應收賬款管理制度

應收賬款管理制度 應收賬款管理制度 （一） 為進一步規(guī)范集團各公司應收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，防范資金安全風險，加快資金周轉，落實應收帳款責任，對應收帳款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制，特制定本制度： 一、事前控制：（簽約到發(fā)貨） 1、客戶授信控制 交易之前，各經辦業(yè)務人員應全面了解客戶的資信情況（但政府機關、公營事業(yè)單位及風險低的小金額或現金交易客戶不受此限。），根據客戶資信情況選擇交易方式及簽訂合同，并由各銷售部門建立客戶檔案，進行有效的資信評估和跟蹤記錄。 2、交易合同簽訂及保管 、銷售合同是解決應收帳款追收的根本依據，簽訂時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，以避免日后處理應收帳款時與客戶產生分歧而帶來經營風險。在銷售合同中要求明確的主要內容： A、明確交易條件，如：品名、規(guī)格、單位、數量、價格、交貨期限、客戶付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等； B、明確雙方的權利義務和違約責任； C、確定合同期限，合同結束后視情況再行簽訂； D、簽訂時間和經辦人、合同審核人簽名，加蓋合同專用章或公司印章（避免個人行為的私章、單一簽字或其它代 用章）；須企業(yè)法人簽字，或法人授權委托書由經辦人簽字。 E、合同的簽訂必須經過所屬公司或部門經理審核確認才可以蓋章，特殊簽訂，還需報集團總部總經理審批方可蓋章。 、合同的保管：各類銷售合同由指定的總經辦專人負責妥善造冊保管，并同時到財務部進行嚴格備案（需辦理交接手續(xù)），對于不能妥善規(guī)范保管合同的，按公司相關規(guī)定進行嚴肅考核。 二、 事中控制：（發(fā)貨到收款） 1、發(fā)貨查詢，貨款跟蹤 、每次發(fā)貨前各部必須要與銷售合同保持核對，按合同的約定進行嚴格控制；無合同的賒銷必須填制“欠款單”并經營 運總經理（總監(jiān)）、集團總經理進行逐級審批，否則視為無效賒銷，并對相關占用的賒銷金額按每天 算資金占用費考核責任人，責任人并繼續(xù)有責任采取有力措施及時回收貨款。 “欠款單”的填制必須具備：具欠單位公章；具欠單位法人代表或授權人（需提供有效授權書）簽字；個人身份證明；銷售責任人及審批人等。 發(fā)貨憑證管理：主要是各種發(fā)貨憑證、簽收回執(zhí)單（因其是訴訟最主要的證據），在貨物賒銷后，由銷售責任人全部跟蹤回收整理、歸檔到所屬財務部。 、公司在賒銷貨物后，各部門就應啟動應收帳款監(jiān)控程序，要在貨款形成的 早期進行適度催收，同時維持良好的客戶關系，一旦發(fā)現賒銷客戶經營狀況等出現異常并有可能危及到本企業(yè)帳款的順利回收時，各部門應及時督促相關銷售人員加強崔收并告知所屬財務部。 2、回款考核 對于逾期的應收帳款，按逾期每天 算資金占用費對相關責任人進行考核，責任人并繼續(xù)有責任采取有力措施及時回收貨款。 3、回款記錄，帳齡分析 、發(fā)生應收帳款時，財務部應詳細記錄應收帳款的發(fā)生日期、合同號、銷售責任人、應收客戶全稱等；關注逾期應收帳款的催收并按本制度進行考核。 財務部每月填報“應收帳款帳齡 分析表”，由各部門組織各銷售責任人填寫回款計劃及措施。 、各銷售責任人在客戶發(fā)生應收帳款時，應及時建立日常客戶業(yè)務臺帳，以便與所屬財務內部對帳。 4、定期的財務對帳 所屬財務部應每月定期填制應收帳款“詢證函”，向各部門組織各銷售責任人確認一致，并由相關銷售責任人負責將“詢證函”寄送賒銷客戶函證，以確保雙方在應付帳款數額、付款期限、付款方式等方面的認可一致；對客戶提出的異議要及時查明原因，做出相應調整。 三、事后控制：（欠款到追收） 事后控制包括賒銷合同約定、本制度規(guī)定款項的收回控制以及 款項到期由于各種原因無法收回而形成壞帳損失的處理。 1、對多次催收無效的逾期應收帳款，由催收人員編寫催收書面報告書并提出相關處理意見，對有壞帳前兆的逾期應收帳款，催收人員應將所掌握的資料及時移交采取適當法律手段處理，由總經辦負責收集準備起訴客戶的相關訴訟材料（各種法律證據），其他相關部門給予配合。 3、對于長期逾期未收回的款項，相關財務部應及時報告給總經理進行審查，以確定是否確認為壞帳。如果確認為壞帳損失，相關發(fā)生部門應填寫“壞帳 申請書 ”呈請集團總經理最終批準，財務根據批示做出相應的帳務處理，在帳面上核銷該筆應收帳款（作賬銷案存）處理；但壞帳發(fā)生部門及相關銷售人員還應繼續(xù)關注賒銷客戶的情況，一旦發(fā)現其經營狀況或其他情況好轉，有了還款可能，應及時通知財務部并加以催收。 4、相關機構應查明壞帳產生的原因，明確相關責任人、相關責任部門，并做出相應的處理。如果是由于對方經營狀況惡化等造成壞帳，而對方的這種變化事先是可以覺察的，則應追究銷售責任人的直接責任及營 運部負責人的連帶責任；如果應收帳款收不回是由于銷售人員主觀上的疏忽（如：手續(xù)、單據不全等），則應追究銷售人員的賠償責任。 5、應收帳款交接：銷售責任人崗位調換、離職，必須對經手的應收帳款進行交接，凡業(yè)務人員調崗，必須先辦理包括應收帳款在內的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責任由移交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責。 6、集團應定期或不定期的派出專門的部門或專職人員對應收帳款管理制度的執(zhí)行情況進行檢查評價，對其中的薄弱環(huán)節(jié)應及時加以糾正、完善。 四、附則 1、本制度適用總部及下 屬各公司。 2、本制度自 *年十月一日起開始實施。 應收賬款管理制度 （二） 第一章：總則 第一條：為保證公司能最大可能的利用客戶信用拓展市場以利于銷售公司的產品，同時又要以最小的壞帳損失代價來保證公司資金安全，防范經營風險；并盡可能的縮短應收帳款占用資金的時間，加快企業(yè)資金周轉，提高企業(yè)資金的使用效率，特制定本制度。 第二條：本制度所稱應收帳款，包括發(fā)出產品賒銷所產生的應收帳款和公司經營中發(fā)生的各類債權。具體有應收銷貨款、預付帳款、其他應收款三個方面的內容。 第三條：應收帳款的管理部 門為公司的財務部門和業(yè)務部門，財務部們負責數據傳遞和信息反饋，業(yè)務部門負責客戶的聯系和款項催收，財務部們和業(yè)務部門共同負責客戶信用額度的確定。 第二章：客戶資信管理制度 第四條： 信息管理 基礎工作的建立由業(yè)務部門完成，公司業(yè)務部應在收集整理的基礎上建立以下幾個方面的客戶信息檔案一式兩份，由業(yè)務經理復核簽字后一份保存于公司總經理辦公室，一份保存于公司業(yè)務部，業(yè)務經理為該檔案的最終 責任人，客戶信息檔案包括： A、客戶基礎資料：即有關客戶最基本的原始資料，包括客戶的名稱、地址、電話、所有者、經營管理者、法人代表及他們的個人性格、興趣、愛好、家庭、學歷、年齡、能力、經歷背景，與本公司交往的時間，業(yè)務種類等。這些資料是客戶管理的起點和基礎，由負責市場產品銷售的業(yè)務人員對客戶的訪問收集來的； B、客戶特征：主要包括市場區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿?、經營觀念、經營方向、經營政策、經營特點等； C、業(yè)務狀況：包括客戶的銷售實績、市場份額、市場競爭力和市場地位、與競爭者的關系及于本公司的業(yè) 務關系和合作情況； D、交易現狀：主要包括客戶的銷售活動現狀、存在的問題、客戶公司的戰(zhàn)略、未來的展望及客戶公司的市場形象、聲譽、財務狀況、信用狀況等。 第五條：客戶的基礎信息資料由負責各區(qū)域、片的業(yè)務員負責收集，凡于本公司交易次數在兩次以上，且單次交易額達到 1 萬元人民幣以上的均為資料收集的范圍，時間期限為達到上述交易額第二次交易后的一月內完成并交業(yè)務經理匯總建檔。 第六條：客戶的信息資料為公司的重要檔案，所有經管人員須妥慎保管，確保不得遺失，如因公司部份崗位人員的調整和離職，該資料的移交作為工作 交接的主要部分，凡資料交接不清的，不予辦理離崗、離職手續(xù)。 第七條：客戶的信息資料應根據業(yè)務員與相關客戶的交往中所了解的情況，隨時匯總整理后交業(yè)務經理定期予以更新或補充。 第八條：實行對客戶資信額度的定期確定制，成立由負責各市場區(qū)域的業(yè)務主管、業(yè)務經理、財務經理、在總經理（或主管市場的副總經理）的主持下成立公司“市場管理委員會”，按季度對客戶的資信額度、信用期限進行一次確定。 第九條：“市場管理委員會”對市場客戶的資信狀況和銷售能力在業(yè)務人員跟蹤調查、記錄相關信息資料的基礎上進行分析、研究，確定 每個客戶可以享有的信用額度和信用期限，建立信用額度、期限表，由業(yè)務部門和財務部門各備存一份。 第十條；初期信用額度的確定應遵循保守原則，根據過去與該客戶的交往情況（是否通常按期回款），及其凈資產情況（經濟實力如何），以及其有沒有對外提供擔?；蛘吒渌髽I(yè)之間有沒有法律上的債務關系（潛在或有負債）等因素。凡初次賒銷信用的新客戶信用度通常確定在正常信用額度和信用期限的 50%，如新客戶確實資信狀況良好，須提高信用額度和延長信用期限的，的必須經“市場管理委員會”形成一致意見報請總經理批準后方可。 第十一條：客戶的信用額度和信用期限原則上每季度進行一次復核和調整，公司市場管理委員會應根據反饋的有關客戶的經營狀況、付款情況隨時予以跟蹤調整。 第三章：產品賒銷的管理 第十二條：在市場開拓和產品銷售中，凡利用信用額度賒銷的，必須由經辦業(yè)務員先填寫賒銷請批單，由業(yè)務經理嚴格按照預先每個客戶評定的信用限額內簽批后倉庫管理部門方可憑單辦理發(fā)貨手續(xù)； 第十三條：財務部門內主管應收帳款的 會計 每十天對照信用額度期限表核對一次債權性應收帳款的回款和結算情況，嚴格監(jiān)督每筆帳款的回收和結算。超過信用期限 10 內仍未回款的，應及時通知主管的財務部門經理，由財務經理匯總并及時通知業(yè)務部門立即聯系客戶清收。 第十四條：凡前次賒銷未在約定時間結算的，除特殊情況下客戶能提供可靠的資金擔保外，一律不再發(fā)貨和賒銷。 第 十五條：業(yè)務員在簽定合同和組織發(fā)貨時，都必須參考信用等級和授信額度來決定銷售方式，所有簽發(fā)賒銷的銷售合同都必須經主管業(yè)務經理簽字后方可蓋章發(fā)出。 第十六條：對信用額度 在 50 萬元以上，信用期限在 3 個月以上的客戶，業(yè)務經理每年應不少于走訪一次；信用額度在 100 萬以上的信用期限在 3 個月以上的，除業(yè)務經理走訪外，主管市場的副總經理（在有可能的情況下總經理）每年必須走訪一次以上。在客戶走訪中，應重新評估客戶信用等級的合理性和結合客戶的經營狀況、交易狀況及時調整信用等級。 第四章：應收賬款監(jiān)控制度 第十七條：財務部門應于月后 5 日前提供一份當月尚未收款的應收賬款帳齡明細表，提交給業(yè)務部門、主管市場的副總經理。由相關業(yè)務人員核對無誤后報經主管及總經理批準進行賬款回收工作。該 表由業(yè)務員在出門收帳前核對其正確性，不可到客戶處才發(fā)現，不得有損公司形象； 第十八條：業(yè)務部門應嚴格對照信用額度表和財務部們報來的帳齡明細表，及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況，對未按期結算回款的客戶及時聯絡和反饋信息給主管副總經理。 第十九條：業(yè)務人員在與客戶簽定合同或的協議書時，應按照信用額度表中對應客戶的信用額度和期限約定單次銷售金額和結算期限，并在期限內負責經手相關賬款的催收和聯絡。如超過信用期限者，按以下規(guī)定處理： 超過 1時，由經辦人上報部門經理，并電話催收； 超 過 11時，由部門經理上報主管副總經理，派員上門催收， 并扣經辦人該票金額 20%的計獎成績； 超過 61時，并經催收無效的，由業(yè)務主管報總經理批準后作個案處理（如提請公司法律顧問考慮通過法院起訴等催收方式），并扣經辦人該票金額 50%的計獎成績； 第二十條：財務部門應于月后 5 日前向業(yè)務部門、主管市場的副總經理（總經理）提供一份當月尚未收款的應收賬款帳齡明細表，該表由相關業(yè)務人員核對后報經業(yè)務主管市場的副總經理（總經理）批準后安排進行賬款回收工作。 第二十一條：業(yè)務員在外出收帳前要仔 細核對客戶欠款的正確性，不可到客戶處才發(fā)現數據差錯，有損公司形象。外出前需預先安排好路線經業(yè)務主管同意后才可出去收款；款項收回時業(yè)務員需整理已收的帳款，并填寫應收帳款回款明細表，若有折扣時需在授權范圍內執(zhí)行，并書面陳述原因，由業(yè)務經理簽字后及時向財務交納相關款項并銷帳。 第二十二條：清收帳款由業(yè)務部門統(tǒng)一安排路線和客戶，并確定返回時間，業(yè)務員在外清收帳款，每到一客戶，無論是否清結完畢，均需隨時向業(yè)務經理電話匯報工作進度和行程。任何人不得借機游山玩水。 第二十三條：業(yè)務員收帳時應收取現金或票據，若收取 銀行票據時應注意開票日期、票據抬頭及其金額是否正確無誤，如不符時應及時聯系退票并重新辦理。若收匯票時需客戶背面簽名，并查詢銀行確認匯票的真?zhèn)涡裕蝗鐬閰R票背書時要注意背書是否清楚，注意一次背書時背書印章是否與匯票抬頭一致，背書印章是否為發(fā)票印章。 第二十四條：收取的匯票金額大于應收帳款時非經業(yè)務經理同意，現場不得以現金找還客戶，而應作為暫收款收回，并抵扣下次帳款； 第二十五條：收款時客戶現場反映價格、交貨期限、質量、運輸問題，在業(yè)務權限內時可立即同意，若在權限外時需立即匯報主管，并在不超過 3 個工作日內 給客戶以答復。如屬價格調整，回公司應立即填寫價格調整表告知相關部門并在相關資料中做好記錄； 第二十六條：業(yè)務人員在銷售產品和清收帳款時不得有下列行為，一經 發(fā)現，一律予以開除，并限期補正或賠償，嚴重者移交司法部門。 1、收款不報或積壓收款。 2、退貨不報或積壓退貨。 3、轉售不依規(guī)定或轉售圖利。 第五章：壞賬管理制度 第二十七條：業(yè)務人員全權負責對自己經手賒銷業(yè)務的賬款回收，為此，應定期或不定期地對客戶進行訪問（電話或上門訪問，每季度不得少于兩次），訪問客戶時，如發(fā)現客戶有異常現象， 應自發(fā)現問題之日起 1 日內填寫“問題客戶報告單”，并建議應采取的措施，或視情況填寫“壞帳申請書”呈請批準，由業(yè)務主管審查后提出處理意見，凡確定為壞帳的須報經主管市場的副總經理（總經理）批準后按相關財務規(guī)定處理。 第二十八條：業(yè)務人員因疏于訪問，未能及時掌握客戶的情況變化和通知公司，致公司蒙受損失時，業(yè)務人員應負責賠償該項損失 25以上的金額。（注：疏于訪問意謂未依公司規(guī)定的次數，按期訪問客戶者。） 第二十九條：業(yè)務部門應全盤掌握公司全體客戶的信用狀況及來往情況，業(yè)務人員對于所有的逾期應收帳款，應由各個 經辦人將未收款的理由，詳細陳述于帳齡分析表的備注欄上，以供公司參考，對大額的逾期應收帳款應特別書面說明，并提出清收建議，否則此類帳款將來因故無法收回形成呆帳時，業(yè)務人員應負責賠償 上的金額。 第三十條：業(yè)務員發(fā)現發(fā)生壞帳的可能性時應爭取時效速報業(yè)務主管，及時采取補救措施，如客戶有其他財產可供作抵價時，征得客戶同意立即協商抵價物價值，妥為處理避免更大損失發(fā)生。但不得在沒有擔保的情況下，再次向該客戶發(fā)貨。否則相關損失由業(yè)務員負責全額賠償。 第三十一條：“壞帳申請書”填寫一式三份，有關客戶的名稱、 號碼、負責人姓名、營業(yè)地址、電話號碼等，均應一一填寫清楚，并將申請理由的事實，不能收回的原因等，做簡明扼要的敘述，經業(yè)務部門及經理批準后，連同帳單或差額票據轉交業(yè)務主管處理。 第三十二條：凡發(fā)生。壞帳的，應查明原因，如屬業(yè)務人員責任心不強造成，于當月份計算業(yè)務人員銷售成績時，應按壞賬金額的 予扣減業(yè)務員的業(yè)務提成。 第六章：應收賬款交接制度 第三十三條：業(yè)務人員崗位調換、離職，必須對經手的應收帳款進行交接，凡業(yè)務人員調崗，必須先辦理包括應收帳款在內的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不 清的，責任由交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責；凡離職的，應在 30 日向公司提出申