集客戶的醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證等資質(zhì)。11.3 若客戶為代理商，客戶將有義務(wù)協(xié)助提供最終用戶的客戶信息，如客戶滿意度調(diào)查。12. 例會13.1 周例會每周天由事業(yè)部總監(jiān)、銷售人員組織召開周工作例會，總結(jié)本周工作，各項(xiàng)目進(jìn)展分析，布置下周任務(wù)，交流解決問題。13.2 銷售季度會12.2.1 由銷售部組織每季度事業(yè)部全員參加季度會議；12.2.2 會議方式：現(xiàn)場參加或電話會議，會議由事業(yè)部總監(jiān)主持；12.2.3 主要內(nèi)容是季度總結(jié)、計(jì)劃各銷售區(qū)域的合同、收款、重要項(xiàng)目進(jìn)展、市場活動、競爭情況、團(tuán)隊(duì)建設(shè)；下月的意向、招標(biāo)、合同、收款、費(fèi)用、重要項(xiàng)目進(jìn)展達(dá)成當(dāng)月任務(wù)的計(jì)劃、市場活動等。解決當(dāng)前工作中需溝通協(xié)調(diào)的問題。13. 離職/調(diào)職工作交接13.1 適用范圍：醫(yī)療信息化事業(yè)部全體員工內(nèi)部調(diào)動，離職。13.2 交接工作的內(nèi)容13.2.1 離職人員所負(fù)責(zé)客戶的檔案、費(fèi)用的使用情況，需處理的遺留問題。13.2.2 離職人員所負(fù)責(zé)區(qū)域的意向信息及潛在客戶。13.2.3 離職人員所負(fù)責(zé)主要客戶、重點(diǎn)醫(yī)院項(xiàng)目的銷售政策、銷售費(fèi)用的使用情況、計(jì)劃內(nèi)未完成的工作、需處理的遺留問題。13.2.4 尚未收回的應(yīng)收帳款。13.3 交接工作的步驟13.3.1 公司內(nèi)部調(diào)動13.3.1.1 移交人和接管人在接到公司任免通知后的2天內(nèi)由負(fù)責(zé)主管安排交接工作,交接時間為一周內(nèi)。13.3.1.2 按銷售人員交接工作的內(nèi)容，由移交人、接管人填寫交接表，雙方確認(rèn)后簽字交上一級主管簽字交至商務(wù)專員，商務(wù)專員在收到交接表后的一個工作日內(nèi)簽署意見，經(jīng)事業(yè)部總監(jiān)簽字后交人力資源部。13.3.1.3 對于離職的銷售員，應(yīng)充分考慮是否有尚未收回的應(yīng)收賬款，原則上在應(yīng)收款項(xiàng)未清理完之前，不批準(zhǔn)辦理離職手續(xù)，確需離職的，必須填寫“應(yīng)收賬款移交清單”一式三份(一份交財(cái)務(wù)部、移交人、接收人各執(zhí)一份)，移交人、接收人、商務(wù)專員、事業(yè)部總監(jiān)均應(yīng)簽字，接收人在接收時應(yīng)核對經(jīng)過客戶確認(rèn)的欠款。13.3.1.4 接管人一旦簽字確認(rèn)，則今后工作中的費(fèi)用支出等均由接管人負(fù)責(zé)。13.3.1.5 人力資源部對交接表中遺留待處理的問題完成情況進(jìn)行跟蹤，督促其在規(guī)定的時間內(nèi)完成。13.3.1.6 財(cái)務(wù)部根據(jù)交接表、核定移交人應(yīng)收帳款、個人往來帳務(wù)并按公司的考核政策核定移交人、接管人提成獎金。13.3.2 離職13.3.2.1 因各種原因離職人員，經(jīng)公司同意后方可辦理移交手續(xù)，其交接工作的內(nèi)容同“交接工作的內(nèi)容”，交接工作的步驟同“交接工作的步驟”。13.3.2.2 凡是接管人在規(guī)定的交接時間內(nèi)不能到崗，均由上一級主管為接管工作的第一責(zé)任人。13.3.2.3 未按時間交接工作的，商務(wù)專員將通知人力資源部扣發(fā)移交人所有應(yīng)發(fā)款項(xiàng)，其移交工作由上一級主管負(fù)責(zé)，其程序同上-