怎樣開展時(shí)間管理(doc 7頁).doc

如何開展時(shí)間管理一、時(shí)間概念時(shí)間是什么？人們會(huì)說“時(shí)間就是效率”，“時(shí)間就是金錢”，“時(shí)間就是生命”，“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”。 子在川上曰：逝者如斯夫，不舍晝夜那么，時(shí)間的確切定義是什么呢？從哲學(xué)意義上講，時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。世界在持續(xù)，我們的生命在延續(xù)，我們每個(gè)人的每一天都是24小時(shí)、1440分鐘，無論我們快樂或是不快樂，我們的一天都只有24小時(shí)、1440分鐘。區(qū)別在于：成功和不成功的人利用時(shí)間的方式不同。時(shí)間具有下列特性：* 時(shí)間是一種資源，且供給無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，都是1440分鐘，所以我們無法開源。 * 時(shí)間具有一維性，無法蓄存，無法失而復(fù)得：時(shí)間不向人力、財(cái)力、物力和信息技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏，也無法失而復(fù)得。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。* 時(shí)間無法取代，具有機(jī)會(huì)成本：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，單位時(shí)間內(nèi)只能進(jìn)行一件事情，做A事情時(shí)，就不能做B事情，選擇A的效益的同時(shí)，必須放棄B事情的效益，這涉及管理決策的一些理論，比如利益最大，風(fēng)險(xiǎn)最小選擇等，所以說時(shí)間具有機(jī)會(huì)成本。下面這個(gè)例子很恰當(dāng)?shù)卣f明了時(shí)間的這些特性。 如果銀行每天早晨向你的賬號(hào)撥款1440元，你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用不完的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又只有1440元。請(qǐng)問：你如何用這筆錢？我們無法在時(shí)間資源上開源，也無法節(jié)流，同時(shí)時(shí)間的機(jī)會(huì)成本，我們只有提高效率，單位時(shí)間內(nèi)才能有更多的產(chǎn)出。二、時(shí)間管理概念就是管理的時(shí)間概念，組織管理的資源要素中包括人、財(cái)、物、信息和時(shí)間，也就是針對(duì)管理中時(shí)間要素資源的管理。改變能改變的，適應(yīng)不能改變的。由于時(shí)間的特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，而是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自我管理”，怎么能在單位時(shí)間內(nèi)完成更多的產(chǎn)出，帶來更多的效果、效益和效率，才是我們開展時(shí)間管理培訓(xùn)的目的，才是我們追求的目標(biāo)。三、時(shí)間管理的誤區(qū)所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。以下是管理的幾個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)分析和查對(duì)，看看是否存在同樣的問題： 1、誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃性目標(biāo)、規(guī)則、計(jì)劃的制定，缺乏計(jì)劃性表現(xiàn)在：* 缺乏目標(biāo)* 缺乏優(yōu)先等級(jí)* 缺乏完成期限* 工作方法不當(dāng)工作起來處于被動(dòng)位置，談不上自我管理。2、誤區(qū)二：時(shí)間控制不夠 受外部因素影響：* 不速之客的打擾* 無端電話的打擾* 無效會(huì)議的困擾* 突發(fā)事件的處理時(shí)間意識(shí)不強(qiáng)： 主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：* 個(gè)人的消極態(tài)度* 拖延的習(xí)慣* 做事拖拉，找借口不干工作* 工作中閑聊* 追求完美3、誤區(qū)三：組織和過程工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)：* 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)* 授權(quán)不當(dāng)，“事必躬親，親力而為”* 溝通不良* 不注重協(xié)作* 工作連續(xù)性差* 不善于說“不”授權(quán)不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)在： * 擔(dān)心部屬做錯(cuò)事* 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好 * 擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制 * 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作* 找不到合適的下屬授權(quán)其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。不善于說“不”：學(xué)會(huì)接受請(qǐng)托，對(duì)于我們每一個(gè)人來說，所面臨的請(qǐng)托可能來自部屬、上司、其他同級(jí)管理者、或是組織以外的人士。在很多請(qǐng)托中，有一類是職務(wù)所系，又區(qū)分力所能及和能力不及兩種類型；另一類請(qǐng)托則屬無義務(wù)履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。 “明智地接受請(qǐng)托”的重要性在于：第一，“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不防對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。所以在我們接受請(qǐng)托時(shí)先問問自己：職責(zé)所系嗎？力所能及嗎？同時(shí)，也要求自已免開尊口。4、誤區(qū)四：整理整頓不足 據(jù)統(tǒng)計(jì)，一般職員每年要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著，每年因不整潔和無條理的習(xí)慣，就要損失近10的時(shí)間！質(zhì)量管理中有名的5S管理，要求辦公場(chǎng)所做到：1S 整理，將工作場(chǎng)所的任何物品區(qū)分為必要的和不必要的，必要的留下，不必要的清除掉；2S 整頓，把留下的依照規(guī)定的合理位置放置，并明確標(biāo)示；3S 清掃，將工作場(chǎng)所清掃干凈；4S 清潔，維持上述成果；5S 素養(yǎng)，每位成員養(yǎng)成及時(shí)整理、整頓、清掃、清潔的良好習(xí)慣，做事遵守規(guī)則，文明的員工是文明管理的根本保證。人們把5S活動(dòng)看作是減少浪費(fèi)、提高生產(chǎn)效率和降低產(chǎn)品不合格率的最重要的基礎(chǔ)工程。5S的精髓在于建立質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，有病治病，無病強(qiáng)身的質(zhì)量控制和保障機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)成本理論告訴我們，在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為危機(jī)的概率，如果在項(xiàng)目前期階段投入1單位成本用于控制風(fēng)險(xiǎn)，則可能避免因項(xiàng)目結(jié)果偏差采取風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)救10單位的成本。5S管理同風(fēng)險(xiǎn)成本理論有著異曲同工之妙。了解完上述內(nèi)容，當(dāng)你的上司向你布置一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，你是否會(huì)在第一時(shí)間提出方案并執(zhí)行，當(dāng)你的上司向你索取一份資料時(shí)，你是否會(huì)在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否還會(huì)滿文件夾地翻個(gè)底朝天？ 5、誤區(qū)五：未活在當(dāng)下人的生命軌跡就向一條弧線，這當(dāng)中有很多分叉點(diǎn)，這些點(diǎn)比如上學(xué)、就業(yè)、結(jié)婚、創(chuàng)業(yè)等，每個(gè)點(diǎn)都有很多種選擇。這里要說的是，面對(duì)同樣的時(shí)間點(diǎn)，我們會(huì)有很多選擇，只有把握現(xiàn)在、活在當(dāng)下，才能更好實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)。下面講一個(gè)“九牛之人”故事，供大家品鑒。很久很久以前,一個(gè)村子里住著兩個(gè)年輕人,他們?cè)谧约捍遄永餂]有找到自己心儀的姑娘,所以決定到外面找尋自己的幸福。他們兩個(gè)跋山涉水,走了很長(zhǎng)時(shí)間,又累又餓,忽然看到了一個(gè)村子。他們想去前面種地的人家里討一頓飽餐。在田里干活的是一個(gè)俏麗的小姑娘。這個(gè)時(shí)候,其中一個(gè)馬上就相中了她。天哪！那是人嗎?好美好美，這是天使嗎！窈窕淑女,八面玲瓏另一個(gè)不以為然,認(rèn)為就這么一個(gè)村姑你就看上了?他說,那好，既然你看上了，不走了，那你就在這吧，我去另外的地方找去。他走了,繼續(xù)踏上了征途。而這個(gè)人留了下來。他向村里的人打聽,這是誰家的姑娘,出嫁了沒有?后來得知，這個(gè)村里有個(gè)不成文的規(guī)定,男方娶女方的時(shí)候,必須要用牛做聘禮,因?yàn)檫@里的主要?jiǎng)趧?dòng)力就是牛，而送牛的頭數(shù)越多也就表明這個(gè)女人越美麗賢淑，最多是送九頭牛，是貌若天仙的。一頭是很差的，二頭是勉強(qiáng)看的過去的，三頭是很一般很一般的這個(gè)小伙子想辦法弄足了九頭牛,因?yàn)檫@個(gè)女人,在他眼里已經(jīng)是天使了。一天,他帶著九頭牛去了這女人家里，一個(gè)老漢推門而出。幾句客套話之后,他表明了來意,并說明了帶了九頭牛,老漢又驚又喜,連忙說：“沒有、沒有”，在老漢眼里,她女兒最多只值三頭牛而已。但那個(gè)小伙子一定要送九頭牛并說明,自己已經(jīng)打聽清楚了你女兒今年多大、屬什么的等等。盛意拳拳之下,老漢推脫不了,并且一再強(qiáng)調(diào),是你自己要送九頭牛給我的,不是我要你送的,因?yàn)槔蠞h不想讓別人以為自己是在騙這個(gè)外鄉(xiāng)人。之后,兩個(gè)人過的很甜蜜,男耕女織,日出而做,日落而息。這樣過了一段日子以后,那個(gè)當(dāng)時(shí)去了另外的地方的人又轉(zhuǎn)回了這里，他想,這不就是我當(dāng)年和朋友分手的地方嗎?不知道他現(xiàn)在還在不在了?去打聽打聽吧。忽然他看見一個(gè)很美麗的小媳婦在田里干活,看上去是那么那么的美,他想,為什么當(dāng)年我在這里沒碰上這個(gè)姑娘呢？可惜呀！他上前打聽他朋友的下落.小媳婦告訴了他,并且說我?guī)闳ィ瑤业搅怂呐笥?。離別多年,敘舊之后,他問他朋友,嫂子呢?當(dāng)年的那個(gè)小村姑呢?什么？你們不認(rèn)識(shí)?不是她帶你來的嗎?啊?那就是當(dāng)年的那個(gè)村姑? 他問他朋友的妻子,當(dāng)年你也沒有這么漂亮呀，怎么越來越漂亮了？她說,因?yàn)槲艺煞蛘J(rèn)為我是最漂亮的，所以我就是最漂亮的。其實(shí)每個(gè)人都是一塊金子,只是光線照射的角度和拋光面的多少?zèng)Q定了光反射的程度不同。你認(rèn)為自己是天才并且做到了，那你就是天才。你認(rèn)為自己一定會(huì)成功并且努力了，你就會(huì)成功。你認(rèn)為自己能夠面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自我管理”，并且努力做了，你就會(huì)管理好時(shí)間，在單位時(shí)間內(nèi)完成更多的產(chǎn)出，帶來更多的效果、更好的效益和更高的效率。一切物質(zhì)，人類所決定的都不是外在的條件,而是內(nèi)心的信念,只要信念還有，心火就會(huì)常存不熄，就會(huì)得到自己想要的幸福。前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要放眼“未來”，記取“過去”，把握“現(xiàn)在”。送給大家一句話：活在當(dāng)下，活在此時(shí)、此地、此間、此狀態(tài)中。 昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！四、時(shí)間管理的基本原則1、原則之一：明確目標(biāo) 對(duì)許多人來說，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，哪里還有時(shí)間好好想想自己的將來。有一只狐貍想溜進(jìn)一個(gè)葡萄園里大吃一頓，但是柵欄的空隙太小，它鉆不進(jìn)去。在狠狠地節(jié)食了三天后，它總算能鉆進(jìn)去了。但是當(dāng)它大吃一頓以后，卻又出不來了，只好在里面又餓了三天，才出得來。這只狐貍感慨地說：“忙來忙去，到頭來還是一場(chǎng)空。”另外有些人沒有目標(biāo)，則是因?yàn)樗麄儾桓医邮芨淖?，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，是沒有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無成！ 事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。人力資源管理中期望理論告訴我們：想要做成某件事取決于對(duì)這件事的期望值和達(dá)成結(jié)果的概率。也就是成功取決于目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的概率。有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能，目標(biāo)能夠激勵(lì)我們前行。那么究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。 2、原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 組織開展工作及目標(biāo)的制訂和落實(shí)，通常會(huì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： * 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理；* 將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急加以排列； * 按排列順序進(jìn)行處理； * 為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)按什么次序進(jìn)行，哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下： * 確立目標(biāo)；* 探尋完成目標(biāo)的各種途徑；* 選定最佳的完成方式； * 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； * 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； * 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。請(qǐng)大家記?。?* 切實(shí)執(zhí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲；* 實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。3、原則之三：分清工作的輕重緩急 根據(jù)事情（任務(wù)）的重要性和緊急程度，可以將工作分為四個(gè)類型：第一類型是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作等，表現(xiàn)為：危機(jī)/急迫的問題/有期限壓力的計(jì)劃。這一類事情是危機(jī)任務(wù)，我們要馬上就做，這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力、能力的時(shí)刻。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 第二類型是重要但不緊急的事。主要是與工作品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等。表現(xiàn)為：防患未然/改進(jìn)產(chǎn)能/建立人際關(guān)系/發(fā)掘新機(jī)會(huì)/規(guī)劃、休閑等；它們是新的機(jī)遇，宜定出計(jì)劃，采取行動(dòng)。多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域，做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生，所以必須主動(dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。第三類型是緊急但不重要的事。表面看重要，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。表現(xiàn)為：不速之客/某些電話/某些信件與報(bào)告/某些會(huì)議；它們是日常事務(wù)，授權(quán)別人來做。第四類型屬于不緊急也不重要的事。表現(xiàn)為：繁瑣的工作/某些信件/某些電話/浪費(fèi)時(shí)間之事/有趣的活動(dòng)；它們是雜亂瑣事不必要來做。現(xiàn)在你不防回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)類型的事情花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和第三類型時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三類型。那么，下列事情該歸入哪些類型呢？* 改善人際關(guān)系 * 改善事先準(zhǔn)備工作 * 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織 * 善待自己* 抓住機(jī)會(huì) * 充實(shí)自我 * 增進(jìn)能力這些都屬于第二類型，因此也都是重要的事。如果你也這么認(rèn)為，為什么不身體力行呢？4、原則之四：合理地安排時(shí)間掌握重點(diǎn)原則也就是重要的少數(shù)原則（自然界的二八原則），一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。把握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不會(huì)出現(xiàn)偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，出現(xiàn)危機(jī)的機(jī)率就會(huì)增加。 善于運(yùn)用統(tǒng)籌原則：一只杯子中要盛裝石頭、沙子、水，你會(huì)怎樣盛裝？先裝石頭，再裝沙子，最后注入水，這樣杯子中才能盛裝得更多。石頭、沙子、水共盛裝在一只杯子里，代表著在工作過程中完成不同的任務(wù)，只有運(yùn)用統(tǒng)籌原理，善于安排工作，就能在相同的時(shí)間內(nèi)完成更多的任務(wù)。時(shí)間是一點(diǎn)點(diǎn)擠出來的。5、原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作，認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。當(dāng)我們需要到某一部門去辦一些事，需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 6、原則之六：制定規(guī)則、遵守秩序 “沒有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛幸?guī)矩，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)規(guī)矩和秩序，主要體現(xiàn)在以下方面： *工作之初，即制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并按計(jì)劃執(zhí)行；*定期檢查執(zhí)行情況同計(jì)劃的差距；* 時(shí)對(duì)上述差距進(jìn)行調(diào)整，以保證計(jì)劃的有效；*在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要牢記工作應(yīng)于何時(shí)截止； * 即使外部沒有規(guī)定截止日期，自己也要樹立完成時(shí)限的目標(biāo)； * 由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮