會(huì)議服務(wù)流程.ppt

會(huì)議服務(wù)流程 卓越時(shí)代廣場(chǎng)禮賓部 會(huì)議服務(wù)流程 會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備會(huì)議前的檢查和迎賓服務(wù)會(huì)議中的服務(wù)會(huì)議收市服務(wù) 常見(jiàn)的會(huì)議臺(tái)型 劇院型課桌型董事型回字型魚骨型U型等也可以根據(jù)客人要求擺臺(tái) 常見(jiàn)的會(huì)議類型 高級(jí)會(huì)議茶花會(huì)新聞發(fā)布會(huì)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)等 課桌型的會(huì)議 課桌型的會(huì)場(chǎng)要注意 整齊直線美觀主席臺(tái) 劇院型的會(huì)議 一般在人比較多的時(shí)候 會(huì)議也不用做太多筆錄的情況下用到的會(huì)議形式 U型和回字形的會(huì)議 回字型的會(huì)議沒(méi)有座位之分 一般適合在董事會(huì)議所有的人身份等同 U字形的會(huì)議大多都是用于PPT來(lái)開(kāi)會(huì)的時(shí)候使用 主位在U字底部的中間位置 會(huì)見(jiàn)型會(huì)議 如何才能擺好一個(gè)會(huì)場(chǎng)呢 標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)場(chǎng) 桌子 椅子和桌子上的東西都要在一直線上 每根直線要平行桌面上的會(huì)議墊 紙 筆 水 毛巾等物品都是直線形式 會(huì)議前準(zhǔn)備 如何看會(huì)議通知單 會(huì)議前的檢查和迎賓服務(wù) 最后做第二次檢查 會(huì)議設(shè)施設(shè)備就位及清潔無(wú)污 調(diào)試好相關(guān)的設(shè)施設(shè)備 迎賓服務(wù)精神飽滿面帶微笑在會(huì)議室門口迎候 注意分散人流進(jìn)入會(huì)場(chǎng)在專梯出口處 休息室門口安排迎賓人員 會(huì)議中的服務(wù) 最后向主辦方確認(rèn)特殊要求 茶點(diǎn)時(shí)間和人數(shù)等 禮貌問(wèn)好 指引入座 是否要衣帽寄存服務(wù) 提醒客人貴重物品隨身攜帶 話筒的開(kāi)啟狀態(tài) 茶水服務(wù) 主席臺(tái)的客人入座 提供的先拉椅服務(wù) 后提供茶水服務(wù) 進(jìn)行燈光調(diào)節(jié)確保燈光達(dá)到會(huì)議要求 每15分鐘左右為客人斟到茶水 更換煙缸 會(huì)議室內(nèi)觀察客人的特殊要求 客人指定的茶點(diǎn)時(shí)間提前半小時(shí)準(zhǔn)備好 主動(dòng)提供話筒 文件傳遞服務(wù) 工作人員時(shí)刻關(guān)注會(huì)議客人動(dòng)態(tài)及需求 保持會(huì)議室和周圍的安靜 會(huì)議期間進(jìn)出門為客人拉大門 會(huì)議中間休息時(shí) 適當(dāng)整理會(huì)場(chǎng) 客人用完茶點(diǎn)立即收拾整潔 會(huì)議收市服務(wù) 會(huì)議結(jié)束在門口引領(lǐng)主席臺(tái)客人到梯口 工作人員應(yīng)站立門口微笑向客人道別 主動(dòng)詢問(wèn)是否要行李生來(lái)清理現(xiàn)場(chǎng) 衣帽間的工作人員核對(duì)客人號(hào)碼牌后 迅速交遞客人衣帽 做到準(zhǔn)確 無(wú)誤 工作人員主動(dòng)巡查會(huì)場(chǎng)是否有客人遺留物品等 設(shè)施設(shè)備是否完好并做好記錄 找個(gè)合適的機(jī)會(huì)詢問(wèn)主辦方的建議或意見(jiàn) 并將客人建議用書面記錄將賬單呈上請(qǐng)客人簽字確認(rèn) 結(jié)賬 感謝客人 將會(huì)議用具 設(shè)備整理歸倉(cāng) 關(guān)閉電源 門窗鎖好 會(huì)議鑰匙交指定人員 案例一 在12月12號(hào)時(shí)候酒店宴會(huì)接到從銷售部會(huì)議訂單 宴會(huì)布置場(chǎng)的服務(wù)員大略的看了一下 是在12月13號(hào)下午2點(diǎn)到6點(diǎn) 是個(gè)劇院的會(huì)議場(chǎng) 6人的主席臺(tái) 預(yù)訂人數(shù)是120人 保底人數(shù)是100人 會(huì)議的茶點(diǎn)在下午3 30人數(shù)是在30人左右 服務(wù)員按著訂單都做的很好 在12號(hào)晚上客人來(lái)把場(chǎng)布好了并把橫幅用雙面膠粘好了 給了服務(wù)員三張指示牌 要求放在大堂 電梯 會(huì)議室門口 服務(wù)員擺了100人的座位 主席臺(tái)6個(gè)位 指示牌也按客人要求放好了 在會(huì)議室入口放了一個(gè)衣帽架 會(huì)議在13號(hào)正常進(jìn)行 當(dāng)客人差不多到了一半的時(shí)候有一個(gè)站門口的迎賓進(jìn)去里面幫忙服務(wù)時(shí)候發(fā)現(xiàn)衣帽架上有很多衣服掛著 會(huì)議一直很順利進(jìn)行著 在下午2 30的時(shí)候服務(wù)員把茶點(diǎn)準(zhǔn)備就緒了 等到3 30客人出來(lái)用茶點(diǎn)的時(shí)候 客人發(fā)現(xiàn)茶點(diǎn)不夠 就加了30份 可等到茶歇過(guò)后茶點(diǎn)才到 會(huì)議結(jié)束了 服務(wù)員才發(fā)現(xiàn)不知道哪位買單 只有看會(huì)議通知單 等到服務(wù)員再出來(lái)的時(shí)候 客人走的差不多了 服務(wù)員一直追到大堂才找到客人 客人跑到前臺(tái)交款了 再回來(lái)時(shí)候服務(wù)員才發(fā)現(xiàn)有一件沒(méi)有號(hào)碼牌的衣服 和有一個(gè)手機(jī)忘拿 可那時(shí)候客人走完了 大家想想中間服務(wù)員犯了什么錯(cuò)誤 錯(cuò)誤之處 服務(wù)員沒(méi)有仔細(xì)的看訂單布場(chǎng)的時(shí)候是要按照預(yù)訂的人數(shù)布場(chǎng)沒(méi)有及時(shí)的提醒客人