有限公司合同管理制度.doc

文秘知識/規(guī)章制度 有限公司合同管理制度 一、目的和依據(jù)為加強公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)中華人民共和國合同法和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定公司的合同管理制度。二、適用范圍合同管理制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同的管理。三、合同管理原則合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時處理，切實維護企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國合同法及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。四、檢查監(jiān)督合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期或不定期組織對公司的合同管理工作進行檢查。公司及其所屬單位的財務(wù)、審計、監(jiān)察、合同管理部門有權(quán)對同級或下級單位簽訂的合同進行監(jiān)督。五、保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。合同管理職責(zé)一、法定代表人的主要職責(zé)1、加強合同管理工作，支持合同管理機構(gòu)開展工作，解決合同管理工作中的重大問題。2、授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同。3、對本公司合同承辦人員進行考核、獎懲。4、定期了解合同的簽訂、履行情況。二、企業(yè)合同管理部門的主要職責(zé)1、認真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行中華人民共和國合同法和有關(guān)法律法規(guī)，依法保護本公司的合法權(quán)益。2、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作的考核。3、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。4、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。5、宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員。6、統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴格管理本公司合同專用章的使用。7、依法處理本公司的各類合同糾紛。8、制止公司或個人利用合同進行違法、犯罪活動。9、按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。三、企業(yè)合同管理員的主要職責(zé)1、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。2、審查合同，保管好合同專用章。3、檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。4、登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作。5、發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向合同管理部門負責(zé)人或公司負責(zé)人報告。6、參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。7、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同管理情況。四、銷售、采購部門的主要職責(zé)1、依法簽訂、變更、解除本部門的合同。2、嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。3、對所簽合同，認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。4、在合同履行過程中，加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向合同分管部門管理員通報。5、本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。6、參加本部門合同糾紛的處理。7、配合企業(yè)合同管理分管部門做好合同管理工作。五、財務(wù)、技術(shù)、其他部門的主要職責(zé)1、加強與銷售、采購等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。2、做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。3、解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。4、依法簽訂、變更、解決技術(shù)、其他合同。5、管理好本部門的技術(shù)、其他合同。6、配合企業(yè)合同管理分管部門做好合同管理工作。合同專用章保管使用制度一、主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同專用章的適用范圍、申請條件和使用保管等應(yīng)遵循的管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。二、合同專用章的申請條件必須是有權(quán)對外簽訂合同的部門和分公司。三、合同專用章的管理1、各有關(guān)部門和分公司的合同專用章由合同管理部門統(tǒng)一歸口管理。合同管理部門負責(zé)申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。2、合同專用章的刻制由合同管理部門負責(zé)。3、凡需刻制合同專用章的部門和分公司，必須由申請部門提出書面申請報告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交合同管理部門審查后統(tǒng)一辦理。4、凡持有合同專用章的部門和分公司，應(yīng)做到合法使用、專人保管。技術(shù)合同專用章由合同管理部門負責(zé)保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。5、合同專用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查范圍之內(nèi)。6、合同專用章不得代用，混用。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進行違法活動，給公司造成經(jīng)濟損失者，依法追究其行政和法律責(zé)任。7、任何部門不得擅自刻制合同專用章，如發(fā)現(xiàn)有此類行為的發(fā)生，追究責(zé)任人員的行政責(zé)任。8、凡遇合同專用章遺失，應(yīng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送合同管理部門備案，在當(dāng)?shù)厥屑増蠹埳峡沁z失聲明，辦理相關(guān)證明材料。9、凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續(xù)與新申請相同，原合同專用章交還合同管理部門統(tǒng)一處理。10、各子公司自行刻制的合同專用章，必須到合同管理部門留樣備案?！胺ㄈ宋袝惫芾碇贫纫?、主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司授予“法人委托書”者的條件、程序、管理規(guī)定及責(zé)任等內(nèi)容。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。二、被授予“法人委托書”者的條件1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟工作經(jīng)驗的有關(guān)人員。2、必須經(jīng)過中華人民共和國合同法培訓(xùn)，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績審查合格者。3、能夠遵紀守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。三、“法人委托書”的申請程序1、凡申請持證者，先由申請部門向合同管理部門提出申請，填寫“參加合同法培訓(xùn)人員登記表”。2、由合同管理部門統(tǒng)一組織申請持證者參加本公司舉辦的合同法培訓(xùn)班，并參加考試。3、考試合格后，申請部門按合同管理部門要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和合同管理部門審核后報公司法定代表人批準，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。四、“法人委托書”的管理1、合同管理部門負責(zé)“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用本公司統(tǒng)一制定的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。3、凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向合同管理部門提出申請，經(jīng)法定代表人批準，由合同管理部門具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜;未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴格遵守本公司制定的合同管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考查。5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準注銷手續(xù)： “法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更; 證件有效期屆滿，不再續(xù)展; 持證人因工作變動，不再對外簽約; 持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡; 持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴重需撤消“持證人”資格; 持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應(yīng)書面向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送合同管理部門，由合同管理部門向法定代表人或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。7、凡核準注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負責(zé)收回交合同管理部門統(tǒng)一處理。五、責(zé)任1、各部門應(yīng)加強對持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應(yīng)依法追究責(zé)任，同時注銷證件。2、持證人必須嚴格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。合同(重大合同)訂立審簽管理制度一、主體內(nèi)容與適用范圍1、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟組織。集團公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。2、本制度適用于公司各有關(guān)部門和分公司所簽訂的合同。二、合同審簽管理1、公司對外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。2、嚴禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。3、除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本，如果沒有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補充約定。4、集團公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按順序編號。5、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡(符號)清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確、無歧義。6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。7、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。8、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。9、嚴禁其他公司或個人所辦各類企業(yè)以公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。10、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。11、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。三、合同審簽程序1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當(dāng)事人的主體資格。 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。 對非法人經(jīng)濟組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。 對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 代理人職務(wù)資格證明及個人身份證; 被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書; 代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。3、簽訂合同，必須認真審查對方當(dāng)事人的履約能力對方當(dāng)事人在合同中負有提供專業(yè)性較強的勞務(wù)、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務(wù)時，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人提供由政府法定機構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。4、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。 名片; 廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料; 各類廣告、宣傳資料; 各類電話、郵箱等通訊工具號碼; 對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。6、訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。7、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。四、重大合同適用范圍1、簽訂的下列合同，視為重大合同： 訂立價金在一百萬元以上(建筑安裝工程承包合同價金在一千萬元以上)的合同; 投資、聯(lián)營的合同; 涉外合同; 合同承辦人認為需可行性審查的其他合同。五、重大合同審簽附加程序1、重大合同，應(yīng)當(dāng)及時進行可行性審查。合同的可行性審查由承辦公司或部門組織有關(guān)部門以會簽的形式進行。也可以通過召開有關(guān)部門負責(zé)人會議的形式進行。2、簽訂重大合同，應(yīng)當(dāng)進行合法性審查。各公司訂立的重大合同，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交合同管理部門進行合法性審查。合同履行、變更和解除一、主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同履行、變更和解除應(yīng)遵循的管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。二、合同履約管理1、法定代表人全面負責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責(zé)其訂立合同的履行。新任法定代表人應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負責(zé)人同意，可實地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。4、合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。5、凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。三、合同的變更和解除1、對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。2、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補救措施，減少損失。3、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向合同管理部門報告。4、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達成變更或解除合同的協(xié)議。合同糾紛處理制度一、主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同糾紛處理應(yīng)遵循的管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。二、合同糾紛管理1、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。2、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)立即向單位負責(zé)人報告并向公安機關(guān)報案。3、合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司合同管理部門參加仲裁或訴訟。4、合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。5、合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當(dāng)及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。6、解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起五日內(nèi)，由承辦人送交合同管理部門備案。三、合同糾紛處理程序1、發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報合同管理部門，提供材料。2、在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。3、合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請保全證據(jù)。4、向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。5、在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中，行使可能引起國有資產(chǎn)流失的處分權(quán)時，應(yīng)當(dāng)報請有關(guān)部門公司批準。合同資料管理制度一、主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計應(yīng)遵循的管理原則和辦法。2、本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司的合同資料管理。二、檔案資料內(nèi)容下列資料可以作為合同檔案： 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件; 對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件; 對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件; 對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件; 我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件; 對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件; 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料; 登記、見證、鑒證、公證等文書資料; 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議; 標(biāo)的驗收記錄; 交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。三、合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計1、公司所有合同都必須按部門編號，妥善保管。各公司及部門都應(yīng)建立健全合同管理臺帳登記，及時將合同履行中的情況根據(jù)臺帳內(nèi)容詳細記錄。合同管理臺帳由合同管理員負責(zé)建立和保存。2、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交合同管理員。合同管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。3、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司合同管理部門。各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度合同管理情況分析報告報送集團公司合同管理部門。4、本制度與崗位責(zé)任掛鉤，列入考核范圍?？己伺c獎勵制度一、主體內(nèi)容與適用范圍1、本制度規(guī)定了本公司合同管理員的考核范圍、考評時間、考核內(nèi)容、考核程序及獎懲方法等內(nèi)容。2、本制度適用于本公司所有合同管理員。二、考核管理1、考核范圍本公司專職或兼職合同管理員。2、考評時間公司每年年終組織一次考核評審活動，在對各有關(guān)部門合同管理工作檢查基礎(chǔ)上進行考核。3、考核內(nèi)容三、考評程序1、合同管理部門為公司合同管理員的考核評審工作的管理機構(gòu)。2、獲獎名單由部門根據(jù)考核內(nèi)容進行考核評審后報合同管理部門，