應(yīng)收賬款管控.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 應(yīng)收帳款的管理控制方法 現(xiàn)在我們先談應(yīng)收帳款與信用的管理辦法。所謂的應(yīng)收帳款應(yīng)先從源頭來看，從信用管理來看；信用管理的產(chǎn)生，應(yīng)先認(rèn)識交易方式。以交易的活動來看，交易方式有3種：1.物 物2.現(xiàn)金 物3.信用 物以下分別說明之。1.物 物此類交易方式，在現(xiàn)階段的社會仍是存在，例如：筆者所主持的企業(yè)單位，從事三角貿(mào)易、多角貿(mào)易，就是這種交易方式。因為在第三世界國家有外匯管制，所以要用賣給它東西的所得來進(jìn)口它的東西，則外匯才得以抵充，沒有風(fēng)險。2.現(xiàn)金 物此類交易方式，銷售量大但金額不大。3.信用 物要注重與注意信用交易，因大過交易總量的80%為信用交易。何謂信用交易？我們做如下的說明：1. 我們接受客戶跟我們買東西，產(chǎn)生應(yīng)收款，客戶並沒立刻付錢。2. 客戶付錢，但收到應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)收票據(jù)不代表一定會兌現(xiàn)，仍算是是信用交易。收到客戶的遠(yuǎn)期票據(jù)，我們還存在風(fēng)險，如何做到信用交易的安全措施？一定要注意做到銷售安全。從事業(yè)務(wù)的人員，要關(guān)心銷售安全，被倒一筆帳，就好比損失十筆生意，而且還要花許多精神追索。所以一定要做信用調(diào)查、徵信調(diào)查的工作，要為每個客戶建立客戶資料卡。如果你是經(jīng)銷商或製造商，客戶資料卡都是一定要做的；除非你是做直銷，才可以不做，因你的客戶較不會固定或長期購買。但其實還是最好做，因為如此就可以將服務(wù)工作做得更好，然後於獲得口碑後，能達(dá)到客戶介紹客戶的境界，這就是最佳的銷售方式?？蛻糍Y料卡的建議格式如下表所示，而相關(guān)填寫方式，以下將逐項說明之：客 戶 基本 資 料名稱、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、電話、傳真、Email Account、資本額、屬性、員工人數(shù)、設(shè)備營 運(yùn) 資 料月SR、季SR、年SR、項目、比例信 用 資 料銀行帳戶同行評價同業(yè)評價客戶資料卡分3個section：客戶基本資料、營運(yùn)資料、以及信用資料?，F(xiàn)將客戶基本資料各欄位，說明如下：(1)名稱：指客戶的名稱。(2)負(fù)責(zé)人：指客戶的負(fù)責(zé)人。(3)聯(lián)絡(luò)人：指客戶的聯(lián)絡(luò)人，通常是採購或使用單位，亦常以Key Person 稱之。(4)電話：指客戶的聯(lián)絡(luò)電話。(5)傳真：指客戶的聯(lián)絡(luò)傳真。(6)Email Account：指客戶的聯(lián)絡(luò)Email Account。(7)資本額：指客戶的資本額。(8)屬性：指客戶的經(jīng)營屬性，是屬代理商？或製造業(yè)？或經(jīng)銷商？或地區(qū)經(jīng)銷商？零售商？。(9)員工人數(shù)：指客戶的僱用員工人數(shù)。(10)設(shè)備：指客戶的設(shè)備有哪些？上述這些都叫基本資料，是指不太會變的部分。現(xiàn)將營運(yùn)資料各欄位，說明如下：(1) 月SR：指月營收。(2) 季SR：指季營收。(3) 年SR：指年營收。(4) 項目：指客戶的營業(yè)項目。(5) 比例：指我們公司產(chǎn)品在客戶那裡的佔比多少？如果我們做經(jīng)銷或製造的業(yè)務(wù)，依此數(shù)值推算，可得到客戶它正常向我們進(jìn)貨的量與金額，如果未做此整理分析，也許它會做過多的進(jìn)貨，而我們並無警覺。防止其異常交易，有此參考值，則會立刻知道，不會造成迷失；不至於當(dāng)其大量進(jìn)貨，只會很高興而不知道有風(fēng)險。安全銷售比衝業(yè)績還重要。在說明信用資料之前，先給各位一個建議。大家也許應(yīng)未忘掉，老闆曾一再叮嚀，與新客戶第一次交易，一定要收現(xiàn)金。筆者反而對筆者的業(yè)務(wù)人員要求，第一次交易不要給現(xiàn)金，否則第二次給我們跳票或不給錢，就不構(gòu)成詐欺。如果第一次交易給我們跳票，就可以直接告詐欺。若存心倒帳，通常第一次交易金額較小，不會倒，當(dāng)?shù)诙?、第三次胃口愈來愈大時，才會開始倒。因為若收票回來，票子上就有往來銀行及帳戶，就可以向銀行做徵信調(diào)查，此為重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票據(jù)?，F(xiàn)將信用資料各欄位，說明如下：(1) 銀行帳戶：指所收客戶票據(jù)的銀行帳戶。(2) 同行評價： 筆者常訓(xùn)練業(yè)務(wù)團(tuán)隊，到客戶那裡時，若同時看到其他廠商，可在門口等他出來，然後向他探聽：客戶與他們來往的信用情況？先自我介紹，然後以新近來往，想了解狀況做開頭?？梢詥査率鰡栴}：你們與他們已交易多久？你覺得他們的信用怎樣？當(dāng)他回答：我與他們交易五年，每次收錢都很困難。現(xiàn)在這筆錢，也是收了好多次才收到。如此我們就能心中有譜了(3)同業(yè)評價指可從客戶的同業(yè)去調(diào)查它的虛實。由上述3點來建立信用額度，尤其是當(dāng)我們是經(jīng)銷商與製造商，可以在這個額度內(nèi)放心與它交易，超過則要小心?，F(xiàn)定義信用額度的公式，如下：信用額度 = 未收款 + 未兌現(xiàn)票據(jù) = 應(yīng)收帳款 + 應(yīng)收票據(jù)上述公式的意思，指：信用額度是未收款與未兌現(xiàn)票據(jù)兩種風(fēng)險加起來，我們相信評估後，在此額度內(nèi)是安全的。未兌現(xiàn)票據(jù)，指：客戶開的遠(yuǎn)期支票。因此我們開發(fā)一個新的客戶，我們評估給在這個額度之內(nèi)，可以隨時出貨，不去擔(dān)心這個風(fēng)險。26年前筆者曾訂營運(yùn)管理規(guī)則，其中有下述兩項的規(guī)定：(1) 業(yè)務(wù)人員的應(yīng)收帳款被倒帳時，業(yè)務(wù)人員要賠償100%。(2) 業(yè)務(wù)人員的應(yīng)收票據(jù)被倒帳時，業(yè)務(wù)人員要賠償40%。 現(xiàn)在如果再如此規(guī)定，恐怕找不到業(yè)務(wù)人員了，現(xiàn)在筆者一般的做法：在額度內(nèi)免負(fù)責(zé)，超過則賠10%。建議從事業(yè)務(wù)工作的朋友，當(dāng)我們規(guī)範(fàn)好額度規(guī)定，我們還要做客戶管理。因為是你所提出申請的Credit(信用額度)已獲得公司同意，所以你應(yīng)負(fù)責(zé)任的繼續(xù)自行進(jìn)行客戶管理的工作。做外銷時，亦會有客戶要求Open Account，其實就是賒帳交易，我們?nèi)敉?，則要給它一個Credit Line。從信用調(diào)查產(chǎn)生信用額度，應(yīng)收帳款與應(yīng)收票據(jù)皆是信用額度的一部份。應(yīng)收票據(jù)是票據(jù)憑證，但應(yīng)收帳款就比較困難舉證，以確保相關(guān)權(quán)益。請問貴公司是否建立信用額度？鼓勵大家了解，並在這方面實際於公司內(nèi)運(yùn)用。一個企業(yè)在業(yè)務(wù)管理裏，如何做到公司的交易安全？這是本課程前面所做的第一個課題說明。接著說明應(yīng)收帳款、應(yīng)收票據(jù)，管控上應(yīng)注意哪些？對於應(yīng)收帳款，一般企業(yè)都只用一個科目，在筆者所主持企業(yè)為有效管理，筆者一定把應(yīng)收帳款分如下四個科目：一、應(yīng)收帳款的管理定義1. 正常應(yīng)收帳款2. 逾期帳款3. 問題帳款4. 壞帳為何要分這四個科目？筆者常向企業(yè)的老闆建議，這4個內(nèi)容中，有3個很難收回，有2個是鐵定收不回來，如果未加以分辨，很容易造成誤判。例如：公司應(yīng)收帳款掛了1000萬，其中細(xì)項內(nèi)容如下：1. 正常應(yīng)收帳款 400萬2. 逾期帳款 400萬 ？3. 問題帳款 100萬 X4. 壞帳 100萬 X實際正常部分僅有400萬，如果都掛在一齊很容易誤判。如何分辨上述四種應(yīng)收帳款？假如公司的應(yīng)收帳款政策是月結(jié)3個月，而今天的日期是89/1/24，那麼如果今天手上還有88/10/30以前的帳款存在，就叫逾期帳款，否則未滿三個月者叫正常應(yīng)收帳款。帳款的收取一定要快速，或依約定時間收款，一天也不能拖，一拖就容易變成逾期。千萬不要養(yǎng)成客戶逾期的習(xí)慣，久而久之帳款就會不給，成為問題帳款，最後變成倒帳。在稅法上規(guī)定，除已經(jīng)一定法律程序，否則不承認(rèn)呆帳損失。所以若呆帳不獲承認(rèn)，則就會造成公司的雙重?fù)p失，因為損益表銷貨收入有淨(jìng)利產(chǎn)生，要繳稅；錢又未收回，造成雙重?fù)p失。呆帳的損失必須經(jīng)過法律程序，確認(rèn)收不回來，經(jīng)過兩年後，才能掛壞帳處理。筆者曾主持某醫(yī)療產(chǎn)業(yè)，有天發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)與會計因逾期帳款而吵架，業(yè)務(wù)說：我到底是作業(yè)務(wù)的？還是收錢的？我跑業(yè)務(wù)很忙，要不然你去收。筆者當(dāng)場糾正業(yè)務(wù)說：業(yè)務(wù)的工作就是既要做生意，又要收錢。你要會計去收，客戶會說：叫業(yè)務(wù)來，東西又不是你賣給我的。其實這也正是許多公司常發(fā)生的情況。什麼叫問題應(yīng)收？指這個客戶已經(jīng)跳票了；或這個客戶雖屢經(jīng)追索，仍一再拖欠，很可能會出問題造成的原因，可能為下述之一：(1) 客戶本身的因素。(2) 可能有交易的瑕疵。(3) 可能公司產(chǎn)品的品質(zhì)不良、未處理好，而客戶想跟我們賴。什麼叫呆帳？指客戶已逃之夭夭、找不到；或客戶跳票、理都不理我們。鼓勵各位要將應(yīng)收帳款分類清楚，才知如何做管理的動作。剛才從信用交易的過程中，了解第一個會產(chǎn)生應(yīng)收帳款，第二個會產(chǎn)生應(yīng)收票據(jù)。對應(yīng)收票據(jù)，在心態(tài)上要把它看成應(yīng)收帳款，因為還不一定會兌現(xiàn)？一定要收取到票據(jù)，才能做票據(jù)徵信。票據(jù)的徵信，對從事業(yè)務(wù)的人很重要，如何做票據(jù)徵信？票據(jù)徵信是一般公司行號對金融機(jī)構(gòu)，缺點是較不容易得到正確的資訊?，F(xiàn)在介紹更為有效的、金融機(jī)構(gòu)對金融機(jī)構(gòu)的票據(jù)照會：假設(shè)你開發(fā)了一個新客戶，第一次交易設(shè)法收一個7天到期的現(xiàn)金票，該現(xiàn)金票的付款行為彰化銀行吉林分行，我們現(xiàn)在想假冒華南銀行城東分行來進(jìn)行票據(jù)照會。先查好彰化銀行吉林分行的電話號碼後開始打電話，並請按下列程序進(jìn)行應(yīng)答：(1) 表明身分： 如何表明身分？一般人常不清楚。如果說：我是華南銀行城東分行。這樣是不對的，因為金融機(jī)構(gòu)對金融機(jī)構(gòu)，他們之間會講行話，正確的說法為：華銀城東，票據(jù)照會。並且要以閩南話發(fā)音。(2) 問：這個客戶什麼時候開戶？第二個問題要用閩南問：何(閩南發(fā)音：當(dāng))時開戶？錯誤的問法是：開戶久不久？因為若獲得正確的開戶日期，即可自行判斷開戶久不久？若所獲得的開戶日期為才新開戶一個月，就要小心是否為詐騙集團(tuán)、或是新公司虛設(shè)行號。除非是喜歡賺差價的公司，否則對方一直要給現(xiàn)金算折扣數(shù)，就要小心是否為詐騙集團(tuán)？他們第一次用小魚釣大魚，第二次就開票給你。而如果第一次已付現(xiàn)，第二次以後才發(fā)生跳票，你就不能告它詐欺，因為此乃法律上的規(guī)定。(3) 問：往來實績？(4) 問：往來績數(shù)？(5) 問：平常的餘額幾位數(shù)(閩南發(fā)音：殘額幾位數(shù))？要設(shè)法讓自己取信於對方，他就會告訴你許多實情。此問題對方答案的句型，可能會是下述六者之一： 六 上 、 六 高 六 下 、 六 中 六 中 、 六 低 六表示六位數(shù)，即10萬位數(shù)。上或高表示最高位數(shù)的值為7或8或9；中表最高位數(shù)的值為4或5或6；下或低表最高位數(shù)的值為1或2或3。若為310000就是六低。(6) 問：有沒有其他的帳戶(閩南發(fā)音：口座)？(7) 問：有沒有退補(bǔ)紀(jì)錄？票據(jù)法上規(guī)定，發(fā)生退票七天內(nèi)註銷，則紅單子會收回，則沒有退票紀(jì)錄，只有註銷紀(jì)錄。所以不要只問：有沒有退票紀(jì)錄？或者問：信用好不好？應(yīng)問：有沒有退補(bǔ)紀(jì)錄？如此才能涵蓋退票與註銷兩者的資訊。(8) 多謝，有空來坐。如果對方恰巧有朋友在華銀，要你轉(zhuǎn)電話，你可以說：等一下，我?guī)湍憧匆豢?，他剛才離開，我再告訴他。票據(jù)徵信是非常重要的，如此進(jìn)行的話，就算給現(xiàn)金票，第一張也會安全。如果是固定客戶，也要每一季做票據(jù)照會，重新評估一次，這是非常重要的管理動作，若因為沒做，而產(chǎn)生安全狀況，就很可惜，所以對應(yīng)收票據(jù)一定要做。現(xiàn)在說明剛才所提：票據(jù)照會的對談，要以閩南語進(jìn)行，會較有效的原因。因為很多公司收回應(yīng)收票據(jù)，會拿到金融體系做票據(jù)貼現(xiàn)，此時會轉(zhuǎn)到授信單位，而產(chǎn)生金融機(jī)構(gòu)間的票據(jù)照會情況。通常在授信單位的行員，都是比較資深或表現(xiàn)比較好的，這些人都稍有年紀(jì)，行話很多。所以我們也要練就流暢的閩南語行話，讓他們誤以為我們也是老資格，就容易讓他們相信，他們就會什麼都告訴你。在筆者的企業(yè)裡，筆者都是叫業(yè)務(wù)助理或業(yè)務(wù)會計去做。另外筆者建議業(yè)務(wù)人員，因為客戶在你手上，你自己也一定要去做。接著說明有關(guān)應(yīng)收票據(jù)的一些基本常識。太多人不了解票據(jù)的基本常識，我們先從下圖，理解票據(jù)的種類開始： 銀行本票 本票 甲存本票 票據(jù)種類 支票 商業(yè)本票 匯票 票據(jù)分為3種，有：本票、支票、以及匯票。本票分為3種，有：銀行本票、甲存本票、以及商業(yè)本票。什麼是銀行本票？銀行本票可盡量收，保證不會退票，其上的票據(jù)付款人與開票人都是金融機(jī)構(gòu)，大寫金額會用毛筆。因付款行與開票人都是金融機(jī)構(gòu)，所以它等於是現(xiàn)金，因金融機(jī)構(gòu)開本票時，對方已將現(xiàn)金或銀行存款，交付金融機(jī)構(gòu)。各位參加投標(biāo)，押標(biāo)金很高時，此為通常使用的時機(jī)。什麼是甲存本票？甲存本票的付款人是金融機(jī)構(gòu)，開票人為公司行號。如果貴公司有甲存戶頭，可向往來銀行要求金融機(jī)構(gòu)提供甲存本票與支票搭配使用，甲存本票與支票有一樣的效用。本票一定有兩個日期：一為到期日、一為開票日；支票只有一個日期，為到期日。下圖為本票、以及支票的外觀示意圖： 到期日 開票日 到期日 本 金額 支 金額 票 票 付款人 開票人 付款人 開票人什麼是商業(yè)本票？商業(yè)本票為自製本票，就是玩具票，20元就可以買一本，而一本有10張。不要以為商業(yè)本票，沒有經(jīng)過銀行，就沒有價值。商業(yè)本票可用在客戶賴賬、拖欠、以及沒錢的時候。此時可買一張玩具票，上面除開票人不填外，其他欄位皆事先填妥，然後帶往客戶處，請對方在開票人欄簽字、蓋章。蓋章是蓋公司章，橡皮章也可。對方也許看到玩具票，就會說：簽就簽。心想反正是玩具票。筆者一向要求業(yè)務(wù)儘量收本票，因為本票可以立即強(qiáng)制執(zhí)行，而支票不行?，F(xiàn)將兩者的法律處理程序，分別敘述如下： 本票 支票 地方法院民事行政處 提支付命令 申請裁定 對方抗辯 立即強(qiáng)制 訴訟筆者於26年前，擔(dān)任在某企業(yè)擔(dān)任人事、法律、稽核、企劃、以及督導(dǎo)5個關(guān)係企業(yè)的工作。那時候因為公司全部的法律訴訟都由筆者負(fù)責(zé)，所以幾乎每個月都要處理發(fā)生的相關(guān)問題，於是筆者全臺灣的地方法院，除澎湖外都跑遍了。全省去追索，雖然不可能太有效，但至少可以做壞帳，所得稅不用繳。為什麼說不可能太有效，以下筆者提供法庭上的典型對答，各位就能了解：法官問原告：你為什麼告他？原告回答：他開票給我退票，屢次追索不給。法官問被告：你為什麼不給？被告回答：沒錢。法官問被告：什麼時候給？被告回答：有錢就給。法官問被告：什麼時候有錢？被告回答：不知道。雖然在民法上債權(quán)講得很清楚，但沒錢就是沒錢，所以收支票成效不好。收甲存本票的好處是：本票處理最快。對方就算店還在開，筆者也可跟著書記官一同去強(qiáng)制查封。每次當(dāng)書記官問筆者：封條貼哪裡？筆者一定會要求他，貼在正門最顯眼的地方，常常只要早上封條一貼，當(dāng)天下午就會來解決，而原來那個帳可能已賴了6個月了?？傊?，應(yīng)收帳款票據(jù)的追索很重要，儘量要收本票，最好銀行本票，不然甲存本票。另外要注意，還有一種公庫票也會退票，當(dāng)每年6月底到7月初，以及年底到次年元月初時，當(dāng)正碰上提回政府再撥下來的期間，也會發(fā)生退票的情況。剛才提到業(yè)務(wù)催款時，可使用商業(yè)本票，也特別提到開票人我們不要填，因為如果這一欄幫他寫，就是偽造文書，要當(dāng)事人簽名蓋章，到時候若不付錢，就申請裁定。如果支票已經(jīng)跳票，也可用玩具本票讓他再簽一張，原來的票不要還給他，可以說：拜託你再簽一張，能讓我回去交差了事。儘量把本票騙到手，支票沒有什麼用，一定要設(shè)法弄到本票，告訴他原來那張拿不回來，一般人以為玩具本票未經(jīng)銀行就會放心去簽。有關(guān)商業(yè)本票的追索期限為3年，從到期日起算3年一定要提出追索要求，支票追索期限較短為一年。也要很注意開支票的年份。例如今天的日期是89/1/24，他開了一張88/1/24的支票，我們一時失察收下，他在我們走後，突然清醒，然後就會變得很快樂：我剛剛好像開88？他從此很快樂，因為已過了一年的有效追索期。支票真是有很多風(fēng)險！我們社會上還有一種情況，就是我們常收到客票，例如：客戶是甲，客戶的客戶是乙。如果看到禁止背書轉(zhuǎn)讓，則這張票不能收，因為持票人對開票人沒有追索的權(quán)利。若非禁止背書轉(zhuǎn)讓，此時就該要求甲客戶在背面背書，這叫做背書的連續(xù)性。如果我們收到的是支票，被退票時對開票人有效的追索時間為4個月，對客戶甲有效的追索時間為2個月；如為本票則追索時間，分別為一年、以及6個月。如下表所示： 開票人乙 客戶甲支票 4個月 2個月本票 一年 6個月以上所述這些都是基本動作。以筆者的接觸、了解，許多業(yè)務(wù)因?qū)ζ睋?jù)不了解，因而會吃悶虧、被客戶騙，雖然善良的客戶也不會懂，但想在票據(jù)上動手腳、鑽法律漏洞者，會去研究。接下來跟各位說明，請各位廣泛的思考：應(yīng)收帳款，包括到應(yīng)收票據(jù)，如何有效的去做管理？以下將逐項說明之：二、應(yīng)收帳款之管理方法1. 設(shè)定交易條件 交易條件即公司的銷售政策。一個企業(yè)一定要有銷售政策，內(nèi)容主要包括如下各項：(1) 商品政策指公司提出主力產(chǎn)品是哪些？附屬產(chǎn)品是哪些？(2) 通路政策 指公司是走直銷政策，還是經(jīng)銷政策？有時也會有同樣產(chǎn)品，但各家公司的政策，可能不一樣。(3) 價格政策筆者所主持公司採授權(quán)價制度，由公司設(shè)定允許業(yè)務(wù)去賣的最底價，再由業(yè)務(wù)在客戶那裡靈活運(yùn)用。例如：公司定價100塊錢，公司授權(quán)價98塊錢，那麼就有2塊錢允許業(yè)務(wù)彈性運(yùn)用。所謂差別取價，指：對不同的數(shù)量、區(qū)域、客戶屬性、以及時間(指旺淡季變化)，價格會有不同，這叫做差別取價，企業(yè)應(yīng)要為差別取價做一個定價表。很多公司沒有設(shè)定此規(guī)矩，one price走遍天下，於是業(yè)務(wù)常要面對客戶的argue。(4) 帳款政策與今天課題相關(guān)的，就是銷售政策裡的帳款政策。所謂的帳款政策，就是指設(shè)定相關(guān)帳款的下列這些規(guī)矩：a. 月結(jié)幾個月的票；b.或貨到收現(xiàn)；c.或允許客戶到期匯款。到期匯款這是目前上市/上櫃公司的付款方式，他們要求不開票，3個月後直接匯款到我們公司戶頭，其實這樣風(fēng)險更大，因為超過3個月到期時才匯款。筆者所主持公司，碰到上市/上櫃公司提出這個要求，只要在3個月內(nèi)，亦會接受，但仍要將相關(guān)信用調(diào)查表填好，因其亦可能發(fā)生狀況。就是臺灣就是新的銀行也可能會倒。業(yè)務(wù)人員對上述銷售政策，一定要弄清楚，才不會在市場上活動，而做一些over promise，回來被釘，被公司說：你為什麼違規(guī)？ 現(xiàn)在回頭談，有關(guān)一定要設(shè)定交易條件。什麼是交易條件？所謂的交易條件，指：跟客戶約定的交貨時間、收款時間、價格、以及交期，與今天課題相關(guān)的是：帳款的交易條件。另外針對大型的設(shè)備、儀器類，會產(chǎn)生期貨交易。所謂的期貨交易，指：例如客戶跟我們下訂單，我們會在3個月後交貨，此時要簽合約書，並在其中定義好交易條件，指這類的交易。2. 設(shè)定應(yīng)收帳款的額度控制我們要注意剛才所提到，所謂的信用額度的管理。無論對長期或固定的客戶，都要建立信用額度。業(yè)務(wù)要自己設(shè)定客戶資料卡，在裡面填入相關(guān)資料，例如：客戶對我們進(jìn)了多少貨？即銷貨金額，並額外要有累加的功能，再要能扣掉已收款(即現(xiàn)金)，扣掉應(yīng)收票據(jù)兌現(xiàn)所得到的餘額，此即為應(yīng)收票據(jù)管理的一般方式。建議將這些內(nèi)容放在信用調(diào)查表的背面，格式可如下表所示：銷貨紀(jì)錄收款紀(jì)錄額度使用日期內(nèi)容出貨單號銷貨金額日期收款金額票據(jù)明細(xì)1/51/81/111/151/241/31A x 10B x 5A x 5B x 5A x 10A x 1015萬 5萬7.5萬 5萬15萬15萬1/101/131/161/201/281/3115萬5萬7.5萬5萬15萬15萬89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx15萬20萬27.5萬32.5萬47.5萬47.5萬表格欄位說明：(1)內(nèi)容欄填入買了什麼東西，例如A產(chǎn)品10個、B產(chǎn)品5個(2)額度使用欄位中填入信用額度的餘額，信用額度的餘額 = 銷貨金額合計現(xiàn)金收款合計應(yīng)收票據(jù)合計。(3)票據(jù)明細(xì)欄的內(nèi)容，包括：開票人、付款行、到期日、帳號、以及票號。(4)本例信用額度為50萬，在1/24即用到47.5萬，所以對1/31的銷貨，我們必須對超過部分收取現(xiàn)金，可以看到1/31的票據(jù)明細(xì)欄為空白，表示此欄為現(xiàn)金的收取。用這樣做應(yīng)收帳款，一定額度內(nèi)可無條件的出貨給客戶。如果因信用額度超過，要對客戶收取現(xiàn)金時，不必跟他明講原因，可以說：因為年關(guān)到了，公司的現(xiàn)金比較緊。或說：公司現(xiàn)在辦收款比賽，請支持我一下，我可以把獎金4%補(bǔ)給你。一個成功的業(yè)務(wù)人員要能高姿態(tài)的銷售，低姿態(tài)的收款。所謂高姿態(tài)的銷售，指：永遠(yuǎn)相信公司賣的產(chǎn)品是全世界最好的！做一個業(yè)務(wù)代表要有信心，但常會相反，因為許多老闆常跟筆者說：事與願違，我們的業(yè)務(wù)常會說：公司東西太爛，產(chǎn)品太貴。如果筆者是那老闆，一定會這樣回答：我們公司的產(chǎn)品就是太爛、太貴，才需要用你那麼有能力的人推銷！否則就只須登報告知：你出價，我就賣。那麼又何須sales？作為一個業(yè)務(wù)人員要勇於對自己負(fù)責(zé)，也要有高姿態(tài)的銷售依據(jù)，對自己的產(chǎn)品要非常了解。這個時代市場的競爭白熱化，只要幾個sales來向客戶介紹同樣的產(chǎn)品幾次，客戶就會變成專家了！第一家來介紹時，他們也許只能盡量聽。第二家來介紹時，他們已能提問題。第三家最可憐，可能會被不斷挑剔，這個沒有，那個沒有，被殺價得厲害。筆者要求筆者的業(yè)務(wù)人員收款要低姿態(tài)，哪怕要把筆者罵得狗血淋頭也可以。曾有一次，筆者要筆者的業(yè)務(wù)去向一個認(rèn)識筆者的客戶收錢。我們已先準(zhǔn)備好要帶去的銷售工具，其中一項是特製的薪水清單：上面有月薪三萬，被扣二萬，實拿一萬的當(dāng)月薪資紀(jì)錄。Sales到客戶那裡，首先要將薪水條拿出，告知對方所受連累，要求立即還錢，否則一萬塊將如何生活？難道你要養(yǎng)我嗎？於是客戶說：你們總經(jīng)理怎麼是這種人，表面上真看不出來。Sales回答：不要看表面，我們?nèi)镜娜硕己匏浪?。這時候錢應(yīng)就會給了。於是客戶打電話來找筆者說：你為什麼對公司的sales那麼刻??？筆者回答說：都是你害的。客戶說：你要退還他二萬。筆者回答說：錢已經(jīng)扣了怎麼還？之後回來的Sales報告筆者說：我在客戶那裡已收到錢，但我是依照你教的方法罵你筆者說：沒關(guān)係，錢收到就好！以上所提：注意額度控制、以及超額交易要收現(xiàn)，這些是應(yīng)收帳款管理的重點；對業(yè)務(wù)而言不需要會計單位來追查，自己就應(yīng)該把這些做好。3. 定期的檢討追蹤有關(guān)定期追蹤，許多做業(yè)務(wù)的朋友常會忽略，滿腦子的業(yè)績掛帥，在衝業(yè)績之外，其實還應(yīng)每週要檢討、追蹤、催收、以及查看異常帳款，碰到異常帳款要主動處理。要遵循一個原則：一個成功的上班族，永遠(yuǎn)讓別人信賴與放心；一個失敗的上班族，永遠(yuǎn)要主管一再叮嚀。明天上班試著要求主管對自己說出：你辦事，筆者放心！你如何能讓主管放心，就是你要將這些自己管理好。業(yè)績固然要關(guān)心，但帳款也要關(guān)心，因為倒帳一筆所蒙受的金錢損失、以及追索所花的精神損失，會讓你少做十筆生意，不可不注意！不知道貴公司是否有倒賠條款，一個正常管理的公司，一定要設(shè)定這個條款，並非公司要賺這個錢，而是要提醒業(yè)務(wù)，好好事先注意任何異常交易、異常出貨，例如：某客戶平常每月都是採購50萬，這次突然暴增150萬，這時候要小心，它是不是想要倒帳，連以前的帳一起倒。例如：某客戶過去都是每月採購50萬，這次突然暴跌至10萬，到底是為什麼？是不是客戶改向其他家進(jìn)貨？或是客戶的公司出問題？所以建議要做週檢討。 筆者要求筆者的sales，每個禮拜都要交逾期帳款報告書，裡面要說明：為什麼帳款會變成逾期？打算要怎樣去處理？而且同一項目只能寫兩次，第三次再寫，就要扣款。公司並不是以扣款為樂，只為要提醒sales，要負(fù)起責(zé)任。有sales問：可不可以不寫？筆者說：我也喜歡不寫，我也不喜歡看，如果沒有就不寫。各位朋友，過年還有一個禮拜，趕快把問題處理好，這個客戶既然是你開發(fā)的，就要想辦法去處理。4. 客戶信用管理的加強(qiáng)剛才已談過許多客戶信用的管理，現(xiàn)在就不再贅述。 有關(guān)前部分所談應(yīng)收帳款之管理方法，是由正常的觀點出發(fā)；接著要談的應(yīng)收帳款的控制重點，則是著眼於不讓我們的應(yīng)收帳款出現(xiàn)危機(jī)。三、應(yīng)收帳款的控制重點1. 簽收單的保管與管理我們的出貨單簽收聯(lián)是非常重要的，也就是各位務(wù)必要養(yǎng)成習(xí)慣，一定要讓客戶簽名與蓋章於簽收聯(lián)，然後將之帶回。客戶的簽名，指：收貨人的簽名；蓋章，指：要有公司的名稱，但是橡皮章也可以。業(yè)務(wù)將簽收單帶回後，要即刻交給營業(yè)秘書或業(yè)務(wù)助理，以免遺失。若簽收單遺失，就糟糕了，雖有發(fā)票也只有稅務(wù)上承認(rèn)，法律上並不承認(rèn)。全世界除臺灣外，也沒有地方用發(fā)票，收銀機(jī)的receipt 還比較有用。簽收單的收回非常重要，有法律上的意義，其為債權(quán)憑證，為追索帳款的依據(jù)，是民法上規(guī)定的債權(quán)憑證。各位是否注意，如期收回簽收單。如果是藉由貨運(yùn)行送貨，也要主動追，簽收單是否收回？簽收單交至秘書或助理後，請他們將所有簽收單按收錢日期排列，時間一到就要加以提醒去收錢。期貨交易及大筆交易要與客戶簽合約，並依合約條款履行，在合約內(nèi)並要注意附加”附條件買賣的條款”，這是一個但書，押在合約書或簽約書，如此萬一產(chǎn)生風(fēng)險，才有保障。筆者曾親身碰到一個案例，筆者在民國69年曾主持一家音響公司，我們在那年7月賣出了6套音響給鶯歌的一家電器行，總價約24萬，對方開票到期日為9/30。沒想到支票到期時遭到退票，那家電器行甚至還在營業(yè)，竟然也賴賬。我們的sales於是每天都要去站崗，看客戶有沒有逃走？站崗到10/9，發(fā)現(xiàn)當(dāng)天鐵門未拉起來，意味著可能跑掉了，當(dāng)即設(shè)法打開鐵門，還好，發(fā)現(xiàn)我們的東西還在。馬上打電話給他的經(jīng)理告知現(xiàn)況，而這位羅經(jīng)理十分積極，馬上派了3個sales、兩個技術(shù)員，開了兩輛發(fā)財車，急速趕到，到達(dá)後前後只花了10分鐘，就將鐵捲門打開，把我們的東西搬光。那時候我們所做的音響，都是大型落地的，5個人於10分鐘內(nèi)將10套音響搬完，筆者才相信人的潛力無窮。當(dāng)天將東西搬回來公司，大家就比較放心了。當(dāng)天下午，鶯歌警察局就打電話告知，要來抓人。筆者回電說：明天我們會自動到案說明。第二天就是國慶日，所以筆者一直到現(xiàn)在日期還能記得那麼清楚，就是因為在國慶當(dāng)天，筆者帶著兩位同仁到鶯歌分駐所。筆者於是發(fā)現(xiàn)警察也不太懂法律，我們好像是自投羅網(wǎng)，從早上9:00談到下午4:00，他還是要以竊盜罪移送法辦。最後沒辦法，筆者向他要求先移送三峽分局，期望三峽分局的警察層次較高能了解。沒想到三峽分局的警察，聽信電器行老闆一面之詞，以為我們以脅迫的手段，在電器行老闆面前搬東西，再加一項罪名為妨礙自由。筆者看一時說不清，請他儘快移送地檢處。上面兩項罪名都很麻煩，因為皆屬刑事案件，乃公訴罪。上了法院第一審敗訴，因為法官參考塔城街的判例，引用刑法129條：以脅迫的手段，在電器行老闆面前搬東西，將羅經(jīng)理以及另一個sales判刑4個月。塔城街的判例是這樣的：曾有塔城街某一布商賣布給某成衣加工廠，由於成衣加工廠欠錢不還，於是塔城街布商以脅迫手段壓制成衣加工廠老闆，並在他面前搬走平車拷克機(jī)臺，那個案例被判刑4個月。還記得當(dāng)時羅經(jīng)理拿著判決書，哭喪著臉來找筆者的情況，筆者說：別擔(dān)心，上訴書我親自幫你寫。於是筆者親自寫訴狀，並在其中說明：搬東西的當(dāng)時，電器行老闆根本不在，沒有脅迫的事情。之前我們與電器行老闆曾經(jīng)在西餐廳聚會，當(dāng)時老闆即已同意我們前去搬東西，而開鐵門的方法，也是當(dāng)時老闆告知，如何將鐵門先向下壓一下就能開。筆者一方面推翻129條脅迫之手段，另一方面強(qiáng)調(diào)合約上的”附條件買賣條款”，而且合約上”附條件買賣條款”電器行老闆已心甘情願的簽字蓋章。最後終於在高等法院由1個法官、2個推事所