公文常見問題分析

公文寫作常見問題分析 一 文種濫用 錯用 混用 并用 1 濫用報告報告 適用于向上級機關匯報工作 反映情況 答復上級機關的詢問 2 錯用請示請示 適用于向上級機關請求指示 批準 關于批準成立運輸協(xié)會的報告 關于辦公自動化所需經(jīng)費的報告 報告與請示的區(qū)別 行文目的不同 行文時間不同 上級處理不同 3 混用公告和通告 通知和通報 決定和會議紀要 公告與通告的區(qū)別 內(nèi)容的重要性不同受文對象不同發(fā)文機關不同作用不同 通知與通報的區(qū)別 內(nèi)容不同 通報內(nèi)容側(cè)重重要經(jīng)驗 重要事情 重要信息 沒有具體的工作布置 通知內(nèi)容可輕可重有具體的工作布置和安排 作用不同 通報立足于 知 而后受教育 受啟發(fā) 通知立足于 知 而后做 執(zhí)行性強 決定和會議紀要的區(qū)別 內(nèi)容不同 決定要寫重要事項 反映統(tǒng)一觀點 會議紀要事項有輕有重 允許反映與會者不同觀點 形成過程不同 決定要通過集體研究和表決 反映共同意志 會議紀要無須通過表決程序 強制程度不同 決定強制性極強 會議紀要較強 并用文種 如 關于 請示報告關于 請示函 批復函 關于 決定 批復 的通知 通報 5 生造文種 如 關于 的實施方案 規(guī)范 要點 安排 二 違反行文規(guī)則 1 越級行文 多頭行文 2 主送或抄送領導個人 3 黨政公文混用同一文頭 文號 4 行政機關對基層黨委作指示 交待任務 5 聯(lián)合行文會簽手續(xù)不全 6 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則 一 一 1 1 三 文章主旨不明 缺乏針對性 實用性 例如 經(jīng)縣委研究決定 于 月 日召開鄉(xiāng)鎮(zhèn)書記會議 會期三天 通知事項不明 請示事項不明 關于 分公司增添新設施 設備 的請示 集團有限公司 分公司隨著市場的擴大 人員的增加 工作分工的細化 為能給員工營造良好的辦公場所 提高工作效率 發(fā)揮員工的最大工作積極性 現(xiàn)需增添置照相機1臺 2匹的空調(diào)1臺 妥否 請批示 集團有限公司 分公司二 七年十一月二十三日 四 文章冗長 穿靴戴帽 華而不實 一文多事 五 結(jié)束語使用不當 請批示 不宜作為請示的結(jié)束語 以上請示如無不妥請批復 以上報告妥否請批轉(zhuǎn) 等結(jié)束語有歧義 特此通知 特此通告 特此批復 等結(jié)束語使用欠妥 在公函結(jié)尾使用 此致 敬禮 六 格式不規(guī)范 1 仍用16開紙 排行數(shù) 排字數(shù)隨意性大 2 上行文沒注明簽發(fā)人 請示未注明聯(lián)系人的姓名和電話 3 函類公文使用文件頭 4 標題不規(guī)范 1 要素不完整 2 濫用標點符號 3 過于繁雜 4 表達欠妥 市人民政府轉(zhuǎn)發(fā) 省人民政府關于 的通知 的通知 中共XX市委員會 XX市人民政府關于XXXXXXX的通知 省 市人民政府關于加強組織領導放手發(fā)動群眾采取有力措施大打一場抗旱保秋收抗旱保春播的人民戰(zhàn)爭的緊急通知 只有命令 公告 通告 議案 函 會議紀要的標題允許省略要素 縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示 縣人民政府關于表揚營業(yè)員 同志的通報 公司關于申請增加超計劃出口指標的請示 請示 已含 請求 申請 之意 故應刪去 申請 二字 國務院批轉(zhuǎn)財政部 關于加強國有企業(yè)財務監(jiān)督的意見 的通知關于加強國有企業(yè)財務監(jiān)督的意見 是公文 不屬法規(guī)性文件 應刪去書名號 中央職稱改革領導小組轉(zhuǎn)發(fā)國家教育委員會中小學教師職務試行條例等文件的通知 中小學教師職務試行條例 屬法規(guī)性文件 故應加上書名號 市財政局關于轉(zhuǎn)發(fā) 省財政廳關于轉(zhuǎn)發(fā)財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知的通知 市財政局轉(zhuǎn)發(fā)財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知 5 轉(zhuǎn)發(fā)某文同時又將其作為附件 6 仍在成文日期上標注單位名稱 抄送機關仍分 抄報 抄送 或標注 報送 8 引用文號格式不對 據(jù) 辦 2006 12號文 關于 的通知 關于 通知 辦 2006 12號 9 發(fā)文字號錯用小括號 中括號 教辦發(fā) 2004 9號 錯誤 教辦發(fā) 2004 9號 錯誤 教辦發(fā) 2004 9號 正確 XX市政府公文處理退辦單 編號 根據(jù) 國家行政機關公文處理辦法 的規(guī)定 此件屬下列不符合公文處理規(guī)定的情況之 現(xiàn)予退回 請按規(guī)定重新辦理 1 越級行文 2 請示多頭主送 3 報告中夾帶請示事項 4 不以主管單位名義上報 5 請示事項錯用 報告 文種 6 請示不符合一文一事要求 7 轉(zhuǎn)報下級請示 8 上報公文未注簽發(fā)人 9 上報公文未經(jīng)單位主要負責人簽發(fā) 10 應直接向政府有關部門協(xié)商勿需經(jīng)市政府轉(zhuǎn)辦 11 涉及其他部門或地區(qū)職權的事項未經(jīng)協(xié)商 12 文件內(nèi)容有明顯錯 漏 13 未加蓋印章或用印不規(guī)范 14 未編發(fā)文字號 15 公文用紙 字號不符規(guī)定 字跡模糊 16 公文格式不規(guī)范 17 附件未附 18 未附注聯(lián)系人及聯(lián)系電話 19 不符合其他規(guī)定 20 請示事項不明確 年月日聯(lián)系人 聯(lián)系電話 辨析 討論 1 某校請求縣財政局撥給10萬元購置教學器材 縣財政局某副局長告訴學校領導 打個請示報告給我 我來批給你們 這種說法對不對 為什么 2 某縣廣播電視站在特大洪災中損失極大 為盡快修復廣播電視設施 正常開展工作 該站擬撰文請求上級撥給500萬元救災費 甲說應按慣例寫請示報告 為爭取各級領導支持 應主送縣廣播電視局 縣財政局 縣政府 分管縣長 縣委宣傳部 分管宣傳部長 地區(qū)廣播電視局 地區(qū)財政局 地區(qū)行署 省廣播電視廳 乙說主要是反映受災情況 因此應寫成情況報告 而且縣廣播電視局也撥不出經(jīng)費 不如就不主送縣廣播電視局 只主送上述其他機關和領導 這些說法對不對 你認為應該怎樣才對 請陳述理由 作簡要分析 集團有限公司 分公司 2007 159號簽發(fā)人 關于 分公司增添新設施 設備 的請示 集團有限公司 分公司隨著市場的擴大 人員的增加 工作分工的細化 為能給員工營造良好的辦公場所 提高工作效率 發(fā)揮員工的最大工作積極性 現(xiàn)需增添置照相機1臺 2匹的空調(diào)1臺 妥否 請批示 集團有限公司 分公司二 七年十一月二十三日 集團有限公司 分公司2007年11月23日印發(fā)附件 抄送 分公司 緊急某某縣檢察院公文 97 某檢察發(fā)21號 關于要求撥給赴粵參觀學習經(jīng)費的報告縣政府XX副縣長 根據(jù)XX檢察分院一九九七年X月X日下發(fā)的 關于組織縣 市 院檢察長赴粵參觀學習的通知 中的要求 參觀時間擬定五月中旬 經(jīng)費由單位承擔 每人預交一千元 在五月初將此經(jīng)費匯分院辦公室 為解決此經(jīng)費 我院研究預交罰沒款一千元 請財政局給予撥回一千元 當否 請批示 附 如文XX縣人民檢察院1997年X月X日主題詞 經(jīng)費報告 報 縣政府送 財政局 一九九七年X月X日某某縣人民檢察院辦公室印 修改 急某某縣人民檢察院文件X檢察 1997 21號簽發(fā)人 XXX X縣人民檢察院關于請求解決赴粵參觀學習經(jīng)費的請示 函 縣人民政府 根據(jù)XX地區(qū)檢察院 關于組織縣 市 院檢察長赴粵參觀學習的通知 要求 我院將派一名檢察長參加五月中旬的參觀學習 需預交經(jīng)費1000元 但目前我院行政經(jīng)費無力解決 經(jīng)院研究 擬從罰沒款中預交1000元 懇請縣政府批準將此款通過財政撥回我院為盼 當否 請批復 附件 關于組織縣 市 院檢察長赴粵參觀學習的通知 印章 一九九七年X月X日主題詞 學習經(jīng)費請示 函 某某縣人民檢察院辦公室1997年X月X日印發(fā) XX市司法局文件X司法 2007 50號簽發(fā)人 XXX撥付法制教育經(jīng)費的報告XX市財政局 按照市委 市政府的部署 我市近期將在廣大干部和群眾中開展依法治市 依法行政教育 根據(jù)X委發(fā) 2007 12號文件 請你局撥給我局法制教育經(jīng)費25萬元 可否 請批準 XX市司法局二 七年二月十五日 關于成立 2007年業(yè)務支撐能力與創(chuàng)新 競賽工作組織機構(gòu)的通知十縣 市 分公司 市區(qū)營銷服務部 三明分公司市場經(jīng)營部 集團大客戶部 客戶響應中心 根據(jù) 現(xiàn)將有關要求和工作明確如下 一 競賽內(nèi)容二 活動組織機構(gòu)三 各部門工作職責四 競賽時間安排五 競賽獎勵辦法六 競賽活動要求 謝謝 再見 公文格式中的要素標識規(guī)則 1 眉首 份號 保密等級 保密期限 緊急程度 發(fā)文機關標識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 紅色反線 2 主體 標題 主送機關 正文 附件 成文日期 印章 附注 3 版記 主題詞 抄送機關 印發(fā)機關 印發(fā)日期 發(fā)文機關標識一般均應加 文件 二字 用紅色大號小標宋體字 居中 字號要小于22mm 15mm 平行文及下行文距版心上邊緣25mm 距上頁邊62mm 上行文距版心上邊緣80mm 距上頁邊117mm 聯(lián)合行文一般將主辦機關列最前 文件 位于右側(cè)上下中間 文號三要素 發(fā)文機關代字 年份 序號 年份標全稱 用六角括號 括入 不用中括號 序號用實數(shù) 不用虛數(shù) 01 001 不加 字 或 第 三要素齊全 順序不顛倒 聯(lián)合行文只標主辦機關的文號 上行文需標識簽發(fā)人姓名 文號左移 左空1字 簽發(fā)人用3號仿宋體字 后用全角冒號 姓名用3號楷體字 右空1字 如有多個簽發(fā)人 最后的簽發(fā)人要與文號同處一行平行排列 標題的事由要準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容 不可過于繁雜 不可出現(xiàn)語病 排列要勻稱美觀 回行不斷開詞意 標題中除出現(xiàn)法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號外 一般不用標點符號 標題三要素 發(fā)文機關 事由 文種 上行文必須有主送機關 不越級主送 不多頭主送 不主送個人 當主送機關過多 使首頁不能顯示正文時 應將主送機關移至主題詞之下 抄送之上 主送機關按級別由高到低 或黨 政 軍 群 人大 政協(xié) 法院 檢察院 各民主黨派的順序排列 首頁和印章頁必須有正文 正文中的數(shù)字一般使用阿拉伯數(shù)字 數(shù)字 年份不能回行 正文的層次序數(shù)標識為 一 二 三 一 二 三 1 2 3 1 2 3 公文要求主旨明確 一文一事 公文的語言要求 準確 簡潔 平實 沒有歧義 少用或不用描繪性語言 多用平實得體的語句 例如 1 屆時除離退休職工外 各單位整隊入場 2 熱愛人民的軍隊 3 關于 同志的考察報告 關于開展三明移動通信技術創(chuàng)新評審活動的通知 評審機構(gòu)及職責1 評審領導小組2 評審技術組3 職責1 2 評審要求及標準1 2 6 獎勵辦法1 2 3 關于開展三明移動通信技術創(chuàng)新評審活動的通知 一 評審機構(gòu)及職責 一 評審領導小組 二 評審技術組 三 職責1 2 二 評審要求及標準 一 二 六 三 獎勵辦法 一 二 三 附件要求 1 與正文一起裝訂 附件上第一行頂格