HXL-SOP09采購控制程序.doc

恒鑫隆印刷有限公司文件名稱：采購控制程序 版本：0 / A文件編號：HXL-SOP-09頁碼：4 / 41. 目的 對采購過程及供方進行控制，確保所采購的物資符合規(guī)定的要求。2. 適用范圍 適用于外購材料、外發(fā)加工產(chǎn)品的訂購以及運輸服務等供方的選擇、評定和控制。3. 職責3.1 采購部負責組織各部門進行供方選擇評定， 3.2 采購部負責依據(jù)采購物資技術標準，對材料重要性分類和HXL-QR-069-O/A供方評定表。3.3品管部負責對進廠物資進行檢驗；負責在新供方評定時，進行小批量試用測試。3.4 生產(chǎn)技術部負責提供有關產(chǎn)品的技術要求及負責對樣品的試用等。3.5 倉管員對進廠物資進行驗證。3.6 總經(jīng)理負責批準“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”。4. 工作程序4.1 采購分類4.1.1 物料采購：生產(chǎn)所用的物料采購。采購部依據(jù)采購物資及技術標準， 4.1.2 外發(fā)采購：某工序本企業(yè)無法加工，或者由于繁忙沒有時間加工的工序，需要外發(fā)生產(chǎn)，詳見“HXL-QR-025-O/A外發(fā)加工單”。4.1.3 服務采購：運輸?shù)确枕椖康牟少彙?.2 采購供方的評定4.2.1 物料采購供方的評定：采購部根據(jù)采購物資技術標準和企業(yè)發(fā)展的需要,在確保適當品質前提下進行采購工作的詢價、比價、議價作業(yè)，初定候選供方的名單，并將有關資料填入“HXL-QR-069-O/A供方評定表”。a.必要時進行實地考查，并進行樣品測試及小批量試用:生產(chǎn)部或品質部向候選供方提供相應的技術標準或其它資料，要求其提供適量的樣品；采購部將樣品以及“HXL-QR-069-O/A供方評定表”送生產(chǎn)部門進行測試，測試不合格時，允許供方重新送樣品；測試合格，采購部通知供方小批量送貨，經(jīng)檢驗合格后，在生產(chǎn)部門試用，試用后由品管部在“HXL-QR-069-O/A供方評定表”上記錄試用效果；樣品測試和小批量試用均合格的供方經(jīng)總經(jīng)理批準后，列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”。b.對于一般物資，需要經(jīng)過樣品測試（或試用）。經(jīng)樣品測試或試用合格后，由總經(jīng)理批準，即可將其列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”。c.已經(jīng)有業(yè)務往來半年的供方，由采購部組織對其供貨業(yè)績進行評定，合格的情況下，可經(jīng)總經(jīng)理批準后，列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”。4.2.2 外發(fā)供方的評定：對于外發(fā)加工的燙金、膠片、膠裝、貼紙等外協(xié)加工單位，由有外發(fā)主管將其質量保證能力情況填入“HXL-QR-069-O/A供方評定表”，交總經(jīng)理審批后列入“HXL-QR-40合格供方名冊”。4.2.3 對運輸服務的供方，外發(fā)主管評價其服務質量保證能力，填寫“HXL-QR-69供方評定表”列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”。4.2.4 由采購部負責建立并及時更新“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”，發(fā)放生產(chǎn)部、品管部及倉庫等。4.3 采購4.3.1 采購申請：a.倉庫物料采購：倉庫管理員依據(jù)存料情況上報生產(chǎn)經(jīng)理，并根據(jù)庫存情況，填寫“HXL-QR-027-O/A物料申購單”,交生產(chǎn)經(jīng)理批準進行采購申請，然后憑據(jù)批準后的“HXL-QR-027-O/A物料申購單”交到采購部； b.紙張、坑紙及部分雙灰的采購：采購部只需按照跟單員所開出的“HXL-QR-023-O/A工程單”的要求進行紙張、坑紙或雙灰采購。c.其他部門需采購物品或零星采購物料用“HXL-QR-027-O/A物料申購單”交給主管批準申請購料；所有的“HXL-QR-027-O/A物料申購單”經(jīng)過主管或經(jīng)理、總經(jīng)理批準后，方可交到采購部，通知采購部進行采購；4.3.2 采購的執(zhí)行a.采購部根據(jù)“HXL-QR-027-O/A采購申購單”，按照采購物資技術標準及“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”采購；b.采購部根據(jù)“HXL-QR-027-O/A采購申購單”，填寫“HXL-QR-028-O/A采購合同”，明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單價、質量、技術要求、驗收條件、包裝等相關內容；外發(fā)采購則填寫“HXL-QR-032-O/A外發(fā)加工檢驗報告”；c.采購部向供方提供相應的技術標準或文件；d.“HXL-QR-028-O/A采購合同”和“HXL-QR-025-O/A外發(fā)加工單”準備好后，向供方發(fā)出，進行采購；e.采購前，需核實此前提供給供應商的標準或文件等是否有效，才進行采購；f.采購單發(fā)出后，采購員將“HXL-QR-028-O/A采購合同”復印一份給倉庫，作為倉庫收貨的依據(jù)；g.在緊急情況下，由總經(jīng)理批準，可向未認可合格供方處購貨，但必須在一個月內補辦供方評定手續(xù)。4.4 采購物資的驗證4.4.1 采購物資的驗證按合同的規(guī)定進行，如需要在供方貨源處對采購物資進行驗證時，應在采購合同中規(guī)定驗證的具體事項，以及產(chǎn)品放行的方式。4.4.2 當營業(yè)合同有規(guī)定時，顧客或其代表人有權在供方處或本企業(yè)對供方的產(chǎn)品進驗證，顧客的驗證不能免除企業(yè)提供合格產(chǎn)品的責任，以及其后顧客的拒收。4.4.3 采購物資到廠后由QC按“HXL-QCI”檢驗規(guī)范進行檢驗，合格后應通知倉庫入倉及通知生產(chǎn)部安排領料生產(chǎn)。4.4.4 對外發(fā)加工的物料的質量控制按HXL-QCI檢驗規(guī)范進行。4.4.5 對于非生產(chǎn)所用物資如文具、衛(wèi)生用品等由倉庫按名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀按“HXL-QR-028-O/A采購合同”驗收后，在帳本上登記便可。4.5 供方的質量控制4.5.1 品管部負責在物料檢驗中記錄供方每批供貨質量狀況及是否準時交貨，填寫“HXL-QR-058-O/A供方供貨記錄表”，提供給采購部。4.5.2 采購部每一年組織品管部、生產(chǎn)部等部門進行一次對已納入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊”的供方進行業(yè)績評估，合格的批準為第二年的合格方，不合格的取消供方資格。4.5.3 供方進貨發(fā)生一次批量不合格，由品管部追查原因，填寫“HXL-QR-029-O/A品管進貨檢驗報告或HXL-QR-032-O/A外發(fā)加工檢驗報告”，經(jīng)品管部、采購部生產(chǎn)經(jīng)理等審核后，確實需要退貨，采購部將“HXL-QR-029-O/A品管進貨檢驗報告、HXL-QR-032-O/A外發(fā)加工檢驗報告及HXL-QR-033-O/A不合格品處理單”傳真給供方，要求供方分析原因，采取措施改善質量，對供方的回復，品管部在下批進貨時驗證整改效果，采購部跟蹤整改情況，質量無明顯改善的或連續(xù)三次批量不合格，則報請總經(jīng)理批準后，取消其合格供方資格。詳見HXL-SOP-07不合格品控制程序。5. 相關文件5.1 HXL-SOP-07不合格品控制程序5.2 HXL-SOP-11 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量程序6. 記錄6.1 HXL-QR-025-O/A 外發(fā)加工單6.2 HXL-QR-069-O/A 供方評定表6.3 HXL-QR-040-O/A 合格供方名冊6.4 HXL-QR-027-O/A 物料申購單6.5 HXL-QR-023-O/A 生產(chǎn)工程單6.6 HXL-QR-058-O/A 供方供貨記錄表6.7 HXL-QR-032-O/A 外發(fā)加工檢驗報告6.8 HXL-QR-028-O/A 采購合同6.9 HXL-QR-029-0/A 品管進貨檢驗報告6.10 HXL-QR-033-O/A 不合格品處理單