協(xié)同辦公管理系統(tǒng)使用手冊(cè).doc

協(xié)同辦公系統(tǒng)使用手冊(cè)目 錄目 錄2第一章 總體介紹51.1 系統(tǒng)組成5第二章 進(jìn)入系統(tǒng)82.1 登錄系統(tǒng)82.2 設(shè)置組織機(jī)構(gòu)11第三章 權(quán)限及欄目設(shè)置143.1權(quán)限分配143.1.1 設(shè)置權(quán)限143.1.1 查看權(quán)限143.2 欄目設(shè)置143.2.1 增加欄目153.2.2 修改欄目153.2.3 設(shè)置權(quán)限15第四章 表單定制164.1 表單定制的步驟164.2 表單的啟用和停用174.3 表單操作一覽表174.4 表單定制示例184.4.1 報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單184.5 表單中的域名規(guī)范22第五章 流程定制225.1 流程定制的步驟225.2 流程定義項(xiàng)一覽表235.3 流程的啟用和暫停255.4 流程定制示例255.4.1 報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)流程25第六章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)296.1 數(shù)據(jù)字典296.3 流水號(hào)(待修改)306.4 打印模板(待修改)316.5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)(待修改)336.5.1 上傳用戶(hù)單位的LOGO圖片33第七章 日常辦公347.1 功能介紹347.2 工作安排與匯報(bào)357.2.1 新建工作357.2.2 編輯工作367.2.3提交工作377.2.4 簽收工作377.3工作批復(fù)與工作任務(wù)377.4申請(qǐng)審批387.4.1新建工作387.4.2 上傳附件387.4.3 提交工作387.4.4 簽收辦理(待修改)397.4.5歸檔工作(待修改)397.4.6 監(jiān)控工作397.5 工作記事407.6 工作計(jì)劃407.7 工作日志及檢查40第八章 內(nèi)部通訊與信息發(fā)布408.1 電子郵件408.2 短信中心418.3 內(nèi)部公告418.4 在線(xiàn)新聞418.5 電子論壇428.6 內(nèi)部期刊(待添加)42第九章 公文管理429.1 公文閱讀429.1.1 發(fā)布公文439.1.2 閱讀公文439.1.3 編輯公文449.2 公文處理（待添加）44第十章 資料管理4410.1錄入資料4510.2閱讀資料4510.3編輯資料4510.4轉(zhuǎn)移資料45第十一章 業(yè)務(wù)管理4611.1 財(cái)務(wù)管理4611.1.1支票打?。ù砑樱?611.1.2收款收據(jù)4611.1.3支款證明4711.1.4固定資產(chǎn)（待添加）4711.1.5應(yīng)收賬款（待添加）4711.1.6應(yīng)付賬款（待添加）4711.1.7賬務(wù)核算（待添加）47第十二章 輔助辦公（待修改）4812.1 圖書(shū)管理4812.2 考勤管理4810.5.1初始設(shè)置4810.5.2考勤打卡及離崗登記5210.5.3查詢(xún)統(tǒng)計(jì)5312.3 人事管理5310.4.1 初始設(shè)置5310.4.2 個(gè)人檔案5310.4.3 合同信息5410.4.4 獎(jiǎng)懲記錄5410.4.5 培訓(xùn)記錄5410.6 登記簿5410.6.1 權(quán)限設(shè)置5410.6.2 設(shè)置分類(lèi)5510.6.3 辦理環(huán)節(jié)中發(fā)文登記、收文登記操作權(quán)限的定義5510.6.4 規(guī)范表單中域名以便自動(dòng)提取登記信息5510.6.5 發(fā)文登記和收文登記5610.7 公文交換接口5810.7.1 接口設(shè)置5810.7.2 在流程中調(diào)用公文交換接口發(fā)送和引入公文59第十一章 配套產(chǎn)品6211.1 手機(jī)短信6211.2 電子簽章6311.3 用戶(hù)身份鎖6611.4 手機(jī)辦公67第一章 總體介紹本協(xié)同辦公系統(tǒng)是公司依據(jù)數(shù)千家用戶(hù)單位的辦公自動(dòng)化經(jīng)驗(yàn)，以“易用、適用，界面友好”為設(shè)計(jì)理念，基于J2EE架構(gòu)開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)。產(chǎn)品在安裝、設(shè)置、學(xué)習(xí)、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)力求直觀簡(jiǎn)便，使用戶(hù)單位可以將精力集中在辦公業(yè)務(wù)本身，而非復(fù)雜的概念與技術(shù)，大大降低了用戶(hù)的應(yīng)用難度和應(yīng)用成本。產(chǎn)品適合于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和各類(lèi)企業(yè)的辦公自動(dòng)化建設(shè)。1.1 系統(tǒng)組成協(xié)同辦公系統(tǒng)日常事務(wù)信息交流公文管理資料管理內(nèi)部通迅業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)管理輔助辦公檔案管理圖1-1系統(tǒng)組成日常事務(wù) 又分領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)和個(gè)人事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)工作安排和個(gè)人事務(wù)中的工作任務(wù)相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)往下安排工作的功能，提高辦公效率。并且與短信掛接，可以根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的選項(xiàng)。工作批復(fù)和個(gè)人事務(wù)中的工作匯報(bào)相對(duì)應(yīng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)下級(jí)匯報(bào)上來(lái)的工作、事件進(jìn)行批復(fù)指示的功能?？梢耘浜隙绦攀褂?。審核審批和個(gè)人事務(wù)中的申請(qǐng)審批相對(duì)應(yīng)，通過(guò)該功能，可以對(duì)下級(jí)發(fā)出的申請(qǐng)審批進(jìn)行答復(fù)。日志檢查可以對(duì)自己權(quán)限范圍內(nèi)的工作日志進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)。個(gè)人事務(wù)工作任務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)中的工作安排相對(duì)應(yīng)，在此可查看領(lǐng)導(dǎo)安排下來(lái)的工作及相應(yīng)的要求。工作匯報(bào)與領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)中的工作批復(fù)相對(duì)應(yīng)，在此可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展以及其過(guò)程和結(jié)果。申請(qǐng)審批與領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)中的審核審批相對(duì)應(yīng)，可在此向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)或?qū)徟恍┫鄳?yīng)事項(xiàng)，例如請(qǐng)假。工作記事在此可以登記一些工作中發(fā)生的重大事件工作計(jì)劃在此可對(duì)自己的工作做一個(gè)計(jì)劃工作日志用來(lái)登記每天的工作晶志協(xié)作交流信息交流內(nèi)部公告用于發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。內(nèi)部新聞?dòng)糜趩挝粌?nèi)外部新聞的發(fā)布，近期新聞在主界面的左下角滾動(dòng)顯示。電子論壇提供一個(gè)信息交流、思想溝通和問(wèn)題討論的空間，根據(jù)需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進(jìn)行自由的談?wù)摵桶l(fā)言，包括進(jìn)行咨詢(xún)、解答和收集意見(jiàn)等。內(nèi)部期刊公文管理公文閱讀可以對(duì)收到或發(fā)出的公文進(jìn)行查詢(xún)或閱讀公文處理資料管理行業(yè)法規(guī)可以登錄一些本行業(yè)內(nèi)的相關(guān)法律法規(guī)。公司制度在此錄入本公司的規(guī)章制度。業(yè)務(wù)資料在此錄入與工作相關(guān)的資料，以便以后使用時(shí)查找。 檔案管理內(nèi)部通訊電子郵件為每一個(gè)辦公人員提供了一個(gè)內(nèi)部郵箱，用于內(nèi)部辦公郵件的收發(fā)。短信中心可以即時(shí)發(fā)送或接收短信，此功能通過(guò)電信運(yùn)營(yíng)商展開(kāi)，貫穿于整個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)當(dāng)中。業(yè)務(wù)管理客戶(hù)管理在此可以對(duì)自己的客戶(hù)進(jìn)行登記、分類(lèi)，以便以后的工作。財(cái)務(wù)管理在此可對(duì)自己在工作中發(fā)生的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)單管理。系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置本單位的組織機(jī)構(gòu)，包括部門(mén)設(shè)置、崗位設(shè)置和人員管理，組織機(jī)構(gòu)是系統(tǒng)進(jìn)行工作管理和權(quán)限分配的基礎(chǔ)。權(quán)限分配在此進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限分配欄目設(shè)置在此可對(duì)相關(guān)欄目進(jìn)行添加、修改和刪除，并能夠進(jìn)行欄目的權(quán)限設(shè)置。表單定制系統(tǒng)提供了可視化的表單定制功能，可以根據(jù)本單位業(yè)務(wù)需要自定義表單，表單定制功能強(qiáng)大，能夠支持實(shí)際業(yè)務(wù)中的各種表單格式。系統(tǒng)還具有表單預(yù)覽、表單導(dǎo)入和表單導(dǎo)出等功能。流程定制系統(tǒng)提供了一表式流程定制功能，流程定義非常簡(jiǎn)便并且不容易出錯(cuò)，自定義項(xiàng)目豐富，可以很好地滿(mǎn)足組織中各種工作處理的需要。數(shù)據(jù)字典在此將各種常用的輸入信息做成字典，表單中可以調(diào)用相應(yīng)的字典，輸入時(shí)只需選擇字典項(xiàng)，方便輸入，又規(guī)范了輸入信息。輔助辦公圖書(shū)管理考勤管理對(duì)公司人員進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)。人事管理可以對(duì)人事檔案、新工員及應(yīng)聘人員進(jìn)行管理。第二章 進(jìn)入系統(tǒng)2.1 登錄系統(tǒng)系統(tǒng)登錄方式用戶(hù)通過(guò)訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)，在IE瀏覽器登錄本系統(tǒng)，IP地址格式是：“http:/:/”。首次登錄系統(tǒng)，請(qǐng)先設(shè)置IE瀏覽器屬性，允許下載安裝和運(yùn)行協(xié)同辦公系統(tǒng)控件，允許彈出窗口；允許對(duì)沒(méi)有標(biāo)記為安全的ActiveX控件進(jìn)行初始化和腳本運(yùn)行。一、設(shè)置IE瀏覽器屬性，以便允許下載安裝和運(yùn)行本協(xié)同辦公系統(tǒng)控件本協(xié)同辦公系統(tǒng)采用了控件技術(shù)來(lái)提高系統(tǒng)的交互效率，為了能夠正常下載安裝和運(yùn)行本協(xié)同辦公系統(tǒng)控件，請(qǐng)參照以下方法設(shè)置用戶(hù)的IE瀏覽器：1 在IE瀏覽器的系統(tǒng)菜單上，點(diǎn)擊【工具】【Internet選項(xiàng)】【安全】【受信任的站點(diǎn)】；2 點(diǎn)擊【站點(diǎn)】按鈕；3 去除“對(duì)該區(qū)域中的所有站點(diǎn)要求服務(wù)器驗(yàn)證（https：）”選項(xiàng)；4 將本協(xié)同辦公系統(tǒng)服務(wù)器的IP地址添加到“受信任的站點(diǎn)”列表中。5 點(diǎn)擊【自定義級(jí)別】按鈕，將彈出安全設(shè)置窗口中“運(yùn)行ActiveX控件和插件”和“對(duì)沒(méi)有標(biāo)志為安全的ActiveX控件進(jìn)行初始化和腳本運(yùn)行”的選項(xiàng)設(shè)置為“提示”。圖2-1設(shè)置受信任站點(diǎn)二、設(shè)置IE瀏覽器屬性，以便允許彈出窗口為方便使用人員的操作和擴(kuò)大有效顯示區(qū)域，本協(xié)同辦公系統(tǒng)采用了彈出窗口，如果IE瀏覽器或其它上網(wǎng)工具啟用了彈出窗口阻止程序，將無(wú)法正常使用本協(xié)同辦公系統(tǒng)。1 在IE瀏覽器的系統(tǒng)菜單上，點(diǎn)擊【工具】【Internet選項(xiàng)】；圖2-2 設(shè)置Internet選項(xiàng)2 點(diǎn)擊【隱私】【設(shè)置】按鈕；3 將本協(xié)同辦公系統(tǒng)服務(wù)器的IP地址添加到“要允許的網(wǎng)站地址（W）：”列表中。圖2-3設(shè)置彈出窗口阻止程序系統(tǒng)管理員已經(jīng)由系統(tǒng)自動(dòng)注冊(cè)系統(tǒng)安裝過(guò)程中已經(jīng)注冊(cè)了系統(tǒng)管理員用戶(hù)（用戶(hù)名：Admin）及其初始密碼（“123456”）。以系統(tǒng)管理員身份登錄本協(xié)同辦公系統(tǒng)可對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定制，系統(tǒng)定制內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、表單定制、流程定制、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義，以及各模塊的初始化設(shè)置。普通用戶(hù)可用系統(tǒng)管理員提供的用戶(hù)名和初始密碼登錄系統(tǒng)進(jìn)行本辦公。系統(tǒng)主界面介紹圖2-4 系統(tǒng)首頁(yè)功能模塊區(qū)：顯示系統(tǒng)中的功能模塊，是各個(gè)功能模塊的入口。 模塊菜單：列出當(dāng)前打開(kāi)的功能模塊中的各個(gè)欄目。滾動(dòng)新聞：滾動(dòng)顯示近期的在線(xiàn)新聞。內(nèi)容顯示區(qū)：主界面的內(nèi)容顯示區(qū)默認(rèn)分成四塊，分別顯示出“公告”、“郵件”、“安排與匯報(bào)”、“審核審批”， 在這里顯示的勻?yàn)槲醋x或未辦事項(xiàng)。出現(xiàn)頁(yè)面異常，請(qǐng)嘗試清除IE臨時(shí)文件來(lái)解決問(wèn)題在登錄和使用系統(tǒng)的過(guò)程中，如果出現(xiàn)頁(yè)面打開(kāi)空白、打開(kāi)附件提示找不到該文件等問(wèn)題（可能是您強(qiáng)制退出IE，而未正常退出本協(xié)同辦公系統(tǒng)，臨時(shí)文件出錯(cuò)引起的），請(qǐng)嘗試清除IE臨時(shí)文件來(lái)解決問(wèn)題。圖2-5 清除IE臨時(shí)文件圖2-6 清除IE臨時(shí)文件2.2 設(shè)置組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理員首先要在系統(tǒng)管理模塊中設(shè)置本單位的部門(mén)和崗位，并完成全體使用人員的注冊(cè)，組織機(jī)構(gòu)是系統(tǒng)進(jìn)行工作管理和權(quán)限分配的基礎(chǔ)。在系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，單位中部門(mén)和崗位的增加、調(diào)整或撤消，以及人員的調(diào)入、升遷、調(diào)職或離職，應(yīng)及時(shí)在組織機(jī)構(gòu)模塊中予以更新和調(diào)整，以保持管理的一致性。系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)后，在主界面單擊“系統(tǒng)管理”，進(jìn)入機(jī)構(gòu)設(shè)置，開(kāi)始組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，基本的操作包括【新增部門(mén)】、【編輯部門(mén)】 、【新增崗位】 和【編輯崗位】。管理員應(yīng)在設(shè)置組織機(jī)構(gòu)結(jié)束后，將系統(tǒng)訪問(wèn)IP地址、登錄名及其初始密碼發(fā)放給每個(gè)用戶(hù)，并提醒用戶(hù)登錄后及時(shí)更換密碼。每個(gè)用戶(hù)均可以查看組織機(jī)構(gòu)中的信息，同時(shí)還可以通過(guò)“用戶(hù)修改”修改自己的登陸密碼、電話(huà)、手機(jī)等信息。圖2-7 用戶(hù)修改組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置步驟：首先，分別在【用戶(hù)管理】欄目?jī)?nèi)的【部門(mén)管理】項(xiàng)內(nèi)建立實(shí)際編制，然后在機(jī)構(gòu)設(shè)置欄目建立工作編制，方法如下：- 組織機(jī)構(gòu)的“根”是單位簡(jiǎn)稱(chēng)，系統(tǒng)初始命名為單位名稱(chēng)，在“用戶(hù)管理”和“機(jī)構(gòu)設(shè)置”內(nèi)，分別選中該名稱(chēng)，點(diǎn)擊操作條上的【編輯】，可將其修改為單位簡(jiǎn)稱(chēng)。第一步：?jiǎn)挝缓?jiǎn)稱(chēng)設(shè)置 部門(mén)掛在單位簡(jiǎn)稱(chēng)下，部門(mén)允許多級(jí)設(shè)置，即一個(gè)部門(mén)下允許再設(shè)置子部門(mén)，最多可設(shè)置五級(jí)部門(mén)； 選定上級(jí)部門(mén)名稱(chēng)后，點(diǎn)擊【新增部門(mén)】，輸入相關(guān)信息，點(diǎn)確定即可。屬第一級(jí)部門(mén)的，應(yīng)將單位簡(jiǎn)稱(chēng)（即組織機(jī)構(gòu)的“根”）作為上級(jí)部門(mén)。第二步：部門(mén)設(shè)置第三步：崗位設(shè)置 崗位掛在部門(mén)下面，同一個(gè)部門(mén)中不能有同名的崗位，但不同的部門(mén)允許有同名的崗位，崗位只有一級(jí)，即不得再掛崗位； 選定部門(mén)名稱(chēng)后，點(diǎn)擊【新增崗位】，輸入相關(guān)信息，點(diǎn)確定即可。第四步：人員注冊(cè) 人員掛在崗位下面，一個(gè)崗位允許加入的人員數(shù)目不限，一個(gè)人員允許同時(shí)任職于不同崗位（即一人多崗）。 在登陸界面進(jìn)行用戶(hù)注冊(cè)，并填寫(xiě)相關(guān)信息，然后在用戶(hù)管理欄目?jī)?nèi)啟用。 在人員配備欄目?jī)?nèi)配備人員，將實(shí)際編制內(nèi)的人員分別配備在工作編制內(nèi)。第三章 權(quán)限及欄目設(shè)置3.1權(quán)限分配此模塊用于設(shè)置和查看短信、收款收據(jù)、支款證明和考勤等方面的權(quán)限。3.1.1 設(shè)置權(quán)限選擇要設(shè)置的權(quán)限后，再選擇左面具體的人員，點(diǎn)擊【設(shè)置權(quán)限】即可進(jìn)行該權(quán)限的設(shè)置。此處一部份是設(shè)置使用權(quán)限的，如短信權(quán)限設(shè)置；一部份是設(shè)置管理權(quán)限的，如收款收據(jù)等，要根據(jù)具體情況分別對(duì)待。若不進(jìn)行設(shè)置，則默認(rèn)為“無(wú)對(duì)象”，此時(shí)所有人都擁有此模塊的使用權(quán)限。方法：選中具體的權(quán)限后，再選擇人員，然后再點(diǎn)擊【設(shè)置權(quán)限】即可。可以同時(shí)將一個(gè)權(quán)限賦于多個(gè)人，也可以將多個(gè)權(quán)限賦于一個(gè)人。3.1.1 查看權(quán)限查看權(quán)限主要用來(lái)查看擁有該權(quán)限的具體人員。選中要查看的權(quán)限后，點(diǎn)擊【查看權(quán)限】按鈕即可查看擁有該權(quán)限的具體人員。方法：選中具體的權(quán)限后，再點(diǎn)擊【查看權(quán)限】，就可以看到哪些人擁有該權(quán)限。3.2 欄目設(shè)置欄目相當(dāng)于一個(gè)模塊下的文件夾，欄目之下還可以再添加下級(jí)欄目，只有最末級(jí)欄目下才可以存放文件。如圖3-1所示，可以通過(guò)工具條上的按鈕，對(duì)相應(yīng)的欄目進(jìn)行操作。3-1 欄目設(shè)置3.2.1 增加欄目選中一個(gè)欄目后，點(diǎn)擊【增加欄目】按鈕，即可增加一個(gè)新的下級(jí)欄目，根據(jù)提示輸入本級(jí)欄目名稱(chēng)、欄目序號(hào)和閱讀范圍。其中欄目決定欄目的排列順序，并且可以通過(guò)閱讀范圍的設(shè)置，可以指定哪些人有閱讀此欄目文件的權(quán)限。3.2.2 修改欄目如果某一欄目有誤或者需要更新修改，可在選中欄目后點(diǎn)擊工具條的【修改欄目】進(jìn)行修改，其方法同增加欄目。3.2.3 設(shè)置權(quán)限在此處設(shè)置的是本欄目的發(fā)布權(quán)限，并且只有是末級(jí)欄目，才可以進(jìn)行設(shè)置。選中欄目后，點(diǎn)擊工具條的【設(shè)置權(quán)限】按鈕，就可以打開(kāi)設(shè)置權(quán)限窗口進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。第四章 表單定制表單是日常辦公文檔的格式，就像傳統(tǒng)辦公方式中的各種表格。系統(tǒng)管理員可以在表單定制模塊中定制本單位辦公需要的各種表單格式，定制表單的步驟包括：新建表單、插入表格、設(shè)置單元格三個(gè)步驟。定制好的表單必須經(jīng)過(guò)“啟用”后才可被流程所調(diào)用，要修改表單必須先將表單“停用”才可以進(jìn)行修改。系統(tǒng)內(nèi)置了一批日常辦公常用的表單格式，同時(shí)還提供了表單的“導(dǎo)出”和“導(dǎo)入”功能。4.1 表單定制的步驟表單定制步驟主要是： 新建表單：點(diǎn)擊【新建】按鈕，輸入表單名稱(chēng)，進(jìn)入表單定制器。 插入表格：插入一個(gè)表格，并通過(guò)“合并單元格”、“增、刪行列”和“調(diào)整寬、高”等操作，產(chǎn)生所需要的表單結(jié)構(gòu)。 設(shè)置單元格：設(shè)置表單中各個(gè)單元格的類(lèi)型和參數(shù)。表單中的單元格類(lèi)型有：標(biāo)簽、單行文本、多行文本、單選框、復(fù)選框、下拉框、流水號(hào)、痕跡保留、超級(jí)鏈接、電子簽章，用法詳見(jiàn)下表。類(lèi)型說(shuō)明標(biāo)簽標(biāo)簽是一種靜態(tài)文本，顯示提示性信息，如顯示欄目標(biāo)題、域標(biāo)題。在“增強(qiáng)”頁(yè)簽中，還可以定義標(biāo)簽的對(duì)齊方式、是否帶邊框和字體格式等。單行文本單行文本的類(lèi)型有：文本、日期、整數(shù)、實(shí)數(shù)等，可以指定默認(rèn)值、設(shè)置為只讀，以及定義計(jì)算公式。多行文本多行文本只能輸入文本型信息。多行文本可以作為意見(jiàn)域等使用，也可以設(shè)置為只讀。單選框用于讓用戶(hù)選擇而不是輸入信息，用戶(hù)可以選擇其中一個(gè)值。復(fù)選框用于讓用戶(hù)選擇而不是輸入信息，用戶(hù)可以選擇多個(gè)值。下拉框用于讓用戶(hù)從下拉菜單中選擇值。流水號(hào)可以調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊中的流水號(hào)，分為新建時(shí)自動(dòng)生成和點(diǎn)擊按鈕選擇生成兩類(lèi)。啟用該功能還須在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊中對(duì)流水號(hào)進(jìn)行定義。痕跡保留“痕跡保留”域主要用于發(fā)文處理中實(shí)現(xiàn)正文修改的痕跡保留功能。在痕跡保留域中，可以新建一個(gè)word文檔，不同人員對(duì)文檔的修改將用不同顏色標(biāo)注，光標(biāo)移到修改部分上，還可以顯示修改人姓名和修改時(shí)間。超級(jí)鏈接可以調(diào)用組織機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)字典、日期，并指定選擇的內(nèi)容存放的結(jié)果域，結(jié)果域只能用單行文本或多行文本。例如，調(diào)用組織機(jī)構(gòu)然后將選擇的名稱(chēng)寫(xiě)入指定域中。如果是調(diào)用數(shù)據(jù)字典，還須在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊中對(duì)數(shù)據(jù)字典進(jìn)行定義。電子簽章“電子簽章”域可以調(diào)用印章鑰匙盤(pán)進(jìn)行簽章（或簽名）。并且所有用戶(hù)都可以用簽章驗(yàn)證功能對(duì)簽章（或簽名）進(jìn)行驗(yàn)證。4.2 表單的啟用和停用表單只有在保存并啟用后才能被調(diào)用，如果要對(duì)表單進(jìn)行刪除或編輯操作必須先將表單停用后才能進(jìn)行。4.3 表單操作一覽表序號(hào)操作按鈕所在位置說(shuō)明1插入表格表單工具條插入表格2合并單元格表單工具條合并相鄰的單元格3插入行表單工具條在表格中插入行4插入列表單工具條在表格中插入列5刪除行表單工具條在表格中刪除行6刪除列表單工具條在表格中刪除列8設(shè)置寬度表單工具條設(shè)置行或列的寬度和高度9編輯屬性表單工具條編輯單元格的屬性15清除屬性表單工具條清除單元格的屬性16恢復(fù)表單工具條撤消之前的操作17保存表單表單操作條保存當(dāng)前表單18關(guān)閉窗口表單操作條關(guān)閉當(dāng)前表單4.4 表單定制示例4.4.1 報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單下面以定制一個(gè)“報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單”為例介紹表單定制的方法。圖4-1報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單格式示意圖1、 新建表單在表單定制模塊中，點(diǎn)擊【新建】按鈕，進(jìn)入表單定制器。2、 插入表格點(diǎn)擊“插入表格”，如圖4-2所示，指定行數(shù)、列數(shù)、行高、列寬的值。圖4-2插入表格并通過(guò)“合并單元格”、“畫(huà)線(xiàn)拆分”和拖拉表格線(xiàn)等操作，產(chǎn)生所需要的表單結(jié)構(gòu)。3、 設(shè)置單元格類(lèi)型和參數(shù)選定單元格，點(diǎn)擊“編輯屬性”按鈕，打開(kāi)如圖4-3所示的設(shè)置選項(xiàng)卡，根據(jù)具體情況進(jìn)行設(shè)置即可。 圖4-3單元格參數(shù)設(shè)置報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單中各個(gè)單元格的類(lèi)型和參數(shù)參照下表：?jiǎn)卧衩Q(chēng)類(lèi)型定義值姓名標(biāo)簽文字：姓名XM單行文本域名稱(chēng)：XM,只讀 ,數(shù)據(jù)類(lèi)型：文本，默認(rèn)值：在以下指定，創(chuàng)建人姓名日期標(biāo)簽文字：日期RQ單行文本域名稱(chēng)：RQ, 數(shù)據(jù)類(lèi)型：日期，部門(mén)標(biāo)簽文字：部門(mén)BM單行文本域名稱(chēng):BM , 只讀 ,數(shù)據(jù)類(lèi)型：文本，默認(rèn)值：在以下指定，創(chuàng)建人部門(mén)事由標(biāo)簽文字：事由SY多行文本域名稱(chēng):SY費(fèi)用明細(xì)標(biāo)簽1全選此行并合并2設(shè)置域，選擇類(lèi)型：標(biāo)簽編號(hào)標(biāo)簽文字：編號(hào)摘要標(biāo)簽文字：摘要金額標(biāo)簽文字：金額bh、bh1、bh2、bh3、bh4、bh5、bh6、bh7、bh8單行文本設(shè)置域；數(shù)據(jù)類(lèi)型：文本zy、zy1、zy2、zy3、zy4、zy5、zy6、zy7、zy8單行文本設(shè)置域；數(shù)據(jù)類(lèi)型：文本money0、money1、money2、money3、money4、money5、money6、money7、money8單行文本設(shè)置域；數(shù)據(jù)類(lèi)型：實(shí)數(shù)合計(jì)（大寫(xiě)）標(biāo)簽文字：合計(jì)（大寫(xiě)）HJ單行文本1數(shù)據(jù)類(lèi)型：文本，只讀2選中計(jì)算公式，編輯：money0+money1 + money2 + money3 + money4 + money5 +money6 +money7 + money83 結(jié)果域：HJ小寫(xiě)標(biāo)簽文字：小寫(xiě)XX單行文本1數(shù)據(jù)類(lèi)型：實(shí)數(shù)，小數(shù)位數(shù)：2，只讀2選中計(jì)算公式，編輯：money0+money1 +money2 +money3 + money4 + money5 +money6 + money7 + money83 結(jié)果域：XX審批意見(jiàn)標(biāo)簽文字：審批意見(jiàn)部門(mén)意見(jiàn)標(biāo)簽文字：部門(mén)意見(jiàn)BMYJ多行文本域名稱(chēng):BMYJ 只讀財(cái)務(wù)意見(jiàn)標(biāo)簽文字：財(cái)務(wù)意見(jiàn)CWYJ多行文本域名稱(chēng):CWYJ 只讀領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)標(biāo)簽文字：領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)LDYJ多行文本域名稱(chēng):LDYJ只讀點(diǎn)擊【保存表單】，保存表單, 定制完成的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單界面如圖4-4所示.圖4-4定制完成的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單建議：在表單定制中，以下幾類(lèi)文檔域一般設(shè)置成只讀。 文檔創(chuàng)建信息域（如創(chuàng)建人姓名、創(chuàng)建人部門(mén)） 填寫(xiě)意見(jiàn)域 計(jì)算域（如小計(jì)、合計(jì)等）4、 啟用表單選定報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單，點(diǎn)擊【啟停表單】按鈕，表單啟用后，就可以被流程所調(diào)用。圖4-5啟用表單4.5 表單中的域名規(guī)范通過(guò)規(guī)范定義表單中的域名，可以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)模塊之間的信息的自動(dòng)傳遞。表單中的域名與各模塊中信息項(xiàng)應(yīng)相互對(duì)應(yīng),并且所用域名應(yīng)該易于辯別，防止混淆難識(shí)，最好用各單元模塊的英文名稱(chēng)和首字母。第五章 流程定制流程是一類(lèi)工作的處理過(guò)程，如發(fā)文處理、收文處理、工作請(qǐng)示、采購(gòu)申請(qǐng)、出差申請(qǐng)等等，一個(gè)流程由若干個(gè)環(huán)節(jié)組成，每個(gè)環(huán)節(jié)由相應(yīng)的辦理人根據(jù)權(quán)限進(jìn)行辦理。系統(tǒng)管理員可以在流程定制模塊中定義本單位的各項(xiàng)工作流程，流程定制包括：流程的基本信息定義和各個(gè)環(huán)節(jié)定義兩個(gè)步驟。定義好的流程必須先“啟用”，才能夠在日常辦公模塊中應(yīng)用。要修改流程必須先將流程“暫停”才能修改。5.1 流程定制的步驟流程定制的步驟主要是： 流程的基本信息定義：新建一個(gè)流程并定義包括名稱(chēng)、類(lèi)別、管理者、對(duì)應(yīng)表單、使用人，以及歸檔設(shè)置等屬性。 各個(gè)環(huán)節(jié)定義：為流程添加環(huán)節(jié)并對(duì)環(huán)節(jié)的名稱(chēng)、辦理人、辦理權(quán)限以及后續(xù)的流向等屬性進(jìn)行定義，一個(gè)流程通常包含有若干個(gè)的環(huán)節(jié)。5.2 流程定義項(xiàng)一覽表1、“流程基本信息定義”中的定義項(xiàng)定義項(xiàng)說(shuō)明流程名稱(chēng)為流程命名，如：收文處理、發(fā)文處理、工作請(qǐng)示等。所屬類(lèi)別選擇流程的類(lèi)別，如：收文、發(fā)文、審批等。對(duì)應(yīng)表單每個(gè)流程對(duì)應(yīng)一個(gè)表單，點(diǎn)擊“對(duì)應(yīng)表單”，從表單列表中選擇一個(gè)表單，列表中顯示了“表單定制”模塊中內(nèi)置或定制的表單名稱(chēng)。流程管理者流程管理者一般為該項(xiàng)工作的分管負(fù)責(zé)人，流程管理者可以在“流轉(zhuǎn)監(jiān)控”中監(jiān)控流轉(zhuǎn)文檔的辦理情況，并具有催辦、特送、刪除等操作權(quán)限。歸檔設(shè)置設(shè)置流轉(zhuǎn)結(jié)束后文檔歸檔到文件庫(kù)的位置，有三種方式： 不歸檔：文檔流轉(zhuǎn)完畢，不歸檔并刪除該文檔。 歸檔庫(kù)在流程結(jié)束時(shí)指定：由最后一個(gè)辦理人提交時(shí)選擇歸檔的文件庫(kù)及其文件夾。 歸檔庫(kù)在以下指定：流程中直接指定歸檔的文件庫(kù)及其文件夾。流程使用人可以用該流程創(chuàng)建工作的人員。流程結(jié)束時(shí)分發(fā)文檔流轉(zhuǎn)完畢，系統(tǒng)自動(dòng)將辦理結(jié)果以郵件方式分發(fā)給相關(guān)人員。 點(diǎn)擊“流程結(jié)束時(shí)分發(fā)”，從組織機(jī)構(gòu)中選擇需要分發(fā)的對(duì)象。 同時(shí)分發(fā)給創(chuàng)建人：同時(shí)將結(jié)果文檔分發(fā)給創(chuàng)建人。 同時(shí)分發(fā)給全體辦理人員：同時(shí)將結(jié)果文檔分發(fā)給所有參與辦理的人員。是否設(shè)置為自由流程自由流程是一種特殊的流程，它可以在各個(gè)環(huán)節(jié)之間自由流轉(zhuǎn)，當(dāng)一個(gè)環(huán)節(jié)辦理完成并提交時(shí)，彈出所有的環(huán)節(jié)，由辦理人選擇后續(xù)的辦理環(huán)節(jié)或結(jié)束流轉(zhuǎn)。在環(huán)節(jié)定義中自由流程無(wú)須定義后續(xù)辦理環(huán)節(jié)。流程說(shuō)明可輸入流程的說(shuō)明信息。2、“環(huán)節(jié)定義”中的定義項(xiàng)定義項(xiàng)說(shuō)明環(huán)節(jié)名稱(chēng)為環(huán)節(jié)命名，如：擬稿、核稿、審核、簽發(fā)等。序號(hào)用于顯示環(huán)節(jié)時(shí)排序。辦理人辦理人的設(shè)置共有兩種方式： 由上一環(huán)節(jié)的辦理人指定：上一個(gè)環(huán)節(jié)的辦理人提交文檔時(shí)，彈出組織機(jī)構(gòu)，由其選擇本環(huán)節(jié)的具體辦理人。 在以下指定：在辦理人列表中指定本環(huán)節(jié)的辦理人，允許多選。 需全部辦理人共同辦理：多人辦理時(shí)，文檔需全部辦理人共同辦理。 只需其中一辦理人辦理：多人辦理時(shí)，文檔只需由其中一人辦理。將意見(jiàn)填寫(xiě)到文檔中的域每個(gè)辦理人填寫(xiě)的意見(jiàn)都將進(jìn)入“意見(jiàn)匯總”。同時(shí)，還可以在此選擇一個(gè)文檔域，將本環(huán)節(jié)辦理人的辦理意見(jiàn)自動(dòng)填寫(xiě)到該文檔域中。辦理權(quán)限設(shè)定環(huán)節(jié)的辦理權(quán)限，可以選擇下列權(quán)限： 允許查看意見(jiàn)匯總：文檔菜單條將提供【意見(jiàn)匯總】操作按鈕，可瀏覽文檔的全部辦理意見(jiàn)。 允許打印文檔：文檔菜單條將提供【文件打印】操作按鈕，可以打印文檔。如果設(shè)置了套打模板，打印時(shí)將會(huì)調(diào)用套打模板進(jìn)行打印。 允許分發(fā)文檔：文檔菜單條將提供【分發(fā)】操作按鈕，可以將文檔以郵件形式分發(fā)給相關(guān)人員。 允許退回：文檔菜單條將提供【退回】操作按鈕，可以將文檔退回至上一環(huán)節(jié)的辦理人。 允許跟蹤后續(xù)辦理過(guò)程：文檔提交后，可以在流轉(zhuǎn)監(jiān)控中，跟蹤后續(xù)辦理過(guò)程，直至文檔流轉(zhuǎn)結(jié)束。 允許編輯附件：可修改、刪除前面環(huán)節(jié)上傳的附件。 允許編輯文檔：文檔菜單條將提供【編輯】操作按鈕，可以對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行修改。通過(guò)“設(shè)置可編輯域”選項(xiàng)，可以限定該環(huán)節(jié)的編輯范圍。 允許正文轉(zhuǎn)換：文檔菜單條將提供【正文轉(zhuǎn)換】操作按鈕，一般用于發(fā)文處理過(guò)程中形成最后的正式文件，該操作完成以下兩步工作： 套打。調(diào)用套打模板形成一個(gè)打開(kāi)的word文件，如果套入“正文”，會(huì)把發(fā)文處理過(guò)程中的修改痕跡自動(dòng)去掉。這時(shí)，還可以對(duì)這個(gè)word文件進(jìn)行排版和加入電子印章。 保存為附件。退出時(shí)，可以自動(dòng)將這個(gè)word文件保存為只讀屬性的附件，顯示在表單的下方。 收文登記、發(fā)文登記：文檔菜單條將提供【收文登記】或【發(fā)文登記】操作按鈕，收文處理之前可以調(diào)用【收文登記】操作，在收文登記簿中進(jìn)行收文登記；公文發(fā)送之前可以調(diào)用【發(fā)文登記】操作，在發(fā)文登記簿中進(jìn)行發(fā)文登記。登記信息可以從表單中自動(dòng)提取，無(wú)須重復(fù)輸入。提醒 新工作到達(dá)時(shí)，在線(xiàn)短信提醒：文檔送達(dá)本環(huán)節(jié)的辦理人時(shí)，自動(dòng)彈出在線(xiàn)短信提醒本環(huán)節(jié)的辦理人。 不在線(xiàn)時(shí)手機(jī)短信提醒：如果檢測(cè)到本環(huán)節(jié)的辦理人沒(méi)有登錄系統(tǒng)，將發(fā)送手機(jī)短信提醒本環(huán)節(jié)的辦理人。流向設(shè)置該環(huán)節(jié)的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)：本環(huán)節(jié)的辦理人結(jié)束文檔辦理并進(jìn)行提交時(shí)，如果只有一個(gè)后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到后續(xù)辦理環(huán)節(jié)；如果存在多個(gè)后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將會(huì)彈出這些后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，由辦理人選擇其中的一個(gè)后續(xù)環(huán)節(jié)接著流轉(zhuǎn)。 條件分支：可以為每個(gè)后續(xù)辦理環(huán)節(jié)定義條件公式，提交時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到條件成立的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)。雙擊“該環(huán)節(jié)的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)”列表中的環(huán)節(jié)名稱(chēng)，可打開(kāi)條件公式定義頁(yè)面，進(jìn)行條件公式定義。提交時(shí)如果有多個(gè)滿(mǎn)足條件的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將彈出滿(mǎn)足條件的全部后續(xù)辦理環(huán)節(jié)讓辦理人選擇；如果沒(méi)有任何滿(mǎn)足條件的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將彈出全部后續(xù)辦理環(huán)節(jié)讓辦理人選擇。5.3 流程的啟用和暫停系統(tǒng)管理員在定義完流程之后，還須點(diǎn)擊【啟用】按鈕，進(jìn)行啟用。流程被啟用后，流程的使用人就可以在“日常辦公”中使用該流程創(chuàng)建流轉(zhuǎn)工作。系統(tǒng)管理員還可以“暫?！闭谑褂玫牧鞒蹋瑢?duì)流程進(jìn)行修改，也可以刪除已經(jīng)不用的流程。流程暫停后的工作無(wú)法創(chuàng)建，已在流轉(zhuǎn)的工作不受影響。5.4 流程定制示例 5.4.1 報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)流程下面以新建“報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)”流程為例，介紹流程自定義的方法，表單示意圖如圖5-1所示，該表單就是我們?cè)?.4.1中定制的表單示例。流程示意圖如圖5-2所示，我們將根據(jù)這個(gè)流程示意圖來(lái)進(jìn)行流程定制。圖5-1 表單示意圖填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單部門(mén)經(jīng)理審核分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)審批開(kāi)始財(cái)務(wù)審核結(jié)束圖5-2 流程示意圖出納核對(duì)憑證后報(bào)銷(xiāo)1、流程基本信息定義在流程定制模塊中，點(diǎn)擊【新建流程】，進(jìn)入流程定義頁(yè)面，參照以下表格開(kāi)始流程的基本信息定義，然后進(jìn)行保存。選項(xiàng)定義示例流程名稱(chēng)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)所屬類(lèi)別審批對(duì)應(yīng)表單報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單流程管理者財(cái)務(wù)部經(jīng)理歸檔設(shè)置歸檔庫(kù)在以下指定：文件庫(kù)：審批庫(kù)；文件夾：報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)使用人全體人員使用流程結(jié)束時(shí)分發(fā)同時(shí)分發(fā)給創(chuàng)建人設(shè)置為自由流程否2、各個(gè)環(huán)節(jié)定義點(diǎn)擊【新建環(huán)節(jié)】，進(jìn)入環(huán)節(jié)定義頁(yè)面，參照下列表格定義流程的每個(gè)環(huán)節(jié)，表格的每一行為一個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)節(jié)信息定義完成后，點(diǎn)擊【保存并新增】，繼續(xù)下一個(gè)環(huán)節(jié)定義。序號(hào)環(huán)節(jié)名稱(chēng)辦理人主要選項(xiàng)后續(xù)環(huán)節(jié)1部門(mén)經(jīng)理審核在辦理人列表中列出全部部門(mén)經(jīng)理只能由創(chuàng)建人所在部門(mén)的人員辦理將意見(jiàn)填寫(xiě)到文檔中的域：“BMYJ”允許查看意見(jiàn)匯總允許跟蹤后續(xù)過(guò)程允許分發(fā)文檔允許打印文檔允許退回財(cái)務(wù)審核2財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部經(jīng)理將意見(jiàn)填寫(xiě)到文檔中的域：“CWYJ”允許查看意見(jiàn)匯總允許跟蹤后續(xù)過(guò)程允許分發(fā)文檔允許打印文檔允許退回分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)3分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)(可選)總經(jīng)理室副總經(jīng)理將意見(jiàn)填寫(xiě)到文檔中的域：“LDYJ”允許查看意見(jiàn)匯總允許跟蹤后續(xù)過(guò)程允許分發(fā)文檔允許打印文檔允許退回領(lǐng)導(dǎo)審批出納核對(duì)憑證后報(bào)銷(xiāo)4領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理室總經(jīng)理將意見(jiàn)填寫(xiě)到文檔中的域：“LDYJ”允許查看意見(jiàn)匯總允許跟蹤后續(xù)過(guò)程允許分發(fā)文檔允許打印文檔允許退回出納核對(duì)憑證后報(bào)銷(xiāo)5出納核對(duì)憑證后報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)部出納將意見(jiàn)填寫(xiě)到文檔中的域：“CWYJ”允許查看意見(jiàn)匯總允許分發(fā)文檔允許打印文檔允許退回結(jié)束6結(jié)束3、啟用流程流程定義全部結(jié)束后，點(diǎn)擊【啟用】按鈕啟用流程。流程被啟用后，在日常辦公中就可以使用該流程創(chuàng)建工作。第六章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中可以預(yù)先定義數(shù)據(jù)字典和系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，日常辦公中可以直接調(diào)用，方便日常工作和提高工作效率。6.1 數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典主要用于方便和規(guī)范表單中某些域的輸入。如圖61所示，在表單定制中，定義單元格類(lèi)型是超級(jí)鏈接，并且鏈接方式是采用數(shù)據(jù)字典的，那么，利用該表單創(chuàng)建的文檔將可以調(diào)用相應(yīng)的數(shù)據(jù)字典，選擇字典項(xiàng)進(jìn)行輸入。圖6-1 表單中應(yīng)用數(shù)據(jù)字典定義系統(tǒng)中已經(jīng)設(shè)置日常工作中所有的數(shù)據(jù)字典類(lèi)型，并設(shè)置了一些常用語(yǔ)句。如圖62所示，在開(kāi)始使用系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)管理員應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)字典根據(jù)具體情況進(jìn)行添加或修改。圖6-2 數(shù)據(jù)字典6.3 流水號(hào)(待修改)流水號(hào)主要用于方便對(duì)各種文檔進(jìn)行編號(hào)。如圖64所示，在表單定制中，定義單元格類(lèi)型是流水號(hào)的域，那么，利用該表單創(chuàng)建的文檔將可以調(diào)用流水號(hào)，調(diào)用流水號(hào)可以取得相應(yīng)文種的當(dāng)前編號(hào)，并對(duì)流水號(hào)自動(dòng)進(jìn)行+1計(jì)數(shù)。圖6-4 表單中應(yīng)用流水號(hào)功能如圖65所示，“流水號(hào)”提供了一個(gè)記錄文檔編號(hào)格式和當(dāng)前序號(hào)的功能，系統(tǒng)管理員在新建流水號(hào)時(shí)，需要指定流水號(hào)的分類(lèi)編號(hào)、分類(lèi)名、文種編號(hào)、文種名、代表字、年份與序號(hào)值等信息，還可以指定可以修改該流水號(hào)的人員。圖6-5 流水號(hào)定義6.4 打印模板(待修改)系統(tǒng)提供了文件套打功能，可以將文檔中的內(nèi)容提取到word形式的套打模板文件，充分利用word對(duì)文檔的排版優(yōu)勢(shì)，按照套打模板文件預(yù)先定義的格式完成內(nèi)容打印。下面以發(fā)文處理單為例來(lái)描述文件套打模板的設(shè)置：1、定義套打模板文件套打模板文件用于定義打印格式，并定義每個(gè)單元格從表單中哪個(gè)域取值。套打模板文件創(chuàng)建過(guò)程如下： 定義打印格式 從安裝盤(pán)中“打印模板實(shí)例”目錄下的“空白模板.doc”，取得一個(gè)空白的word套打模板文件，定義打印格式和固定的文字，并保存為“發(fā)文處理單.doc”，套打模板文件名要與表單定制中的自定義表單的名稱(chēng)一致。 定義套打關(guān)系在套打模板文件相應(yīng)的位置插入書(shū)簽，書(shū)簽名用于指定表單中的域，打印時(shí)將表單中指定域的值取到這個(gè)位置。例如，文件標(biāo)題一欄對(duì)應(yīng)的表單域是“文件標(biāo)題”，則在套打模板文件對(duì)應(yīng)位置插入一個(gè)書(shū)簽名是“文件標(biāo)題”。注意以下兩個(gè)例外： 痕跡保留域的書(shū)簽名統(tǒng)一用“正文”； 流水號(hào)域設(shè)置為“新建時(shí)自動(dòng)生成”時(shí)，書(shū)簽名用“自動(dòng)生成流水號(hào)”。（設(shè)置為“點(diǎn)擊按鈕選擇生成”時(shí)，書(shū)簽名仍然用流水號(hào)域的域名）圖6-6 定義套打關(guān)系將表單中所有需要套打的域都以書(shū)簽形式插入套打模板文件，并進(jìn)行必要的排版，就完成模板文件的創(chuàng)建。2、上傳套打模板文件在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”模塊的“打印模板”文件夾中點(diǎn)擊【新建】按鈕，在彈出的窗口中點(diǎn)【瀏覽】按鈕選擇相應(yīng)的套打模板。點(diǎn)【完成】按鈕將套打模板上傳到系統(tǒng)中。圖6-7 上傳套打模板一個(gè)表單可以設(shè)置調(diào)用多個(gè)套打模板文件，這時(shí)在模板文件名稱(chēng)中間用“_”（下劃線(xiàn)）區(qū)分；例如：“發(fā)文處理單_表單”、“發(fā)文處理單_紅頭文件”在發(fā)文處理中就可以根據(jù)需要選擇打印表單或紅頭文件。6.5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)(待修改)“系統(tǒng)數(shù)據(jù)”里顯示了系統(tǒng)版本、用戶(hù)數(shù)目、空間使用、系統(tǒng)管理員等信息。同時(shí)，也提供了單位LOGO圖片上傳、控件卸載等操作。6.5.1 上傳用戶(hù)單位的LOGO圖片系統(tǒng)左上角的位置可用于顯示用戶(hù)單位的LOGO，用戶(hù)單位可以用本單位的LOGO圖片替換默認(rèn)圖片，如圖68所示。用戶(hù)只要按要求做好圖片并上傳就可實(shí)現(xiàn)，圖片文件規(guī)格大小為473*49，格式為jpg或gif。圖6-8 LOGO圖片第七章 日常辦公7.1 功能介紹日常事務(wù)是處理流轉(zhuǎn)工作的場(chǎng)所，流轉(zhuǎn)工作的載體為流轉(zhuǎn)文檔，它是利用流程創(chuàng)建的，格式為流程對(duì)應(yīng)的表單，流轉(zhuǎn)過(guò)程受流程控制。在日常事務(wù)模塊中，每個(gè)工作人員只能接收到與本人職責(zé)相關(guān)和需要處理的工作文檔，接收不到與本人無(wú)關(guān)的工作文檔。日常事務(wù)模塊的視圖是按照工作文檔在當(dāng)前工作人員的處理狀態(tài)分類(lèi)的，主要分為擬辦工作、待辦工作、在辦工作和轉(zhuǎn)發(fā)工作，以及流轉(zhuǎn)監(jiān)控等，工作文檔將自動(dòng)按照處理狀態(tài)顯示在相應(yīng)的視圖中。日常事務(wù)待辦工作擬辦工作轉(zhuǎn)發(fā)工作流轉(zhuǎn)監(jiān)控在辦工作其它事務(wù)圖7-1 模塊功能圖待辦工作：上一環(huán)節(jié)送來(lái)，需要您處理的文檔，類(lèi)似于一個(gè)收件箱。顯示在【安排與匯報(bào)】和【審核審批】顯示區(qū)內(nèi)。在辦工作：您已經(jīng)簽收，正在辦理，還未提交給下一環(huán)節(jié)的文檔。顯示在【工作批復(fù)】、【工作任務(wù)】和【審核審批】等欄目中。轉(zhuǎn)發(fā)工作：您已辦結(jié)并提交給下一環(huán)節(jié)的文檔。顯示在【工作批復(fù)】、【工作任務(wù)】和【審核審批】等欄目中。擬辦工作：由您新建，尚未提交流轉(zhuǎn)的文檔（草稿）。顯示在【工作安排】、【工作匯報(bào)】和【申請(qǐng)審批】等欄目中。流轉(zhuǎn)監(jiān)控：流程管理者可以在此實(shí)時(shí)監(jiān)控本流程所有流轉(zhuǎn)文檔的辦理情況。具有“允許跟蹤后續(xù)辦理過(guò)程”權(quán)限（環(huán)節(jié)定義時(shí)設(shè)定）的辦理人則可以在此查看文檔的后續(xù)辦理過(guò)程。其它事務(wù)：每天除了以上工作外，還可以根據(jù)實(shí)際情況計(jì)劃自己的工作，或者記錄一些重大事件，也可以登記自己每天的工作日志。提交上一環(huán)節(jié)送來(lái)的文檔自己新建的文檔已送到下一環(huán)節(jié)的文檔待辦工作轉(zhuǎn)發(fā)工作擬辦工作提交提交保存簽收在辦工作圖7-2 工作流轉(zhuǎn)狀態(tài)圖7.2 工作安排與匯報(bào)工作安排與匯報(bào)分別是領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人最常用的相互溝通和交換意見(jiàn)的方法。下面就此模塊中的流轉(zhuǎn)處理機(jī)制和功能實(shí)現(xiàn)作概括性介紹。7.2.1 新建工作 下面以【工作安排】為例，具體介紹一下如何新建工作。在日常事務(wù)模塊中點(diǎn)擊【工作安排】，然后點(diǎn)擊【安排工作】按鈕，就可以進(jìn)行工作安排。您可以根據(jù)具體情況填寫(xiě)內(nèi)容、添加附件，然后提交流轉(zhuǎn)。圖7-3 工作按排主送：指是的此項(xiàng)工作應(yīng)有誰(shuí)或者哪個(gè)部門(mén)來(lái)完成。可點(diǎn)【主送】來(lái)連接到組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行選擇。事項(xiàng)內(nèi)容：指的是具體的工作內(nèi)容和相關(guān)事項(xiàng)。附件：當(dāng)選擇【附件】復(fù)選框后，保存此安排后會(huì)要求添加附件，可根據(jù)具體情況行進(jìn)選擇。完成要求：完成要求主要有三種選項(xiàng)，分別為：【緊急】、【完成答復(fù)】和【限時(shí)完成】?？啥噙x。選擇【緊急】時(shí)，說(shuō)明此項(xiàng)工作比較急，要優(yōu)先處理；選擇【完成答復(fù)】時(shí)，要求完成工作后進(jìn)行答復(fù)；選擇【限時(shí)完成】后，限時(shí)完成后面會(huì)出現(xiàn)一個(gè)時(shí)間日期選擇框，可進(jìn)行選擇填寫(xiě)。短信提醒：短信提醒有兩個(gè)選項(xiàng)，分別是：【發(fā)送提醒】和【簽收告知】。選擇【發(fā)送提醒】后，此項(xiàng)工作一提交，系統(tǒng)會(huì)給辦理這項(xiàng)工作的人發(fā)送短信進(jìn)行提醒；選擇【簽收告知】后，此項(xiàng)工作被簽收后，系統(tǒng)會(huì)主動(dòng)給此項(xiàng)工作的安排人發(fā)送短信告知。另外，可以點(diǎn)擊右面的黑色向下箭頭，在出現(xiàn)的【抄送】和【抄報(bào)】欄內(nèi)，根據(jù)需要進(jìn)行填寫(xiě)，方法同【主送】。主要是為了方便告知除主送部門(mén)和人員外，還需要執(zhí)行或知曉此項(xiàng)工作的其他部門(mén)和人7.2.2 編輯工作如圖7-4所示，可對(duì)尚未提交的工作進(jìn)行編輯，操作方法如同【新建工作】。圖7-4 工作安排中的提交、編輯和刪除7.2.3提交工作如圖6-2所示，確定此項(xiàng)工作安排無(wú)誤后，通過(guò)點(diǎn)擊【提交】按鈕，可將此項(xiàng)工作進(jìn)行提交流轉(zhuǎn)。7.2.4 簽收工作流轉(zhuǎn)來(lái)的文檔將自動(dòng)送達(dá)并顯示在辦理人的工作安排與匯報(bào)視圖中，辦理人需要執(zhí)行簽收操作，然后才可以正式辦理。辦理人可以通過(guò)雙擊打開(kāi)文檔并點(diǎn)擊文檔操作條上的【簽收】按鈕進(jìn)行簽收。簽收后的文檔不再顯示在工作安排與匯報(bào)視圖中，而是顯示在相應(yīng)的【工作任務(wù)】和【工作匯報(bào)】欄目?jī)?nèi)。7.3工作批復(fù)與工作任務(wù)【工作批復(fù)】和【工作任務(wù)】與前面的【工作匯報(bào)】和【工作安排】相對(duì)應(yīng)，都是用來(lái)處理上級(jí)安排下的工作和下級(jí)匯報(bào)上來(lái)的工作。如圖7-5所示，可根據(jù)具體情況進(jìn)行答復(fù)或者打印等操作。圖7-5 工作任務(wù)7.4申請(qǐng)審批下面就申請(qǐng)審批在日常辦公模塊中的流轉(zhuǎn)處理機(jī)制和功能實(shí)現(xiàn)作概括性介紹，與工作文檔處理有關(guān)的操作將在本章下一節(jié)“6.3 操作一覽表”中全面介紹。7.4.1新建工作 在日常事務(wù)模塊中點(diǎn)擊【申請(qǐng)審批】，然后再點(diǎn)擊【新建事項(xiàng)】，選擇一個(gè)流程，利用該流程對(duì)應(yīng)的表單就可以創(chuàng)建一個(gè)新的工作文檔，您可以按表單規(guī)范要求填寫(xiě)內(nèi)容、保存事項(xiàng)、添加附件，然后提交流轉(zhuǎn)。7.4.2 上傳附件 每個(gè)文檔均提供了上傳附件的功能，點(diǎn)擊文檔操作條上的【編輯附件】按鈕，在編輯附件的對(duì)話(huà)框中，可以逐個(gè)添加附件。上傳到文檔中的附件在文檔流轉(zhuǎn)處理過(guò)程中，其內(nèi)容對(duì)后續(xù)的全部辦理人開(kāi)放，都可以進(jìn)行查看和瀏覽，而那些在流程定制中還被賦予了“允許編輯附件”辦理權(quán)限的辦理人，不僅可以查看和瀏覽附件內(nèi)容，還可以添加新的附件和刪除已有的附件。7.4.3 提交工作辦理人結(jié)束文檔的處理后，通過(guò)點(diǎn)擊【提交】按鈕，將文檔送流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)。在提交操作時(shí)，如果流程有要求選擇后續(xù)環(huán)節(jié)的，則當(dāng)前辦理人需要從環(huán)節(jié)列表中指定后續(xù)的具體環(huán)節(jié)；如果流程有要求選擇后續(xù)環(huán)節(jié)辦理人的，則當(dāng)前辦理人需要從彈出的組織機(jī)構(gòu)中指定下一環(huán)節(jié)的具體辦理人；如果當(dāng)前環(huán)節(jié)是最后一個(gè)環(huán)節(jié)并且流程有要求選擇歸檔位置的，則當(dāng)前辦理人需要為文檔指定一個(gè)具體的歸檔文件庫(kù)及其文件夾。除文檔流轉(zhuǎn)結(jié)束的情況外，提交后的文檔將成為下一辦理人的待辦工作，顯示在下一辦理人的待辦工作視圖中，同時(shí)該流程狀態(tài)為“轉(zhuǎn)發(fā)中”。7.4.4 簽收辦理(待修改)如同724一樣，辦理人可以通過(guò)雙擊打開(kāi)顯示在辦理人的審核審批視圖中的文檔后，點(diǎn)擊文檔操作條上的【簽收】按鈕進(jìn)行簽收。簽收后的文檔，顯示在【領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)】的【審核審批】欄目?jī)?nèi)，可通過(guò)點(diǎn)擊文檔進(jìn)行查看并辦理。辦理人對(duì)文檔的處理權(quán)限在流程定制中環(huán)節(jié)定義時(shí)指定，這些權(quán)限包括：允許編輯文檔（以及具體允許編輯哪些文檔域）、允許編輯附件、允許退回、允許查看意見(jiàn)匯總、允許打印文檔、允許分發(fā)文檔等，而填寫(xiě)意見(jiàn)、查看附件、查看流轉(zhuǎn)歷史、查看流程說(shuō)明等權(quán)限則是每個(gè)辦理人都有的7.4.5歸檔工作(待修改)文檔結(jié)束流轉(zhuǎn)后將進(jìn)行歸檔處理，處理方式由流程定制時(shí)指定。流程定義明確設(shè)置了歸檔位置的，文檔在最后一個(gè)環(huán)節(jié)的最后一個(gè)辦理人提交后將自動(dòng)歸檔到指定的文件庫(kù)及其文件夾中；流程定義設(shè)置“歸檔庫(kù)在流程結(jié)束時(shí)指定”的，最后一個(gè)辦理人提交時(shí)，將彈出文件庫(kù)和文件夾，由其指定具體的歸檔位置。同時(shí)，流程如果指定有流程結(jié)束時(shí)分發(fā)對(duì)象的，文檔還將分發(fā)到相應(yīng)人員的郵箱中，告知文檔的處理結(jié)果。7.4.6 監(jiān)控工作1、流轉(zhuǎn)監(jiān)控每個(gè)流程都可以設(shè)置一個(gè)或多個(gè)管理者，流程的管理者在流轉(zhuǎn)監(jiān)控視圖中可以看到所管理流程的全部流轉(zhuǎn)工作，了解每個(gè)工作文檔流轉(zhuǎn)過(guò)程中的實(shí)時(shí)狀態(tài)和處理情況，還可以進(jìn)行“催辦”、“特送” 和“刪除”和操作。催辦：發(fā)在線(xiàn)短信給辦理人，催促加快辦理效率。特送：改變文檔的辦理人，將文檔移交給其他工作人員進(jìn)行辦理。刪除：刪除正在流轉(zhuǎn)的文檔，適用于一些特殊情況。2、跟蹤后續(xù)辦理過(guò)程流程創(chuàng)建人可以在【申請(qǐng)審批】中的【流轉(zhuǎn)事項(xiàng)】欄目?jī)?nèi)查看自己創(chuàng)建并正在流轉(zhuǎn)的工作，還可以在【審核審批】中的【已辦事項(xiàng)】欄目?jī)?nèi)查看自己處理過(guò)的流程，如果流程賦予辦理人具有“允許跟蹤后續(xù)辦理過(guò)程”權(quán)限，辦理人在文檔提交給后續(xù)環(huán)節(jié)后，還可以在流轉(zhuǎn)監(jiān)控視圖中跟蹤文檔的后續(xù)辦理過(guò)程，實(shí)時(shí)了解辦理情況。7.5 工作記事在此可以登記一些工作中發(fā)生的重大事件或公司發(fā)生的重要事項(xiàng)。點(diǎn)擊【個(gè)人事務(wù)】中的【工作記事】，打開(kāi)工作記事欄目，然后點(diǎn)擊【新登記事】，在打開(kāi)的“新登記事”窗口中按提示進(jìn)行填寫(xiě)即可。在此可通過(guò)【共享范圍】設(shè)置此記事的閱讀范圍。沒(méi)有閱讀權(quán)限，別人就無(wú)法查看此項(xiàng)記事。7.6 工作計(jì)劃在此可編寫(xiě)自己的工作計(jì)劃。7.7 工作日志及檢查第八章 內(nèi)部通訊與信息發(fā)布8.1 電子郵件電子郵件用于單位內(nèi)部的郵件通信，可進(jìn)行郵件的新建、發(fā)送、接收、閱讀、答復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)。日常辦公模塊中流轉(zhuǎn)文檔的分發(fā)也將進(jìn)入郵箱。系統(tǒng)管理員注冊(cè)人員時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)為每個(gè)用戶(hù)分配一個(gè)單獨(dú)的郵箱，由使用人自行管理與維護(hù)。電子郵件模塊提供了新建、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、刪除、永久刪除、未讀（作“未讀標(biāo)志”）、已讀（作“已讀標(biāo)志”）、查找等操作，還提