收文辦理PPT課件

.,1,市政府辦文秘科董彥敏,黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例講座,收文辦理,.,2,收文辦理指收文機(jī)關(guān)履行法定職能，對收到外單位送達(dá)本機(jī)關(guān)的文件按規(guī)定程序進(jìn)行辦理并使之產(chǎn)生實際效用的過程。,概述,.,3,收文程序,簽收,催辦,傳閱,初審,承辦,答復(fù),登記,.,4,收文辦理的原則,一、實事求是原則。收文辦理過程中會遇到許多特殊情況，要結(jié)合本機(jī)關(guān)本單位的工作實際，既要按照規(guī)定程序辦理，以要根據(jù)實際情況靈活掌握。二、準(zhǔn)確規(guī)范原則。收文辦理有一整套嚴(yán)密運轉(zhuǎn)程序，文秘人員必須嚴(yán)格遵循，這樣才能不斷推進(jìn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化。三、精簡高效原則。收文辦理要迅速及時，要根據(jù)內(nèi)容的不同，區(qū)別主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對重要文件隨到隨辦，力爭縮短公文運轉(zhuǎn)周期，不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。同時，不斷改進(jìn)方法和手段，提高收文辦理效率。四、安全保密原則。在收文辦理過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，采取嚴(yán)密措施，加強(qiáng)安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，更不失控、不泄密，隨時掌握公文去向。,.,5,收文辦理的宗旨,科學(xué)化辦理保障各環(huán)節(jié)銜接更加有序制度化辦理保障收文辦理活動得到有效控制規(guī)范化辦理保障辦理程序規(guī)范,.,6,簽收,對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或蓋章，并注明簽收時間,.,7,收文來源,機(jī)要交通送來的機(jī)要文件,郵局送來的信函,EMS等快遞公司送來的信函,外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料,.,8,四查清,是否確屬本機(jī)關(guān)的收文,信封機(jī)要號碼與簽收單登記的號碼是否一致,文件封口是否破損，包裝是否牢固,登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符,.,9,登記,對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載,.,10,公文登記的作用：便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失便于檢查和檢索文件便于文件的統(tǒng)計、催辦和查閱工作作為核對和交接文件的工具和憑據(jù),.,11,收文號收文日期文件標(biāo)題發(fā)文號來文機(jī)關(guān)份數(shù)秘級,.,12,收文登記方法主要有兩種：流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門文件、下級機(jī)關(guān)文件等。,.,13,登記的種類：收文登記承辦登記催辦登記傳閱登記借閱登記,.,14,初審,對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。,.,15,（一）是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理。常見問題：（）主送機(jī)關(guān)錯誤（）請示事項審批權(quán)限錯誤,.,16,(二）是否符合行文規(guī)則常見問題：請示一文多事。報告中夾帶請求。下級機(jī)關(guān)的請求事項原文轉(zhuǎn)報上級機(jī)關(guān)。黨委、政府辦公廳（室）之外的業(yè)務(wù)部門擅自向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。多頭主送。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意中，擅自以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個人報送請示、報告。以機(jī)關(guān)內(nèi)部請示報告卡片向上級機(jī)關(guān)報送請示、報告。,.,17,（三）文種、格式是否符合要求常見問題：文種使用不規(guī)范公文格式不規(guī)范,.,18,（四）涉及其他地區(qū)或部門職權(quán)范圍內(nèi)事項是否已經(jīng)協(xié)商會簽。常見問題：未經(jīng)協(xié)商就報文雖經(jīng)協(xié)商但未達(dá)成一致意見且未說明情況就報文多個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文未會簽完畢就報文,.,19,（五）是否符合公文報送的其他要求常見問題：請示內(nèi)容不夠準(zhǔn)備全面，重要事項沒有交待清楚代擬稿質(zhì)量差公文用紙、印刷、裝訂不規(guī)范，成文日期、印刷日間和報文時間相隔過長等對初審不合規(guī)定的公文，要及時退回原報文單位并說明理由，對初審合格的公文，進(jìn)入承辦程序。,.,20,、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位上報市人民政府的公文，必須嚴(yán)格按照“一口進(jìn)，一口出”的報送制度，首先報送市政府辦公廳文秘科，按程序進(jìn)行處理。除市政府領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的事項和需要直接報送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志的絕密公文以及少數(shù)特別緊急事項、涉外事項、重大突發(fā)事件外，各縣（市、區(qū)）政府、各部門不得將需要市政府審批的公文，以機(jī)關(guān)部門或機(jī)關(guān)部門負(fù)責(zé)人的名義直接報送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人，不得以送閱件、部門內(nèi)部簡報、白頭信函等形式代替需要市政府審批的公文直接報送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人，也不得將報送市政府的公文越過市政府辦公廳文秘科直接呈送給市政府領(lǐng)導(dǎo)同志。、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位上報市人民政府請求指示、批準(zhǔn)事項的公文，一律使用正式請示文種，一文一事，不得主送其他機(jī)關(guān)或個人，報告中不得夾帶請示或需要辦理的建議事項。所有上報的請示報告類公文，均應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在正文后寫明聯(lián)系人姓名和電話，報送的公文原則上按請示3份、報告5份上報。各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位對市人民政府交辦文件的回復(fù)意見按5份上報，回復(fù)意見必須打印并加蓋本單位公章。,.,21,3.屬于市人民政府部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項，各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位應(yīng)直接將公文報送市人民政府有關(guān)部門處理，不應(yīng)直接報市人民政府。市人民政府辦公廳收到此類公文，將退回呈報單位。、市政府原則上不直接受理企事業(yè)單位越級上報的公文，隸屬各部門或縣（市、區(qū)）管理的單位需請示市政府研究的事項，必須先報主管部門或縣（市、區(qū)）政府審核同意，以主管部門或縣（市、區(qū)）名義行文報市政府研究。,.,22,、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位不得將未取得一致意見的公文報送市人民政府。對未經(jīng)協(xié)調(diào)、未經(jīng)會簽程序，多頭報送，報告中夾帶請示事項、公文格式不規(guī)范等不符合國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的報文，市政府辦公廳不予受理。因不按報送渠道、不按規(guī)范程序報送影響公文及時處理的，由呈報單位負(fù)責(zé)；對工作造成不良影響的，將追究行文單位有關(guān)人員責(zé)任。6、各縣（市、區(qū)）政府、市直各單位需要向市長報告的重大事項，要按程序先報告分管副市長，由分管副市長協(xié)調(diào)有關(guān)部門拿出解決問題的一致方案和意見，再以正式上行文報市政府辦公廳文秘科，履行有關(guān)審簽程序后，由各縣（市、區(qū)）政府、市直各單位主要領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面向市長報告。,.,23,承辦,閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。,.,24,擬辦意見撰寫的范圍并非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。（一）上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實的文件；（二）本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；（三）平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；（四）一些重要的保密性較強(qiáng)的資料以及所屬部門、下級機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)的情況報告和信函。,.,25,擬辦意見撰寫的前期準(zhǔn)備（一）弄清來文主送和抄送機(jī)關(guān)，已發(fā)或應(yīng)發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)和部門，初步確定批辦和閱知范圍。（二）根據(jù)文件的標(biāo)題和內(nèi)容，確認(rèn)來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什么問題，是否需要辦理。如果來文在結(jié)尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問題需要答復(fù)為“批辦”，無問題不需要答復(fù)為“閱知”。（三）弄清來文的內(nèi)容與何人何部門有關(guān)系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)批示需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。（四）弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。,.,26,寫好擬辦意見應(yīng)當(dāng)注意以下幾個方面：掌握文件內(nèi)容，搞清請示事項把握政策規(guī)定，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖查找檔案資料，對照先例比較尊重部門意見，注意協(xié)商協(xié)調(diào)立論有根有據(jù)，建議完整準(zhǔn)確用語規(guī)范簡潔，答復(fù)簡明得體,.,27,傳閱,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤,.,28,正傳,倒傳,回傳,分傳,專傳,按閱批人排序由前往后依次傳閱,按閱批人排序由后往前依次傳閱,傳閱中按領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)批示意見，按一定順序送已閱批過的領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實或再次批示,將公文同時分送機(jī)關(guān)所有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批,對保密要求特別嚴(yán)格的公文，指定專人負(fù)責(zé)將公文在規(guī)定時間內(nèi)送有領(lǐng)導(dǎo)閱批完畢,.,29,傳閱過程中，注意把握以下問題：要隨時掌握公文傳閱去向和進(jìn)度控制公文傳閱周期要嚴(yán)格公文傳閱范圍要減輕機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人閱文負(fù)擔(dān)要及時準(zhǔn)確抄清機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示要確保傳閱安全保密要適時將傳批完畢文件收回歸檔,.,30,.,31,催辦,及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。,.,32,催辦方式電話催辦：通過電話手段進(jìn)行催辦文字催辦：通過催辦單或是便函的形式進(jìn)行催辦會議催辦：通過會議形式催詢與檢查登門催辦：催辦人員登門走訪進(jìn)行催辦,.,33,催辦要注意以下幾個方面：要區(qū)分情況適時催辦對緊急公文或重要公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限，由專人負(fù)責(zé)催辦，確保在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢；對于一般性