Word高級應用

Word高級應用 1 大綱視圖自動生成章節(jié)目錄2 腳注 題注 尾注 信函和郵件制作3 長文檔排版4 公文 商函 標書 合同 論文排版 出版物編排 工程造價報告 試卷編排 1 大綱視圖自動生成章節(jié)目錄 在編輯文檔的時候 目錄有時是必不可少的一項 但在實際情況當中 很多使用者不知道怎樣使用word中的目錄自動生成的功能 而是自己在首頁手動編制 結(jié)果常常因為后面格式或者字體的調(diào)整 使得目錄與正文出現(xiàn)差距 因此用下面的方法能簡單的生動生成 以后編排目錄不再繁瑣 在Word2007中目錄可以自動生成 目錄來自于文檔的結(jié)構(gòu) 方法一 1 點右下方的大綱視圖按鈕 切換到大綱視圖 2 光標停在某個第一級標題上 左上角的下拉框拉開 選1級 同樣 光標停在某個第二級標題上 下拉框中選2級 這樣 把整個文檔的結(jié)構(gòu)給標注出來 3 也可以用左右的箭頭控制標題的級別 方法二 1 我們在常規(guī)視圖中 點開開始選項卡上的 樣式區(qū)域右下角的小按鈕 2 這時候會打開樣式框 3 把光標停在第一級標題上 然后在樣式中選標題1 這里的目的是給第一級標題添加對應的格式 與此同時標題的級別 層次結(jié)構(gòu)也就加進去了 4 我們切換到大綱視圖看 發(fā)現(xiàn)效果和 方法一 是一樣的 提示 你會發(fā)現(xiàn)樣式中最多只有標題1 標題2 你可以按選項 選所有樣式 按確定 現(xiàn)在開始插入目錄 把光標移動到要插入目錄的位置 點開引用選項卡 點開左側(cè)目錄 選一款自動目錄 或者 如果需要對目錄的格式什么的需要加加工 可以點插入目錄 這里有些選項可以供選擇 主要的就三個 格式里面有多種格式供您選擇 像一套套的模板 使用方便 目錄標題和頁碼間的那條線可以用制表符前導符設置 顯示級別一般不需要更改 精確到三層足夠了 完成后按確定 問題是你的論文以后會更改 標題 頁碼都會變動 正文里的變動不會馬上反映在目錄里 等全部變動弄好了 更新一下 引用 更新目錄 更新整個目錄 確定 2 Word2007題注腳注與尾注 在書籍中經(jīng)常要在文檔中插入圖形 表格等內(nèi)容 為了便于排版時查找和便于讀者閱讀 通常要在圖形 表格的上方或下方添加一行諸如 圖1 表1 等文字說明 這時可以利用Word2007的題注功能在插入這些圖形 表格時自動添加題注 1 1 題注的設置 方法是單擊 引用 功能區(qū) 題注 選項區(qū)的 插入題注 選項 打開 題注 對話框 這時單擊 自動插入題注 按鈕 打開 自動插入題注 對話框 如圖24所示 在 插入時添加題注 列表框中 選擇要自動添加題注的選項 可以同時選擇多個選項 在 標簽 下拉列表框中選擇題注標簽 系統(tǒng)內(nèi)置 圖表 表格 和 公式 三種題注標簽 如果要使用如 圖 表格 等自定義標簽時 單擊 新建標簽 按鈕 然后輸入自定義標簽文字即可 在 位置 框中可以指定題注是位于 項目下方 或是 項目上方 單擊 確定 按鈕完成插入題注設置 插入這些選項后 Word2007會自動插入題注 1 2 腳注和尾注的設置 腳注和尾注都是用來對文檔中某個內(nèi)容進行解釋 說明或提供參考資料等的對象 腳注通常出現(xiàn)在頁面的底部 作為文檔某處內(nèi)容的說明 而尾注一般位于文檔的末尾 用于說明引用文獻的來源等 在同一個文檔中可以同時包括腳注和尾注 腳注和尾注由注釋引用標記和與其對應的注釋文本兩部分構(gòu)成 可以讓Word2007自動為標記編號 也可以創(chuàng)建自定義的標記 添加 刪除或移動了自動編號的注釋時 Word將對注釋引用標記重新編號 在注釋中可以使用任意長度的文本 并像處理其他文本一樣設置注釋文本格式 還可以自定義注釋分隔符 用來分隔文檔正文和注釋文本的線條 方法 在文檔中插入腳注或尾注的方法是 在頁面視圖模式下 單擊要插入注釋引用標記的位置 再單擊選擇 引用 功能區(qū) 腳注 選項區(qū)的 插入腳注 或者 插入尾注 選項按鈕 隨即自動到當前頁面底部或文檔尾部設置插入點并等待輸入注釋內(nèi)容和設置其格式 也可以單擊 腳注 選項區(qū)右下角的小按鈕 可調(diào)出 腳注和尾注 對話框 在其中可以進行多項設置 在 位置 選項區(qū)中 單擊 腳注 或 尾注 單選按鈕 在 編號格式 下選擇所需的格式 也可自定義標記 單擊 符號 按鈕可在對話框中選擇符號 在 編號 框中選擇類型 在 將更改適用于 框中選擇范圍 最后單擊 確定 按鈕退出 這時Word將在腳注或尾注編輯區(qū)插入注釋分隔線 并將插入點置于相應位置等你輸入注釋文本 WORD信函制作和郵件合并 利用Word2007制作邀請函 單擊 頁面布局 頁面顏色 填充效果 命令 打開 填充效果 對話框 在 填充效果 對話框中 選擇 圖片 選項卡 點擊 選擇圖片 按鈕 在打開的 選擇圖片 窗口中 選擇一幅文檔的背景圖片 返回到 填充效果 對話框中 單擊 確定 按鈕 我們選中 同學聚會邀請函 標題文字 單擊 開始 選項上中的 文字顏色 右側(cè)的下拉箭頭 在下拉菜單中選擇 紅色 將標題文字設置成紅色 然后 單擊 插入 形狀 基本形狀 圓角矩形 按住鼠標左鍵在正文上拖出一個圓角矩形 點擊 格式 形狀樣式 下拉箭頭 選擇一種樣式后 返回到文檔編輯窗口再次點擊 格式 文字環(huán)繞 襯于文字下方 命令 利用Word2007進行郵件合并 1 先創(chuàng)建主文檔 選擇 郵件 菜單 單擊 開始郵件合并 郵件合并分步向?qū)?選擇 信函 單擊下一步 正在啟動文檔 選擇 使用當前文檔 單擊 下一步 選取收件人 用現(xiàn)有列表 單擊 下一步 撰寫信函 打開數(shù)據(jù)源 選擇表格 單擊 下一步 撰寫信函 打開如下界面 選擇 姓名 下的單元格 單擊 插入合并域 選擇相應的內(nèi)容 完成域的插入 單擊 下一步 預覽信函 單擊 下一步 完成合并 出現(xiàn)以下界面 單擊 編輯單個信函 選擇 全部 即可看到所有的信函 3 長文檔排版 長文檔的困惑 綱目結(jié)構(gòu)復雜 內(nèi)容較多 幾十甚至數(shù)百頁 瀏覽 編輯和查找都相當困難 花大量時間修改格式 制作目錄和頁眉頁腳等 工作報告 宣傳手冊 畢業(yè)論文 書稿 長文檔排版的主要內(nèi)容 制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu) 設置多級標題編號 定義 應用和修改樣式 為圖表設置題注和交叉引用 為注釋和參考文獻插入腳注或尾注 文檔結(jié)構(gòu)的整體布局 分節(jié) 分頁和頁面設置 設置頁眉和頁腳 編制目錄和索引 兩個關(guān)鍵概念 樣式格式的集合 包含 字體 段落 編號 邊框 制表位 優(yōu)點 應用快捷 格式統(tǒng)一 一改全改 種類 段落樣式 字符樣式 表格樣式 列表樣式分節(jié)節(jié)是文檔的一部分 插入分節(jié)符之前 Word將整篇文檔視為一節(jié) 在需要改變頁面方向 頁邊距 分欄狀態(tài) 縱向?qū)R方式 行號 頁眉和頁腳樣式 頁碼 紙型大小及紙張來源等特性時 需要創(chuàng)建新的節(jié) 1 建立長文檔的綱目結(jié)構(gòu) 在 大綱視圖 中建立文檔的綱目結(jié)構(gòu) 2 設置多級標題編號 3 定義 應用和修改樣式 3 1應用標題樣式 3 定義 應用和修改樣式 3 2修改標題樣式 3 定義 應用和修改樣式 武漢科技大學本科畢業(yè)設計 論文 基本規(guī)范 注意 在 標題1 的段落格式中設置 段前分頁 否則 段前距顯示不出來 導致標題緊貼頁眉 3 定義 應用和修改樣式 修改標題樣式后的效果 3 定義 應用和修改樣式 3 3新建專門用于文檔一般文字的 一般文字 樣式很多用戶 習慣給文檔的一般文字 應用Word提供的 正文 樣式 實際上 這樣做 不好 因為 Word提供的樣式 都是以 正文 為基準建立的 正文 為樣式之母 如果修改 正文 其他樣式均會產(chǎn)生相應的改變 鑒于上述原因 應該先為一般文字 新建一個樣式 如 一般文字 武漢科技大學本科畢業(yè)設計 論文 基本規(guī)范 3 定義 應用和修改樣式 3 4應用 一般文字 樣式將文章內(nèi)的所有正文應用 一般文字 樣式 4 錄入正文 5 為圖表設置題注和交叉引用 題注針對圖片 表格 公式一類的對象 為它們建立的帶有編號的說明段落 即稱為 題注 例如每幅圖片下方的 圖1 1本文研究思路 等文字就稱為題注 通俗的說法就是插圖的編號 交叉引用為插圖編號后 還要在正文中設置引用說明 例如 如圖1 1所示 引用說明文字和圖片是相互對應的 我們稱這一引用關(guān)系為 交叉引用 5 為圖表設置題注和交叉引用 5 1插入題注 5 為圖表設置題注和交叉引用 同理 新建題注 表 5 為圖表設置題注和交叉引用 5 2修改和應用 題注 樣式 5 為圖表設置題注和交叉引用 5 3插入交叉引用 如何刪除題注標簽與編號之間的空格 此方法一勞永逸 設置一次后 以后所有的word文檔均無此空格 如何在插入題注時 自動去掉中間的空格 如何刪除題注標簽與編號之間的空格 步驟1 打開Word文檔后 按 Alt F11 鍵 打開 VBA對話框 如何刪除題注標簽與編號之間的空格 步驟2 粘貼程序代碼 并保存 如何刪除題注標簽與編號之間的空格 雙擊 獲得程序代碼 如何刪除題注標簽與編號之間的空格 6 插入腳注和尾注 腳注和尾注可以對文檔中的內(nèi)容作注釋 腳注 是對某一頁有關(guān)內(nèi)容的解釋 常放在該頁的底部 尾注 常用來標明引文的出處或?qū)ξ臋n內(nèi)容的詳細解釋 一般放在文檔的最后 腳注和尾注都是由兩個部分 1 注釋引用 一般以上標的形式緊跟在要注釋的內(nèi)容后面 2 注釋文本 置于注釋標記所在當頁的下面或文尾 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟1 在正文尾部插入一個 分節(jié)符 下一頁 插入了一個分節(jié)符 下一頁 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟2 插入尾注 6 插入尾注 建立參考文獻 注意 插入第一個尾注后 產(chǎn)生三個變化 1 尾注引用 2 尾注分隔符 尾注延續(xù)分隔符 3 尾注文本 6 插入尾注 建立參考文獻 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟3 對 尾注引用 應用和修改樣式 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟4 刪除 尾注分隔符 和 尾注延續(xù)分隔符 6 插入尾注 建立參考文獻 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟5 插入分頁符將 尾注文本 即參考文獻置于下一頁 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟6 輸入 參考文獻 應用為 標題 樣式 并修改 標題 樣式 6 插入尾注 建立參考文獻 步驟7 對 尾注文本 應用和修改樣式 小四 宋體 Timesnewroman 兩端對齊 懸掛縮進2 5字符 1 25倍行距 6 插入尾注 建立參考文獻 7 文檔結(jié)構(gòu)的整體布局 分節(jié) 分頁和頁面設置 7 1分節(jié)和分頁在需要改變以下特性時 需要創(chuàng)建新的節(jié) 頁面方向頁邊距分欄狀態(tài)縱向?qū)R方式行號頁眉和頁腳樣式頁碼紙型大小及紙張來源等 7 文檔結(jié)構(gòu)的整體布局 分節(jié) 分頁和頁面設置 封面中文摘要英文摘要目錄正文參考文獻致謝附錄 正文各章之間插入 分頁符 7 文檔結(jié)構(gòu)的整體布局 分節(jié) 分頁和頁面設置 7 2頁面設置頁面設置是基礎 設置不好會導致打印出的頁面不美觀 圖像位置不能固定等問題 頁邊距頁邊距 紙張方向 頁碼范圍紙張紙張大小 來源版式節(jié) 節(jié)的起始位置 是否取消尾注頁眉頁腳 奇偶頁不同 首頁不同 距邊界的距離頁面 垂直對齊方式文檔網(wǎng)格文字排列方向網(wǎng)格每行字符數(shù)每頁行數(shù) 7 文檔結(jié)構(gòu)的整體布局 分節(jié) 分頁和頁面設置 8 設置頁眉和頁腳 8 設置頁眉和頁腳 頁眉 加 武漢科技大學本科畢業(yè)設計 或 武漢科技大學本科畢業(yè)論文 字體為三號隸書 居中 單倍行距 每頁首行文字的段前間距為0 5行 頁腳 摘要和目錄的頁碼用羅馬字母小五號字 底端居中 正文的頁碼用阿拉伯數(shù)字 小五號TimesNewRoman字體 底端居中 武漢科技大學本科畢業(yè)設計 論文 基本規(guī)范 8 設置頁眉和頁腳 步驟1 設置第1節(jié)頁眉 8 設置頁眉和頁腳 8 設置頁眉和頁腳 步驟2 設置第2節(jié)頁眉 8 設置頁眉和頁腳 步驟3 設置第1節(jié)頁腳 8 設置頁眉和頁腳 步驟4 設置第2節(jié)頁腳 8 設置頁眉和頁腳 步驟5 設置第3節(jié)頁腳 8 設置頁眉和頁腳 步驟6 設置第4節(jié)頁腳 9 編制目錄和索引 目錄就是文檔中各級標題的列表 它通常位于文章扉頁之后 目錄的作用在于 方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容 同時比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu) 索引就是以關(guān)鍵詞為檢索對象的列表 它通常位于文章封底頁之前 索引的作用在于 閱讀者可以根據(jù)相應的關(guān)鍵詞 比如人名 地名 概念 術(shù)語等 快速定位到正文的相關(guān)位置 獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細的信息 9 編制目錄和索引 建立目錄 9 編制目錄和索引 9 編制目錄和索引 小結(jié) 制作長文檔前 先要規(guī)劃好各種設置 主要包括 綱目結(jié)構(gòu)及編號的規(guī)劃 樣式的規(guī)劃 節(jié)的規(guī)劃 4 公文 商函 標書 合同 論文排版 出版物編排 工程造價報告 試卷編排 4 1公文 版面頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為156mm 225mm 字體和字號如無特殊說明 公文格式各要素一般用3號仿宋體字 特定情況可以作適當調(diào)整 行數(shù)和字數(shù)一般每面排22行 每行排28個字 并撐滿版心 特定情況可以作適當調(diào)整 7 3主體標題一般用2號小標宋體字 編排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時 要做到詞意完整 排列對稱 長短適宜 間距恰當 標題排列應當使用梯形或菱形 主送機關(guān)編排于標題下空一行位置 居左頂格 回行時仍頂格 最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號 如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時 應當將主送機關(guān)名稱移至版記 標注方法見7 4 2 正文公文首頁必須顯示正文 一般用3號仿宋體字 編排于主送機關(guān)名稱下一行 每個自然段左空二字 回行頂格 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用 一 一 1 1 標注 一般第一層用黑體字 第二層用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標注 附件說明如有附件 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標全角冒號和附件名稱 如有多個附件 使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號 如 附件 1 XXXXX 附件名稱后不加標點符號 附件名稱較長需回行時 應當與上一行附件名稱的首字對齊 發(fā)文機關(guān)署名 成文日期和印章加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排 印章用紅色 不得出現(xiàn)空白印章 單一機關(guān)行文時 一般在成文日期之上 以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名 印章端正 居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期 使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應當上距正文 或附件說明 一行之內(nèi) 聯(lián)合行文時 一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置 并將印章一一對應 端正 居中下壓發(fā)文機關(guān)署名 最后一個印章端正 居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期 印章之間排列整齊 互不相交或相切 每排印章兩端不得超出版心 首排印章頂端應當上距正文 或附件說明 一行之內(nèi) 不加蓋印章的公文單一機關(guān)行文時 在正文 或附件說明 下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名 在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期 首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字 如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名 應當使成文日期右空二字編排 并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù) 聯(lián)合行文時 應當先編排主辦機關(guān)署名 其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排 加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時 在正文 或附件說明 下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章 簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務 以簽名章為準上下居中排布 在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期 聯(lián)合行文時 應當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務 簽名章 其余機關(guān)簽發(fā)人職務 簽名章依次向下編排 與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務 簽名章上下對齊 每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務 簽名章 簽發(fā)人職務應當標注全稱 簽名章一般用紅色 成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字將年 月 日標全 年份應標全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章 成文日期時 可以采取調(diào)整行距 字距的措施解決 如有附注 居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行 附件附件應當另面編排 并在版記之前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標題居中編排在版心第三行 附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一