招商會流程細節(jié)安排

招商會流程細節(jié)安排 此細節(jié)安排表，依照“招商會流程總表”，對于總表各項工作中，需注意方面以及細節(jié)方面加以詳細說明，特定此細節(jié)。一、目標確認：A.主題及會標定義：成功的招商會議是企業(yè)打開區(qū)域市場或者全國市場中很關鍵的環(huán)節(jié)，一方面企業(yè)可以通過招商會議，向潛在或者意向客戶傳遞產(chǎn)品、營銷、代理優(yōu)惠政策等信息，以吸引客戶加盟，使我們通過這樣有效的渠道拓展市場。另外招商會也是樹立企業(yè)品牌與宣傳的很好方式。 策劃招商會首先要確定一個好的主題，然后擬定會議時間和地點。招商會是個系統(tǒng)工程，分會前、會中、會后三個階段，每個階段又分為許多步驟，環(huán)環(huán)相扣、緊密連接。所以需要整體團隊具有高度的協(xié)作與執(zhí)行能力，才能使會議達到理想的目的。 關于主題設置宗旨:展示產(chǎn)品特點及公司實力,樹立經(jīng)銷商信心,促成潛在客戶簽單。 二、流程設計：A.整體流程設計： 參照“招商會流程總表”B.招商會期間流程設計： 參照具體當日當時“招商會日程安排表”3、 講師、地址確認：A.主持人、講師、嘉賓確認： 主持人工作要求 1、 主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內容等； 2、 會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布； 3、 擬定每位嘉賓的經(jīng)歷與職務簡介，當嘉賓上臺前進行介紹； 4、 致辭結束后用簡單的總結發(fā)動來賓為嘉賓鼓掌； 5、 事先準備好活躍會議期間的話題、活動；6、 主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關。 講師工作要求待定 嘉賓確認及站點確認 1、 為了方便來賓確認，確認方式分幾種情況：傳真確認，電郵確認，信函確認，電話口頭確認。需接站的來賓應提供移動通訊方式，以備急用。 2、 無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認識，省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎勵糾紛。 3、 來賓出發(fā)前再進行一次電話溝通，確定中途方式/到達時間/是否安排接站，并再次強調會場地址及乘車路線。 4、 接站人員憑接站名單確認接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結實耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：“成都市嘉洲新型防水材料有限公司招商會接站處”有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點，所以最好安排站內接站人員長時間等候。B.招商會會場地址確認： 會場地址確定主要考慮一下方面 1、交通便利； 2、在當?shù)乇容^知名；3、具備同時開會、住宿、就餐的條件；具體注意事項如下 1、住宿要求：以雙人標間為主，無噪音，會務組安排在樓層首間或便于查找的位置，根據(jù)到會數(shù)最好給會務組安排四個房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務人員事選溝通好會議期間幾點定時拔打叫醒提示電話/用餐電話/會前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領取至會務組，來賓到會務組登記后領取房間鑰匙。 2、就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認。就餐按酒店標準適當安排，原則是早餐、中餐自助，晚餐按10人臺計算，招商大會后答謝晚宴，菜可適當增加，酒水以啤酒或紅酒為主。3、會場的費用的結算：專人負責和一人簽字負責制，一定要和酒店負責人協(xié)商好，鑰匙各個參會的客人一定要交押金給會務組，便于管理。4、 人員分工：A. 制定“崗位職責一覽表”，明確人員分工責任、完成度、各崗位所需物品統(tǒng)計； 人員分組與協(xié)調 1、分組的原則：分工和協(xié)調次序明白，首先是分工，完成自己份內的工作任務，其次是配合其他組的需要，千萬不可發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結果出現(xiàn)了即沒有耕好別人的責任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情況下應主動配合別的部門工作。 2、分組的設置： 總指揮：一般有公司老總或者副總擔任，主要是會議前期的組織、后期服務和總協(xié)調； 副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負責左右細節(jié)的安排和處理，同時注重會議議程科目和時間安排，市場業(yè)務處理； 會務組組長：一般有策劃部經(jīng)理擔任或者市場部經(jīng)理擔任，要求心態(tài)平和，熟悉各個代理商的情況。負責會議接待、登記、會議資料的發(fā)放、各個住宿房間的安排及會場的整理、各個成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調。用餐協(xié)調、與酒店的事務性安排，參會人員的往返接送等；若人員充足可在會務組中再設登記、接站兩組； 會場組：會場秩序的調節(jié)、攝影、攝像、講課進程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務處理、會場氣氛的營造； 后勤組：票務安排、會議各種費用結算、支付等； 溝通組：這個組責任最重，一般有分管區(qū)域經(jīng)理或者市場部經(jīng)理擔任，成員是熟悉市場和具有談判能力的人，負責參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務協(xié)調、意向代理商的溝通促進、配合會務組進行業(yè)務安排等。 3、分工固定但所設人員可以穿插調整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學分配，避免一件事幾次換人等重復用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時可協(xié)助業(yè)務組談判或會務組工作。B. 工作手冊：各崗位工作具體說明、具體流程、注意事項手冊。 制定工作手冊，打印分發(fā)至個組負責人。5、 邀請函制作：A. 邀請函制作：需考慮到緊扣會議主題，表現(xiàn)公司形象，最好附加前往會場路線地圖；6、 邀約培訓：A.初期起步階段：針對于公司渠道部人員開展邀約客戶相關培訓，注意事項等；B.中后期發(fā)展階段：針對于已發(fā)展總代理、代理商開展發(fā)展經(jīng)銷商培訓； 具體培訓內容，根據(jù)當時所需求定。7、 物料籌備：A. 會場布置設計： 設計會場布置平面圖-主要考慮座次區(qū)域劃分，設備等大件物品擺放位置；以及舞臺布置圖；B.準備物料準備清單： 依據(jù)各組工作內容，各組負責人統(tǒng)計各自所需物料情況、統(tǒng)一上報副總指揮匯總。C.物料設計、制作： 由副總指揮依據(jù)各組上報所需物料情況、統(tǒng)一安排設計、制作、發(fā)放物料。8、 會前培訓：此項適用于后期建立一定渠道架構后，大量開展經(jīng)銷商招商會議時，對所有業(yè)務人員開展的相關培訓。 談單培訓統(tǒng)一政策，提高談單人員談單能力。招商會制度培訓明確責任與獎懲招商會流程通報工作人員詳細了解招商會流程與會人員動員會熟悉相關責任人客戶分析A、B、C分類表；具體可分為：9、 招商會期間：A. 會場布置：制作會場布置平面設計圖，劃分各區(qū)域；音響設備控制表；B. 客戶接待：客戶往返程接待表，交與業(yè)務人員負責此項工作；C. 簽單動員：制作現(xiàn)場簽單表，利用現(xiàn)場簽單表促成現(xiàn)場簽單；D. 簽單意向：制作簽約意向卡，了解及分析未能成功促成客戶的需求、及存在問題；E. 協(xié)助簽單：所有公司人員須幫助同事共同促成客戶簽單；F. 簽單統(tǒng)計：統(tǒng)計招商會簽約情況并總結；10、 會后跟進：A. 針對于參會客戶情況，開展跟單動員工作；代理商發(fā)展