諾瑪特采購作業(yè)全套管理資料

1 諾瑪特 超市有限 公司 采購作業(yè)手冊 2 前 言 采購工作是零售業(yè)經(jīng)營的靈魂，其工作任務一方面是替顧客在功能千差萬別、質(zhì)量良莠不齊的所有商品中選出我們特定的顧客消費所最需要的那一部分，并且要使這些商品在我們的門店中始終保持一種我們的顧客能夠感受到的最便宜的價格；另一方面采購所選定的商品必須能給商店帶來利益，使我們的商店能夠持續(xù)不斷地給我們的顧客提供最滿意的服務，從而進一步贏得更多的顧客。 在整個超市業(yè)務系統(tǒng)中，采購工 作處于入口把關處，對于超市經(jīng)營的結果，企業(yè)對顧客的承諾起極重要的作用。 3 目 錄 第一章 采購部組織與職責 4 第一節(jié) 采購部組織架構及職能 4 第二節(jié) 采購部崗位設置與職責 6 第二章 采購管理作業(yè)流程 9 第一節(jié) 門店經(jīng)營定位 9 第二節(jié) 采購作業(yè)流程 14 第三節(jié) 建檔及維護 15 第四節(jié) 確定商品價格組合 17 第五節(jié) 確定商品陳列圖 20 第六節(jié) 供應商管理 22 第七節(jié) 采購巡店 24 第八 節(jié) 促銷談判 26 第九節(jié) 促銷確認 28 第十節(jié) 采購訂貨 31 第十一節(jié) 日常估算及其它管理 32 附 件 35 4 第一章 采購部組織與職責 第一節(jié) 采購部組織架構及職能 一、組織架構 超市本部采購總監(jiān) 生鮮部經(jīng)理 食品部經(jīng)理 百貨部經(jīng)理 果組主管 3 精水 肉產(chǎn) 組組 主 管 食組主管 配組主管 居 電組 體文教組 化組主管 調(diào)組主管 油組主管 閑 組主管 飲組主管 地區(qū)公司總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 理 理 理 理 9助理 理 理 5 二、采購部的職能 1、 采購組織與工作職責的制定； 2、 商品結構大中小分類的制定及商品數(shù)量制定； 3、 采購條件的年度談判與促銷； 4、 訂貨與結算商品的工作； 5、 定期召開采購會議，加強地區(qū)采購部與本部之間的溝通與交流； 6、 采購工作的培訓與稽核； 7、 自有品牌的開發(fā)； 8、 商品的引進及淘汰； 9、 供應商談判最有利的供貨條件（包括：質(zhì)量、包裝、品牌、折扣、價格、費用、有條件及無條件的返利、廣告贊助、帳期及送貨地點等）并簽定合同； 10、 根據(jù)商品角色及指標要求制定最有競爭力的售價； 11、 促銷活動談判及確認； 12、 市調(diào)； 13、 合理毛利控制 ； 14、 爭取最大的營業(yè)外收入； 15、 商品結構、角色、變化的確定及修訂； 16、 對采購工作的督導與稽核； 17、 市場研究。 6 第二節(jié) 采購部崗位設置與職責 一、崗位職責 1采購總監(jiān) 接主管： 地區(qū)總經(jīng)理或地區(qū)副總經(jīng)理 接部屬： 各部門采購經(jīng)理 要職責 地區(qū)總經(jīng)理的領導與授權下，直接負責采購部門的各項工作，并行使采購總監(jiān)的職權。 公司總體經(jīng)營策略指導下，制定符合當?shù)厥袌鲂枨蟮臓I運政策、客戶政策、供應商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經(jīng)營政策。 遵循公司總體經(jīng)營策略下，領導采購部門達成公司的業(yè)績及利潤要求。 予采購人員相應的培訓。 其它地區(qū)公司密切溝通與配合。 要工作項目 定及督導各項經(jīng)營政策及措施的實施。 定并督導各部各月、季、年度各項銷售指標的落實，利潤及各項業(yè)務指標。 調(diào)各部門經(jīng)理的工作并予以指導。 責各項費用支出核準，各項費用預算審定和報批落實。 責監(jiān)督及檢查各采購部門執(zhí)行崗位工作職責和行為動作規(guī)范的情況。 責員工的考證工作，在授權 范圍內(nèi)核定員工的升職、調(diào)動、任免等決定。 期給予采購人員相應的培訓。 2部門經(jīng)理（包含經(jīng)理及副經(jīng)理） 接主管： 采購總監(jiān) 接部屬： 采購主管 要職責 公司分配給本部門的業(yè)績及利潤指標進行細化，并進行考核。 責本部門全體商品群商品的品項合理化、數(shù)量合理化及品項選擇。 責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護。 定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的促銷計劃。 導新商品的引進、開發(fā)特色商品及供應商。 導滯銷商品的淘汰。 定與供應商的合作方式、審核與供應商的交易條件是否有利于公司運營。 7 責審核每期快訊商品的所有內(nèi)容。 與 A 類供應商的談判，為公司爭取最大利益。 采購主管需要支援時予以支援。 責本部門工作計劃的制訂及組織實施和監(jiān)督管理。 責部門的全面工作，保證日常工作的正常運作。 責執(zhí)行采購總監(jiān)的工作計劃。 責采購人員的業(yè)務培訓和管理。 3采購主管 接主管： 采購經(jīng)理 接部屬： 采購助理 要職責 責公司指派商品的企劃及業(yè)務的拓展工作。 選合作的供應商，并負責協(xié)商最佳的采購交易條件。 行最有效的價格策略。 劃各種促銷活動。 賣場人員合作，擴展業(yè)績并達成業(yè)績及毛利額指標。 要工作項目 公司分配的賣場空間下，確定符合本公司顧客需要的商品結構。 擇最佳的供應商，并取得最佳的采購交易條件，包括：質(zhì)量、規(guī)格、價格、折扣、廣告贊助、賣場陳列 /示范、陳列服務、包裝、最少訂購數(shù)量、訂購所需時間、及運送配合事宜等。 發(fā)并協(xié)商適合自選式的包裝（包括標示及說明）。 慮市場的競爭狀況，價格敏感的項目、促銷、滯銷品特賣及其他營業(yè)損失等因素，制定市場上可能的最低售價、塑造非常有競爭力的價格形象。 擇快訊及賣場內(nèi)的促銷項目，并談判最佳的采購條件及廣告贊助，吸引顧客到賣場來采購。 賣場密切合作，以擴展業(yè)績，并達成毛利率及營業(yè)的目標。 取最大的營業(yè)外收入。 意存貨，與賣場合作并提供支援，使賣場存貨維持在最適當?shù)乃疁省?4采購助理 接主管： 采購主管 8 要職責 助錄入組校定資料錄入，包括：新增供應商，新品錄入，根據(jù)市調(diào)變更的變價，供應商清場資料，快訊錄入。 單：及時完成快訊商品、新品、季節(jié)性商品的訂單下單工作，并確認供應商是否收到傳真。 貨：已下訂單品項，跟催供應商的到貨情況。 調(diào)：按主管要求不定期的對競爭對手、批發(fā)市場進行市場調(diào)研。 訊：樣品準備、協(xié)助拍照、校對、提前四天將快訊貨品交樓面。 助主管工作 銷量商品分析 組商品結構、業(yè)績、毛利分析 組商 品價格、陳列、變價意見等及時通知門店負責人 需報表、資料的打印 成主管安排的各項工作 9 第二章 采購管理作業(yè)流程 第一節(jié) 門 店 經(jīng) 營 定 位 一、目標客層市調(diào) 1、調(diào)查目的： 1 1 根據(jù)自然商圈、自然客流的消費水平，確定商品定位、基本商品結構、價格政策及毛利空間； 1 2 根據(jù)軌跡商圈、消費客層、對手的強項、時尚的敏感性，確定商店特色，構建“差異經(jīng)營”的商品種類及數(shù)量； 1 3 根據(jù)團購網(wǎng)點分布、消費特點及要求，建立、培養(yǎng)團購銷售網(wǎng)絡。 2、確定目標市 場的原則及要求： 2 1 調(diào)查方法 在地圖上標出由封閉街道組成的三類商圈 將每類商圈分成不小于 33 份，每份代表的區(qū)域大體相當，每一份調(diào)查區(qū)也是由街道封閉而成的。為使樣本分布更加均勻，還可以把商圈分為內(nèi)圈（第一商圈）、中圈（第二商圈）、外圈（第三商圈），每個商圈由 11 個調(diào)查區(qū)組成。 （自然商圈）主要目標消費者：周邊社區(qū)居民 （軌跡商圈）主要目標消費者：有計劃購買者 （團購商圈）主要目標消費者：團購及大宗購買者 在每一調(diào)查區(qū)中，隨機選定一起點，按右 手原則進行等距抽樣 每一調(diào)查區(qū)成功樣本總體樣本 /調(diào)查區(qū)數(shù)目 注：樣本以問卷形式體現(xiàn) 2 2 調(diào)查科目 人口分布（包括流動人口的分布情況）、數(shù)量、主要收入來源、工資收入水平，生活消費習慣、消費指數(shù) 住房消費、裝修水準 企、事業(yè)單位、賓館、飯店、部隊、學校的分布情況、效益情況、消費能力及消費渠道 10 便民店的網(wǎng)店及進貨渠道 現(xiàn)有商業(yè)模式，競爭對手情況 交通狀況、主干線及支干線 在本地區(qū)規(guī)劃發(fā)展中的角色及發(fā)展前景 注：樣本內(nèi)容、總體樣本數(shù)量需依據(jù)商圈實際情況增加或篩選。 2 3 了解三個商圈內(nèi)顧客需求的商品 2 4 商圈的概念 2 5 自然商圈：（ 2 公里以內(nèi)）自然輻射、自然客流、自然忠誠度。（制定穩(wěn)定忠誠度的措施和辦法） 跡流動商圈：（ 2 公里 里以外）因人文生活和娛樂習慣、交通、方便而形成的商圈。（用“差異經(jīng)營”引來目標客流） 購商圈：團購網(wǎng)絡、批發(fā)網(wǎng)絡、便民店、加盟店網(wǎng)絡等形成的商圈。（用政策開發(fā)網(wǎng)絡，穩(wěn)定商圈） 二、商 業(yè) 市 調(diào) 1、目的與適用范圍 了解同類商品在周圍商圈范圍的價格及變化。 了解競爭者同類商品的定價策略。 掌握競爭者商品結構的差異性，強弱項及品項規(guī)模。 掌握競爭者商品陳列狀況 了解商圈范圍內(nèi)競爭者的促銷活動。 把握市場動態(tài)發(fā)現(xiàn)新品及季節(jié)變化趨勢。 掌握供應商在本地市場的供貨能力和商品流轉(zhuǎn)方式。 本作業(yè)流程適用于采購部門在開業(yè)前和日常經(jīng)營的市調(diào)工作。 2、職責： 采購部 助理填寫市調(diào)報告。 對市調(diào)結果進行處理。 采購經(jīng)理 11 對市調(diào)報告結果進行審批。 錄入組 對審批的市調(diào)報告?zhèn)浒复鏅n 3、基本要求： 購部 每周做 1市調(diào)（包括周六、日） ，每周做一個市調(diào)報告。 針對競爭者，批發(fā)市場和專業(yè)市場所有商品做詳細市調(diào)，并對市調(diào)中發(fā)現(xiàn)的新品作出說明。 根據(jù)市調(diào)報告馬上對商品的價格做出修訂，對商品品項做出新增和淘汰的方案。 采購經(jīng)理 由采購總監(jiān)指定采購經(jīng)理認真審核市調(diào)報告及商品修正方案。 錄入組 妥善保存市調(diào)報告。 4、流程（描述）： 定市調(diào)地點及市調(diào)內(nèi)容 調(diào) 采購部人員進行市場調(diào)查。 寫市調(diào)報告，并對商品做出相應調(diào)整報告。 市調(diào)后必須填寫市調(diào)報告，并且根據(jù)市調(diào)結果做價格和品項的調(diào)整方案。 核 是否準 確。 調(diào)整商品后，是否符合公司政策及毛利要求。 入存檔 錄入組按商品組將“市調(diào)報告表”進行存檔 5、供應商渠道的調(diào)查方法： 5 1 市調(diào)時從商品的包裝上找到廠家和聯(lián)系電話； 5 2 通過采購本部或兄弟地區(qū)找到當?shù)氐墓蹋?12 5 3 在批發(fā)市場或?qū)I(yè)市場找到供應商； 5 4 商廣告； 5 5 過供應商了解供應商。 6、對競爭者除了商品之外還應做如下市調(diào) （ 1） 客流 （ 2） 客單價 （ 3） 陳列占比 （ 4） 服務規(guī)范 （ 5） 營業(yè)時間 （ 6） 收貨管理 （ 7） 企劃特色 （ 8） 會員待遇 （ 9） 團購政策 7、收入模型的調(diào)查： （ 1） 聯(lián)營模型 （ 2） 聯(lián)營業(yè)種選擇 相關文件： 問卷 問卷的分析結果 商品市調(diào)表 三、生鮮聯(lián)營廠商作業(yè)程序 1 聯(lián)營的考量和方式 生鮮聯(lián)營廠商經(jīng)營是有利于顧客對國內(nèi)各種食品老字號企業(yè)，或各餐館、酒樓的渴望和需求。通過聯(lián)營方式而引進有專業(yè)配方（祖?zhèn)髅胤剑┒數(shù)貢充N者；投資金額大而回收速度慢的品項；自營難度大、風險大的商品或超市內(nèi)無法經(jīng)營的特殊配套經(jīng)營項目。用策略聯(lián)盟、互利雙盈、共創(chuàng)發(fā)展、以建立穩(wěn)定可靠的進貨渠道、提高企業(yè)經(jīng)濟效益為目的。 聯(lián)營方式（生鮮均為內(nèi)場聯(lián)營）采取銷售額折扣率或場地租賃、銷售保底折換成銷售折扣率方式；賣場實行統(tǒng)一收銀、統(tǒng)一結帳 、統(tǒng)一管理，一切依公司的信息技術來建 13 檔操作。 2 生鮮聯(lián)營廠商的限制 能與本公司業(yè)務發(fā)生沖突，且質(zhì)量、價格務必保證，不得差錯。 同期限 6 個月，考核追蹤 1 次為續(xù)約標準。 必符合國內(nèi)企業(yè)營業(yè)規(guī)范（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等相關證件）。 營廠商員工一律按照本公司之人事規(guī)定，依章作業(yè)、不得遺忘。 營廠商依銷售的單品或流水帳來提扣毛利率，平均以 18為基準。 3 生鮮聯(lián)營廠商的作業(yè)程序 采購確定聯(lián)營廠商所賣品項，確定各品項稅率及銷售保證折扣率，聯(lián)營廠商商品進店時不做收貨，各組在進店前先 驗明質(zhì)量、規(guī)格是否符合標準。采購、門店、供應商共同確定聯(lián)營廠商促銷品項及其價格。銷售后，由門店聯(lián)營廠家提供，前一天的銷售記錄。 聯(lián)營廠家所提供銷售建檔的商品質(zhì)量，務必符合國家衛(wèi)生標準，若為進口商品，需提供海關稅單、商檢及衛(wèi)生檢驗等完整的進口手續(xù)證明，所銷售價格應為市場最低價格的保證。聯(lián)營廠家營業(yè)員（促銷員）入店上崗，均依賣場員工管制條例，由本公司統(tǒng)一管理，不得有違紀行為。 4 流程說明 營廠商商品進店不作收貨，生鮮各組驗收商品質(zhì)量、規(guī)格。 二天門店將當日銷售報表打印給聯(lián)營廠家。 周對聯(lián) 營廠家產(chǎn)生的負庫存進行更正。 14 第二節(jié) 采購作業(yè)流程 停止聯(lián)系 供應商提供商品簡介并填寫供應商基本資料表 商品核算 參觀工廠或約談供應商 確定交易條件 簽訂合同 協(xié)商相關交易條件 填寫供應商協(xié)議價格單 交 貨 下首次訂單 供應商及商品資料建檔 轉(zhuǎn)上級審核 否 負責人 總監(jiān)及總經(jīng)理 采購主管、經(jīng)理 供應商業(yè)務代表 采購主管、經(jīng)理 供應商業(yè)務代表 供應商業(yè)務代表 采購主管 采購主管 收貨部 供應商 采購主管 采購助理、信息技術部 否 重新談判 15 第三節(jié) 建檔及維護 一、 電腦資料的錄入及變更程序 1、目的與適用范圍 本作業(yè)流程目的是為了錄入組在電腦錄入建檔時有所遵循，確保在規(guī)定的時間內(nèi)建檔完畢及內(nèi)容真實無誤。 本作業(yè)流程適用于采購部的商品錄入、新品建檔、快訊商品建檔、供應商建檔、轉(zhuǎn)換供應商及檔案修改以上六項作業(yè)的電腦資料維護活動。 2、職責： 采購主管 確填寫新品單。 確填寫快訊品項報批單。 確填寫商品轉(zhuǎn)換供應商資料表。 確填寫供應商基本資料表 。 確填寫采購部價格變更申請單。 購經(jīng)理及采購總監(jiān) 新品單、快訊品項報批單、商品轉(zhuǎn)換供應商資料表、供應商基本資料表采購部價格變更申請單進行審核。 入組 以上表格中的資料錄入電腦。 3、基本要求： 購主管填寫以上表格應確保準確無誤，商品轉(zhuǎn)換供應商資料表應附有庫存及付款狀況資料。 入組在進行資料錄入時應保證準確無誤并及時。 4、流程（描述）： 填寫相應表單 購主管正確填寫包括新品單、 快訊品項報批 表 、商品轉(zhuǎn)換供應商資料表、供應商基本資料表、采購部價格變更申請單并交由采購經(jīng)理及總監(jiān)審批。 審核 購經(jīng)理及總監(jiān)對采購主管提報的申請表進行審核，確保當次操作對公司利益和部門業(yè)績有提升，并簽字確認。 16 錄入 入組依據(jù)簽字確認的表單及時準確地錄入電腦。 5、相關文件： 品單 品轉(zhuǎn)換供應商資料表 訊品項報批表 購部價格變價申請單 6、相關記錄： 品、滯銷品管理規(guī)定 銷商品分析表 17 第四節(jié) 確定商品價格組合 一、商品定價管理程序 1目的及適用范圍： 使采購人員在商品定價時有所遵循，并確保商品定價的合理性。 2商品定價的概念： （ 1）敏感性 敏感性商品是指價格敏感的商品。價格平臺明顯、可比性強。 價格細微變化就會影響銷量的強烈變化。 敏感性商品的定價是變化的。 確定敏感性商品的依據(jù)：以消費者調(diào) 察 為依據(jù)。 敏感性商品包括“共同商品”、“競爭品項”。 （ 2）共同商品 與競爭對手店相同的品項 （ 3）競爭品項： 我們的顧客在非競爭店大量購買的品項。 4 基本要求： 敏感商品以市調(diào)為依據(jù)要低于競爭目標。 以公司的業(yè)績指標為依據(jù)。 以商品角色為依據(jù)。 5流程描述 據(jù)品類策略確定該商品的角色 定價格 門經(jīng)理審核價格是否符合公司要求 購填單交錄入組錄入 二、生鮮定價管理規(guī)定 1目的與適用范圍 定價并不是獲得利潤的手段，而是運用定價策略來賺取最大的利潤。本作業(yè)流程適用于門店生鮮蔬果、肉品、水產(chǎn)、熟食、日配等商品的定價活動管理。 2職責 2 1 生鮮經(jīng)理 負責監(jiān)督生鮮定價毛利的考核與責任 18 2 2 生鮮主管 負責執(zhí)行生鮮的定價手續(xù) 3基本要求 3 1 依據(jù)經(jīng)營規(guī)模定價 超市賣場面積 3000 平方米以上，品項在 15000 以上，定價毛利率較高，在 1425%之間；而量販倉儲店，賣場面積 5000 15000 平方米，品項數(shù)少于超市，定價毛利率較低，在 69%之間。 3 2 依據(jù)市場區(qū)隔策略定價 消費人群的收入、支出水平、人口密集度、消費習慣等來決定自己的價格水平。市場空間的大小、市場的成熟度、競爭環(huán)境的優(yōu)劣及市場的開放或封閉程度，也起到影響價格制定的作用。 3 3 依據(jù)商品的敏感度定價 較不敏感品項 （水產(chǎn)凍品、干貨）價格、毛利偏 高； 較敏感品項 （肉、 蛋、菜）價格、毛利偏 低。 3 4 必須要樹立公司的低價形象 3 5 依據(jù)公司的毛利指標定價 3 6 依據(jù)商品損耗率大小定價 三、 商品變價作業(yè)程序 1、目的與適用范圍： 變價是對定價的修正。 本作業(yè)流和適用于門店商品價格變動管理。 2、職責： 采購部經(jīng)理負責變價的申請考校 3、基本要求： 格變動必需由采購部提出變價請示，注明變價原因。 價的庫存處理 空退、空入 供應商補差價 另送贈品折數(shù)量 供應商買斷 4. 流程（描述）： 寫申請 19 采購人員進行變價時，必須先填寫“變價申 請單” 核： 變價動作確實需要 變價后價格符合公司政策及毛利要求 進價上調(diào)者，須經(jīng)采購總監(jiān)核準 入檢查 無核準的“變價申請單”的變價，一律不予錄入 變價申請單上的貨號、商品描述應與電腦記錄的貨號、商品描述一致 入、存檔 錄入組人員按“變價申請單”錄入電腦 錄入組人員錄入完畢后，按采購組將“變價申請單”進行存檔 4 5 樓面 按照談判條件做相關處理 5. 相關記錄 采購部變價申請單 樓面通知單 20 第五節(jié) 確定商品陳列圖 確定陳列圖作業(yè)程序 1、及適用范圍： 本規(guī)定的制定對于商品進 店、上架及下架情況進行跟蹤，有效控制商品陳列狀況，以利于保持商品在電腦中狀態(tài)與門店陳列狀況相一致。 2、職責： 2 1 采購總監(jiān)及采購經(jīng)理 據(jù)經(jīng)營定位確定自營、聯(lián)營的業(yè)種并合理分配賣場布局 定百貨、食品、生鮮、聯(lián)營中各小組、各業(yè)種的營業(yè)面積占比 . 設計部、運營部共同確認賣場布局圖。 2 2 采購主管 根據(jù)本部門的區(qū)域及商品陳列原則和商品結構、商品角色制定陳列圖 商品狀態(tài)發(fā)生變更時及時變更陳列圖并通知樓面 2 3 樓面經(jīng)理及主管 嚴格按照陳列圖進行商品陳列 發(fā)生陳列圖變更時，及時進行商品陳列變更 樓面主管負責保存最新陳列圖。 3、基本要求： 采購主管與樓面主管雙方充分勾通。 陳列圖使用過程中禁止拉排面。 陳列圖中所示商品應與電腦商品狀態(tài)相一致不得缺失商品。 采購總監(jiān)及經(jīng)理、店長應隨時檢查陳列。 4、流程（描述）： 4 1 確認賣場布局圖 在賣場框架確定后及時確定賣場具體布局 4 2 確定區(qū)域內(nèi)陳列圖 在開店前采購主管應作出細分到小組的具體陳列 在開業(yè)后商品變更時采購主管應將陳列圖更正后傳到門店 4 3 審核 由采購經(jīng)理及采購總監(jiān)、店長分析審核 ，并監(jiān)督執(zhí)行 21 4 4 樓面陳列 樓面經(jīng)理及主管應按采購部提供的陳列圖進行陳列 5、相關記錄： 品類管理電腦陳列圖 22 第六 節(jié) 供應商管理 一、 自營供應商管理程序 1、目的： 與供應商建立密切的工作關系與回饋的制度，以確保雙方順利合作。 2、適用范圍： 程序適用于采購部。 3、職責： 店收貨部負責供應商商品的檢驗及收貨作業(yè)，必要時應提供反饋意見以供采購單位參考。 店樓面人員負責供應商驗收商品的接受、銷售及續(xù)訂貨工作，必要時支援供應商評鑒調(diào)查工作。 務部部門負責供應商的付 款工作及供應商贊助費的收取工作，必要時支援供應商評鑒調(diào)查工作。 購部負責提供意見的返遺和溝通以督促供應商改進合作中出現(xiàn)的問題。 購部對同類供應商進行儲備。 4、程序： 部門 隨 時對于已合作的供應商服務質(zhì)量提出意見。 購部及時將各部門所提的合理建議與供應商溝通并促使其改進。并及時將供應商所遇到的困難反饋給公司各有關部門。 應商的配合問題嚴重影響雙方合作的給予及時調(diào)換。 二、供應商清場作業(yè)流程 1、目的： 本作業(yè)流程的制定是為了使公司采購人員在清退供應商時得以遵循，并通 過正確的清場審核，達到真正清除績效不良供應商的目的。 2、適用范圍： 本作業(yè)流程適用于各采購部所有采購商品的供應商。 3、職責： 購部 23 依供應商評估作業(yè)流程對供應商進行正確評估。 供應商清場申請及核準。 修改供應商信息資料。 通知樓面相關人員。 通知財務部。 面 接到課長 通知后，辦理該供應商商品退貨手續(xù)，請參考本公司退貨流程處理。 務部 接到采購部通知后，止付該供應商所有貨款。 與供應商財務部門進行對帳。 收到樓面確認后支付供應商貨款。 應商業(yè)務人員 領取所有退貨商品 。 協(xié)助本公司財務部人員進行對帳工作。 4. 流程（描述）： 請供應商清場 采購主管如實填寫供應商清場申請書。 應商清場審批 處長及店長 分別對供應商清場申請書進行審核。 申請獲準后，課長 應復印獲準的申請書，并以傳真或人工傳遞的方式通知樓面及財務部門。 申請獲準后， 錄入組修改供應商檔案信息。 申請如不獲準，應與供應商恢復正常交易合作。 面人員辦理退貨 課長通 知樓面該供應商余款數(shù)額，以便于樓面退貨。 樓面人員接到清場通知后，將該供應商所有商品辦理退貨。 帳，最后支付貨 款 財務部接到清場通知后，支付該供應商所有貨款。 財務部與供應商進行對比。 最后支付供應商貨款。 24 第七節(jié) 課長 巡店 課長 巡店管理程序 1 目的 及適用范圍： 本規(guī)定的制定是為了各 部門 采購 能及時了解商品在門店的陳列狀況，確保商品的銷售機會均等，為分析商品銷售狀況提供依據(jù)。 本規(guī)定適用于公司各 部門 各課長 了解商品結構，實際庫存情況及商品銷售情況 2 職責： 2 1 課長助理 天進行門店巡店 。 按巡店內(nèi)容，正確填寫 巡店記錄 。巡店內(nèi)容包括：新品上架、滯銷品淘汰；快訊上架情 況及正常商品的缺貨情況及其它相關工作的溝通。 巡店記錄 總部分交部門處長 ，分項明細交樓面經(jīng)理解決 2 2 課長 店管理時：每日 8： 30 分 9： 00 巡店，協(xié)助門店解決各種問題； 門店管理時：不定期進行門店巡店管理，協(xié)助門店解決各種問題； 根據(jù) 巡店記錄 對商品未到貨和刪除品未退貨部分 與供應商聯(lián)系 2 3 處長 巡店記錄 進行審核 巡店記錄 匯總部分存檔備查 督問題解決情況 2 基本要求： 助理在規(guī)定時間內(nèi)完成巡店內(nèi)容并 正確填寫 巡店記錄 長 及時解決和反饋巡店內(nèi)容中的問題 長 監(jiān)督問題解決情況 25 課長 巡店記錄 日期： 店號 巡店人 問題 解決方案 遺留問題 障礙 備注 課長 ： 店長 ： 處長： 26 第八節(jié) 促銷談判 一、 快訊促銷談判程序 1、目的及適用范圍： 規(guī)范采購人員的促銷談判，為公司爭取促銷商品及活動，提高公司銷售額。 本 管理規(guī)定適用于采購部與供應商洽談促銷的活動。 2職責： 購主管 銷品項的選擇與談判，促銷企劃表確定。 購總監(jiān) 促銷企劃表進行審核 。 務部 按 促銷協(xié)議的規(guī)定收取促銷費用 。 劃部 訊的制作及分發(fā)。 店 行促銷活動。 3基本要求： 購人員所選的促銷品項應該是最暢銷的、高回轉(zhuǎn)的單價不偏低的商品。 談定促銷方案后要與供應商簽定 促銷協(xié)議書 。 購人員應盡力向供應 商爭取費用支持，以減輕公司的財務負擔，增加利潤。 訊要選擇針對性較廣的商品，除非供應商能提供特別的廣告或其它支持，否則不做偏門式冷門的商品。 不可用新品做快訊。 真填寫促銷企劃表，對預估銷售量快訊占比等指標進行合理預估。 訊商品結構要注意同期內(nèi)、前后期的搭配，避免同期內(nèi)、前后期的重復。 訊商品的數(shù)量要參考店面促銷位置的數(shù)量。 注意實物考查、描述確認。 一些品質(zhì)好、潛力大的在市場上有企圖、操作力度大、搶占市場網(wǎng)絡和份額 的 B 類品牌要特別關注。 則上所有促銷必需產(chǎn)生費用，費用應分為快訊費、堆頭費、端架費、特 27 殊陳列費等分別收取。費用多少與季節(jié)變化相關。以銷量為主、費用為附，總體平衡。 意與商品品類管理的角色相結合。 對手、專業(yè)市場、專賣店、促銷形式、促銷商品、促銷價格注意參考。 促銷資料要注意收集、分類、分析、存檔、備查。 擇 要與樓面同仁“雙向溝通”：陳列位置、面積大小、數(shù)量、促銷員、價格、費用、退換貨、促銷道具等。 銷商品、廠方 一般不能限價、不能限量、特殊情況單議。 4相關記錄： 銷確認書 訊堆頭及企劃表 訊品項報批表 28 第九節(jié) 促銷確認 一、 促銷談判的審批程序 1、目的及適用范圍： 通過對快訊商品的審核，提高快訊質(zhì)量，加強快訊力度。 2、職責： 購總監(jiān)及經(jīng)理 持快訊討論會。 提報促銷商品進行審核。 購主管 寫促銷企劃表。 促銷商品進行談判。 訊討論會陳述。 入組 訊商品建檔。 3. 基本要求： 依照促銷談判的基 本要求進行審批錄入及時準確 4、流程描述 購人員根據(jù)報表和市場情況選擇快訊品項。 訊談判。 訊討論會全體討論。 購總監(jiān)最終定稿。 企劃部制作。 5、相關文件 采購部樣品、贈品、管理規(guī)定 贈品通知單 二、快訊建檔作業(yè)流程 1、目的及適用范圍： 為了錄入組在快訊建檔時有所遵循，確保在規(guī)定的時間內(nèi)建檔完畢及快訊內(nèi)容 29 真實無誤。 2、職責： 購主管 按促銷流程，確定快訊商品。 正確填寫快訊企劃表。 購經(jīng)理及采購總監(jiān) 對快訊企劃表進行審 核。 快訊企劃表存檔備查。 入組 在規(guī)定時間內(nèi)，完成快訊企劃表的錄入。 快訊提交表企劃使用部門復印給企劃部。 將快訊企劃表存檔，備查。 3. 基本要求： 采購主管在規(guī)定時間內(nèi)確定快訊商品并正確填寫快訊報批表。 采購經(jīng)理對快訊報批表進行審核。 錄入組人員準確錄入確認后的快訊報批表并存檔。 4. 流程（描述）： 銷談判 寫快訊企劃表 采購主管應在快訊會前填寫好快訊報批表。 核 由采購經(jīng)理及采購總監(jiān)分析審核。 30 入 錄入組應在快訊進價生效期前將 快訊報批表錄入完畢。 快訊進價生效后，錄入組無法再進行快訊建檔工作，若確需建檔者，須以書面申請，經(jīng)采購總監(jiān)核準后，由錄入組進行期間變價。 錄入組建檔完畢后，須將快訊提交表復印交企劃部。 將快訊快訊樓面通知單交樓面。 單 5. 相關記錄： 促銷確認書 快訊企劃表 快訊堆頭及企劃表 31 第十節(jié) 采購訂貨 采購訂貨作業(yè)程序 1、目的及適用范圍： 本流程保證開店前大進貨、新品訂貨、快訊商品第一次訂貨、預付款商品訂貨、短帳期商品或其余需要大量訂貨等訂貨操 作的準確性，同時對訂貨權限作規(guī)定。 2、職責： 購主管 定訂貨數(shù)量 單 貨 購經(jīng)理及采購總監(jiān) 進貨量訂單的訂貨量作審核 3、基本要求： 購主管應依據(jù)大進貨計劃明細設定訂貨量，并打印訂單。 新開店大進貨期間要制定合理的訂貨計劃。 品和預付款商品，短帳期商品訂單應事先預估其銷量。 訊商品第一次訂貨應在快訊開始前一周到十天。 4、 流程（描述）： 印訂單 購助理依據(jù)訂貨計劃、填寫訂單。 核 購審核訂單的訂貨量是否符合權限標準。 果符合標準則可直接下單。 果不符合標準則應報請采購經(jīng)理采購總監(jiān)審核。 核 購經(jīng)理及總監(jiān)對不符合訂貨權限標準的訂單進行審核。 果允許訂貨則轉(zhuǎn)由采購助理下訂單。 果不允許訂貨則轉(zhuǎn)由采購主管重新填寫訂單。 單 購助理把審核通過的訂單傳真給供應商并確認。 32 第十一節(jié) 日常結算及其他管理 一、 業(yè)績指標管理規(guī)定 本管理規(guī)定的制定是為了使采購工作有所重點并更 有效率及計劃，避免過多的干擾及突發(fā)事件的處理。 2職責 監(jiān) 按公司下達的任務分配按月、按店、按采購各部門分配批標。每月按日、按門店、按各采購部門分配指標。 理 將系列指標分配給各組。 3基本要求： 監(jiān)及經(jīng)理應根據(jù)總公司要求 歷史數(shù)據(jù) 資源分配進行指標的制訂 ,并落實到人 . 二、日常結算流程 參照財務統(tǒng)一結算流程。 三、營業(yè)外收入管理流程 1、目的及適用范圍： 本流程使結算組人員能對營業(yè)外收入工作有所遵循，從而確保營業(yè)外收入計算的準確性，以便更準確的計算公司績效。 2、基 本要求： 營業(yè)外收入由采購主管具體收取，且符合公司收費標準。 收取營業(yè)外收入時開具一式三聯(lián)廣告促銷協(xié)議書。 供應商憑所開協(xié)議書到財務交款。 每月 23 25 日采購結算組憑統(tǒng)計當月所收營業(yè)外收入，并與財務部核對。 對于店內(nèi)外廣告應先由采購主管與供應商洽談，并簽定合同，且須送企劃部備案。 內(nèi)外促銷費用應在約定期限內(nèi)付清。 固定退傭、促銷員管理費在每月底付清。 新品上架費下單前交清。 返利按合同規(guī)定期限支付。 贊助費、廣告費和年節(jié)費按采購主管與供應商協(xié)商一次或幾次交清。 支付方式：現(xiàn)金或支票 33 所有營業(yè)外收 入如果減免必須由采購總監(jiān)簽字。 3. 流程（描述）： 判 采購主管與供應商洽談贊助事宜。 定廣告促銷協(xié)議書 方蓋章確認 結算組存檔 采購聯(lián)：總監(jiān)辦統(tǒng)一留存。 供應商聯(lián)：由供應商留存。 財務聯(lián)：由財務部留存。 企劃聯(lián)或樓面聯(lián)：有關燈箱、快訊部份由企劃部制作并存檔 有關端架地堆部份，由店長統(tǒng)一存檔并指導相關組員執(zhí)行 四、付款差異處理流程 1、 目的及適用范圍 1 1 目的：使采購人員在處理差異情形時能有所遵循，確保差異處理及時。 1 2 適用范圍：公司采購部。 2、 職責 2 1 財務結算組 督促 供應商確認差異 差異單據(jù)的區(qū)分 差異單據(jù)的傳遞并登記 2 2 采購主管。 處理價格差異 把數(shù)量差異轉(zhuǎn)交至收貨部 2 3 采購經(jīng)理及總監(jiān) 審核差異單 2 4 財務部 進行二次匹配 審核差異單 2 5 收貨部 確認數(shù)量差異 2 6 供應商 進行價格差異確認。 34 3、 基本要求： 財務結算人督促供應商在三天內(nèi)確認差異 財務結算人應對差異單認真區(qū)分 財務結算人傳遞單據(jù)應及時 采購主管確認價格差異應在兩天內(nèi) 收貨部確認數(shù)量差異應在兩天內(nèi) 財務部進行二次匹配時應在一天內(nèi) 采購經(jīng)理及總監(jiān)審核差異應在一天內(nèi) 差異金額小于￥ 0 ，可不視 為差異處理 差異金額小于￥ 50 元（含）時由采購部門經(jīng)理核準，大于￥ 50 元以上者由采購總監(jiān)核準。 確認“高付款金額”者，必須由采購總監(jiān)核準。 流程（描述） 4 1 區(qū)分差異單 財務結算人將差異單按數(shù)量或價格差異進行區(qū)分，并及時傳遞。 數(shù)量差異交由收貨部與供應商進行確認。 價格差異交由采購主管與供應商進行確認。 4 2 確認差異 數(shù)量差異時（包括收貨部錄入錯誤）由收貨部與供應商進行確認。 價格差異時，由采購主管與供應商進行確認。 4 3 二次匹配 財務結算人將確認后的差異單交給財務組進行匹配。 財務部進行二次匹配。 4 4 審核 采購經(jīng)理或總監(jiān)對二次匹配成功的付款單進行簽字確認。 4 5 付款 4、 相關文件 協(xié)議報價單 驗貨清單 入庫記錄 5、 相關記錄 差異單 手工匹配單 35 采購輔助管理項目一 : 談判內(nèi)容與技巧 判的過程是與廠商共同協(xié)商、分析市場、尋找商機的過程，不可單純的理解為雙方利益的分割。因此、雙方只有以誠信為本、才能互利雙贏、共同發(fā)展。 換各種手續(xù)、驗明確認雙方的法人資格及商品資格、質(zhì)量標準、行業(yè)標準等各種統(tǒng)一必備證明 ,采購主管對供應商提供的“營業(yè)執(zhí)照復印件”、“稅務登記 證”（國稅、地稅）、“生產(chǎn)許可證”（特種商品由制造商提供）、“商檢合格證”、“進口商品檢驗合格證”（進口商品適用）、“商品檢驗報告”、“商標注冊證”（由制造商提供）、“衛(wèi)生許可證”（食品制造商適用）、“安全認證”（電工類商品適用）、“代理授權書”、“指定 /總經(jīng)銷證書”等文件資料進行書面復審 供商品報價單、提供返利政策等 , 品分檔、排隊：雙方分析商品報價單、按照市場份額的排隊理論、分客層、檔次篩選主力品項、目的是：不管談判是否成功，對方手里最好的東西我要知道、要備檔。（詢問供應 商排隊名次的依據(jù)是什么，了解該品牌商品銷售網(wǎng)絡、可能有水份、供參考）簡述：我方市場銷售份額、網(wǎng)絡、速度、發(fā)展前景等。優(yōu)點要說夠、講透、缺點要客觀、不回避。 方提供商品價格的依據(jù)是什么？稅率是多少？能否提供增值稅票及提供票據(jù)方法（是票貨同行還是雙方確認后開票）。 計算成本的思路引導價格談判。 于提出想不到的商品進價、促銷方式、廠家支持。 于提出對方的身份答復不了的條件。 了公司利益敢于見對方最高領導據(jù)理力爭。 于用經(jīng)銷方式探測到想不到的價格。 市場零售價倒算的方法判斷進價是否合理。 求市場的最低進價。如出現(xiàn)歧視性價格廠方必須無條件補償或做出其它書面補償性承諾。 于從商品質(zhì)量上挑毛??；材料上、工藝、包裝上挑毛病；用市調(diào)的信息在市場操作、促銷價格上挑毛病。 之以挑毛病的形式造成對方不自信、商品不是“物有所值”、而在價格上做出讓步。 36 利： 扣、返利（有條件返利，無條件返利）對供應商的銷售政策留檔、分析后再談判。確認后明確寫進合同條款并注明貨款扣除還是支票返還及返還時間。 成交條件方式的種類：帳期、短帳期、預付款、（“承兌”貼息不貼息和“支票”）樣品鋪底、商品買斷、商品包銷、售后結、批發(fā)分銷、部分付款、訂金、信用額度等，靈活運用成交方式和其它條件之間的轉(zhuǎn)換為公司爭取適用本公司經(jīng)營狀況的交易條件 . 慶費、進店費、廣告燈箱營業(yè)外收入等。 費方式 :貨款扣還是支票 用是對進價的彌補 ,不可單純的追求費用而忽略價格 ,因此必須先談商品價格、后談費用、否則一切無從談起。 7. 其它： 售后服務及調(diào)退貨、樣品處理。長、短途運輸及費用等。（確認 品數(shù)量 及發(fā)放層序）保護庫存、價格補償要文字說明不要口頭承諾。出現(xiàn)歧視性價格和歧視性返利怎么辦？在合同中必須寫清楚。 判前要準備充分、做好談判計劃、明確目標，談判要對對方在市場的形象、份量、角色、排隊等、情況基本了解。要準備幾個不同談判方案 . 咨詢的方式獲知他們在市場上的競爭對手及同行排隊情況。以便以子之矛、攻子之盾。 清對方的權限，避免與無權決定的人無效談判。既浪費了時間、客觀上又透露了公司某些信息。 好談判紀錄，存檔備案。保持談判的連續(xù)性。 可能在本公司 談判。心理上、資料尋找方面占有優(yōu)勢并費用節(jié)約。談判一般在預約下進行。 計劃的提出問題，注意傾聽對方的談話，以便站在換位的角度分析對方在謀求什么。以便以退為進。 輕意講明我方的最終目標條件，也要避免把對方逼的無退路宣告他們的原則立場而造成談判失敗。 持原則，但不對抗、真誠相待、不卑不亢，營造和諧的談判氣氛。避免因態(tài)度、個人因素造成談判破裂。 37 守為攻，對一些原則和超權的談判條件要留余地，與領導上報后再做決定。 判的激情、沉默要把握好尺度，注意導向談判的走勢、節(jié)奏。做到“ 激情”而不是“急切”、“沉默”而不是“退讓”。強勢而不“霸道”。談判認真、耐心、尤其雙方意見嚴重對峙時；不大聲喧嘩、注意對人的尊重、不帶臟話、不罵街、注意因個人形象而影響企業(yè)形象。其實對方不怕你言情激動、就怕你思路清楚、點擊要害。 判越誠信、越艱苦，對方越感興趣、對我方越有信心。談判的目標越有希望。質(zhì)量可能越高。 同事、助手與對方談判時內(nèi)部觀點要一致，配合要默契。 要供應商經(jīng)理直接參與談判。對個別 A 類必選重點帳期供應商我們可以采取靈活掌握，用“放水養(yǎng)魚”的辦法加以引進。合同期要 短。待時機成熟后重新完善交易條件，或者是引進過度的供應商來代替。 重若輕”、不要因斤斤計較而影響公司原則和重點利益。 作為經(jīng)理主要是對談判結果的分析與判斷，主要檢查以下幾項內(nèi)容： 同中所選的商品是否服從商品結構？ 選品項是否與市場熱點、賣點接軌？是否服從已確定的品類角色 ? 品價格是否服從市場？ 據(jù)市調(diào)和商品角色的定位審定商品進價能否滿足小分類的毛利率？ 交條件：對所有供應商合同條件的核查。對一些短帳期商品和重點經(jīng)銷 商品進行核查、把關。 查退貨條款是否清楚 明確便于操作 . 步判斷合作結果的前提下對返利 贊助費 促銷等其它條款進行判定 . 正常談判也好、