公司會議管理制度

1 公司會議管理制度公司會議管理制度 1 1 目的目的 建立 完善內(nèi)部溝通渠道 合理安排會議時間 場地 規(guī)范會議 程序 2 2 范圍范圍 適用于公司組織及參加的各類會議 各經(jīng)營單元參照本制度可自 行制定經(jīng)營單元會議管理制度 3 3 會議分類與職責(zé)分工會議分類與職責(zé)分工 3 1 內(nèi)部會議 3 1 1 股東大會 由董事長召集 登記股東 全體董事 監(jiān)事參加 由董事會秘書負(fù)責(zé)組織 3 1 2 董事會 由董事長召集 全體董事 監(jiān)事參加 由董事會辦 公室負(fù)責(zé)組織 3 1 3 董事會各專業(yè)委員會會議 根據(jù)各專業(yè)委員會工作細(xì)則的具 體規(guī)定執(zhí)行 3 1 4 CEO 專題會 由 CEO 召集 與議題相關(guān)的人員參加 由董事 會辦公室負(fù)責(zé)組織 3 1 5 CEO 辦公會下屬專業(yè)委員會會議由委員會主任召集 委員及 與議題相關(guān)的人員參加 委員會日常管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織 3 1 6 納入基本會議制度的例會按 公司基本會議制度 的規(guī)定執(zhí) 行 見附件一 2 3 1 7 黨務(wù)會議 由黨委書記 或副書記 召集有關(guān)人員參加 由 黨群工作部負(fù)責(zé)組織 3 1 8 公司全體員工 代表 會議 由董事長或受托人召集 公司 全體員工或員工代表參加 由黨群工作部負(fù)責(zé)組織 3 23 2 外部會議外部會議 3 2 1 公司上級主管部門或外單位在公司召開的會議 如現(xiàn)場會 報告會 主題會 辦公會等 屬于行政工作的由董事會辦公室受 理并負(fù)責(zé)組織 屬于黨務(wù)工作的由黨群工作部受理并負(fù)責(zé)組織 3 2 2 由上級主管部門或外單位組織召開 需要公司派員參加的會 議 根據(jù)外部收文及辦文程序報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后派員參加 3 2 3 外部會議的審批 1 上級主管部門或外單位在公司召開的會議需報公司董事長 CEO 審批 2 由省 市黨政主要領(lǐng)導(dǎo)主持召集的會議 有關(guān)部門接到會議 通知后 應(yīng)將會議通知呈報董事長 CEO 批復(fù)并確定派出參會人 員 由董事會辦公室通知參會人員 3 省 市有關(guān)廳局經(jīng)營 業(yè)務(wù)類會議由對口聯(lián)系部門的分管領(lǐng) 導(dǎo)審批并指定人員參加 4 黨務(wù)會議由黨委書記 或副書記 指定人員參加 5 其他會議 如 工會 社區(qū) 協(xié)會團(tuán)體等召開的會議 由分 管領(lǐng)導(dǎo)審批 安排人員參加 3 4 4 會議安排與規(guī)范會議安排與規(guī)范 4 1 公司年度總結(jié) 表彰大會或公司宣布重大決定的會議等 由董 事長 CEO 指定相關(guān)人員和部門組織 4 2 納入基本會議制度的例會 原則上按例行規(guī)定的時間 地點 內(nèi)容 組織形式召開 4 3 會議召集部門負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知并根據(jù)通知閱讀情況以電話或 短信形式及時提醒 4 4 電話會議由會議召集部門向行政管理部提出申請 行政管理部 負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)設(shè)備 董事會辦公室負(fù)責(zé)設(shè)置會議密碼 并根據(jù)會議 召集部門提供的電話參會人員名單在會前 30 分鐘以手機(jī)短信方式 將接入操作方式及會議密碼發(fā)送需參會人 4 5 視頻會議按 視頻會議管理辦法 的規(guī)定執(zhí)行 4 5 需支出費用的會議 會議組織部門應(yīng)事先編制會務(wù)方案 經(jīng) CEO 審批同意后方可籌辦 大型業(yè)務(wù)會議還必須同時提交詳細(xì)的策 劃方案 會務(wù)方案主要內(nèi)容包括 1 會議基本情況 會議名稱 會議目的 會議內(nèi)容 會議地點 參會人數(shù)及人員組成 會議主要日程安排等 2 會議費用概算 會議單項費用概算 概算說明及其他有關(guān)財 務(wù)說明等 4 6 如果會議在時間 地點 參會人員等方面發(fā)生沖突 應(yīng)遵循小 會服從大會 局部服從整體 下級服從上級的原則進(jìn)行變更 4 7 重要會議須簽到 由會議召集部門負(fù)責(zé) 簽到表和會議紀(jì)要一 4 起歸檔保存 4 8 會議必須指定專人擔(dān)任記錄員 記錄人員根據(jù)主持人要求起草 會議紀(jì)要 4 9 會議紀(jì)要的基本表達(dá)格式為 紀(jì)要標(biāo)題 會議時間 地點 主 題 主持人 參會人員 出席情況 記錄人 研究討論的決議等內(nèi) 容 4 10 涉密工作會議須做好會議保密工作 視會議應(yīng)關(guān)閉通訊工具 涉密資料非會議組織者不得帶離會場 無線話筒在不使用時要做到 隨時關(guān)閉 4 11 會議紀(jì)要須按規(guī)定范圍發(fā)放 未經(jīng)批準(zhǔn) 收閱人不得自行轉(zhuǎn) 發(fā)或傳達(dá) 4 12 會議廳使用與管理按 會議廳管理辦法 執(zhí)行 見附件二 5 會議紀(jì)律會議紀(jì)律 不準(zhǔn)無故缺席 遲到 早退 不準(zhǔn)不帶記錄本 不準(zhǔn)吸煙 嚼檳榔 口香糖等 不準(zhǔn)在會場接電話 手機(jī)必須按規(guī)定設(shè)置為靜音 振動或 關(guān)閉 不準(zhǔn)打瞌睡 不準(zhǔn)坐姿東倒西歪 不準(zhǔn)交頭接耳 5 不準(zhǔn)做與會議無關(guān)的事情 6 6 附件附件 附件一 公司基本會議制度 附件二 會議廳管理辦法 6 附件一 公司基本會議制度公司基本會議制度 1 1 季度經(jīng)營工作例會季度經(jīng)營工作例會 1 11 1 時間時間 每季結(jié)束后第五個工作日 1 21 2 召集人召集人 董事長 CEO 1 31 3 參加人參加人 高級總裁 副總裁 總監(jiān) 總工程師 總裁助理 董事長助理 直屬部門負(fù)責(zé)人 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人 其他高管人員 董事長秘書 項目管理研究員列席會議 1 41 4 基本議程基本議程 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人依序報告季度生產(chǎn)經(jīng)營情況 就重大共性問題開展討論 進(jìn)行決策 公司重大管理議題研討 董事長 CEO 作會議總結(jié) 1 5 5 會議相關(guān)問題會議相關(guān)問題 經(jīng)營單元季度生產(chǎn)經(jīng)營報告及重大共性問題需在會議前 3 個 工作日以電子文檔形式提交董事會辦公室 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知及落實參會情況 負(fù)責(zé)會議 記錄并在會議結(jié)束后 3 個工作日內(nèi)形成紀(jì)要 負(fù)責(zé)會后將會 議用各類資料整理存檔 含電子文檔和文本 2 2 CEOCEO 辦公會專業(yè)委員會工作會議辦公會專業(yè)委員會工作會議 2 12 1 時間 時間 根據(jù)工作的進(jìn)展需要 不定期召開 7 2 22 2 召集人召集人 CEO 辦公會專業(yè)委員會主任 2 32 3 參加人參加人 相關(guān) 輔線 領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)直屬部門負(fù)責(zé)人 事業(yè)部和分 子公司相關(guān)人員 重要議題可明確第一負(fù)責(zé)人 不得缺席 董事會辦公室項目管理研究員 2 42 4 會議組織會議組織 會議召集人每周五向行政管理部提交下周專項會議計劃 行 政管理部負(fù)責(zé)會議室的安排與協(xié)調(diào) 行政管理部將所確定的會議場地和時間通知各召集人 由各 專業(yè)委員會日常機(jī)構(gòu)的歸口部門或召集人直管部門負(fù)責(zé)發(fā)布 會議通知 并落實參會情況 緊急情況需要的會議 可由董事會辦公室協(xié)調(diào)及時召開 2 52 5 議程議程 針對高級總裁 副總裁 總監(jiān) 總工程師 總裁助理的專項 工作進(jìn)行研討 就所討論的專題形成相關(guān)制度或工作程序草案 提出解決專 門問題的方案 召集人在授權(quán)范圍內(nèi)解決專項問題 2 62 6 會議相關(guān)問題會議相關(guān)問題 召集人直管部門負(fù)責(zé)會議記錄 在會議后 2 個工作日內(nèi)形成 8 會議紀(jì)要 抄送董事會辦公室 并將會議情況整理 按公司 檔案管理制度 存檔 召集人在會議結(jié)束后就會議中重要問題專題向董事長 CEO 匯報 3 3 董事長 董事長 CEOCEO 專題辦公會 專題辦公會 3 13 1 時間 時間 根據(jù)工作的進(jìn)展需要 不定期召開 3 23 2 召集人 召集人 董事長 CEO 3 33 3 參加人 參加人 事件相關(guān)人員 董事會辦公室項目管理研究員和董事 長 CEO 指定的其他人員 3 43 4 議程議程 董事長 CEO 提出認(rèn)為需要了解和討論解決的專項問題 就所討論的專題形成相關(guān)制度或工作程序草案 提出解決 專門問題的方案 董事長 CEO 現(xiàn)場解決提出的問題 3 53 5 會議相關(guān)問題會議相關(guān)問題 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知并落實參會情況 負(fù)責(zé)會議 記錄并在會議結(jié)束后 3 個工作日內(nèi)形成紀(jì)要 負(fù)責(zé)會后將會議用各 類資料整理存檔 含電子文檔和文本 4 4 半年度經(jīng)營工作會議半年度經(jīng)營工作會議 4 14 1 時間時間 每年 7 月下旬 4 24 2 召集人召集人 董事長 CEO 9 4 34 3 參加人參加人 高級總裁 副總裁 總監(jiān) 總工程師 總裁助理 董事長助理 直屬部門負(fù)責(zé)人 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人 其他高管人員 董事長秘書 項目管理研究員列席會議 4 44 4 議程議程 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人報告半年度生產(chǎn)經(jīng)營情況 各線 相關(guān)部門 進(jìn)行本系統(tǒng)半年運行 工作總結(jié)匯報 就報告所涉及問題與經(jīng)營單元進(jìn)行溝通 分析 研討 并進(jìn) 行報告效果評價 董事長 CEO 作會議總結(jié) 4 54 5 會議相關(guān)問題會議相關(guān)問題 各匯報單位應(yīng)于會議召開 7 個工作日前 或根據(jù)通知要求 將匯報材料的電子文檔 提交至董事會辦公室 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知及落實參會情況 負(fù)責(zé)會議 記錄并在會議結(jié)束后 5 個工作日內(nèi)形成紀(jì)要 負(fù)責(zé)會后將會 議用各類資料整理存檔 含電子文檔和文本 5 5 公司年度經(jīng)營工作會議公司年度經(jīng)營工作會議 5 15 1 時間時間 當(dāng)年 12 月下旬或來年 1 月上旬 5 25 2 召集人召集人 董事長 CEO 5 35 3 參加人參加人 高級總裁 副總裁 總監(jiān) 總工程師 總裁助理 董事長助理 直屬部門負(fù)責(zé)人 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人 10 其他高管人員 董事長秘書 持續(xù)改進(jìn)項目管理研究員列席 會議 5 45 4 議程議程 事業(yè)部和分 子公司負(fù)責(zé)人作本經(jīng)營單元的年度總結(jié)報告 董事長 CEO 作年度經(jīng)營工作報告 總結(jié)全年經(jīng)營運行情 況 確定下一年度公司經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃 部署下年度各 項工作計劃 討論本年度經(jīng)營 管理等重大 共性問題 董事長 CEO 作會議總結(jié) 5 55 5 會議相關(guān)問題會議相關(guān)問題 各經(jīng)營單元年度需在會議前 10 個工作日將書面報告送交董 事會辦公室 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知及落實參會情況 負(fù)責(zé)會議 記錄并在會議結(jié)束后 5 個工作日內(nèi)形成紀(jì)要 負(fù)責(zé)會后將會 議用各類資料整理存檔 含電子文檔和文本 附件二附件二 會議廳使用管理辦法會議廳使用管理辦法 1 1 目的目的 規(guī)范會議廳的使用和管理 提高會議廳使用效率 維護(hù)和保持 會議廳的環(huán)境 11 2 2 范圍范圍 適用于公司所有會議廳 接待室管理 3 3 職責(zé)職責(zé) 行政管理部負(fù)責(zé)本辦法的制定與實施 部門所屬會議廳 接待 室應(yīng)按照此辦法執(zhí)行 4 4 會議廳使用程序會議廳使用程序 4 1 各部門需使用會議廳 應(yīng)提前半個工作日通過 OA 填寫 會議 廳使用申請單 申請中上應(yīng)詳細(xì)說明到會人數(shù) 需準(zhǔn)備的接待物 品 需要行政管理部協(xié)助工作及其他有關(guān)項目 并電話告知行政管 理部 4 2 行政管理部按接待要求安排好會議廳并通知申請部門 4 3 緊急會議應(yīng)至少提前三十分鐘將通知接待部門 以便及時調(diào)整 安排會議廳 并于會議后及時通過 OA 補(bǔ)辦申請手續(xù) 4 4 各部門應(yīng)按預(yù)定時間準(zhǔn)時使用會議廳 如需提前或延長使用時 間 應(yīng)及時通知行政管理部 4 5 會議廳使用完畢 使用部門應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)電器電源開關(guān) 及時通 知行政管理部整理會場 關(guān)閉會議廳 5 5 會議廳管理會議廳管理