辦公室工作流程(精編).doc

辦公室工作流程第一部分 辦公室工作流程流程1.1：收文流程收文流程辦公室文員辦公室主任總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)及處理收文流程起始簽收、登記審閱 重要文件 承辦、督辦一般文件閱讀、擬辦承辦、落實(shí)流程結(jié)束流程1.2：發(fā)文流程發(fā)文流程辦公室文員辦公室主任總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)及處理流程起始流程結(jié)束編號(hào)、發(fā)文存檔初核擬稿 審閱 重要文件 一般文件 打印、核對(duì)簽發(fā)簽收流程結(jié)束流程2.1：印章使用管理流程用印人各職能部室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)印章使用申請(qǐng)單流程起始審批 批準(zhǔn) 同意 同意 記錄、存檔蓋章流程結(jié)束流程2.2：印章借用管理流程用印人各職能部室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任辦公室文員用印人申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)印章借用申請(qǐng)單流程起始審批 批準(zhǔn) 同意 同意 印章管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔借出收回流程3：檔案借閱、復(fù)印管理流程檔案使用人各職能部室領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任檔案管理員用印人申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)檔案借閱、復(fù)印申請(qǐng)單流程起始審批 批準(zhǔn) 同意 同意 檔案管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔借出、復(fù)印收回流程4：禮品管理流程禮品使用人各職能部室領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)辦公室主任填寫(xiě)禮品使用申請(qǐng)計(jì)劃流程起始審批 同意 審批 同意 批準(zhǔn)每月盤點(diǎn)流程結(jié)束發(fā)放采購(gòu)禮品驗(yàn)收入庫(kù)流程5.1：接待工作流程來(lái)訪客人相關(guān)部門接待人員各部辦領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任總經(jīng)理財(cái)務(wù)處流程起始客人到訪具體落實(shí)匯報(bào)、擬賬請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確客人身份、來(lái)訪事由 制定接待方案了解情況 一般客人 費(fèi)用審批制定接待方案了解落實(shí)情況匯報(bào)、報(bào)賬落實(shí)了解落實(shí)情況費(fèi)用審批審批費(fèi)用報(bào)銷流程結(jié)束流程5.2：小型接待流程（來(lái)電、來(lái)人）辦公室文員辦公室主任總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)來(lái)電記錄內(nèi)容/接待來(lái)訪流程起始 情況處理 重要情況 承辦、督辦一般文件擬辦承辦、落實(shí)流程結(jié)束流程5.3：大型接待流程辦公室文員辦公室主任總經(jīng)理各職能部門流程結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案流程起始 審批 落實(shí)接待準(zhǔn)備情況 批準(zhǔn)與各職能部室有關(guān)組織接待流程結(jié)束流程6.1：參加外部會(huì)議流程辦公室文員辦公室主任總經(jīng)理各職能部門通知參會(huì)人員接到會(huì)議通知流程起始 審批 重要會(huì)議 一般會(huì)議落實(shí)參會(huì)人員 批準(zhǔn)參加會(huì)議流程結(jié)束流程6.2：組織內(nèi)部會(huì)議流程辦公室主任辦公室文員各職能部門辦公室檔案員流程起始通知開(kāi)會(huì) 參會(huì)人員通知會(huì)議準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備 會(huì)議記錄布置會(huì)場(chǎng)形成會(huì)議紀(jì)要 參加會(huì)議貫徹落實(shí)流程結(jié)束歸檔流程7：辦公用品、固定資產(chǎn)采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用流程處室辦公室主任總經(jīng)理領(lǐng)用流程結(jié)束流程起始根據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出 審核 大宗物品 物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)、登記并建立臺(tái)賬 審批第二部分 辦公室管理制度一、收文、發(fā)文管理制度1、 收文（1）登記。收文后，根據(jù)來(lái)文單位（上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文）及時(shí)錄入來(lái)文登記簿；（2）辦理。來(lái)文登記后，視緩、急情況，及時(shí)填寫(xiě)文件處理標(biāo)簽報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；（3）歸檔。文件辦理完畢，及時(shí)歸檔，定期或按公司規(guī)定將已歸檔文件再次分類整理，交由公司檔案室集中管理。2、 發(fā)文（1）提出申請(qǐng)。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書(shū)寫(xiě)，以便長(zhǎng)期保存）；（2）文件審核。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（3）領(lǐng)導(dǎo)審批。所有公司發(fā)文必須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可印制；（4）文件發(fā)布。公司文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)辦校對(duì)，用印，然后正式發(fā)布；（5）文稿歸檔。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。二、會(huì)議籌備制度1、會(huì)議組織（1）每年召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)；（2）每半年至少召開(kāi)一次支部大會(huì)和經(jīng)理以上管理人員會(huì)議；（3）每季度召開(kāi)一次辦公會(huì)；（4）每月召開(kāi)一次產(chǎn)品溝通會(huì)議；（5）每周各部門召開(kāi)一次周例會(huì)。2、會(huì)前準(zhǔn)備：（根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小、重要程度安排）（1）安排會(huì)議議題；（2）確定會(huì)議籌備方案；（3）辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；（4）印發(fā)會(huì)議通知；（5）準(zhǔn)備會(huì)議文件材料；（6）會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、照明、通風(fēng)、音響、桌椅排列；（7）安排座次編組和邀請(qǐng)嘉賓；（8）重要會(huì)議的新聞發(fā)布。3、會(huì)中、會(huì)后安排：（1）會(huì)議簽到；（2）導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)；（3）安排發(fā)言；（4）會(huì)議記錄（錄音）；（5）會(huì)場(chǎng)秩序和后勤服務(wù)；（6）參會(huì)人員離會(huì)；（7）清理會(huì)場(chǎng)；（8）會(huì)議文件的整理；（9）會(huì)議新聞的報(bào)道；（10）會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)；（11）會(huì)議精神的貫徹；（12）會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦。4、精簡(jiǎn)會(huì)議：辦公室應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)模、會(huì)期，力戒形式主義，開(kāi)會(huì)不得攀規(guī)格、講排場(chǎng)，要嚴(yán)格控制會(huì)議成本，努力提高會(huì)議質(zhì)量。三、辦公用品管理制度1、采購(gòu)、印制（1）提前三天書(shū)面申請(qǐng)。部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，交由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)或印制。（特殊情況可委托辦理）。（2）各部門在申報(bào)時(shí)，需認(rèn)真填寫(xiě)計(jì)劃單，計(jì)算好月使用量，一般采購(gòu)或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。（3）申請(qǐng)印制，應(yīng)設(shè)計(jì)好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價(jià)格。（4）各部門驗(yàn)收時(shí)，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價(jià)格是否相符，確認(rèn)后在交貨單上簽字。（5）辦公室在審核發(fā)票時(shí)，認(rèn)真查對(duì)交貨單，確認(rèn)無(wú)誤后簽字，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后付款。（6）低值易耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張不浪費(fèi)的原則，從嚴(yán)從細(xì)控制使用。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機(jī)）在使用中，應(yīng)注意日常的維護(hù)與保養(yǎng)；確需維修時(shí)，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后，辦公室通知具辦。2、文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，各部門登記領(lǐng)用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4紙，標(biāo)題用華文中宋體，小二號(hào)字，正文用仿宋體，小三號(hào)字，紙張盡量雙面使用。（3）要求能夠手工書(shū)寫(xiě)的材料盡量手工書(shū)寫(xiě)。（4）工作之外，需要打、復(fù)印的，一律收費(fèi)（總經(jīng)辦代收）；不允許私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實(shí)，將給予當(dāng)事人10元50元/次罰款。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：打印：A4紙0.50元/張 B5紙1.00/元張 復(fù)?。篈4紙0.50元/張 B5紙1.00元/張 A3紙1.00元/張傳真：2.00元/次（發(fā)） 1.00元/次（收）四、印章管理制度1、印章刊刻與啟用（1）公司行政章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財(cái)務(wù)使用的法定代表章，在刊刻前應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開(kāi)具專門介紹信。（2）公司直屬機(jī)構(gòu)印章和出納印章刊刻前應(yīng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開(kāi)具介紹信。（3）機(jī)構(gòu)注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時(shí)，相關(guān)印章必須由辦公室及時(shí)收回、集中保管。（4）印章啟用與變更按公安機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.、印章保管（1）各類印章應(yīng)確定專人保管，保管人員應(yīng)當(dāng)同公司簽訂責(zé)任狀。（2）各類印章保管人變動(dòng)，必須先辦理印章交接手續(xù)。3、印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟(jì)合同、正式文件用印前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)文字批準(zhǔn)，日常事務(wù)由辦公室主任或分管副職批準(zhǔn)。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時(shí)，應(yīng)逐筆在用印登記表上登記，口頭批準(zhǔn)用印的領(lǐng)導(dǎo)必須在登記表上簽字。（3）空白介紹信：未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)部門文字批準(zhǔn)，嚴(yán)禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必須留存根，領(lǐng)導(dǎo)人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須注明有效期，未使用的空白介紹信應(yīng)及時(shí)退回。（4）空白信箋：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)出的空白信箋印章上必須注明用途。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應(yīng)當(dāng)?shù)怯?，攜章人應(yīng)當(dāng)簽字并保證妥善保管、及時(shí)退還。五、合同管理制度1、訂立合同必須使用湖南省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準(zhǔn)、監(jiān)制，企業(yè)設(shè)計(jì)的格式合同文本和數(shù)據(jù)電文合同，如：電子郵件、電報(bào)、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊情況用電話、口頭、便條訂貨，必須嚴(yán)格執(zhí)行事后補(bǔ)訂合同。2、對(duì)外訂立合同時(shí)，必須掌握供方的一些基本情況，必要時(shí)對(duì)供方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。3、訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠(chéng)實(shí)信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國(guó)家法律法規(guī)，損害國(guó)家和企業(yè)利益。4、所定合同必須主體合格，標(biāo)的合法，手續(xù)完備，條款齊全，意思表達(dá)真實(shí)，約定明確，文字清晰，語(yǔ)言規(guī)范，無(wú)矛盾條款，無(wú)空白條款。5、嚴(yán)肅合同報(bào)批制度，訂立合同時(shí)，必須使用統(tǒng)一的合同審批標(biāo)簽，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、簽字，報(bào)請(qǐng)公司或集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋合同專用章方為生效。6、合同管理人員建立合同檔案分類臺(tái)賬，合同執(zhí)行完畢叫集團(tuán)合同管理員存檔。7、委托代理人在簽訂合同時(shí)，不得超越委托書(shū)的權(quán)限范圍，不得簽訂無(wú)效合同，違反合同。8、合同文本由專人保管登記使用。9、凡與合同相關(guān)人員，必須嚴(yán)格遵守公司制度，嚴(yán)守合同秘密。六、檔案管理制度1、歸檔范圍公司文件材料的歸檔范圍，包括上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的有關(guān)文件，批件及各部門產(chǎn)生的各種文件材料，主要在以下幾個(gè)方面：基礎(chǔ)管理； 黨群工作； 經(jīng)營(yíng)管理；產(chǎn)品研發(fā)；科學(xué)技術(shù)；基本建設(shè)；會(huì)計(jì)核算。2、歸檔要求：（1）辦公室為公司臨時(shí)檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案；（2）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)備、系統(tǒng)；（3）文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆書(shū)寫(xiě)，傳真件、復(fù)印件不得長(zhǎng)期存檔；（4）文件材料整理符合規(guī)范；（5）歸檔的電子文件、應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；（6）各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔2-3份；（7）各部門負(fù)責(zé)歸檔文件的收集和整理并定期或按公司規(guī)定交公司辦公室集中管理，辦公室定期或按集團(tuán)規(guī)定將各部門已歸檔文件再次分類整理，交由集團(tuán)檔案室集中管理。3、歸檔時(shí)間（1）黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的文件一般按年度一年歸檔一次，在次年的第二季度前歸檔；（2）會(huì)計(jì)類的文件由財(cái)會(huì)部門整理立類，保管一年后向集團(tuán)綜合檔案室移交；（3）企業(yè)合同工的個(gè)人檔案要隨時(shí)歸檔，如有特殊情況，也可以分階段歸檔。4、檔案的管理與利用（1）檔案分類：檔案形成數(shù)量多的，可設(shè)二級(jí)類目；檔案行程數(shù)量少，可將有關(guān)類目適當(dāng)合并，歸檔文件的整理質(zhì)量要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，并要編制各類檔案目錄；（2）保管條件：有專室或?qū)９翊娣艡n案，要防潮、防火、防塵、防有害生物等安全設(shè)施、并定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損或蛻變的檔案要進(jìn)行修復(fù)，以確保檔案的完整與安全，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和商業(yè)秘密檔案的管理。（3）保管期限：對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；凡是結(jié)余兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。（4）鑒定與銷毀：定期進(jìn)行檔案鑒定工作，鑒定具體時(shí)間根據(jù)實(shí)際需要確定；銷毀前要造銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)（重要檔案應(yīng)報(bào)集團(tuán)或縣檔案機(jī)關(guān)備案），并由檔案人員監(jiān)銷。（5）其他規(guī)定：部門或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)到辦公室登記，及時(shí)歸還：對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、仿造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，給予相應(yīng)的處分，后果嚴(yán)重的，將依法進(jìn)行處理。七、辦公室管理制度1、保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種公用設(shè)施完好無(wú)損，禁止亂涂亂貼亂畫(huà)，禁止在檔案柜頂層堆放物品。2、保持文件資料擺放整齊有序，辦公室若配置盆景，要保持盆景鮮艷；水瓶、盆景、報(bào)紙夾、辦公桌椅、工藝品、辦公用品等放在辦公室固定位置，禁止隨意挪動(dòng)。3、上班時(shí)間嚴(yán)禁竄崗、嬉戲、溜號(hào)、大聲喧鬧；禁止在辦公室吃早餐、零食、抽香煙、嚼檳榔等。4、講文明禮貌，注意言行，不假公濟(jì)私，熱情大方，嚴(yán)守公司機(jī)密。5、下班后，整理干凈桌面，關(guān)閉電腦、空調(diào)、電燈等公用設(shè)施，關(guān)好門窗。上班期間人員外出辦事或下班后，未關(guān)閉空調(diào)等設(shè)施的，給予部門負(fù)責(zé)人20元/次罰款。6、建立“投稿”專箱，報(bào)紙、雜志等分類掛放在報(bào)紙夾上。7、樣品室擺放美觀整潔，窗明幾凈，廢棄物要及時(shí)清理。第三部分 公司辦公工作表單收文登記簿編號(hào)：GL/YJ-BG-01所屬公司表單名稱收文登記簿表單編碼表單用途應(yīng)用部門辦公室順序號(hào)收文日期來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文號(hào)文件標(biāo)題份數(shù)性質(zhì)機(jī)密程度承辦單位或個(gè)人簽收編存?zhèn)淇际瘴牟颈韱螒?yīng)用流程說(shuō)明發(fā)文登記簿編號(hào)：GL/YJ-BG-02所屬公司國(guó)旅公司表單名稱發(fā)文登記簿表單編碼表單用途應(yīng)用部門辦公室發(fā)文日期發(fā)文編號(hào)發(fā)文單位文別字號(hào)機(jī)密程度事由附件辦理情形承辦人歸檔備考日期檔號(hào)發(fā)文簿表單應(yīng)用流程說(shuō)明第四部分 辦公室各種表單使用及銷毀流程1、控制清單使用及銷毀流程 編制 填寫(xiě) 審核、簽字 保存二年辦公室 相關(guān)部門 總經(jīng)理 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）2、部門控制清單收集處理匯總表使用及銷毀流程 編制 填寫(xiě) 收集、審核 保存一年辦公室 相關(guān)部門 總經(jīng)理 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任） 3、收文登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 保存二年辦公室 相關(guān)部門 辦公室主任 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）4、發(fā)文登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 保存二年辦公室 辦公室文員 辦公室主任 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）5、固定資產(chǎn)登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 辦公室 辦公室文員 辦公室主任 辦公室文員（長(zhǎng)期保存）6、房租登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審閱 保存二年辦公室 辦公室文員 辦公室主任 辦公室文員 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）7、定額費(fèi)用登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 保存一年辦公室 辦公室文員 辦公室主任 辦公室文員 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）8、手機(jī)費(fèi)用登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 保存一年辦公室 辦公室文員 辦公室主任 辦公室文員 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）9、印章使用記錄表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核、簽字 保存二年辦公室 使用人 總經(jīng)理 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任10、客餐招待通知單使用及銷毀流程 保存一年編制 填寫(xiě) 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：）辦公室 相關(guān)部門 辦公室 隨賬報(bào)財(cái)務(wù) 11、檔案明細(xì)表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 辦公室 相關(guān)部門 辦公室主任 辦公室主任（長(zhǎng)期保存） 12、合同登記表使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 審核 保存十年辦公室 相關(guān)部門 辦公室 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）13、會(huì)議簽到簿使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 收集、審核 保存一年辦公室 參會(huì)人員 辦公室 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）14、會(huì)議記錄簿使用及銷毀流程編制 填寫(xiě) 收集、審核 保存一年辦公室 各部門 辦公室 辦公室主任 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）15、辦公室評(píng)分表使用及銷毀流程 匯總評(píng)比辦公室 參與檢查人員 保存一年辦公室 文員 銷毀（責(zé)任人：文員）16、介紹信使用及銷毀流程 送 相關(guān)部門 銷毀（責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人） 編制、填寫(xiě) 辦公室 存 整理歸檔 保存一年辦公室 文員 銷毀（責(zé)任人：辦公室主任）第五部分 辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)1：辦公室人員崗位主要職責(zé)及工作常規(guī)崗位名稱：辦公室主任匯報(bào)對(duì)象：公司總經(jīng)理主要職責(zé)：1、貫徹集團(tuán)精神；執(zhí)行公司方針，安排本部門工作，配合各公司、各部門工作；2、帶領(lǐng)部門員工提高業(yè)務(wù)水平和市場(chǎng)意識(shí)；3、全面負(fù)責(zé)辦公室業(yè)務(wù)、管理、會(huì)議、接待、宣傳、后勤等工作；4、做好公司內(nèi)部各部門、公司與集團(tuán)各部門之間的協(xié)調(diào)工作；5、接待來(lái)訪客戶安排商務(wù)談判；6、草擬公司文件及相關(guān)材料；保管公司檔案及其他物件；7、召集公司例會(huì)，召開(kāi)辦公室例會(huì)；8、協(xié)助總經(jīng)理健全公司規(guī)章制度；9、管理車輛及后勤工作，組織衛(wèi)生檢查；10、管理維護(hù)各種設(shè)備，保證水電供應(yīng)正常，網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備運(yùn)行良好；11、處理緊急事務(wù)及突發(fā)事件；12、落實(shí)總經(jīng)理具體事務(wù)及時(shí)提醒總經(jīng)理辦理相關(guān)事宜；13、公司電腦新增、報(bào)廢的登記上報(bào)；網(wǎng)絡(luò)開(kāi)通情況的登記、上報(bào)；14、協(xié)助公司員工辦理電信手機(jī)業(yè)務(wù)。工作常規(guī)：1、辦公室主任日常工作常規(guī)：時(shí)間具體事項(xiàng)日常規(guī)工作對(duì)辦公室人員安排當(dāng)日的具體工作事務(wù)；與各分公司、各營(yíng)業(yè)部或集團(tuán)各部門聯(lián)系落實(shí)相關(guān)事宜；詳細(xì)安排當(dāng)日工作重點(diǎn)；日常事務(wù)處理；辦文、辦會(huì)、辦事等；后勤管理方面的監(jiān)督檢查；來(lái)人接待；社會(huì)關(guān)系維護(hù)；車輛管理使用；總結(jié)當(dāng)日工作、安排明日工作；2、辦公室主任周工作常規(guī)：（1）每周一（幾點(diǎn)）召開(kāi)辦公室人員工作例會(huì)（現(xiàn)場(chǎng)或電話方式）；（2）每周一安排本周主要重點(diǎn)工作任務(wù)；（3）每周一安排辦公室人員工作備忘錄；（4）每周一至周五開(kāi)展正常工作并落實(shí)公司及集團(tuán)交辦的各項(xiàng)事宜。3、辦公室主任月工作常規(guī)：（1）每月1日-3日組織召集公司月度工作例會(huì)；（2）每月22-24日對(duì)總社各部門進(jìn)行月度內(nèi)務(wù)大檢查并做檢查通報(bào)；4、辦公室主任年度工作常規(guī)：（1）年末召開(kāi)公司年度總結(jié)及表彰大會(huì)；（2）每周一初組織公司經(jīng)理例會(huì)；（3）6月召開(kāi)各部門和各分公司半年工作總結(jié)會(huì)；（4）12月準(zhǔn)備公司年度工作總結(jié)及下年度工作報(bào)告。5、辦公室主任交接內(nèi)容：（1）各種印章、公司證照；（2）公司文件及外來(lái)文件；（3）各部及各處室批文；（4）各種工作手冊(cè)；（5）其它各類批件（如文件、旅游申請(qǐng)、合同協(xié)議等）；（6）其它在用的公共財(cái)產(chǎn)；（7）公司其他檔案及各種未辦事宜。崗位名稱：辦公室綜合文員匯報(bào)對(duì)象：辦公室主任主要職責(zé)：1、熟悉公司制度，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事宜；2、公司日常通知，與各分公司、營(yíng)業(yè)部的聯(lián)絡(luò)、溝通；與集團(tuán)各部門的聯(lián)系；4、負(fù)責(zé)集團(tuán)華天報(bào)的通訊。公司各部門和分公司稿件的征集和通報(bào)；5、負(fù)責(zé)本部門日常接待；6、收發(fā)文件，打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、歸檔各種材料；7、負(fù)責(zé)相關(guān)文件的保密，拒絕他人查閱，要求他人回避；8、總經(jīng)理和辦公室主任交代的其他工作和臨時(shí)性工作。工作常規(guī)：1、綜合文員日工作常規(guī)：時(shí)間具體事項(xiàng)日工作常規(guī)打印復(fù)印、收發(fā)傳真、拿取報(bào)紙、分發(fā)信件衛(wèi)生茶水，接待收發(fā)文，通知領(lǐng)取包帽核算包帽費(fèi)、辦公用品費(fèi)、話費(fèi)各類證照送檢、更換總結(jié)當(dāng)日工作、安排明日工作2、辦公室綜合文員周工作常規(guī)（1）每周一（8:30）參加公司經(jīng)理例會(huì)，并做好例會(huì)記錄；（2）每周一（幾點(diǎn)）參加辦公室工作例會(huì)，上報(bào)本周工作計(jì)劃，接受主任安排事宜；（3）每周五晚總結(jié)本周工作任務(wù)完成情況，補(bǔ)缺補(bǔ)差，及時(shí)完成。3、辦公室綜合文員月工作常規(guī)（1）每月1日參加辦公室月度工作會(huì)議，匯報(bào)上月計(jì)劃執(zhí)行情況，安排本月工作；（2）每月5日至10日，做好定額費(fèi)用登記（差旅費(fèi)、電話費(fèi)、水電費(fèi)、辦公室招待費(fèi)、手機(jī)費(fèi)、固定