公文處理管理規(guī)定(KY-GL-G-02-A)

武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運營 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 公文處理管理規(guī)定 （ 試行版 ） KY-GL-G-02-A 版 次 A/O 分發(fā)號 持有人 狀 態(tài) 受控 非受控 作廢 密 級 秘密 機密 絕密 編制 /日期 審核 /日期 批準 /日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日 試行 目 錄 1 目的 . 1 2 范圍 . 1 3 定義 . 1 4 職責 . 1 5 程序 . 1 5.1 公文的種類 . 1 5.2 公文格式 . 2 5.3 行文規(guī)則 . 6 5.4 發(fā)文處理 . 6 5.5 收文處理 . 7 5.6 文件發(fā)放管理 . 8 5.7 公文的歸檔及管理 . 8 6 相關文件 . 9 7 記錄 . 9 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 1/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 1 目的 為使 公司 的行政公文 處理 工作進一步規(guī)范化、科學化， 保證公文處理的準確性和及時性，滿足公司 的實際 需求 ，特制訂本規(guī)定。 2 范圍 本規(guī)定 適用于公司 公文的 發(fā)文、行文及分發(fā)處理全過程的管理工作 。 3 定義 3.1 公文 是 指 管理過程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務文書， 以及經(jīng)營更新過程中的大部分記錄資料。公文是 傳達貫徹 公司領導層 的 相關 方針、政策 以及相關指示 的重要工具 ，并且還是報告工作 、 交流經(jīng)驗的重要渠道。 3.2 公文處理是指公文的 收發(fā)、傳閱、呈送、請辦、承辦 等一系列相關聯(lián)、銜接有序的工作。 4 職責 4.1 總經(jīng)理工作部是公司公文的處理管理機構，負責公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作 ， 負責指導公司各部門的公文處理工作。 4.2 公司各職能部門負責本部門主導發(fā)行的公文處理，并安排專人負責部門公文的發(fā)放、傳遞、立卷并定期歸檔到總經(jīng)理工作部 。 5 程序 5.1 公文 的種類 a) 決定 ：適用于對重大事項或重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員、變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。 b) 通知 ：適用于發(fā) 布規(guī)章制度，轉發(fā)上級單位公文，要求辦理和需要各部門周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 2/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 c) 通報 ：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 d) 報告 ：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。 e) 請示 ：適用于向上級單位請求指示、批準。 f) 批復 ：適用于答復所隸屬單位請求事項。 g) 函 ：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批準等。 h) 會議紀要 ：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 5.2 公 文格式 公文格式由文頭、 正 文、文尾三部分組成。 5.2.1 文頭部分 包括文頭名稱、發(fā)文字號等項，若 是 密級文件和緊急公文，則還應該包括密級 、保密期限 和緊急程度。 5.2.1.1 文頭名稱 a) 在經(jīng)營活動中以公司名義對內、對外發(fā)布 的文件，使用“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司”的紅色文頭發(fā)文 。 （格式見附表） b) 請示、報告 以公司名義向上級領導報告、請示時，使用上行紅色文頭發(fā)文。 （格式見附表） c) 以部門名義對公 司內部發(fā)布的事務性文件及公司內部辦理例行公事與應急公文等，使用 普通文頭發(fā)文。 （格式見附表） d) 傳真 公司及各部門對外發(fā)傳真以“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司傳真”的普通文頭發(fā)文 。（ 格式見附表 ） e) 會議紀要 公司會議紀要分為 兩 類：“會議紀要”、“專題會會議紀要”。由公司 總 經(jīng)理或其 授權委托人主持召開的會議稱為辦公會，并形成辦公會會議紀要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司會議紀要” （格式見附表） ，由公司總經(jīng)理或其 授權 委托人簽發(fā)；由公司總經(jīng)理或部門負責人主持召開的專題工作會議稱為專題會，并形成專題會會議紀公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 3/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 專 題會會議紀要” （格式見附表） ，由公 司總經(jīng)理或 其 授權 委托人 簽發(fā)。 5.2.1.2 發(fā)文字號 a) 發(fā)文字號由 部門 代字、年號、順序號組成，年號應該寫全 。 b) 公司部門規(guī)范簡稱、公司文代號見下表 ： 名 稱 簡 稱 公司文代字 武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運營有 限公司 凱迪 運營 凱迪 運營 字 總經(jīng)理工作部 總經(jīng)部 凱迪 運營 總經(jīng)字 人力資源部 人資部 凱迪 運營 人字 財務部 財務部 凱迪 運營 財字 經(jīng)營 計劃 部 經(jīng)營部 凱迪 運營 經(jīng)字 采購部 采購部 凱迪 運營 采 字 燃料管理部 燃料 部 凱迪 運營燃 字 安環(huán)質保 部 安環(huán)質保 部 凱迪 運營安 環(huán) 字 審計 部 審計部 凱迪運營審字 新材料事業(yè)部 新材料事業(yè)部 凱迪運營材字 生產技術 部 生 技 部 凱迪 運營 生 技字 c) 傳真發(fā)文字號 以公司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“凱迪運營傳字”， 須由公司總經(jīng)理簽發(fā)。以部門名義發(fā)傳真，如人力資源部發(fā)傳真發(fā)文代字為“人資傳字”，須由部門負責人簽字。 d) 部門或個人就某一個具體工作內容、步驟、程序進行協(xié)商、布置及請示時用三單制，即工作聯(lián)系單、任務通知單和請示報告單。 5.2.1.3 密級、緊急程度 a) 密級公文應分別注明“秘密”、“機密”、“絕密”等級，還應有份數(shù)編號。 b) 緊急公文應分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣?！凹奔币筇崆稗k，“特急”要求立即辦。 c) 密級、緊急程度寫于文頭右上角，密級與緊急程度同時使用時， 密級置 上 ， 緊急程度置下， 上下對齊。 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 4/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 5.2.2 行文部分 行文部分：包括公文標題、主送單位、正文、附件、落款、日期等項。 5.2.2.1 公文標題 一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分 ；或只寫事由、文種。 a) 發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。 b) 公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，除規(guī)范文件外，一般不 使用標點符號。 c)下發(fā)公司行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)”，其他屬公司產生的公文用“印發(fā)”， 下發(fā)上級、同級或不相隸屬公文用“轉發(fā)”。轉發(fā)公文，要將事由寫清楚，原標題不必照抄，但不能用原發(fā)文字號代替。 5.2.2.2 主送單位 a) 上行公文的主送單位一般只寫一個，而請示則只能是一個；對請示予以回復時，主送單位也只能是上行請示的那一個單位。如需同時報送其他單位，應采用抄送的形式。 b) 公司普發(fā)性的公文，主送單位按慣例排列，即“公司各部門”。 c) 保密性公文和針對性公文，主送單位由簽發(fā)領導確定，以“公司相關各 部門”行文。 5.2.2.3 正文 a) 正文開頭應提出要點，接著要通過敘事、說理、表明目的。正文的結尾，要簡單樸素。對上行文，不要求答復的工作報告，結束語可用“以上報告，請審查”。要求上級批準、批復的，可用“以上請示，請批復”。要求上級轉批的，可用“如無不妥，請轉批”等語。平行文的結尾一般用“特此函達、特此函復”等語，下行文的結尾，一般用“此復”、“以上各點，望認真貫徹執(zhí)行”等語。 b) 正文中用數(shù)字表示多層次結構時，標識方法為： 第一級用一、二、三、 第二級用（一）、（二）、（三）、 第三級用 1、 2、 3 第四級用（ 1）、（ 2）、（ 3）、 c) 公文 正文內容 從左至右橫寫、橫排；用紙應按國際標準為 A4，左側裝訂。標題用小 2 號小標宋體字，正文用 3 號仿宋體字。 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 5/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 d) 公文中各組成部分的標示規(guī)則，參照國家行政機關公文格式國家標準執(zhí)行。 5.2.2.4 附件 公文如有附件，應在正文之后，落款之前注明附件名稱和順序，附件名稱、順序要與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標題的主要內容，在正文則不必再作標注。 附件 內容 應當在用印頁之后另起一頁 ,并盡可能與正文裝訂在一起 。 如附件篇幅較長，制作復雜，可分別裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。 5.2.2.5 落款 a) 落款應在正文之后偏右的位置。當頁有足夠頁面的落款應隨當頁。頁面不夠順轉下頁空白的，應落在空頁的適當位置，并在落款之前的空白的地方用括號注明“此頁無正文”字樣。 b) 落款用發(fā)文單位的全稱，不得用簡稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它依序排列。 c) 凡以紅頭印發(fā)的公文，必須落款。 5.2.2.6 印章 公司級公文一律加蓋印章下發(fā)。會議紀要由公司領導 審批后，以紅頭形式下發(fā)， 不需加蓋印章。以部門名義發(fā)文、 發(fā) 傳真等由 分管領導 簽發(fā)。 5.2.2.7 文件日期 文件日期要用漢字，不能略寫。會議紀要不落款，也不署成文日期。 5.2.3 文尾部分 文尾部分，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等項。 5.2.3.1 文尾部分應置于行文部分結束之頁面的末端，頁面不夠就轉下頁，置空白頁的末端。 5.2.3.2 文尾部分各項按主題詞（下劃一長橫線） 、抄送單位（下劃一長橫線）、印發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長橫線） 為序排列。 5.2.3.3 主題詞一般不超過三個，統(tǒng)一由總經(jīng)部根據(jù)國家有關規(guī)定編寫。 5.2.3.4 抄送單位：對 須周知或需協(xié)助辦理的非主辦部門，用“抄送”署以抄送單位規(guī)范化的簡稱。 5.2.3.5 印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側頂格署“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司”，右側頂格署“ x 年 x 月 x 日”，印發(fā)日期以打印日期為準。 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 6/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 5.3 行文規(guī)則 a) 行文應當確有必要，注重效用，盡量少發(fā)公文。 b) 各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向上級分管領導行文，除以 部門文 、傳真的形式商洽工作、詢問和答復問題外，一般不得對外用紅頭文件。 c）“請示”應當一文一事，一般只有一個主送人（或部門），需要同時送其他人（或單位）的應當用抄送形 式。 d）“報告”不得夾帶請示事項。 e） 公司內部如進行簡單、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過“請示報告單、工作聯(lián)系單、任務通知單”。 5.4 發(fā)文處理 公文管理主要流程見公文管理流程圖 5.4.1 公司的發(fā)文分為對內發(fā)文和對外發(fā)文。對內發(fā)文的對象為公司各部門 和下屬各生物質電廠 ，對外發(fā)文的對象包括凱迪系列公司、客戶、合作伙伴等。 5.4.2 發(fā)文處理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。 5.4.2.1 擬稿 公司發(fā)文由發(fā)文部門按照“公司行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)部門負責人簽字后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一編號、填寫 送審 會簽單。 部門發(fā)文由發(fā)文部門按照公司“ 部門文 格式”要求草擬好文稿，并由各部門文員統(tǒng)一登記、編號，送部門負責人審核 后，經(jīng)分管副總 簽發(fā)。 發(fā)文部門草擬公文時應做到： a) 公文內容不得與國家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸。 b) 情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。 c) 人名、地名、數(shù)字、引文準確。日期應寫具體的年月日。若引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱 時，一般先用全稱，并注明英文縮寫。 d) 必須使用國家法定計量單位。 e) 公文中的數(shù)字，除成文時間、部門結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 5.4.2.2 會簽 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 7/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 公司發(fā)文會簽由總經(jīng)理工作部組織并填寫公文 送審 會簽單，部門發(fā)文會簽由主辦部門組織。發(fā)文凡涉及多個部門的應由相應部門負責人會簽。 5.4.2.3 核稿 公司發(fā)文在送領導簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿。對不符合行文要求的文稿應及時退回修改及重辦。核稿時應在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。 核稿的重點是： a) 是否需要行文； b) 有 關部門是否已經(jīng)協(xié)商、會簽； c) 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行； d) 公文內容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定； 5.4.2.4 簽發(fā) a) 公司對外發(fā)文由總經(jīng)理工作部部長審核后，送公司 總 經(jīng)理或其 授權 委托人簽發(fā)。 b) 部門發(fā)文由 分管副總 簽發(fā)。 5.4.2.5 印發(fā) 經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后的公司級公文由總經(jīng)理工作部負責印發(fā)。文稿印刷前，擬稿人應對稿樣進行校對并簽字，總經(jīng)理工作部應對審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進行復核，印刷完畢后文件由總經(jīng)理工作部負責發(fā)送。 經(jīng) 分管副總 簽發(fā)后的部門公文 由發(fā)文部門自行負責印發(fā)，存檔。 5.5 收文處理 5.5.1 收文處理指對收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、批辦、承辦、催辦、回復、傳閱等程序。 a) 簽收、審核、登記。公文統(tǒng)一由總經(jīng)理工作部負責簽收、分類、審核、登記。其他各部門收到的公文若需公司總經(jīng)理批閱的必須統(tǒng)一轉至總經(jīng)理工作部簽收，各部門不得自行呈報。 b) 批辦。公司總經(jīng)理或其 授權 委托人在批示公文時，應明確批示主辦部門和協(xié)辦部門。對具體請示、報告的批復應簽署明確意見。需公司其他領導閱知的，可進一步批轉至其他領導。 c) 承辦。主辦部門 收到交辦的公文后應及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求及時辦理，確有困難的，應當及時予以說明。協(xié)辦部門應積極協(xié)助、配合公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 8/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 主辦部門完成公文辦理任務。 d) 催辦。總經(jīng)理工作部負責對公文進行催辦，并及時向公司領導反饋催辦結果。公司催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 具體參見行政事務管理規(guī)定。 e) 回復。主辦部門完成辦文后應及時將辦文結果回復總經(jīng)理工作部。 f) 傳閱。凡屬公司領導閱示的公文，由總經(jīng)理工作部組織傳閱，有關部門均不得積壓，也不得自行橫傳。 5.5.2 對 收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。 公文傳真文件除會議通知等一般告知、周知性文件外，應向發(fā)文單位索取正式件，以便存檔備查。 5.5.3 收到的屬于密級文件范圍的公文處理，執(zhí)行密級文件管理 規(guī)定 。 5.6 文件發(fā)放管理 5.6.1 文件簽批后 ，公司級文件 由 總經(jīng)理工作 部負責發(fā)放 ， 保證文件信息的 內部傳 遞 。部門文件由各部門自行發(fā)放。 5.6.2 各部門指定專人負責管理文件 ， 在收到文件后及時將文件送達部門負責人 ， 部門負責文件的公布、傳閱 ， 保證文件的及時傳達。 5.7 公文的歸檔及管理 5.7.1 公司文件在 結辦后 3 天內，交總經(jīng)理工作部歸存。 5.7.2 公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交總經(jīng)理工作部登記保管，調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。 5.7.3 任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報公司領導批準銷毀。 5.7.4 銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。 5.7.5 每年年初總經(jīng)理工作部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 9/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 5.8 公文處理流程圖 6 相關文件 a) 行政事務管理規(guī)定 b) 密級文件管理規(guī)定 7 記錄 7.1 公司 上行公文格式 （ KY-GL-G-02-A-01） 7.2 公司公文格式 （ KY-GL-G-02-A-02） 7.3 公司會議紀要格式 （ KY-GL-G-02-A-03） 7.4 公司專題會議紀要格式 （ KY-GL-G-02-A-04） 7.5 公司便函格式 （ KY-GL-G-02-A-05） 7.6 公司傳真格式 （ KY-GL-G-02-A-06） 7.7 公司收文處理單格式 （ KY-GL-G-02-A-07） 7.8 公司發(fā)文送審會簽單格式 （ KY-GL-G-02-A-08） 7.9 公司發(fā)文登記表格式 （ KY-GL-G-02-A-09） 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 10/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司文件 凱迪 xx 字【 】 號 標題 （ 2 號小標宋體字） 正文（ 3 號仿宋體） ， 1.5 倍行距 。 (公司 上行公文格式 凱迪控股 ) 主題詞：黑體 小三 抄報： 抄送： 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 年 月 日印發(fā) 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 11/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司文件 凱迪 xx 字【 】 號 標題 （ 2 號小 標宋體字） 正文 （三號 仿宋 字 ，間距 30 磅 ） (公司公文格式 ) 年月日 主題詞：黑體 小三 抄報 : 抄送 : 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 年 月 日印發(fā) 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 12/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司會議紀要 年第【 】號 會議時間： 會議地點： 參加人員 ： 會議名稱： 主送： 抄送： 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 年 月 日印發(fā) 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 13/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司專題會會議紀要 年第【 】號 會議時間： 會議地點： 參加人員： 會議名稱： 主送： 抄送： 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 年 月 日印發(fā) 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 14/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD 主送 （報） ： 文件編號： 抄送 （報） ： 行文部門： 擬 稿 人： 主 題 詞： 審 核 人 : 行文日期： 簽 發(fā) 人： 秘密 機密 絕密 平急 加急 特急 正文（宋體小四號字， 1.5 倍行距 ） （ 部門 文 格式 ） 公文處理 管理規(guī)定 版次： A/0 頁次： 15/20 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權所有 未經(jīng)許可不得影印 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 傳 真 Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD Fax 收件單位 (CO): 發(fā)件部門 (DEP): 收 件 人 (TO): 發(fā)件人 （ FM） : 電 話 (TEL): 簽 發(fā) (APPR): 傳 真 (FAX): 日 期 (DATE):