會務管理規(guī)定(KY-GL-G-03-A)

武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運營 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 會務管理規(guī)定 （ 試行版 ） KY-GL-G-03-A 版 次 A/O 分發(fā)號 持有人 狀 態(tài) 受控 非受控 作廢 密 級 秘密 機密 絕密 編制 /日期 審核 /日期 批準 /日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日 試行 目錄 1 目的 . 1 2 范圍 . 1 3 定義 . 1 4 職責 . 1 5 程序 . 2 5.1 會議的申請 . 3 5.2 會議計劃 . 3 5.3 會務工作 . 4 5.4 會議分類及議事規(guī)則 . 4 5.5 會議決議的發(fā)布與執(zhí)行 . 8 5.6 會議注意事項 . 8 5.7 會議管理流程圖 . 9 6 相關文件 . 9 7 記錄 . 9 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 1/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 1 目的 為規(guī)范公司運行秩序，提高行政管理工作效率，研究、協(xié)調(diào)決定公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的重大問題，確保董事會的決議和年度經(jīng)營目標的貫徹和實現(xiàn)，保證會議決策的嚴肅性、時效性，特制定本規(guī)定。 2 范圍 2.1 適用于公司 內(nèi)部 及與公司相關會議的 管理。 2.2 公司 董事會、 遠程電視電話會議不屬本規(guī)定管理范圍。 3 定義 本規(guī)定所指會議主要包括以下三類： 3 1 公司級會議 ： 主要包括 高 管辦公會、生產(chǎn)經(jīng)營 分析 會、 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào) 會、全體員工會議、政府部門或外單位在我公司召開的其他會議（如現(xiàn)場會、報告會等）及重要客人來訪會議、公司高管臨時會議。 3 2 專題與專業(yè)會議：主要包括公司的技術(shù)與業(yè)務會議，如：經(jīng)營活動分析會、燃料專題工作會、 質(zhì)量分析會、安全 環(huán)保 工作會、質(zhì)量體系評審會、資金協(xié)調(diào)會、審查會、研討會、招標會 、人力資源專題會 及其他專題會等。 3 3 部門會議：主要包括各部門召開的部門例會。 4 職責 4 1 公司級會議由總經(jīng)理工作部負責歸口管理，負責會議的組織安排，其他相關部門配合。 4 2 涉及多部門參加的專題與專業(yè)會議由會議召集部門負責組織安排，總經(jīng)理工作部協(xié)調(diào)配合。 4 3 部門會議由各部門負責人決定召開并負責組織，會議期間的會務問題自行解會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 2/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 決。 5 程序 5 1 會議的申請 5.1.1 凡需邀請公司高管領導出席會議的，應向總經(jīng)理工作部提交擬請公司領導名單，由總經(jīng)理工作部征求公司領導意見后，予以統(tǒng) 一安排并通知公司領導到會。 5.1.2 公司全體員工大會須報請董事長批準，無特殊情況，不臨時召開全公司性會議。 5.1.3 專題與專業(yè)會議、涉及多個部門負責人參加的其它各種會議，須報請分管領導批準。 5 2 會議計劃 5.2.1 公司提倡會議的計劃性，各項公司級工作例會按規(guī)定時間召開，如遇特殊情況需調(diào)整， 須經(jīng)過會議主持人批準， 總經(jīng)理工作部負責提前半天通知與會人員。 5.2.2 總經(jīng)理工作部已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新會議的，召集單位應提前一天報請總經(jīng)理工作部調(diào)整會議計劃。各種臨 時性會議須由承辦部門負責提前半天通知與會人員。 5.2.3 對于準備不充分、非緊急的臨時性、重復性或目的不明確的會議，總經(jīng)理工作部有權(quán)拒絕安排。 5.2.4 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的多個會議，總經(jīng)理工作部有權(quán)合并安排。 5.2.5 部門會議、臨時性會議必須服從公司統(tǒng)一安排，不應該安排 與 公司例會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 3/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 會同期召開。 5 3 會務工作 5.3.1 為保證公司辦公會議的質(zhì)量 ， 公司執(zhí)行會議議題申報制度 ， 制 發(fā)辦公會議議題申報表 。 總經(jīng)理工作部對公司 辦公會 議的議題 每個季度 匯總一次， 根據(jù)提議人提出議題的數(shù)量和 質(zhì)量 作為 其考核 的指標之一 。 5.3.2 公司級會議 由總經(jīng)理工作部負責組織會務工作。包括擬定會議議程、發(fā)送會議通知、準備會議資料，落實會務人員、布置會場等， 解決會議所需的鮮花、茶水、茶具、飲料、水果、橫幅、投影及攝影設備、紀念品等，安排攝影人員，安排酒店、食宿、交通車輛等。 5.3.3 涉及多部門參加的專題與專業(yè)性會議， 會議召集部門應至少提前一天向總經(jīng)理工作部申請會議室和配套設施，并負責擬定會議議程、發(fā)送會議通知、準備會議資料，落實會務人員、布置會場等。 5.3.4 列入公司級會議討論的議題，涉及部門應 做好充分的準備工作，就決策的議題背景，多個決策方案及其利弊分析、相關部門意見等，提交必要資料。部門級會議或其它類型會議，相關部門也要提前做好資料準備工作。 5.3.5 全公司業(yè)務性會議，會務工作由主辦部門負責，必要時，可由總經(jīng)理工作部負責協(xié)調(diào)；全公司綜合性會議，由總經(jīng)理工作部負責組織會務工作。 5 4 會議分類及議事規(guī)則 5.4.1 高管 辦公會 5.4.1.1 會議召開時間：高管 辦公會原則上每周召開一次，于每周一 下 午 14:00召開，特殊情況可推遲或改期。對于緊急問題，可臨時召開高管 辦公會。 5.4.1.2 會議參加人員：高管 辦公會由 董事長、 總經(jīng)理或其授權(quán) 委托 人主持， 公司董事 、副總經(jīng)理、總工程師以及 與議題有關的部門負責人參加會議。 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 4/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.1.3 會議主要內(nèi)容： a） 討論研究公司組織機構(gòu)設置，人員聘用和任免等事宜。 b) 討論研究公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、資金使用計劃、資金的安排及調(diào)整。 c) 研究職工獎懲等方面的事宜。 d) 聽取副總經(jīng)理對分管工作的匯報，互通信息，協(xié)調(diào)工作。 e) 研究、協(xié)調(diào)、決定各生物質(zhì)電廠和公司職能管理部門請示公司解決的重要事項。 f) 高管 辦公 會可根據(jù)公司的工作需要，確定提交董事會討論的議題。 5.4.1.4 會議籌備及落實 a） 高管 辦公會的議題由各部門在每周五前向分管領導提出，總經(jīng)理工作部負責向 公司 各分管 領導征集議題，并報會議主持人確定后，由總經(jīng)理工作部提前一天將會議時間、地點、參加人員、議題通知與會人員。 b） 高管 辦公會由 機要 秘書 記錄并立卷歸檔，同時整理會議紀要，經(jīng)總經(jīng)理工作部部長審核后交 會議主持人 簽發(fā)。 c） 總經(jīng)理工作部負責把會議紀要報送有關領導，下發(fā)有關部門，有關部門根據(jù)會議紀要貫徹落實。 d） 為保證高 管 辦公會決議落實執(zhí)行，由 總經(jīng)理工作部負責督辦，必要時填寫“督查督辦通知單”，并及時將督辦結(jié)果報告董事長和總經(jīng)理，具體執(zhí)行 行政事務管理 工作規(guī)定。 5.4.1.5 有關規(guī)定 a) 召開會議前必須做好準備工作，需要提交會議研究的議題，主管部門應事先提出主導性意見，只有議題而沒有主導性方案的，一般不予研究。 b) 一般情況下，不得個人接受及處理需要集體研究決定的議題，凡屬分管領導、職能 部門職責范圍內(nèi)能解決的問題，或經(jīng)個別研究能處理的問題不得列入高管 辦公會議。 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 5/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.2 生產(chǎn)經(jīng)營 分析 會 5.4.2.1 會議目的：研究討論公司生產(chǎn) 經(jīng)營工作；貫徹落實公司 董事會、高層管理辦公會 會議精神； 通報 公司生產(chǎn)經(jīng)營 形勢 ， 部署 生產(chǎn)經(jīng)營 工作 ； 討論 生產(chǎn)經(jīng)營工作中 需要 通過 會議決定的其他重要事項。 5.4.2.2 會議召開時間： 生產(chǎn)經(jīng)營工作會 原則上每 月 召開 1 次， 于每 月最后 一 周星期 三 下午 14： 00 召開 。 5.4.2.3 會議參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各職能部門負責人， 部門骨干成員根據(jù)需要參加會議。 5.4.2.4 生產(chǎn)經(jīng)營分析會 由總經(jīng)理或 其 授權(quán) 委托人 主持。 5.4.2.5 會議主要內(nèi)容： a) 傳達 公司 高 管辦公會議精神和部署的工作。 b) 檢查 各部門 上次會議決議 的落實情況。 c) 各部門 總結(jié)上 月 工作，并提出下 月 工作計劃。 d) 協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重要問題。 5.4.2.6 生產(chǎn)經(jīng)營會的會議議題由主持人確定或由各部門根據(jù)工作需要申報。各部門于每 月最后一 周 的星期 四 將 生產(chǎn)經(jīng)營 分析 會 會 議議題申請單 （見附表） 及本 月工作總結(jié)、下 月 工作計劃提交總經(jīng)理工作部匯總。會議議題呈交總經(jīng)理審批后，由總經(jīng)理工作部在會前將會議資料下發(fā)給參會人員。 5.4.2.7 生產(chǎn)經(jīng)營 分析 會由總經(jīng)理工作部綜合文書記錄并立卷歸檔，會議有重要安排部署和決定的，起草會議紀要。會議紀要由會議主持人簽發(fā)，會議決議由分管領導負責組織實施，相關部門或工作任務責任人貫徹落實。 會議紀要報送公司董事。 5.4.2.8 為保證生產(chǎn)經(jīng)營 分析 會 會 議決議的執(zhí)行，由總經(jīng)理工作部負責督辦，并及時將督辦結(jié)果報告總經(jīng)理或分管領導。 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 6/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.3 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào) 會 5.4.3.1 會議目的 :該會議是對每個生物質(zhì)電廠的質(zhì)量、安全、成本費用等進行管理，協(xié)調(diào)公司各職能部門與生物質(zhì)電廠之間的問題，明確解決問題的辦法和措施，保障 各生物質(zhì)電廠正常高效運營。 5.4.3.2 會議召開時間： 根據(jù)實際工作需要， 原則上每兩周 召開 一次 。 5.4.3.3 會議 參加 人員： 副總經(jīng)理、總工程師、各職能部門負責人、相關生物質(zhì)電廠經(jīng)理 （可通過視頻會議參加） 。 會議由 生產(chǎn)技術(shù)部部長 主持召開。 5.4.3.4 會議議程及內(nèi)容： a) 由生產(chǎn)技術(shù)部負責匯報各地生物質(zhì)電廠的生產(chǎn) 進程 概況，重點為各生物質(zhì)電廠的生產(chǎn)計劃完成情況 、 資源需求計劃、存在的主要問題及解決對策 ， 并通報上次會議的督辦結(jié)果。 b) 相關部門解答 生產(chǎn)技術(shù)部匯總收集各生物質(zhì)電廠 提出的有關問題， 提出本部門的意見、解決辦法和措施，并做好后續(xù)工作安排。 c) 相關生物質(zhì)電廠經(jīng)理匯報需公司協(xié)調(diào)解決的重要事項。 d) 聽取相關部門匯報及督辦結(jié)果后， 公司副總經(jīng)理 就會上提出的緊急或重要問題進行決策，并對下階段生物質(zhì)電廠的生產(chǎn)運營提出要求。 5.4.3.5 生產(chǎn)技術(shù)部負責組織會議并安排專人記錄，會議紀要應寫明會上討論的問題、決議和行動計劃。 會議紀要由會議主持人簽發(fā)，會議決議由分管領導負責組織實施，相關部門或工作任務責任人貫徹落實。 5.4.3.6 會議重點必須明確，強調(diào)工作的相互協(xié)調(diào)和溝通。對 于通過部門間協(xié)調(diào)可以解決的問題，要求各生物質(zhì)電廠 廠長 、公司各部門負責人在溝通和協(xié)調(diào)中解決，毋須在會議上提出。 5.4.3.7 為保證 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào) 會 會 議決議的執(zhí)行，由生產(chǎn)技術(shù)部負責督辦，并及時將督辦結(jié)果報告公司總經(jīng)理和分管領導，并在下一次 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會 上通報執(zhí)行情會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 7/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 況。 5.4.4 專題與專業(yè)會議 5.4.4.1 專題與專業(yè)會議由各分管領導主持，參加會議人員根據(jù)工作需要由分管領導確定。 5.4.4.2 專題與專業(yè)會議根據(jù)工作需要，確定會議專題，各有關部門負責提出議 題，不定期召開。 5.4.4.3 專題 與專業(yè)會議要有專人記錄并立卷歸檔。必要時可形成會議紀要，由會議主持人簽發(fā)。 5.4.5 部門工作會議 各部門根據(jù)工作情況，每月至少召開 1 次部門工作會議，總結(jié)部署工作，并做好相應的記錄。 5.5 會議決議的發(fā)布和執(zhí)行 5.5.1 會議應安排專人做好記錄，如有必要，會后會議記錄人員須在 24 小時之內(nèi)及時整理寫出會議紀要，經(jīng)主持會議的董事長、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審簽后，由會議主辦部門派專人送達各位參加人員和相關部門，并且請收件人員簽收。 5.5.2 會議結(jié)束后如有必要，除有特殊要求的資料由主辦部門各自存檔外， 其余部分包括會議記錄及紀要均由總經(jīng)理工作部整理、立卷、保存存檔。 5.5.3 公司級會議決議的貫徹執(zhí)行情況由總經(jīng)理工作部門負責檢查和督促，總經(jīng)理工作部需向相關領導匯報、反饋決議執(zhí)行情況，具體執(zhí)行 行政事務管理 工作規(guī)定。部門級會議及其它類型會議的決議督查工作人員根據(jù)會議安排確定。 5.6 會議注意事項 5.6.1 為保證公司各類會議高效、務實的召開， 參加會議的人員應準時到會，并履行會議簽到手續(xù)。與會人員因故不能出席或不能按時到會的，應于會前向會議主持人會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 8/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 或會議主辦部門負責人請假，并說明原因，委派相關人員參加 會議。 5.6.2 與會人員應嚴格遵守會場紀律，未請假或無正當理由不得中途離會，不得在會場討論與會議無關的話題、接聽通訊工具。所有通訊工具必須調(diào)整在振動狀態(tài)。 5.6.3 與會人員應圍繞會議議題積極發(fā)言，發(fā)言應簡明扼要， 實事求是 ，個人發(fā)言不超過 2 分鐘，匯報工作不超過 5 分鐘 。為避免會議過多或重復，公司正常性的會議一律納入例會，原則上按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。除特殊情況外，不再另行通知。 5 7 會議管理流程圖 5.7.1 高 管 辦公 會會議管理流程圖 5.7.2 生產(chǎn)經(jīng)營會會議管理流程圖 6 相關 文件 a) 行政事務管理規(guī)定 7 記錄 7.1 高管 辦公會議題申請單 （ KY-GL-G-03-A-01） 7.2 工作會議題申請單 （ KY-GL-G-03-A-02） 7.3 會議議題批準單 （ KY-GL-G-03-A-03） 7.4 會議申請單 （ KY-GL-G-03-A-04） 7.5 會議通知單 （ KY-GL-G-03-A-05） 7.6 會議簽到表 （ KY-GL-G-03-A-06） 7.7 會議記錄表 （ KY-GL-G-03-A-07） 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 9/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.7.1 高管 辦公會會議管理流程圖： 檔案室 董事長 會議主持人 總經(jīng)理工作部 公司高管 公司 各部門 會議通知 搜集資料 會議準備 會議召開 會議紀要 發(fā)文 審核 審查 督 辦 簽收 資料 簽收 執(zhí)行 存檔編號 存檔 反饋 總結(jié) 結(jié)束 開始 征集議題 存檔 審核 簽發(fā) 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 10/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.7.3 生產(chǎn)經(jīng)營 分析 會會議管理流程圖： 檔案室 會議主持人 總經(jīng)理工作部 會議參加方 會議通知 搜集資料 會議準備 會議召開 會議紀要 發(fā)文 簽發(fā) 審查 督辦 簽收 資料 簽收 執(zhí)行 存檔編號 存檔 反饋 總結(jié) 結(jié)束 開始 征集議題 存檔 審核 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 11/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 高管辦公會會議議題申請單 申請人 表格編號 申請日期 記錄編號 申請議題 備 注 會務 管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 12/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 工作會 議 題申請單 申請部門 表格編號 記錄編號 申請議題 簽字 /日期： 分管領導 審批意見 簽字 /日期： 總經(jīng)理工 作部建議 簽字 /日期： 總經(jīng)理 批準意見 簽字 /日期： 備 注 1 能夠通過分管領導協(xié)商處理或分管領導已有明確批示的，請不要申報； 2 議題請盡量精簡，一般不要超過 3 個； 3 需召開專題會議討論解決的問題，請另行申報； 4 為保證會議效率，請各部門提前準備與會資料； 會務 管理規(guī)定