有打印監(jiān)控幫忙 別想浪費我的紙.doc

準備工作作為企業(yè)管理人員，最需要做的事情之一就是降低成本、提高效率了。作為現(xiàn)代企業(yè)中最普及的工具，打印機已經(jīng)作為辦公室一種標準配置在使用。如何對打印機進行有效管理，避免私人材料的打印，提高打印機的應用效率，這成為企業(yè)管理者必須面對的一個非常重要的事情。如果單憑簡單的規(guī)章制度，那是不能從根本上解決問題的，必須借助相應的技術才能完全實現(xiàn)。在這里我們向大家介紹業(yè)界最著名的打印監(jiān)控管理軟件PrintUsage，它可以保存打印內(nèi)容、集中管理、認證計費、有效對打印機進行管理，降低打印成本、提高工作效率。點擊此處下載一、準備工作 由于PrintUsage是基于Web來實現(xiàn)打印控制管理的，因此我們必須安裝Internet信息服務（IIS）。如果是Windows2000系統(tǒng)，則可以在系統(tǒng)中依次點擊開始菜單-設置-控制面板-添加/刪除程序-添加/刪除Windows組件，選中“Internet信息服務（IIS）”項，再“詳細信息”按鈕，確?！癐nternet服務管理器”、“WorldWideWeb服務器”和“公用文件”三項處于選中狀態(tài)（圖1），下面再按提示放入安裝光盤即可完成安裝。圖1安裝Internet信息服務 如果是Windows2003，在打開添加/刪除Windows組件窗口后，選中“應用程序服務器”組件，再單擊“詳細信息”按鈕（圖2），選中“Internet信息服務（IIS）”，“啟用網(wǎng)路COM+訪問”和“應用程序服務器控制臺”三項，再點擊“Internet信息服務（IIS）”的詳細信息，確?！叭f維網(wǎng)服務”和“公用文件”兩項選中，再點擊“萬維網(wǎng)服務”的詳細信息，選中“ActiveServerPages”、“萬維網(wǎng)服務”和“在服務器端的包含文件”三項即可。圖2在Windows2003下安裝IIS 安裝好IIS后，在開始菜單-設置-控制面板-管理工具中，您就可以看到InternetInformationServices(IIS)Manager了。 程序安裝二、程序安裝為了能夠讓軟件完成后正常使用，在安裝的過程中我們還是有必要對這個軟件進行一些配置，哪些是我們應該值得注意的呢？在選擇安裝類型時，建議大家選擇“完全安裝”（圖3），隨后進入文件復制。圖3選擇“完全安裝”模式文件復制結(jié)束后即要求用戶配置安裝模式，在這里提供了典型安裝模式和高級安裝模式兩種。雖然典型安裝模式比較簡單，但是采用典型安裝模式后，在安裝后仍需要繼續(xù)對其進行配置，因此我們建議大家選持“高級安裝模式”，直接以向?qū)У姆绞酵瓿杀匾呐渲霉ぷ鳌８呒壈惭b模式的第一步就是設置數(shù)據(jù)庫類型和連接設置，在這里系統(tǒng)提供了Access、SQL、MSSQL、Oracle等不同類型的數(shù)據(jù)庫，大家可以根據(jù)需要選擇。如果需要管理的打印機與管理機是同一臺機器，那么建議大家直接使用Access作為數(shù)據(jù)庫類型（圖4）。圖4選擇數(shù)據(jù)庫類型接下來是設置監(jiān)控模式，在這里可以為灰色和彩色打印設定不同的價格，同時還可以設置每個用戶的配額以及周期類型。例如每用戶的配額為50，周期為周，那么他一周內(nèi)只允許打印50元的數(shù)量，超出部分則不允許打印了（圖5）。圖5設置監(jiān)控模式小提示：在安裝之后，我們還可以為每個用戶分配不同的配額。在添加監(jiān)控打印機時，程序一般會自動進行掃描已經(jīng)安裝的打印機，用戶只需要將其添加進來即可（圖6）。最后是創(chuàng)建虛擬目錄和管理員設置，虛擬目錄主要是為了方便管理的，例如服務器的IP地址為，創(chuàng)建的虛擬目錄為Printusage，那么則可以通過/printusage的方式來進行Web管理；而管理員設置主要設定管理站點的管理員賬戶和密碼，默認用戶名為admin，密碼為空。圖6 添加要監(jiān)控的打印機經(jīng)過這樣的配置后，安裝程序就全部結(jié)束了。管理配置三、管理配置程序安裝結(jié)束后，我們還需要通過web方式對其進行詳細的配置才能投入使用。通過前面我們設定的虛擬目錄路徑，直接在瀏覽器中打開管理登錄頁面并登錄進入管理頁面。1、打印配額在文章的開頭，我們就提到PrintUsage重點是對打印任務進行有效管理，因此我們可以為每個用戶根據(jù)需要設置打印配額。在安裝過程中，已經(jīng)默認為每個用戶設置了一個初始配額，而現(xiàn)在我們需要為特殊用戶重新修改。在管理頁面中選擇用戶組中的所有用戶，然后再進入該用戶的具體配置頁面，切換到“用戶配額”標簽，在這里則可以設定該用戶特別的配額，同時還可以設置是否允許透支（圖7）。圖7設置用戶配額小提示：添加好配額后，我們可以將用戶的配置信息窗口切換到“一般信息”標簽，在這里則可以查看其基本信息，其中還可以選擇是否“保存打印內(nèi)容”，選中選中，那么管理員則可以查看該賬戶的打印內(nèi)容。2、打印時間為了防止在下班時間偷偷打印，我們可以為打印機或用戶設定允許打印的時間。對于打印機來說，只需要進入該打印機的具體配置頁面，切換到“打印時間”標簽，在這里則可以設定了，其中藍色表示允許打印狀態(tài)（圖8），設定好打印機的打印時間后，那么在設定允許時間以后，所有用戶都不允許打印。圖8設定允許打印的時間除此之外，我們還可以根據(jù)用戶來設定打印時間。按照設定用戶打印配置的方法進入該用戶具體信息配置頁面，切換到“打印時間”標簽，在這里同樣可設置針對該用戶單獨的打印時間。3、其它配置通過前面兩項配置可以看出，我們大部分配置都可以分為打印機配置和用戶的配置。而兩者的配置項目有很多都是雷同的，只不過它們針對的對象略有區(qū)別。例如我們可以配置針對打印機或用戶允許打印的文檔格式類型。那么只需要進入對應打印機和用戶的配置窗口，然后切換到“文檔類型”標簽，單擊“添加”按鈕，這樣即可以選擇對應的格式了（圖9）。圖9配置打印文檔格式監(jiān)控可以說PrintUsage的配置是非常簡單的，建議大家在配置的過程中設置好針對打印機的普遍屬性和針對單獨用戶的特殊屬性。另外如果有多個用戶須應用相同的屬性，則可以通過用戶組的方式來減輕工作效率。報表統(tǒng)計四、報表統(tǒng)計我們應用PrintUsage的目的就是有效對打印機或用戶的打印進行有效管理和查看，因此程序提供了周到的報表功能，可以根據(jù)需要查看各種數(shù)據(jù)。在進入報表時，可以看到提供了排名統(tǒng)計、匯總統(tǒng)計、任務分析、負荷分析和時間分析多個大類，每類中又提供了多個小類（圖10）