融資擔(dān)保公司業(yè)務(wù)檔案管理制度

業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)程1.目的為了加強(qiáng)擔(dān)保公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保公司資料的完整性，促進(jìn)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的合法性和公司擔(dān)保資產(chǎn)的安全性。依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)擔(dān)保法、中華人民共和國(guó)物權(quán)法以及檔案管理制度等有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際，特制定本規(guī)程。2.適用范圍本規(guī)程適用于擔(dān)保公司業(yè)務(wù)類檔案的管理、歸檔。3.業(yè)務(wù)檔案管理總則3.1檔案管理遵循“明確職責(zé)、科學(xué)管理、有效利用、嚴(yán)禁損壞”的基本原則。3.2檔案管理的目標(biāo)是“在收集中整理，在補(bǔ)充中完備”。3.3檔案管理將根據(jù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、人員交接等流程執(zhí)行，做到及時(shí)移交、分類科學(xué)、方便查閱，嚴(yán)防毀損散失，確保檔案完整與安全及相關(guān)法律手續(xù)完備、有效。 3.4檔案按擔(dān)保客戶或項(xiàng)目建立，分類編序管理。公司內(nèi)部管理資料實(shí)行集中管理。 4.業(yè)務(wù)檔案的分類 業(yè)務(wù)檔案按重要程度分為三級(jí)管理：4.1 一級(jí)檔案權(quán)證類 主要包括抵（質(zhì)）押物的權(quán)屬證書及相關(guān)抵（質(zhì)）押反擔(dān)保物的文件、清單、證明、保險(xiǎn)單、評(píng)估書等，該類檔案業(yè)務(wù)結(jié)清后需要退還給客戶的，檔案管理人員應(yīng)留存復(fù)印件入檔，以備日常查用。4.2二級(jí)檔案要件類： 辦理融資業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明融資業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件，包括產(chǎn)品說明書、與客戶簽訂的委托擔(dān)保合同、反擔(dān)保合同以及股東會(huì)決議、承諾函、公證書等補(bǔ)充性文本；與銀行等金融機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、保證合同、保證金質(zhì)押等合同以及公司對(duì)外簽訂的各種業(yè)務(wù)類合同文本等。4.3三級(jí)檔案管理類：公司對(duì)客戶基本情況、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、信用信譽(yù)等方面形成的基本資料，包括：客戶身份證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、客戶融資業(yè)務(wù)盡職調(diào)查報(bào)告、調(diào)查表、業(yè)務(wù)審批表、擔(dān)保意向書、征信報(bào)告以及保后管理資料等。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限一級(jí)檔案、二級(jí)檔案要求永久保存，三級(jí)檔案在項(xiàng)目結(jié)清之日起保存2年。6.業(yè)務(wù)檔案的管理部門6.1一級(jí)檔案對(duì)融資業(yè)務(wù)的順利履行起著至關(guān)重要的作用，在融資擔(dān)保業(yè)務(wù)放款之日起10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將項(xiàng)目的一級(jí)檔案交由風(fēng)險(xiǎn)管理部進(jìn)行保管。6.2二級(jí)檔案是業(yè)務(wù)合法性存在的前提，在融資擔(dān)保業(yè)務(wù)放款之日起10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將項(xiàng)目的二級(jí)檔案交由風(fēng)險(xiǎn)管理部合規(guī)專員進(jìn)行保管。6.3三級(jí)檔案是公司對(duì)業(yè)務(wù)開展與否進(jìn)行判斷的基礎(chǔ)，由各資料所屬部門分別保管。6.4一級(jí)檔案、二級(jí)檔案在保管紙質(zhì)資料的同時(shí)須留存電子版本，三級(jí)檔案由各業(yè)務(wù)部門視檔案的重要性選擇紙質(zhì)或電子版本保存。7.業(yè)務(wù)檔案的歸檔7.1擔(dān)保項(xiàng)目解除后，業(yè)務(wù)部門提取項(xiàng)目的一級(jí)檔案，并留存復(fù)印件后退還給客戶。業(yè)務(wù)部門將復(fù)印件連同擔(dān)保項(xiàng)目解除相關(guān)證明資料一并交由風(fēng)險(xiǎn)管理部合規(guī)專員處。7.2風(fēng)險(xiǎn)管理部合規(guī)專員對(duì)項(xiàng)目一級(jí)、二級(jí)檔案整理，完成項(xiàng)目檔案統(tǒng)一裝訂，并將解除擔(dān)保責(zé)任或履行期限屆滿的檔案不定期移交財(cái)務(wù)綜合管理部進(jìn)行歸檔。8.業(yè)務(wù)檔案存放地點(diǎn)要求8.1一級(jí)檔案等有價(jià)單據(jù)必須存放于保險(xiǎn)柜中，由專人保管。8.2二級(jí)檔案須存放于檔案柜中，由專人保管。檔案柜需達(dá)到防水、防火、防潮等要求。8.3三級(jí)檔案可由各資料歸屬部門存放于檔案盒、檔案袋或其他電子資料存放媒介。9.業(yè)務(wù)檔案管理要求 9.1保密性要求涉及國(guó)家、公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。9.2 專門性要求一級(jí)、二級(jí)業(yè)務(wù)檔案資料必須由專人、專柜、專門用具進(jìn)行保管。9.3業(yè)務(wù)檔案歸檔要求9.3.1歸檔的業(yè)務(wù)檔案原則必須為原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響擔(dān)保公司權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件或掃描件。存放復(fù)印件的，信貸專員應(yīng)將復(fù)印件與原件進(jìn)行核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。風(fēng)險(xiǎn)管理部合規(guī)專員需依照一定的順序排列資料，并制作目錄放在卷首，以便查閱； 9.3.2.同一筆業(yè)務(wù)的原件及附件形成同一檔案，應(yīng)放在一起組卷； 10. 檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀10.1檔案的調(diào)閱：相關(guān)人員調(diào)閱檔案應(yīng)進(jìn)行登記，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本部門經(jīng)理簽字同意。10.2檔案的外借：業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能外借，并詳細(xì)登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等， 權(quán)證類檔案一律不得外借。10.3檔案的保管：檔案管理人員需對(duì)業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查擔(dān)保檔案的保管情況。11.責(zé)任 對(duì)未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對(duì)外提供、涂改、偽造和透露擔(dān)保業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。12.附