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水電三局科技檔案管理提綱 王再明2009年9月 科技檔案基本結(jié)構(gòu) 第一部分科技成果移交內(nèi)容及要求 一 科技獲獎1 報獎依據(jù) 報獎材料電子版 獲獎通知 證書原件及掃描件 2 獲獎后一個月內(nèi)報獎單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息 時間 等級 名稱 人員 原件存儲地方等 及證書 其余電子文檔和紙質(zhì)文件歸檔 二 科研項目 1 立項申請 審批 查新 合同 中間檢查 如有 鑒定 驗收等完整成套的原件資料一份 電子文檔一份 2 鑒定驗收后二個月內(nèi)課題小組將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 后進行結(jié)算 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息 時間 類別 名稱 完成單位及主要人員 原件存儲地方等 及鑒定證書 其余電子文檔和紙質(zhì)文件歸檔案室存檔 三 標(biāo)準1 標(biāo)準編報計劃及項目任務(wù)書 計劃批準文件 征求意見稿 送審稿 報批稿稿件及各級審查會紀要 征求意見函及報批公文等有關(guān)文件 標(biāo)準發(fā)布通知 發(fā)布標(biāo)準完整成套的資料一份 電子文檔一份 2 發(fā)布后一個月內(nèi)主編單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息 名稱 時間 級別 主編單位及人員 資料存儲地方等 及發(fā)布標(biāo)準的封頁 前言 目錄等 四 專利1 專利申報資料 受理通知 公示 發(fā)明專利有 和授權(quán)完整成套的原件資料一份 電子文檔一份 2 授權(quán)后一個月內(nèi)主編單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息 名稱 時間 級別 單位 專利人員 資料存儲地方等 及受理通知 公示 授權(quán)掃描件等 五 工法1 工法編報計劃及報送稿 批準公文等有關(guān)文件 工法正式發(fā)布稿成套的資料一份 電子文檔一份 2 批準后一個月內(nèi)主編單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息 名稱 時間 級別 主編單位及人員 資料存儲地方等 及批準公文 發(fā)布工法的封頁 目錄等 六 中國企業(yè)新紀錄1 申報的通知及申報資料 新紀錄認定資料 新紀錄活動在企業(yè)中的推廣情況等完整成套的原件資料一份 電子文檔一份 2 認定后一個月內(nèi)申報單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 推廣情況有關(guān)資料在推廣中陸續(xù)報送 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息有 名稱 時間 種類 申報單位及人員 資料存儲地方等 及認定證書掃描件等 七 專著1 專著發(fā)布及批復(fù)等相關(guān)文件 專著一本 僅一本自留則公司出費用購置一本 至少電子資料一份 2 發(fā)布后一個月內(nèi)編著單位或編寫人員將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上能夠查詢基本信息 名稱 時間 發(fā)行社 編著單位及人員 資料存儲地方等 及專著的封頁 前言 目錄等掃描件等 第二部分科技活動移交內(nèi)容及要求 一 科技考核及評審1 集團年度科技考核 公司科技進步年終考核 工程檔案考核 節(jié)能減排工作考核等 按照考核要求上報資料 原件一套及電子文檔一份存檔 考核結(jié)果發(fā)文在系統(tǒng)中錄入 2 在建項目施工技術(shù)評估 風(fēng)險評估和檢查 按要求上報計劃 措施和專題報告存檔 評估結(jié)論意見分文并在系統(tǒng)中錄入 二 節(jié)能減排1 節(jié)能減排組織機構(gòu) 節(jié)能減排的考核辦法及實施細則 節(jié)能減排工作計劃等資料 節(jié)能減排的考核資料 節(jié)能減排工作會及會議紀要等存檔 基本情況在系統(tǒng)中可查詢 2 節(jié)能減排的宣傳活動 節(jié)能減排工作的檢查 公司開展的節(jié)能減排工作情況 節(jié)能減排取得的成果 節(jié)能減排的考核結(jié)果 工作完成一個月內(nèi)在系統(tǒng)中及時錄入 三 重要會議1 科技大會 大會通知 會議指南 會議議程 會務(wù)文件 包括講話 報告 通過的決議 交流資料等所有會議資料 原件及電子文檔一套存檔 反映會議基本情況的文字 照片及視頻等在系統(tǒng)中錄入 2 施工組織設(shè)計及優(yōu)化效益評比會 科研項目立項 優(yōu)秀科研項目 優(yōu)秀論文等評審會 四新推廣技術(shù)革新改造和合理化建議評比會 交流會其他主要科技工作會 按相關(guān)要求及時提供參評資料 評審過程形成文檔 如初評意見 專家意見 小組評審意見 領(lǐng)導(dǎo)小組意見 表決結(jié)果等 原件一份存檔 文件形式公布評審結(jié)果 反映會議基本情況的文字 照片及視頻等在系統(tǒng)中錄入 四 學(xué)會 協(xié)會活動 交流會 專題研論會 選舉會 評審 比 活動 論文征集 科技成果報送及評比等 報送的論文 科技成果存檔一份 參會主要單位及人員 會議時間 地點 會議主題 會議主要內(nèi)容 反映會議現(xiàn)場情況的圖像資料等在系統(tǒng)中錄入 第三部分科技文件 包括上級來文 公司發(fā)文 部門發(fā)文 其他文件四部分 對上級來文和其他重要文件內(nèi)容應(yīng)錄入科技檔案管理系統(tǒng) 公司和部門發(fā)文如在OA等其他系統(tǒng)中存檔可不錄入 所有文件名稱 編號 收發(fā)文單位 時間 存儲地址等基本信息應(yīng)登錄在系統(tǒng)中 第四部分技術(shù)中心 技術(shù)中心簡介技術(shù)中心組織機構(gòu)技術(shù)中心及其中試基地建設(shè)等標(biāo)準 圖書 資料在設(shè)計板塊中體現(xiàn)前述科技活動 文件 成果包含技術(shù)中心相關(guān)內(nèi)容 暫不獨列技術(shù)中心其他相關(guān)檔案資料待中心建設(shè)逐步完善時逐步進行建設(shè) 科技檔案管理基本程序簡圖 基礎(chǔ)資料收集 資料移交 資料利用 資料整理 確定計劃分工 收集檢查匯集 整理成冊 卷 系統(tǒng)登計錄入 資料移交 資料錄入歸檔 查詢借閱下載 成果開發(fā) 資料鑒定驗收 科技檔案基本要求 1 工程文件的歸檔范圍 工程文件的來源和歸檔范圍 密級 保存期限見 科技檔案管理暫行細則 2 工程文件質(zhì)量要求工程文件應(yīng)為原件 與工程實際相一致 符合規(guī)范規(guī)定 內(nèi)容 真實 數(shù)量齊全 檔案系列化 外觀 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字蓋章齊全 3 網(wǎng)上資料管理員每年清理一次 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后形成電子文檔后下網(wǎng) 電子文檔可參照CJJ T117 2007附錄進行 1 水電三局科技檔案管理暫行細則2 建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范CJJ T117 2007附錄A建設(shè)電子文件 檔案 案卷 或項目 級登記表 附錄B建設(shè)電子文件