文書管理制度

免責(zé)聲明：對(duì)會(huì)員提供的文檔資料進(jìn)行篩選和編輯，但是并不聲明或保證其內(nèi)容的合法性、正確性或可靠性。該文檔資料的版權(quán)屬于 提 供者 所有 ，有 關(guān) 版權(quán) 的問(wèn) 題請(qǐng) 直接 與提 供者 聯(lián) 系。 1 總則 1.1 制定目的 (1) 加強(qiáng)本公司內(nèi)檔案管理，以提升各部門工作效率。 (2) 將本公司檔案管理工作制度化、合理化。 (3) 促使本公司之檔案管理作業(yè)推行順暢。 1.2 適用范圍 凡隸屬本公司各檔案管理，悉依照本辦法所規(guī)范之體制管理。 1.3 權(quán)責(zé)單位 (1) 管理部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。 (2) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。 1.4 名詞定義 本辦法之名詞定義如下： (1) 檔案 (A)各級(jí)頒布的文件、通知、公司文書檔案、人事檔案等。 (B)本公司與其他公司的各種 來(lái)往協(xié)議、合同等。 (C)各部門的表冊(cè)事務(wù)檔案。 (D)工程用圖等。 (2) 臨時(shí)檔案 凡臨時(shí)歸檔存放者（含未編號(hào)檔案）。 (3) 資料檔案 凡處理已告一段落或已結(jié)案或跨越年度卻須留存?zhèn)洳橹畽n案（已編號(hào)檔案）。 2 調(diào)閱檔案 不相關(guān)部門人員調(diào)閱檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員辦理調(diào)閱登記簿并呈存檔部及主管核準(zhǔn)后，才可調(diào)閱。 調(diào)閱檔案時(shí)間以兩天為限，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、復(fù)印。 2.1 檔案保管單位期限 (1) 永久保管 (2) 十年保管 (3) 五年保管 (4) 兩年保管 2.2 檔案銷毀 (1) 對(duì)無(wú)需保 存的文件或 保存 年限 屆滿 之 檔案 ，應(yīng) 依規(guī) 定請(qǐng) 示并 辦 理銷 毀手 續(xù)。 免責(zé)聲明：對(duì)會(huì)員提供的文檔資料進(jìn)行篩選和編輯，但是并不聲明或保證其內(nèi)容的合法性、正確性或可靠性。該文檔資料的版權(quán)屬于 提 供者 所有 ，有 關(guān) 版權(quán) 的問(wèn) 題請(qǐng) 直接 與提 供者 聯(lián) 系。 (2) 銷毀檔案應(yīng)于目錄卡上備注欄注明銷毀日期。 2.3 檔案分類編號(hào) 檔案分類及編碼分下列三種： 2.3.1 “顏色”區(qū)分檔案性質(zhì) 各存檔單位無(wú)論是暫時(shí)或資料檔案，均須以下列四種顏色來(lái)區(qū)分其檔案類別，如： (1) 紅色資料夾為有關(guān)品管及制造類之檔案。 (2) 黃色資料夾為有關(guān)營(yíng)業(yè)及行銷類之檔案。 (3) 藍(lán)色資料夾為有關(guān)公司文書及人事類之檔案。 (4) 綠色資料夾為有關(guān)技術(shù)及研發(fā)類之檔案。 2.3.2 “功能碼”區(qū)分檔案類別 各存檔單位無(wú)論是 暫時(shí) 或資 料 檔案 ，均 須以 （一 碼） 大 寫英 文字 母作 為功 能檔 號(hào)。 【范例】企劃部之黃色資料夾分類： A代表市場(chǎng)湄查類。 B代表營(yíng)業(yè)管理類。 C代表廣告媒體類。 D代表廣告預(yù)算類。 E代表促銷活動(dòng)類。 F代表促銷預(yù)算類。 G代表教育訓(xùn)練類。 H代表經(jīng)營(yíng)企劃類。 2.3.3 “細(xì)分號(hào)”區(qū)分資料歸檔順序 各存檔單位之資料檔案，依歸檔順序編碼。 (1) 功能碼后再以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼，依序?yàn)樵摷?xì)分碼之檔案，應(yīng)以流水碼建檔。 (2) 本編砠由存檔部門視部門需要，自行編列存檔。 (3) 本檔案編碼須制作單位存檔編號(hào)總目錄，以方便迅 速查 用。 3 保管期限 3.1 永久保管 3.1.1 分類 (1) 公司章程等。 (2) 股東名冊(cè)、股東大會(huì)會(huì)議記錄、營(yíng)業(yè)報(bào)告等文件。 (3) 董事會(huì)的重要文件。 (4) 重要的政府機(jī)關(guān)的許可證、認(rèn)證書以及指示命令等文件。 (5) 契約書等具有永久效力的文件。 免責(zé)聲明：對(duì)會(huì)員提供的文檔資料進(jìn)行篩選和編輯，但是并不聲明或保證其內(nèi)容的合法性、正確性或可靠性。該文檔資料的版權(quán)屬于 提 供者 所有 ，有 關(guān) 版權(quán) 的問(wèn) 題請(qǐng) 直接 與提 供者 聯(lián) 系。 (6) 有關(guān)股東、董事及主要職員人事方面的重要文件。 (7) 其他需永久保存的重要文件、賬簿及統(tǒng)計(jì)資料。 3.1.2 事例 (1) 公司章程以及規(guī)則的制定、修改、廢止等永久性查考文書。 (2) 股東大會(huì)會(huì)議記錄、責(zé)權(quán)、財(cái)產(chǎn)權(quán)等。 (3) 董事會(huì)會(huì)議記 錄等。 (4) 經(jīng)營(yíng)許可證等。 (5) 契約書。 (6) 公司職員名冊(cè)、人事檔案。 (7) 銀行存款賬、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)資料等。 3.2 十年保管 3.2.1 分類項(xiàng)目 (1) 預(yù)算、決算及有關(guān)會(huì)計(jì)的各種賬簿、各種憑證。 (2) 干部會(huì)議等經(jīng)營(yíng)管理上重要的查考性文件。 (3) 人事工資方面的文件。 (4) 公司內(nèi)部全體人員通告的文件。 (5) 市場(chǎng)調(diào)查的匯總報(bào)告書。 3.2.2 事例 稅務(wù)查賬報(bào)告書、業(yè)務(wù)文件、日常債權(quán)債務(wù)、財(cái)產(chǎn)目錄等 3.3 五年保管 3.3.1 分類項(xiàng)目 (1) 期滿或解約的契約書 、合 同。 (2) 重要的會(huì)議記錄。 (3) 短期內(nèi)需查考的文件 (4) 人事文件。 3.3.2 事例 (1) 業(yè)務(wù)日志、事故類文件、一般請(qǐng)示、收發(fā)文簿盤點(diǎn)報(bào)告等