展會物料準備.doc

若一旦決定參加某一個展覽會，則需盡速開始進行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手：1) 展品選擇：展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據(jù)不完全統(tǒng)計，在參觀這的記憶因素中，展品具有吸引力可占到39的比重，因此，應(yīng)給予特別的重視。選樣三原則： a) 針對性， b) 代表性 ; c) 獨特性。針對性 - 是指展品要符合展出的目的，方針，性質(zhì)和內(nèi)容。代表性 - 是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點。獨特性 - 是指展品要有自己的獨到之處，以便與其他同類產(chǎn)品相比，明顯有別。2）展示方法：展品本身在大部分情況下，并不能說明其全部性能，顯示全部特征，需要通過借助其他材料或設(shè)備等手段，來加以說明，強調(diào)及渲染。要考慮讓參觀者在現(xiàn)場積極參與，并準備一些小包裝樣品免費派發(fā)。這些都是為了引起參觀者的興趣,增加客商們的購買欲。3）展臺設(shè)計：從表面上看，展臺設(shè)計的任務(wù)應(yīng)著重美觀，其實，并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力。因此，還要注意以a) 展臺設(shè)計要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；b) 展臺設(shè)計是為了襯托展品，不可喧賓奪主；c) 展臺設(shè)計需考慮參展商的公眾形象，不可過于標新立異；d) 展臺設(shè)計時，不要忽略展示，會談，咨詢和休息等基本功能。4) 人員配備：它是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮：a) 按展覽會 的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；b)根據(jù)工作量的大小來決定人員數(shù)量；c) 注重人員的基本素質(zhì)；d) 加強專業(yè)知識的培訓及產(chǎn)品性能的了解 ,如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺人員要結(jié)合參展商品的特點，靈活應(yīng)對。如果大眾消費品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨創(chuàng)性，則應(yīng)強調(diào)其在技術(shù)上的突破性。5）客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，便有時難免會出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到，還要有意識地請客戶來?？刹扇≈苯拥情T拜訪、通過媒體做廣告、場宣傳，派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。附表： 參觀者記憶統(tǒng)計因素展品有吸引力 39%操作演示 25%展臺設(shè)計 14%展臺人員表現(xiàn) 10%散發(fā)資料 8%展出者的名氣 4%以下是多年來國外參展所積累的專業(yè)經(jīng)驗，僅供各位參考：（一）12個月前1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料；3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務(wù)計劃（二）9個月前1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)；2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準；3、選擇并準備參展產(chǎn)品；4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；5、制作展覽宣傳冊；（三）6個月前1、以廣告或郵件等進行推廣活動；2、確定旅行計劃；3、支付展覽場地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；（四）3個月前1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；2、最后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做最后的決定；4、計劃訪客回應(yīng)處理程序；5、訓練參展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；8、購買外匯；（五）四天前1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；（六）三天前1、抵達，飯店登記；2、視查展覽廳及場地；3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；4、指示運輸承包商將物品運送至會場；5、連絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準備就緒；6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當?shù)仡櫩?；（七）兩天?、確定所有物品運送完成；2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；3、布置展位；（八）一天前1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查；2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報；（九）展覽期間1、盡早到會場；2、於展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；3、實地觀察后盡早預(yù)約明年場地；4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，