淺談檔案管理中的信息化建設(shè).doc

淺談檔案管理中的信息化建設(shè)摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化的建設(shè)也逐漸變成了可能，本文首先對檔案相關(guān)概念、信息管理重要性做了必要的說明，其次針對目前分公司在檔案建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。關(guān)鍵詞：淺談檔案管理信息化建設(shè) 一、檔案信息化概念及開展信息管理的重要性（一）檔案信息化概念。檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為公司提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。就中國石油湖北*銷售分公司來講，檔案館的建立和完善對傳承石油文化，承載公司自建立以來的發(fā)展歷程，對公司的長遠(yuǎn)發(fā)展和科技創(chuàng)新方面，起著越來越不可替代的作用。（二）開展信息管理的重要性。隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在公司經(jīng)營管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子公文、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。分公司檔案的建設(shè)及管理的信息化程度將影響著檔案利用的好壞和保管時間的長短，對檔案信息資源加以管理是傳統(tǒng)檔案管理的必然進(jìn)步，是檔案工作的發(fā)展趨勢。檔案管理的信息化是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。二、分公司檔案建設(shè)管理中存在的問題（一）觀念問題1.各部門檔案管理的意識薄弱，對重要文件、資料和憑證的歸檔還沒有引起足夠的重視。一些部門主任對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門檔案疏于管理，而一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。一些部門的檔案管理人員對檔案的分類存放和檔案歸檔的及時性上認(rèn)識不足，沒有認(rèn)識到這是一個循序漸進(jìn)的工作，而是通常性的進(jìn)行集中辦理。2.雖然在各部門建立了兼職的檔案管理員制度，也對相關(guān)建檔、錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了講解和培訓(xùn)，但落實到具體部門和崗位人員上，卻是貫徹不力，歸檔意識淡薄。通過檔案信息化建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為分公司檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。（二）技術(shù)層面的問題1.檔案系統(tǒng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全也是關(guān)系著檔案系統(tǒng)錄入資料的安全性，這些都阻礙了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的步伐；2.標(biāo)準(zhǔn)的制定在檔案系統(tǒng)的應(yīng)用及檔案室的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)、具體檔案室的擺放標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；3.檔案系統(tǒng)的運用，使檔案建設(shè)信息化建設(shè)的不斷加強(qiáng)，建設(shè)的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。4.各部門的檔案管理人員僅僅是普通的崗位員工，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的計算機(jī)操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。（三）其他方面的問題1.目前，在*分公司，相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施方面的問題尚存在較大欠缺。隨著公司的不斷發(fā)展，各部門檔案也越來越多，分公司沒有專門的檔案室，現(xiàn)有的辦公區(qū)域已無法滿足各部門實物檔案歸檔存放的需要。2.檔案存儲之后，利用使用效率較低，投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。三、相關(guān)策略建議（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和宣貫。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。盡快開展檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和宣貫工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。 （二）安全性方面的建議。數(shù)字化的檔案在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。 （三）重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運行。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案室人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長。（四）探索實行文檔一體化和歸檔雙軌制。文檔一體化是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。歸檔雙軌制是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。（五）重視檔案信息建設(shè)實用原則。成檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)堅持實用的原則。根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個整體，使信息具備惟一性，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。四、小結(jié)檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，不是某一部門的工作