采購業(yè)務內控設計要點.doc

采購業(yè)務內控設計要點一、了解采購業(yè)務流程：編制需求計劃和采購計劃-請購-選擇供應商-確定采購價格-訂立框架協(xié)議或采購合同-管理供應過程-驗收-退貨-付款-會計控制。二、各子流程設計要點1.編制需求計劃和采購計劃：A生產、經營、項目建設等部門根據實際需求準確、及時地編制需求計劃。B需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。C對專利等特殊產品，經專業(yè)技術部門研討后，特別審批。D采購計劃應當根據發(fā)展目標的實現需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高過低。E采購計劃要納入采購預算管理，并經相關負責人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。2.請購環(huán)節(jié)：A建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。B對于預算內采購項目，具有請購權的部門應當嚴格按照預算的執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據市場變化提出合理的采購申請。C對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。E具備相應審批權限的部門或人員在審批采購申請時，應重點關注采購申請的內容是否準確、完整，是否符合生產經營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算范圍內等。對不符合規(guī)定的采購申請，應要求請購部門調整請購內容或拒絕批準。3.選擇供應商：A建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網絡。B定期審查供應商的基本資料，如產品價格、質量、供貨條件、信譽、售后服務以及供應商的設備狀況、技術水平和財務狀況等。C采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范處理舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協(xié)議。D對所有潛在供應商應就其質量、技術、財務狀況的可行性進行調查。E對于一般和重要物品或勞務的采購，應建立由采購、技術等部門參與的比質比價體系，綜合考慮價格、質量、供貨條件、信譽和售后服務等。F建立供應商管理信息和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價，根據考評結果，進行合理選擇和調整。4.確定采購價格A健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。B對標準化程度高。需求計劃強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。C采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。D建立采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。5.訂閱框架協(xié)議或采購合同A對擬簽訂框架協(xié)議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估。B根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬定采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定的權限簽署采購合同。C對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。D對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統(tǒng)一規(guī)定。6.管理供應過程A依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。B對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。落實監(jiān)造責任，審定監(jiān)造報告，并及時向技術等部門通報。C根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保事宜。D實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追朔性。7.驗收與退貨A制定明確的采購驗收標準，結合物資特性，確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質量檢驗報告后可入庫。B驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發(fā)票等原始單據與采購物資的數量、質量、規(guī)格型號等核對一致。C對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時入庫憑證傳遞給財會部門。D物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢書或合格證等證明文件。E驗收時涉及技術性強的、大宗的以及新、特物資，還應進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協(xié)助驗收。F對于驗收過程中發(fā)現的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構或人員應當立即向企業(yè)有權管理的相關機構報告。相關機構應當查明原因并及時處理。G對于不合格物資，采購部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的，采購部門要按照合同的約定索賠。8.付款A嚴格審查采購發(fā)票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付，如審查發(fā)票填制的內容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據種類相符合等。B合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外，采購價款應通過銀行辦理轉賬。C加強預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況。9.會計控制A企業(yè)財會部門要詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據、款項支付等情況，做好采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。B指定專人通過函證等方式，定期向供