印章檔案整理方法(精選PPT)

印章檔案整理 1 一 基本概念1 印章將文字 符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制 鑄造在物體上 形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品 2 印面 印文 邊款 印紐 執(zhí)柄 和印材5個(gè)要素 3 作為在社會(huì)交往中象征和證明身份 權(quán)力與地位 起憑證信物作用的印章又稱作實(shí)用印章或印信 作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章 4 2 印章檔案國家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治 軍事 經(jīng)濟(jì) 科學(xué) 技術(shù) 文化 宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章 是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究 檔案考證 文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值 經(jīng)過一定程序整理歸檔印章及印鑒 5 3 印模采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋 俗稱蓋章 在紙張或其它物體的空白處 留下的印章印面圖樣 其中 專門用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒 印模不同于印刷廠使用的印章模具 6 4 印紐 執(zhí)柄 印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位 通常被雕刻成動(dòng)物等各種形狀 現(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐 其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代 7 二 歸檔要求及范圍在啟用新印章的同時(shí) 應(yīng)向本單位檔案室或有關(guān)部門移交停止使用的印章 檔案室及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時(shí)移交印章檔案 社會(huì)名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行征集 整理 保管 也可寄存 代管 8 各級(jí)國家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織及其所屬單位的印章 各單位保存的中華人民共和國成立前形成的印章 各單位法定代表人及社會(huì)知名人士的印章 單位成立文書 印章啟用批準(zhǔn)文書 印章防偽標(biāo)志及說明等 9 三 清洗方法1 一般清洗方法將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡 待污垢松軟后 使用刷子刷洗印章 印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢 可使用竹針挑剔 刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干 歸檔印章 在整理前需經(jīng)過清洗 10 2 清洗劑的選擇為避免使用清洗材料不當(dāng) 造成對(duì)印章的損壞 不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗 竹木類 竹 木 根等 印章宜選用 醫(yī)用酒精 金屬類 銅 鋼 鐵 合成金屬等 印章宜選用煤油 礦物類 玉 石 瑪瑙 翡翠等 橡膠及塑料制品類 橡膠 橡皮 有機(jī)玻璃等 印章宜選用洗潔精 骨質(zhì)類 骨 角 牙等 印章可選用 醫(yī)用酒精或洗潔精 11 3 清洗要求 1 清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥 污物 霉點(diǎn)和銹斑 2 清洗后的印章應(yīng)確保完整 清潔 不變形 保持印面和邊款中字跡與圖案的完整 清晰 3 使用酒精 煤油等易燃清洗劑清洗印章時(shí) 應(yīng)注意防火 4 使用竹針挑剔印面污物時(shí) 手法要輕 防止損壞印面 5 用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃 塑料 等印柄上的印章 對(duì)其清洗時(shí) 應(yīng)避免長(zhǎng)時(shí)間浸泡和用力過猛 以防止印面老化和脫落 12 四 保管期限劃分印章檔案的保管期限分為永久 代號(hào)YJ 和定期 15年 代號(hào)DQ 兩種 對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu) 辦公室 印章的保管期限為永久 13 其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年 反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久 嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作使用的無檔案保管價(jià)值的印章 不列入歸檔整理范圍 14 五 整理原則1 遵循形成規(guī)律 集中整理分類 區(qū)分保管價(jià)值 便于保管利用 2 收集的印章應(yīng)確保齊全 完整 真實(shí) 3 整理的方法應(yīng)科學(xué) 規(guī)范 4 整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保管檔案的需要 15 六 整理方法1 檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中 統(tǒng)一整理 不宜按來源原則劃分全宗 2 檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu) 專業(yè)活動(dòng)中使用的印章檔案可以按全宗集中 進(jìn)行整理 16 3 排序印章檔案按保管期限 分類號(hào) 枚號(hào)順序 逐盒組織排架 17 4 編制檔號(hào)印章檔案的檔號(hào)由 印章檔案代號(hào) 保管期限代號(hào) 分類號(hào) 和 印章枚號(hào) 等組成 用漢語拼音字母 阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號(hào) 混合編制 連接書寫時(shí) 格式如下 全宗號(hào) 印章枚號(hào) 印章檔案代號(hào) 保管期限代號(hào) 分類號(hào) 印章枚號(hào) 18 印章檔案代號(hào) 使用漢語拼音字母 YZ 代表 印章檔案 保管期限代號(hào) 使用漢語拼音字母 YJ 代表 永久 使用漢語拼音字母 DQ 代表 定期 分類號(hào) 使用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符 編制分類號(hào) 其中間隔符 用以區(qū)分分類層次 印章枚號(hào) 根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序 用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號(hào) 19 5 歸檔目錄 1 印章檔案歸檔目錄目錄規(guī)格與項(xiàng)目印章檔案保管目錄使用A4型 297mm 210mm 紙張 采用表格形式 設(shè)置 保管期限 分類號(hào) 枚號(hào) 印文 邊款 使用起止時(shí)間 印材 備注 等項(xiàng)目 20 印章檔案歸檔目錄全宗號(hào)保管期限 21 2 著錄方法 保管期限 填寫印章檔案的保管期限 枚號(hào) 印章編號(hào) 填寫印章檔案的枚號(hào) 印文 邊款 印章名稱 印文 填寫印章印面上的文字內(nèi)容 邊款 填寫印章邊款中的文字內(nèi)容 填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào) 無邊款的印章可不填 邊款 22 23 24 使用起止時(shí)間 填寫印章啟用 或制作 和印章失效的時(shí)間 用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 中間用起止符 連接 時(shí)間無法確定的 用空格 表示 示例1 19850212 1999 藝術(shù)印章可只填寫制作時(shí)間 示例2 19990123 25 印材 材質(zhì) 填寫印章的制作材料 如 竹 木 根 銅 鋼 鐵 合成金屬 玉 石 瑪瑙 翡翠 橡膠 有機(jī)玻璃 骨 角 牙等 當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí) 只填寫印面的制作材料 備注 注釋對(duì)印章需要說明的情況 如與文書檔案及其它相關(guān)檔案的參見號(hào)等 26 3 目錄的組織印章檔案保管目錄按檔號(hào)順序組織條目 根據(jù)保管期限的不同 分別裝訂成冊(cè) 編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具 27 6 備考表 1 規(guī)格式樣印章檔案?jìng)淇急硎褂肁4型紙張 采用表格形式 設(shè)置 本盒印章情況說明 整理人 和 整理時(shí)間 等項(xiàng)目 28 2 填寫要求 本盒印章情況說明 填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量 完整性及其它需要說明的情況 整理人 填寫整理本盒印章檔案的人員姓名 整理時(shí)間 填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日 3 存在位置備考表置于印章檔案盒內(nèi) 排在印章 印模單之后 29 7 制作印模 1 使用材料宣紙 平板紙 印泥臺(tái) 印泥 毛氈 壓條 墨 照相機(jī)等 2 制作要求 蓋制印模使用的印章 工具和材料應(yīng)保持清潔 印泥臺(tái)和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料 蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上 蓋制印模時(shí) 印章要放準(zhǔn)位置 均勻用力 一次成型 30 蓋出的印模要求印模工整 印文清晰 圖形完整 排列美觀 對(duì)有邊款和特殊紐式的印章 可分別采用拓片和照相的方式對(duì)其進(jìn)行復(fù)制和取樣 作為印模的有機(jī)組成部分 一同編輯 鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模 31 3 編輯印模 印章檔案印?？刹捎檬止せ蛴?jì)算機(jī)兩種方法進(jìn)行編輯 手工編輯印模應(yīng)先策劃后蓋制 用計(jì)算機(jī)編輯印模可先在紙張上蓋制印模 經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計(jì)算機(jī)編輯 通過掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管 防止外泄 32 放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單 采用A4型紙張制作 印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列