《Excel在財會管理中的應(yīng)用》電子教案第1章.ppt

第1章Excel在財會管理中的應(yīng)用基礎(chǔ) 本章學(xué)習(xí)目標(biāo)本章主要講解Excel2000的基礎(chǔ)知識 通過本章的學(xué)習(xí) 應(yīng)掌握如下內(nèi)容 各種數(shù)據(jù)的輸入工作表的格式設(shè)置公式的輸入與編輯函數(shù)的使用 第1章Excel在財會管理中的應(yīng)用基礎(chǔ) 1 1數(shù)據(jù)編輯1 2公式和語法1 3函數(shù)的應(yīng)用 1 1數(shù)據(jù)編輯 1 1 1數(shù)據(jù)輸入1 1 2工作表的格式設(shè)置 1 1 1數(shù)據(jù)輸入 輸入文本輸入數(shù)字輸入日期和時間輸入公式同時在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù)同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)提高輸入速度 1 輸入文本 文本包含漢字 英文字母 具有文本性質(zhì)的數(shù)字 空格以及其他鍵盤能鍵入的符號 默認(rèn)情況下 文本沿單元格左側(cè)對齊 每個單元格最多可包含32000個字符 1 輸入文本 如果需要將一個數(shù)字作為文本來處理 只要在輸入數(shù)據(jù)時先輸入一個單撇號 Excel就會把該數(shù)字作為文本處理 將它沿單元格左側(cè)對齊 如果要在單元格中輸入硬回車 可按ALT ENTER鍵 如果要迅速以上方單元格的內(nèi)容填充活動單元格 可按CTRL D鍵 如果要以左側(cè)單元格的內(nèi)容填充活動單元格 可按CTRL R鍵 2 輸入數(shù)字 在默認(rèn)情況下 輸入數(shù)字時 Excel會將該數(shù)據(jù)沿單元格右側(cè)對齊 在輸入分?jǐn)?shù)時 為避免將輸入的分?jǐn)?shù)視作日期 需要在分?jǐn)?shù)前鍵入0 零 再鍵入一空格 在輸入負(fù)數(shù)時 在負(fù)數(shù)前鍵入減號 或?qū)⑵渲糜诶ㄌ?中 Excel2000只保留15位的數(shù)字精度 3 輸入日期和時間 Excel將日期和時間視為數(shù)字處理 如果要在同一單元格中同時鍵入時期和時間 需要在其間用空格分隔 如果要輸入十二小時制的時間 需在時間后鍵入一個空格 然后鍵入AM或PM 時間和日期可以相加 相減 并可以包含到其他運算中 如果要在公式中使用時期或時間 需要用帶引號的文本形式輸入日期或時間值 如果要輸入系統(tǒng)當(dāng)前日期 可按CTRL 分號 如果要輸入系統(tǒng)當(dāng)前時間 可按CTRL SHIFT 冒號 4 輸入公式 Excel2000最大的功能在于計算 只要輸入正確的計算公式之后 就會立即在活動單元格中顯示其計算結(jié)果 如果單元格中的數(shù)據(jù)有變動 系統(tǒng)也會自動調(diào)整計算結(jié)果 使用戶隨時能夠觀察到正確的結(jié)果 有關(guān)公式設(shè)置的內(nèi)容將在下一節(jié)中具體介紹 5 同時在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù) 1 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格 選定的單元格可以是相鄰的 也可以是不相鄰的 2 在活動單元格中鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù) 然后按CTRL ENTER鍵 6 同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù) 1 選定需要輸入數(shù)據(jù)的工作表 2 再選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域 3 在第一個選定單元格中鍵入或編輯相應(yīng)的數(shù)據(jù) 4 然后按ENTER鍵 Excel將自動在所有選定工作表的相應(yīng)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù) 6 同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù) 如果已經(jīng)在某張工作表中輸入了數(shù)據(jù) 用戶可以快速地將這些數(shù)據(jù)復(fù)制到其他工作表中相應(yīng)的單元格中 方法如下 先選定包含待復(fù)制數(shù)據(jù)的工作表和接收復(fù)制數(shù)據(jù)的工作表 再選定待復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域 然后用鼠標(biāo)指向 編輯 菜單中的 填充 再單擊 至同組工作表 命令 7 提高輸入速度 記憶式輸入 如果在單元格中鍵入的起始字符與該列已有的錄入項相符 Excel可以自動填寫其余的字符 Excel只能自動完成包含文字的錄入項 或包含文字與數(shù)字的錄入項 即錄入項中只能包含數(shù)字和沒有格式的日期或時間 如果接受顯示的錄入項 按Enter鍵 如果不想采用自動提供的字符 可以繼續(xù)鍵入 如果要刪除自動提供的字符 按Backspace鍵 7 提高輸入速度 選擇列表 在輸入數(shù)據(jù)時 按ALT 鍵可以顯示已有錄入項列表 或者以右鍵單擊相應(yīng)的單元格 再單擊快捷菜單中的 選擇列表 命令 用鼠標(biāo)左鍵來選擇用戶需要的數(shù)據(jù) 7 提高輸入速度 自動更正 在 工具 菜單上 單擊 自動更正 命令 打開如圖1 4所示的對話框 選定 鍵入時自動替換 選項 在 替換 編輯框中 輸入某字符串的簡寫代碼 在 替換為 編輯框中 輸入簡寫代碼對應(yīng)的字符串全部內(nèi)容 單擊 添加 按鈕 7 提高輸入速度 序列填充 填充數(shù)字 日期或其他序列選定待填充數(shù)據(jù)區(qū)的起始單元格 然后輸入序列的初始值 如果要讓序列按給定的步長增長 再選定下一單元格 在其中輸入序列的第二個數(shù)值 頭兩個單元格中數(shù)值的差額將決定該序列的增長步長 選定包含初始值的單元格 用鼠標(biāo)拖動填充柄經(jīng)過待填充區(qū)域 如果要指定序列類型 可先按住鼠標(biāo)右鍵 再拖動填充柄 在到達(dá)填充區(qū)域之上時 松開鼠標(biāo)右鍵 單擊快捷菜單中的相應(yīng)命令 7 提高輸入速度 自定義序列 如果已經(jīng)在工作表輸入了將要作用填充序列的數(shù)據(jù)清單 要選定工作表中相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域 打開 工具 菜單 單擊 選項 命令 在對話框中再單擊 自定義序列 選項卡 打開 自定義序列 對話框 單擊 導(dǎo)入 按鈕 即可使用選定的數(shù)據(jù)清單 如果要鍵入新的序列列表 要選擇 自定義序列 列表框中的 新序列 選項 然后在 輸入序列 編輯列表框中 從第一個序列元素開始輸入新的序列 在鍵入每個元素后 按ENTER鍵 整個序列輸入完畢后 單擊 添加 按鈕 單擊 確定 1 1 2工作表的格式設(shè)置 1 設(shè)置文本格式2 設(shè)置數(shù)字格式3 設(shè)置日期和時間的格式4 在整個工作表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)5 復(fù)制選定單元格或單元格區(qū)域的格式6 對單元格設(shè)置邊框7 突出顯示符合指定條件的單元格 1 設(shè)置文本格式 單擊 格式 工具欄中的按鈕可以設(shè)置文本的字體 字號 字形和顏色等 或者使用 格式 菜單中 單元格 命令 在打開的 單元格格式 對話框中單擊 字體 選項卡 可以對文本進(jìn)行進(jìn)一步的格式設(shè)置 2 設(shè)置數(shù)字格式 使用 單元格格式 對話框 選擇要進(jìn)行格式設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域 打開 格式 菜單 選擇 單元格 命令 在打開的對話框中單擊 數(shù)字 選項卡 在 分類 列表框中選擇分類項 然后選擇所需的數(shù)字格式選項 在 示例 框中可預(yù)覽格式設(shè)置后單元格的結(jié)果 2 設(shè)置數(shù)字格式 創(chuàng)建自定義數(shù)字格式 打開 格式 菜單 選擇 單元格 命令 在打開的對話框中單擊 數(shù)字 選項卡 并從 分類 列表框中選擇 自定義 選項 在 類型 框中編輯數(shù)字格式代碼 2 設(shè)置數(shù)字格式 創(chuàng)建自定義數(shù)字格式 常用的數(shù)字位置標(biāo)識符 只顯示有意義的數(shù)字而不顯示無意義的零 0 如果數(shù)字位數(shù)少于格式中的零的個數(shù) 則不足位置將顯示無意義的零 當(dāng)設(shè)置為等寬字體 例如 CourierNew 時 為無意義的零在小數(shù)點兩邊添加空格 以便使小數(shù)點對齊 2 設(shè)置數(shù)字格式 創(chuàng)建自定義數(shù)字格式 顏色 要設(shè)置格式中某一部分的顏色 要在該部分對應(yīng)位置用方括號鍵入Black Blue Cyan Green Magenta Red White或Yellow八種顏色名稱之一 并且顏色代碼必須為該部分的第一項 條件 要設(shè)置滿足指定條件數(shù)字的格式 格式代碼中應(yīng)加入帶中括號的條件 條件由比較運算符和數(shù)值兩部分組成 3 設(shè)置日期和時間的格式 Excel提供了許多內(nèi)置的日期 時間格式 如果想改變Excel2000顯示日期和時間的方式 可以打開 格式 菜單 選擇 單元格 命令 在打開的對話框中單擊 數(shù)字 選項卡 并從 分類 列表框中選擇 日期 或 時間 選項 在 類型 框中選擇要使用的格式代碼 最后單擊確定 用戶也可以自已定義所需的日期和時間格式 自定義日期和時間格式時 需要使用相應(yīng)的格式代碼 4 在整個工作表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù) 1 在整個工作表中顯示或隱藏零值 選擇 工具 菜單中的 選項 命令 然后單擊 視圖 選項卡 如果要在單元格中顯示零值 0 則選定 窗口選項 下的 零值 復(fù)選框 如果要將含有零值的單元格顯示成空白單元格 則清除該復(fù)選框 4 在整個工作表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù) 2 隱藏選定單元格中的零值 選擇包含要隱藏的零值的單元格 打開 格式 菜單選擇 單元格 命令 然后單擊 數(shù)字 選項卡 在 分類 列表中 單擊 自定義 選項 在 類型 框中 輸入代碼0 0 隱藏的數(shù)值只會出現(xiàn)在編輯欄或正在編輯的單元格中 而不會打印 4 在整個工作表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù) 3 隱藏單元格中的所有值 選擇要隱藏數(shù)值的單元格 打開 格式 菜單選擇 單元格 命令 然后單擊 數(shù)字 選項卡 單擊 分類 列表中的 自定義 選項 在 類型 框中 選擇已有代碼 并按Backspace鍵 在 類型 框中鍵入代碼 三個分號 5 復(fù)制選定單元格或單元格區(qū)域的格式 選擇含有要復(fù)制格式的單元格或單元格區(qū)域 單擊 格式 工具欄上的 格式刷 按鈕 選擇要設(shè)置新格式的單元格或單元格區(qū)域 如果用戶要將選定單元格或區(qū)域中的格式復(fù)制到多個位置 可以雙擊 格式刷 按鈕 當(dāng)完成復(fù)制格式時 再次單擊該按鈕 6 對單元格設(shè)置邊框 1 利用 邊框 按鈕設(shè)置單元格的邊框 選擇要添加邊框的所有單元格 如果要應(yīng)用最近使用過的邊框樣式 直接單擊 格式 工具欄上的 邊框 按鈕 如果要應(yīng)用其他的邊框樣式 可單擊 邊框 按鈕旁的箭頭 然后單擊選項板上所提供的其他邊框樣式 6 對單元格設(shè)置邊框 2 利用 單元格格式 對話框 選擇要設(shè)置邊框的單元格或單元格區(qū)域 打開 格式 菜單選擇 單元格 命令 在打開的 單元格格式 對話框中單擊 邊框 選項卡 在 樣式 列表框中選擇需要的線條樣式 如果需要設(shè)置顏色 可單擊 顏色 列表框右邊的下拉箭頭 從下拉選項中選擇所需的顏色 在 預(yù)置 框中單擊指示邊框位置的按鈕 如 外邊框 上邊框 等 也可以直接單擊預(yù)覽窗口中相應(yīng)的單元格邊框 單擊 確定 按鈕 7 突出顯示符合指定條件的單元格 設(shè)置條件格式 選擇要設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域 打開 格式 菜單選擇 條件格式 命令 如果要將選定單元格中的值作為格式條件 單擊 單元格數(shù)值 選項 接著選定比較詞組 然后在相應(yīng)的框中輸入數(shù)值 輸入的數(shù)值可以是常數(shù) 也可以是公式 單擊 格式 按鈕 選擇要應(yīng)用的字體樣式 字體顏色等 如果要加入其他條件 單擊 添加 按鈕 然后重復(fù)步驟 到 用戶最多可以指定三個條件 單擊 確定 按鈕 7 突出顯示符合指定條件的單元格 更改 添加和刪除條件格式 選擇含有要更改或刪除的條件格式的單元格或單元格區(qū)域 打開 格式 菜單選擇 條件格式 命令 如果要更改格式 可單擊相應(yīng)條件的 格式 按鈕 如果要在 單元格格式 對話框中重新選擇格式 可單擊 清除 按鈕后重新設(shè)置 要添加一個新的條件 可單擊 添加 要刪除一個或多個條件 可單擊 刪除 然后選中要刪除條件的復(fù)選框 1 2公式和語法 1 2 1構(gòu)造公式1 2 2在公式中引用單元格 1 2 1構(gòu)造公式 1 輸入公式2 構(gòu)造公式3 公式中的運算符 1 輸入公式 1 單擊將要在其中輸入公式的單元格 2 鍵入 等號 3 輸入公式內(nèi)容 4 按Enter鍵 2 構(gòu)造公式 公式中元素的結(jié)構(gòu)或次序決定了最終的計算結(jié)果 Excel中的公式遵循一個特定的語法或次序 最前面是等號 后面是參與計算的元素 運算數(shù) 這些參與計算的元素又是通過運算符隔開的 每個運算數(shù)可以是不改變的數(shù)值 常量數(shù)值 單元格或引用單元格區(qū)域 標(biāo)志 名稱 或工作表函數(shù) Excel從等號開始 從左到右執(zhí)行計算 根據(jù)運算符優(yōu)先次序 可以使用括號組合運算來控制計算的順序 括號括起來的部分將先執(zhí)行計算 3 公式中的運算符 1 算術(shù)運算符 完成基本的數(shù)學(xué)運算 2 比較操作符 比較運算符用于比較兩個值 當(dāng)用操作符比較兩個值時 結(jié)果是一個邏輯值 不是TRUE就是FALSE 3 文本運算符 使用和號 可以將文本連接起來 3 公式中的運算符 4 引用操作符 引用運算符的作用是確定在公式中需要參與運算的數(shù)據(jù)在工作表中所處的位置 可以使用三個運算符 冒號 逗號和空格 冒號 區(qū)域運算符 對兩個單元格之間 包括兩個單元格在內(nèi)的所有單元格參與運算 逗號 聯(lián)合運算符 可將多個引用合并為一個引用 空格 交叉運算符 它是將同時屬于兩個引用的單元格區(qū)域進(jìn)行引用 即兩個單元格引用相重疊的區(qū)域 1 2 2在公式中引用單元格 1 相對引用和絕對引用的區(qū)別2 相對引用與絕對引用之間的切換3 三維引用 1 相對引用和絕對引用的區(qū)別 包括絕對引用單元格的公式 無論將其復(fù)制到什么位置 總是引用特定的單元格 如果需要絕對引用某一單元格或單元格區(qū)域 需要在單元格列或行標(biāo)志前加一美元符號 在輸入公式時 用戶如果是通過單擊單元格的方法來確定公式中所包括的單元格 這時的單元格引用就是相對引用 如果用戶將該公式進(jìn)行復(fù)制操作 那么 隨公式位置的改變 其引用的單元格也會相應(yīng)發(fā)生變化 相對引用單元格無需在單元格行或列標(biāo)志前加 符號 2 相對引用與絕對引用之間的切換 如果創(chuàng)建了一個公式并希望將相對引用更改為絕對引用 反之亦然 有一種簡便的方法 可先選定包含該公式的單元格 然后在編輯欄中選擇要更改的引用并按F4鍵 每次按F4鍵時 Excel會在以下組合間切換 絕對列與絕對行 例如 A 1 相對列與絕對行 A 1 絕對列與相對行 A1 以及相對列與相對行 A1 當(dāng)切換到用戶所需的引用時 按回車鍵確認(rèn)即可 3 三維引用 三維引用包含單元格或區(qū)域引用 前面加上工作表名稱的范圍 其格式一般為 工作表標(biāo)簽 單元格引用 如果需要使用三維引用來引用多個工作表上的同一單元格或區(qū)域 可按以下步驟進(jìn)行操作 1 單擊需要輸入公式的單元格 2 輸入 等號 如果需要使用函數(shù) 再輸入函數(shù)名稱 接著再鍵入左圓括號 3 單擊需要引用的第一個工作表標(biāo)簽 4 按住Shift鍵 單擊需要引用的最后一個工作表標(biāo)簽 5 選定需要引用的單元格或單元格區(qū)域 6 完成公式 按回車鍵鍵確認(rèn) 1 3函數(shù)的應(yīng)用 1 3 1函數(shù)的基本構(gòu)成1 3 2Excel2000提供的函數(shù)1 3 3公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析 1 3 1函數(shù)的基本構(gòu)成 1 函數(shù)的結(jié)構(gòu)2 函數(shù)的嵌套 1 函數(shù)的結(jié)構(gòu) 函數(shù)的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始 后面是左圓括號 以逗號分隔的參數(shù)和右圓括號 如果函數(shù)是以公式的形式出現(xiàn) 需在函數(shù)名稱前面輸入等號 函數(shù)處理數(shù)據(jù)的方式與公式處理數(shù)據(jù)的方式是相同的 函數(shù)通過引用參數(shù)接收數(shù)據(jù) 并返回結(jié)果 大多數(shù)情況下返回的是計算的結(jié)果 也可以返回文本 引用 邏輯值 數(shù)值或工作表的信息 在函數(shù)中使用參數(shù)可以是數(shù)字 文本 邏輯值或單元格引用 給定的參數(shù)必須能產(chǎn)生有效的值 參數(shù)也可以是常量 公式或其它函數(shù) 1 函數(shù)的結(jié)構(gòu) 在創(chuàng)建包含函數(shù)的公式時 如果用戶不清楚該函數(shù)的基本語法 可使用公式選項板的幫助輸入正確的函數(shù) 操作步驟為 1 單擊需要輸入函數(shù)的單元格 2 單擊編輯欄中 編輯公式 按鈕 3 單擊 函數(shù) 下拉列表框右端的下拉箭頭 4 單擊選定需要添加到公式中的函數(shù) 如果函數(shù)沒有出現(xiàn)在列表中 可單擊 其它函數(shù) 查看其它函數(shù)列表 當(dāng)選定某一函數(shù)后 會打開公式選項板 5 輸入?yún)?shù) 如果用戶不清楚函數(shù)中各參數(shù)的含義 可通過單擊各參數(shù)右側(cè)的文本后查閱公式選項板下方的提示 6 完成輸入公式后 按Enter鍵 2 函數(shù)的嵌套 在某些情況下 用戶可能需要將某函數(shù)作為另一函數(shù)的參數(shù)使用 這就是函數(shù)的嵌套 當(dāng)嵌套函數(shù)作為參數(shù)使用時 它返回的數(shù)值類型必須與參數(shù)使用的數(shù)值類型相同 否則 Excel將顯示 VALUE 錯誤值 公式中最多可以包含七級嵌套函數(shù) 當(dāng)函數(shù)B作為函數(shù)A的參數(shù)時 函數(shù)B稱為第二級函數(shù) 1 3 2Excel2000提供的函數(shù) 1 數(shù)學(xué)函數(shù)2 文本函數(shù)3 子字符串函數(shù)4 邏輯函數(shù)5 查找和引用函數(shù)6 財務(wù)函數(shù) 1 3 3公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析 1 出現(xiàn)此錯誤的原因是因為公式產(chǎn)生結(jié)果太長 超出了單元格的寬度 單元格容納不下 只要適當(dāng)增加單元格的寬度就可解決此問題 2 NIV 0出現(xiàn)此錯誤的原因是用戶在除法運算中 將除數(shù)設(shè)為0 或者是在公式中所引用的單元格為空白單元格或是包含0值的單元格 解決的辦法是修改除數(shù) 使其不為0 或是修改單元格引用 以使所引用的單元格指向不為0值的單元格 1 3 3公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析 3 N A此信息表示在函數(shù)和公式中沒有可用的數(shù)值可以引用 當(dāng)公式中引用某單元格數(shù)據(jù)時 如該單元格暫時沒有數(shù)據(jù) 就會出現(xiàn)該錯誤信息